Ao se deparar com uma organização complexa e uma ferramenta difícil de ser implantada, a equipe que conduziu o projeto de parametrização do SAP APO se viu diante da necessidade de transpor um obstáculo tecnológico: a não aderência de alguns processos à ferramenta. Essa situação é comum ao lidar com ferramentas de TI, já que determinados códigos são tão complexos que na necessidade de serem alterados torna-se mais simples modificar o próprio processo. Com isso, alguns procedimentos são completamente modificados e a empresa pode ter dificuldade em se adaptar à essas mudanças (SOUZA e SACCOL, 2003). No discurso abaixo, é verificado o quanto essa barreira foi um fator de mudança nas práticas dos entrevistados:
[...] era um fator de risco que para alguns dos nossos processos de planejamento e programação, de que o software APO, eventualmente podia não ser aderente. Então nós inclusive conseguimos identificar bem antes na fase ainda de conceituação, que não seria aderente a otimização que a gente precisava fazer na aciaria. Então nós já partimos sabendo que a gente teria que procurar uma solução alternativa pro
software desenvolvido (Gerente).
No trecho acima, é percebido que um dos fatores considerados de alto “risco” na implementação da nova ferramenta era o fato de o sistema não ser capaz de refletir os novos processos de planejamento que a organização pretendia implementar. Em vista disso, tentou- se ainda na etapa de conceituação do projeto, mapear todos os procedimentos da empresa e verificar a adaptabilidade dos mesmos à ferramenta. Foi identificado que no caso da aciaria – área responsável pela produção de aço da usina – o software seria ineficiente, sendo necessário então contratar outra empresa que fosse capaz de desenvolver o procedimento tal como era necessário. Fica silenciado pelo gestor que a implementação da ferramenta adicional, nesse caso, gerou uma carga maior de trabalho para os usuários da aciaria, fato identificado pela entrevistadora. Outra limitação tecnológica verificada foi a fraca integração entre o SAP APO e o SAP R/3, que também acarretou em mudanças nas práticas dos usuários:
[...] o negócio não funciona, você liga pra SAP e o pessoal “ah não, com A não funciona, só funciona com B”, “pôxa, mas não tinha opção de A e B, são duas opções dentro do meu software, o outro só está preparado pra B?”, “ah é, não tem
jeito”, então leva a gente a fazer uma série de coisas aí, a gente faz as famosas “gambiarras”, dando a volta por cima pra conseguir fazer com que a integração entre o SAP APO e o SAP R/3 funcione (Gerente).
[...] o APO gera um policial, que vai lá no SAP R/3 e vê “não, está errado aí no R/3, você não podia ter feito desse jeito”, e a gente está corrigindo muita coisa assim do R/3 (Gerente).
Os trechos configuram o complexo cenário experimentado pelos usuários ao se verem diante de distintos sistemas de TI. No primeiro texto o Gerente se vê frente à uma situação de antagonismo. Apesar da facilidade de integração entre o SAP APO e o SAP R/3 ter sido uma das premissas que norteou a escolha da ferramenta de planejamento, o entrevistado verifica que ao tentar integrar o SAP APO ao SAP R/3, a partir de determinada situação “A”, o próprio fabricante informa que somente por meio da opção “B” essa comunicação seria possível. Essa relação precária gera um trabalho complementar para os desenvolvedores e usuários. A expressão “gambiarras” diz respeito à necessidade de fazer parametrizações adicionais, normalmente fora dos modelos advindos da ferramenta padrão, para que a interligação entre os dois sistemas funcione.
Para que sistemas possam ser integrados com eficiência, é obrigatório que eles compartilhem as informações de formas idênticas. Quando isso não acontece, a interligação é quebrada e um dos sistemas fica sem a informação ou com dados insuficientes. No segundo texto, o entrevistado relata a carga adicional de trabalho que os usuários estão expostos. Isso ocorre devido à necessidade das manutenções constantes no SAP R/3. Um silenciamento é percebido nas expressões utilizadas pelo segundo gerente. Se anteriormente era permitido aos usuários cadastrarem informações no SAP R/3 sem obedecerem a critérios específicos, com a adoção do SAP APO e a integração dos dois sistemas, a utilização das informações passou a ser monitorada pelo novo sistema, o que significa ter gerado um maior policiamento sobre os dados a serem inseridos no SAP R/3.
Com isso, é importante que os usuários façam a limpeza dos dados do SAP R/3, para que o sistema de planejamento possa ser utilizado corretamente, gerando dados confiáveis para a organização e minimizando o trabalho adicional executado pelos usuários. Também torna-se importante verificar o quanto o novo sistema foi flexível à configuração dos novos procedimentos:
No módulo que eu participei que foi o DP, tem algumas coisas que de fato engessam a área de vendas, e que antes ela não tinha essa dificuldade, eu acho que de fato engessou um pouco o jeito de trabalhar (Gerente).
Dentre todas as áreas que o SAP APO abrange (compras, produção, vendas e distribuição e planejamento), a área de vendas perdeu mobilidade na execução das atividades. O Gerente exalta a “dificuldade” sentida pelos funcionários com a introdução das novas práticas após a implementação do sistema. Por outro lado, a ferramenta tecnológica permite uma maior flexibilidade para o planejamento da organização:
A forma que a gente desenvolveu essa ferramenta ela é bem dinâmica, ela consegue fazer esse intermédio aí do que tinha antes com o que a gente quer no futuro, ela consegue se adaptar em todas as situações [...] então as pessoas vão se adaptando naturalmente à ferramenta, ela não impõe uma mudança radical não (Analista). [...] eu acho mais que o APO se adaptou à área [...] ele consegue se moldar, mas eu acho que a gente vai ter um tempo de adaptação (Técnico).
Os textos acima remetem à percepção de que a ferramenta não impôs nenhuma mudança drástica nas práticas executadas. Os usuários descrevem a “dinâmica” com que o sistema foi desenvolvido, sendo ele bastante maleável aos novos processos configurados na organização. Além disso, verifica-se por meio da expressão “ela não impõe uma mudança radical”, que não houve necessidade de abandonar nenhum processo desenhado na fase de conceituação do projeto devido à imposição tecnológica da ferramenta, o sistema se moldou às necessidades das áreas. Apesar disso, fica implícito no discurso do técnico, que o trecho “tempo de adaptação” denota a necessidade que as pessoas têm para se adequarem à nova codificação organizacional, não caracterizando, assim, que o software seja totalmente transparente no trabalho executado pelos funcionários.
Sendo assim, nota-se que para contornar as situações de inovação na maneira de trabalhar, a saída encontrada pelas pessoas foi tentar manter um paralelismo entre as formas – antiga e nova – de executar as tarefas. Constatou-se que essa prática gerou mais trabalho para os usuários.