O PMI é uma associação sem fins lucrativos de origem norte-americana, fundada em 1969, e que tem sido uma crescente referência na área de Gestão de Projetos. Em meados de 1990 tinha 7.500 membros (Meredith et al., 2012) contando atualmente com mais de 700.000 membros em pelo menos, mais de 185 países, sendo assim considerada a Associação de Gestão de Projetos mais reconhecida a nível internacional (PMI, 2013a).
O PMBOK contém linhas de orientação para a Gestão de Projetos (Miguel, 2009), tendo por objetivo propagar esta temática, de forma a promover e ampliar o conhecimento nesta área.
30 O PMBOK Guide é um dos mais conhecidos Bodies of Knowledge (BoKs) e inclui não só conhecimentos resultantes de práticas tradicionais, mas também práticas mais inovadoras e avançadas de Gestão de Projetos em áreas como comunicação, âmbito, tempo, custo e recursos humanos.
O Project Management Body of Knowledge consiste num conjunto descritivo de termos, conceitos e atividades da Gestão de Projetos, sendo de grande utilidade e com práticas aplicáveis aos mais variados projetos de organizações de diferentes setores (PMI, 2004).
A ideia de documentar as práticas de Gestão de Projetos surgiu em 1976 num dos congressos do PMI no Canadá. Em 1983 surge o primeiro “draft” do PMBOK (Morris, et al., 2006) com apenas seis áreas de conhecimento (âmbito, tempo, custo, qualidade, recursos humanos e comunicação), tendo sido revisto em 1986 com a inclusão de mais duas áreas de conhecimento, aquisições e riscos. Em 1987, surge a primeira publicação do PMI, nos Estados Unidos, tendo a primeira versão oficial surgido no ano de 1996 (Filho, 2011). O PMBOK conta já com cinco edições, tendo as seguintes sido publicadas em 2000, 2004, 2008 e 2012 em que esta última integra dez áreas de conhecimento.
Desde o final da década de 60 e inícios da década de 70 que diversas associações profissionais de todo o mundo têm apostado no desenvolvimento dos BoKs, juntamente com os programas de certificação. O PMI tem vários tipos de certificação para profissionais, tais como (PMI, 2013a):
Certified Associate in Project Management,CAPM; Project Management Professional, PMP;
Program Management Professional, PgMP; PMI Agile Certified Practitioner, PMI-ACP; PMI Risk Management professional, PMI-RMP; PMI Scheduling Professional, PMI-SP;
OPM3 Professional Certification.
Para além do Project Management Body of Knowledge, o PMI tem outros standards publicados, tais como (Miguel, 2009):
31 Organizational Project Management Maturity Model, OPM3;
The Standard for Portfolio Management; The Standard for Program Management; Construction Extension to the PMBOK Guide; Government Extension to the PMBOK Guide; Practice Standard for Earned Value Management; Practice Standard for Project Configuration Management; Practice Standard for Work Breakdown Structures; Practice Standard for Scheduling;
Project Manager Competency Development Framework.
A organização do PMBOK consiste em 9 áreas de conhecimentos e em 5 grupos de processos, constituído por 42 processos (PMI, 2008a), em que cada processo é descrito por inputs, ferramentas/técnicas e outputs:
Inputs: consistem em documentos que afetam os variados processos;
Ferramentas/Técnicas: consistem em ferramentas e técnicas aplicadas aos inputs, para darem origem aos outputs;
Outputs: consistem em documentos que resultam de um determinado processo.
Áreas de Conhecimento
A Gestão de Projetos está dividida em nove áreas de conhecimento, como mostra a Figura 9 (PMI, 2008a). Estas descrevem as principais atividades envolvidas num projeto:
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Figura 9 - Áreas de Conhecimento da Gestão de Projetos (Adaptado do PMI, 2008a)
Segundo Schwalbe (2004), as quatro áreas principais são o âmbito, tempo, custo e qualidade. No decorrer deste processo, o investigador teve conhecimento de que a quinta versão terá saído, passando de 9 áreas de conhecimento para 10, sendo a nova área a Gestão dos Stakeholders e passou a ter 47 processos em vez de 42. (PMI, 2013b)
Gestão Integrada do Projeto: Consiste em definir quais os processos e quais as atividades que integram os variados componentes da gestão do projeto, de uma forma contínua, com o intuito de garantir que o projeto prossiga do início ao fim. Os principais processos desta área são (PMI, 2008a):
Desenvolver o Project Charter;
Desenvolver o plano de gestão do projeto; Dirigir e orientar a execução do projeto;
Monitorizar e controlar o trabalho desenvolvido no projeto; Realizar o controlo integrado de mudanças;
33 Gestão do Âmbito do Projeto: Consiste em definir quais os processos e quais as atividades que garantam todo o trabalho solicitado e apenas o necessário, para que o projeto seja concluído com sucesso. A Gestão do Âmbito inclui (PMI, 2008a):
Recolher requisitos; Definir o âmbito; Criar a WBS;
Verificar e controlar o âmbito.
Gestão do Tempo do Projeto: Consiste em definir quais os processos e quais as atividades que garantam que o projeto termine dentro do prazo acordado. Os processos que a Gestão do Tempo abrange são (PMI, 2008a):
Definir e sequenciar as atividades;
Estimar os recursos necessários para cada atividade e a respetiva duração; Desenvolver e controlar o cronograma do projeto.
Gestão do Custo do Projeto: Consiste em definir quais os processos e quais as atividades que garantam que o projeto termine dentro do orçamento estipulado inicialmente. Os processos que a Gestão do Custo contém são (PMI, 2008a):
Estimar e controlar os custos; Determinar o orçamento.
Gestão da Qualidade do Projeto: Consiste em definir quais os processos e atividades que determinam o controlo e garantia da qualidade. Os processos que inclui são (PMI, 2008a):
Planeamento da Qualidade; Executar a garantia da Qualidade; Realizar o controlo da Qualidade.
34 Gestão do Risco do Projeto: Consiste em definir quais os processos e atividades relacionados com o planeamento da gestão dos riscos, identificação e análise dos mesmos. Os processos que esta área abrange são (PMI, 2008a):
Planeamento da Gestão dos Riscos; Identificação dos riscos;
Análise quantitativa e qualitativa dos riscos; Planeamento da resposta aos riscos; Monitorização e controlo dos riscos.
Gestão da Comunicação do Projeto: Consiste em definir quais os processos e quais as atividades que permitem gerir, recolher e distribuir todo o tipo e informação envolvida no projeto. Os processos que a Gestão da Comunicação inclui são (PMI, 2008a):
Identificação dos Stakeholders; Planeamento da Comunicação; Distribuição das informações;
Gestão das expectativas dos Stakeholders; Relatórios de desempenho.
Gestão dos Recursos Humanos do Projeto: Consiste em definir quais os processos que permitem identificar e documentar o papel de cada pessoa envolvida no projeto. Os processos desta área são (PMI, 2008a):
Desenvolver o plano dos recursos humanos;
Contratar e/ou mobilizar a equipa envolvida no projeto; Desenvolver e gerir a equipa do projeto.
Gestão das Aquisições do Projeto: Consiste em definir quais os processos que permitem comprar ou adquirir material, produtos, bens e serviços, incluindo processos de gestão de contratos. Os processos que a Gestão das Aquisições abrange são (PMI, 2008a):
35 Planeamento das aquisições;
Conduzir e administrar aquisições; Encerrar aquisições.
Grupos de Processos
Os grupos de processos de Gestão de Projetos dividem-se em cinco. Estes grupos estão interligados (Figura 10). Em cada um deles é aplicado todo o conhecimento e todas as competências disponíveis. Cada processo é caracterizado por inputs e outputs, bem como pelas ferramentas e técnicas envolvidas que se aplicam aos inputs (PMI, 2008a):
Figura 10 - Grupos de Processos de Gestão de Projetos (PMI, 2008a)
Iniciação do Projeto: Esta primeira etapa consiste em processos que dão origem à autorização formal de um novo projeto, ou seja, são definidos os objetivos e requisitos de um
projeto. Os dois processos desta etapa são (PMI, 2008a):
Desenvolver o Project Charter, termo de abertura do projeto;
Definir os principais Stakeholders.
Planeamento do Projeto: Na fase de planeamento é necessário definir e clarificar os objetivos descritos na iniciação do projeto e planear quais os passos necessários para se obter
tais objetivos. Os processos propostos para esta etapa são (PMI, 2008a):
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Recolher os requisitos;
Definir o âmbito do projeto;
Criar a WBS para que se torne mais fácil estruturar o trabalho de modo a que se atinjam
os objetivos propostos;
Definir e sequenciar atividades;
Estimar quais os recursos necessários para cada atividade e a respetiva duração;
Desenvolver o cronograma;
Estimar custos e determinar qual o orçamento;
Desenvolver o plano de qualidade, dos recursos humanos, de comunicação e de gestão do risco;
Identificar possíveis riscos, fazendo uma análise quantitativa e qualitativa, e desenvolver um plano de resposta aos mesmos;
Desenvolver o plano de aquisição.
Execução do Projeto: Este grupo de processos implica aintegração dos recursos disponíveis, humanos e materiais, para executar o plano de Gestão de Projetos. As etapas deste grupo são
(PMI, 2008a):
Dirigir e gerir a execução do projeto;
Executar a garantia de qualidade do projeto; Desenvolver, adquirir e gerir a equipa do projeto; Distribuir a informação;
Gerir as expectativas dos Stakeholders; Executar as aquisições.
Monitorização e Controlo do Projeto: Consiste em acompanhar e analisar regularmente o progresso do projeto, com o objetivo de verificar alterações em relação ao plano de gestão do projeto, para que possam ser executadas ações corretivas. Monitorizar e controlar o projeto
consiste em (PMI, 2008a):
Controlar e monitorizar o trabalho realizado no projeto;
37 Verificar e controlar o âmbito;
Realizar um controlo dos custos e do cronograma; Executar relatórios de desempenho;
Monitorizar e controlar os riscos; Administrar contratos.
Encerramento do Projeto: Consiste em finalizar formalmente todas as atividades do projeto ou de uma fase de um projeto, ou seja, consiste na aceitação do resultado e direciona o projeto para um final uniforme. Os processos de encerramento resumem-se a encerrar o projeto e todas
as aquisições (PMI, 2008a).