Evidence from a field and lab experiment
3. The interventions and randomization procedure
O conhecimento dos instrumentos utilizados na Descrição existe
desde o final do século XIX. Já em 1898, Müller, Feith & Fruin (1960)
dedicaram três capítulos do seu manual à fundamentação deste procedimento.
Os autores discorreram sobre as estruturas, as características e o emprego
adequado dos principais instrumentos descritivos disponíveis. Além de
indicarem também as normas a serem observadas na sua execução.
Durante o século XX, o processo descritivo se erigiu sobre esses
pilares da chamada Arquivística tradicional. Até que se chegou ao ano de 1996,
onde ocorreu novo marco para a história do processo. Naquele momento, o
Conselho Internacional de Arquivos (CIA) publicou um documento elaborado por comissão ad hoc, intitulado Norma Geral Internacional de Descrição
Nessa Norma encontram-se dispostos 26 elementos gerais de
descrição de documentos, instituídos para orientar e normalizar estes
procedimentos, em termos mundiais. Dando prosseguimento aos trabalhos, a Comissão tornou-se um comitê permanente, chamado Comitê de Normas de
Descrição. Atualmente, a ISAD (G) se encontra na sua segunda edição e a
normalização do processo descritivo tem sido apontada como uma grande
conquista. Em função dela, o rigor e a regularidade na descrição científica dos
documentos vêm se tornando possíveis.
Apesar disso, a sua aplicabilidade ainda se encontra condicionada à
observância da realidade e legislação arquivística de cada país. De modo que
a ISAD (G) vem sendo submetida a revisões e contribuições dos membros
comissários, que representam os arquivistas e seus países de origem, junto ao
comitê permanente. De sorte que sua contemporaneidade se configura em
barreira a ser transposta na consecução dos objetivos inicialmente propostos.
A Descrição arquivística é apontada como tarefa complementar ao
Arranjo. Ela visa o domínio intelectual do conteúdo documental e a facilitação
do trabalho de recuperação da informação, mediante a criação de dispositivos
especiais, que são os instrumentos descritivos.
A metodologia de Descrição centra-se no reconhecimento de grupos
completos de documentos, buscando captar sua idéia dominante, para então
situá-los em um contexto analítico de pesquisa. Portanto, envolve a execução
de procedimentos que dão uma visão abrangente e qualitativa do arquivo, sem
A meta da Descrição arquivística, de acordo com Thibodeau (1990),
é ajudar os pesquisadores a localizar informações pertinentes à sua pesquisa.
O que se alcança por meio de um trabalho de antecipação, que analisa e
descreve os documentos, a fim de identificar o seu potencial para indagações
futuras. A autora confirma que as atividades descritivas devem ser focalizadas
nas record series 23, definindo suas características comuns. Além disto, o
processo descritivo tende a incorporar algumas categorias mínimas de
informação, que seriam:
a) título e datas cronológicas balizadoras da série;
b) quantidade de registros e padrão de arranjo adotado na série;
c) resumo do conteúdo informacional da série.
Além do exposto, para Bellotto (1991), a Descrição deve apoiar-se
também em política institucional que avalie os recursos humanos a serem
empregados, o perfil dos usuários, a freqüência de uso dos documentos, o
estado de conservação e, finalmente, as prioridades e técnicas de descrição a
serem adotadas. Segundo diz, esta planificação do trabalho pode significar a
realização de tarefas longas ou exaustivas. Contudo, sua execução torna-se
indispensável ao funcionamento do arquivo. A autora estabelece uma
categorização dos instrumentos de descrição, da seguinte maneira:
__________________ 23
a) gerais: aqueles que têm como objetivo o reconhecimento mais
amplo do arquivo, seus serviços e acervo. São os guias e
quadros de fundo;
b) específicos: aqueles que detalham certas partes ou aspectos do
acervo. São os inventários, catálogos, repertórios, índices e
edição de fontes.
Portanto, cada instrumento é gerado para atender a uma finalidade
especial, e as decisões sobre sua pertinência dependem de política
institucional de descrição. O que, em tese, ilustra uma situação qualificad a
como ideal, podendo se tornar um pouco diversa, na realidade. Mas, de forma
alguma, isto deve servir como justificativa para o abandono do procedimento.
No Brasil, tem se observado que o processo de Descrição às vezes
carece de embasamento científico. E Lopes (1997) chama a atenção para o
fato, com pelo menos duas situações concretas. Ele cita aquelas instituições
que produzem instrumentos descritivos, baseando-se em métodos impróprios,
como a descrição individual ou o uso de sistemas biblioteconômicos de
classificação. E lembra também aquelas que não geram instrumentos
descritivos, nas quais o processo de recuperação da informação fica a cargo de
indivíduos que conhecem o acervo e por isso conseguem localizar algum
documento solicitado.
Essa realidade não justifica o problema da carência de
solução. É fácil imaginar o quanto pode ser confortável para as instituições
contar com a presença de funcionários habilidosos na recuperação de
documentos. Às vezes, eles suprem, e até com bastante eficiência, as lacunas
deixadas pela ausência dos instrumentos descritivos. Contudo, quando se
retiram, o caos se generaliza.
As questões apontadas realmente são recorrentes e demonstram o
quanto pode ser prejudicial distanciar-se da teoria. Se não houver uma
consciência e divulgação mais ampla do processo descritivo, tais situações
continuarão sendo vistas. Da mesma maneira, se não se investir na formação
profissional e na ampliação dos quadros funcionais, pouco se conseguirá
avançar em termos de controle efetivo do conteúdo intelectual da
documentação brasileira.
Em relação a esse tipo de situação, própria do Brasil, Jardim (1995
b) aponta que há uma tendência à produção de instrumentos de descrição, que
optam por detalhar determinadas partes dos acervos, em detrimento do controle mais amplo do todo. Eles são pouco amigáveis e refletem tendências
parciais, não cumprindo de fato sua função. E assim, segundo diz, se constitui no país um tipo de memória que se diz neutra, mas fundamenta-se em um
patrimônio documental polarizado em dois sentidos evidentes: a opacidade e a
transparência informacional.
Essas afirmações levam a algumas conclusões. A opacidade
informacional se traduz nos conjuntos documentais não iluminados pelo
processo de Descrição arquivística. A idéia de transparência informacional se
representativos da memória coletiva, apesar de não se referirem de fato a uma
coletividade. Talvez por isso o autor tenha questionado o caráter neutro desse
tipo de memória.
A decisão sobre a manutenção, ou não, de um grupo de
documentos, passa por processos interdisciplinares de julgamento. E não se
trata de alguma predileção pessoal. Assim, não há como justificar a eleição e
manutenção de partes descontínuas ou pouco significativas de um acervo,
especialmente quando se encontram desconectadas do conjunto. Pelo mesmo
princípio, não há como justificar a eliminação de documentos cons iderados de
pouco valor, em termos de significação, mas avaliados à margem de um
processo metodológico de investigação.
No século que se findou, houve sinais inegáveis da desconexão do
indivíduo com o passado. Estes, não raro, se traduziram na dificuldade ou
mesmo impossibilidade de manter objetos com os quais não se estabeleceu
identidade. O que dizer, então, daqueles casos visíveis, em que os objetos
avaliados representam segmentos específicos de um grupo social, em
detrimento evidente de outros? Este tipo de seleção tem sua prática
amplamente questionada. As teorias atuais têm explicitado métodos
interdisciplinares de avaliação de acervos. De modo que não se justificam
intervenções desta natureza, realizadas à margem dos procedimentos que