Evidence from a field and lab experiment
4. Data and estimation methods
Como se sabe, os objetos são dotados de qualidades que os
permitem ser identificados como vestígios que referenciam um grupo social.
Em se tratando dos documentos de arquivo, Jardim (1995 b) aponta que
apresentam determinados valores que permitem sua integração ao patrimônio
de uma sociedade, em razão da sua capacidade de expressar a sua memória.
Assim, de modo inconsciente ou deliberado, o homem exerce suas
faculdades de decisão perante os objetos. E a base geral do processo de
Avaliação é esta. Que no contexto de uma realidade e sob métodos específicos
de julgamento, os objetos possam ser estimados em maior ou menor grau, e
mantidos em função disto.
Em essência, o processo de Avaliação arquivística também é este.
Julgar os registros que permanecerão, determinar o tempo de permanência e
explicitar as bases científicas e sócio-culturais sob as quais foram identificados
os seus atributos. Por isso, os documentos arquivísticos são avaliados à luz do
método e não de eventuais procedimentos que possam traduzir-se em critérios
subjetivos e parciais de exame.
Na concepção de Duranti (1994), a Avaliação arquivística é o
processo de estabelecimento do valor dos documentos produzidos e recebidos
no curso de uma atividade, qualificando tal valor e determinando sua duração
(Duranti,1994: 329). A autora acrescenta que o objetivo primário da Avaliação
reside na identificação dos documentos que serão mantidos continuamente e
Mas, os métodos de Avaliação de documentos nem sempre
estiveram explicitados. No século XIX, a Avaliação não era um procedimento
sistemático. A tendência predominante naquela conjuntura era a de inclusão e
manutenção de grandes volumes de documentos, sem atentar para uma
análise mais profunda de seus conteúdos.
Na primeira metade do próximo século já se sentiriam os efeitos de
tal prática, sobretudo nos EUA, onde se evidenciou uma tendência ao
descontrole documental. Assim, de acordo com Danniels (1990), o aumento
gradativo dos acervos e a consciência da impossibilidade estrutural de
armazená-los, impulsionou ao avanço nas metodologias de Avaliação. E a
partir delas conseguiu-se obter a racionalização dos custos de manutenção dos
documentos e a identificação precoce dos itens com potencialidade para a
preservação permanente.
Parêntese seja feito para dizer que a realidade descrita se restringe
ao contexto particular da América do Norte, palco de tendências pragmáticas e
de outras propostas para a área, como se vem demonstrando ao longo das
exposições feitas. Mas, de modo geral, não se pode perder de vista que a
Avaliação reveste-se de um caráter de terminalidade, porque decide sobre o
tempo de durabilidade dos objetos e determina os seus destinos.
Em Arquivologia, os documentos, a exemplo do que ocorre com os
arquivos, são avaliados sob a ótica do ciclo de vida. Assim, para Bradsher
(1990), eles iniciam seu ciclo quando nascem ou são adotados - ou seja,
produzidos ou recebidos, no cumprimento de alguma função. Em seguida,
dois destinos. Se aposentam - momento em que seu uso se reduz - e morrem -
quando são eliminados. E são também passíveis de renascimento, quando
findas as funções pelas quais foram criados, sejam-lhes acrescidas qualidades
que justifiquem a manutenção permanente.
Pela analogia, sugere-se que o processo de Avaliação seja feito em
cada uma das etapas da vida dos documentos, até o momento de se tomarem
as decisões finais sobre o seu destino: eliminação ou recolhimento. Portanto, é
evidente que por trás deste processo encontram-se os procedimentos que
garantirão, em alguma medida, sua permanência no futuro.
Em geral, as avaliações arquivísticas determinam o destino de
conjuntos inteiros. Isto é confirmado por Bellotto (1991), quando diz que as
decisões pertinentes à eliminação ou recolhimento repousam sobre a série
documental, a qual sofrerá a chamada sentença de vida ou morte, prevista em
dispositivo arquivístico específico 24. Esta sentença, via de regra, depende da
valoração dos documentos, tarefa arquivística que demanda grande esforço
teórico, em função da complexidade e interdisciplinaridade que envolve.
As perspectivas de valor, inicialmente estabelecidas para os
documentos, são apontadas por Schellenberg (1973), como segue:
a) valor primário: valores legais, fiscais, executivos e administrativos
atribuídos ao documento no ato de criação e na consecução de
determinado objetivo, pela entidade produtora;
____________________
24
Este dispositivo é a tabela de temporalidade. Seu conceito encontra-se no capítulo destinado à terminologia adotada.
b) valor secundário: valores que persistem, após o uso primário do
documento. Momento em que passa a ser utilizado por outras
pessoas, além da entidade produtora. Pode ser de duas ordens: probatório, quando tem um caráter de prova; ou informativo,
quando se associa a algum contexto de pesquisa.
As definições de valores citadas, foram retomadas mais
recentemente por Jardim (1995 b). O autor pondera que um documento de
valor secundário sempre apresenta valor informativo, porque deriva de
informação anterior, produzida no contexto da organização. Por outro lado,
complementa, independente do valor primário ou secundário, todo documento
apresenta um valor probatório, uma vez que testemunha um fato, a partir do
qual se constituiu. O autor propõe, então, que a Avaliação se faça mediante o
entrecruzamento destas categorias de valores.
Uma segunda categoria de valores, que pode ser utilizada na
Avaliação de acervos, é sugerida por Child (1997) e Atkinson (1997):
a) valor de uso: associa-se ao uso do (s) item (s) como fonte de
informação freqüente, o que justifica sua demanda;
b) valor intrínseco: associa-se à pesquisa e deriva das
características inerentes ao (s) item (s), que condicionam sua
O conceito de valor intrínseco, continua Child (1997), apesar do
caráter objetivo, pode ter uma aplicação relativa, em função da época ou do
profissional. Daí, a necessidade de que a Avaliação se dê de forma
interdisciplinar, onde as chances de atingir a objetividade poderão ser
aumentadas. A autora propõe ainda o reconhecimento de alguns requisitos,
que podem servir de embasamento no processo de atribuição do valor
intrínseco dos documentos. Seriam eles:
a) estrutura física;
b) qualidade estética ou artística;
c) autenticidade e originalidade;
d) antigüidade;
e) valor probatório ou informativo.
Diante das perspectivas apontadas, nota-se primeiramente que existe uma certa correspondência entre “valor intrínseco” e “valor secundário”. Ambos remetem o documento ao contexto dos arquivos permanentes, onde se
justifica a preservação prolongada. Por outro lado, a definição atribuída ao “valor de uso” se aproxima do “valor primário”, dado que enfatiza a demanda pelo documento como fonte de informação freqüente, ou seja, no âmbito dos
arquivos correntes.
Por outro lado, a questão do valor primário, quando associada à
Avaliação arquivística. Isso é relativamente fácil de explicar. A lógica do valor
de uso associa-se à demanda de consulta. Assim, num acervo, o documento
passaria a ter importância especial sempre que sua demanda aumentasse. O
que justificaria o interesse por sua manutenção.
Em princípio, essa lógica pode se enquadrar à Biblioteconomia,
onde estão justificados os investimentos em tratamentos e aquisições
individuais de objetos, que serão disponibilizados ao acesso de um número
maior de usuários. Porém, no caso da Arquivologia, os documentos são
avaliados prioritariamente pela função que desempenham e não pela demanda
dos usuários. Se assim o fosse, poder-se-ia proceder, por exemplo, à
eliminação de algum documento menos consultado do arquivo. Mas, isto não
ocorre, pelo fato de que os documentos são orgânicos, o que faz com que a
Avaliação não se processe de forma individualizada, mas sim em conjunto.
E existe ainda um outro fator. O arquivo, ao contrário da biblioteca,
recebe um tipo de usuário bastante específico. Esta realidade limita ainda mais
o seu universo de demanda. Portanto, conclui-se que, em princípio, o conceito
do valor de uso poderia ser aplicado, no arquivo, como justificativa para ações
específicas, tais como a reprodução ou reformatação de itens. Assim, os
documentos mais consultados receberiam estes tratamentos, de forma a
preservarem-se os originais sob melhores condições.
Uma terceira categoria de valores é apresentada por Danniels
a) significado da função: valor que se refere à importância de uma
atividade ou função comprovada pelo documento, no contexto de
sua criação;
b) singularidade da informação: refere-se ao caráter da informação
contida no documento, não estando esta disponível em nenhum
outro lugar, de nenhuma outra forma, que não seja no próprio
documento;
c) usabilidade da informação: refere-se aos requisitos de utilização
e acessibilidade da informação contida no documento.
As proposições anteriores levam a reflexões interessantes. O
conceito de singularidade da informação, por exemplo, pode ser associado ao
aspecto da unicidade da informação. Por outro lado, a usabilidade remete à
questão das possibilidades de uso do sistema por um usuário de informação.
No caso do arquivo, o documento pode não estar acessível por uma série de
motivos. Os instrumentos de pesquisa podem não existir; o suporte pode estar
fragilizado ou deteriorado; o conteúdo pode estar ilegível; as ferramentas
tecnológicas podem não ter sido bem empregadas. Enfim, durante a Avaliação
arquivística devem se consideradas todas estas possibilidades.
Em todas as categorias referenciadas, as definições de valores se
complementam. Evidentemente, em cada uma delas nota-se a preocupação
propósitos, que demonstra o esforço por determinar metodologias que
assegurem a eficiência e a objetividade nos processos de Avaliação.
Isso pode se tornar especialmente importante, quando as decisões
pesam também sobre a manutenção da informação, no formato original ou não,
o que se dá sobretudo nos grandes acervos, onde a demanda por soluções se
torna mais urgente. Nestes, muitas vezes, as medidas adotadas, ao contrário
do que se esperaria, se traduzem em políticas radicais de eliminação.
Um modelo contundente de tal racionalidade é citado por Lopes
(1997). Segundo ele, nos EUA e Canadá pratica-se uma política agressiva de
Avaliação de acervos, que resulta na eliminação de cerca de 90% da massa
documental. Assim, pela lógica de avaliação norte-americana, apenas uma
amostra de 10% dos registros tem caráter definitivo. Tal estatística, de acordo
com Jardim (1995 b), está em consonância com dados da UNESCO, cujas
estimativas apontam que são recolhidos aos arquivos permanentes apenas
10% da documentação produzida nas demais fases.
No caso dos EUA, tal política se associa, há pelo menos 20 anos, à
prática da reformatação, efetuada nos planos nacionais de microfilmagem para
preservação, vinculados às grandes empresas do ramo fotográfico. Este é um
importante diferencial, uma vez que na seqüência dos procedimentos de
microfilmagem dos documentos está prevista a eliminação ou negligência de
boa parte dos suportes originais.
Não se pode negar que no contexto atual já se ultrapassaram os
limites da noção incorporacionista de acervos, legada pelo século XIX. Por
em função de justificativas que se pautam na necessidade de modernização
dos acervos, disponibilização e utilização de ferramentas tecnológicas, sem se
valer de um questionamento mais profundo do processo, parece injustificado.
Diante de tudo o que foi exposto, emerge uma conclusão. Uma das
maiores dificuldades em avaliar um objeto, está em identificar a sua dimensão
aproximada no contexto de uma cultura. Os documentos são objetos que já no
ato de criação apresentam múltiplas determinações, sujeitando-se aos
caprichos de uma existência efêmera, que faz com que nasçam, vivam e
morram pelas mãos do homem. Obviamente, cabe ao seu criador, criar
possibilidades para que renasçam da obscuridade dos arquivos, desvelando
suas potencialidades.
Em presença de tantas importantes constatações, é de se esperar a
opção por procedimentos metodológicos capazes, ao menos, de dirigir aos
documentos múltiplos olhares. Não atentar para este fato significa negligenciar
uma questão fundamental, que, sugere-se nesta pesquisa, seja incorporada às
demais questões de fundo teórico da Arquivologia:
- que sentido existe em manter ou preservar um objeto, cujo valor não pode ser identificado com uma coletividade?
Infelizmente, tal questão não será abordada, no momento, porque
evidentemente força a uma ampliação das discussões para outras esferas de
análise e conhecimento, o que não está indicado para esta pesquisa. Mas, fica