Evidence from a field and lab experiment
8. Concluding remarks
Primeiramente, é interessante pontuar que o procedimento adotado
pela Instituição seguiu um padrão que optou pela classificação individual de
unidades documentais, mediante o assunto e o formato, desconsiderando-se a
identificação dos gêneros e espécies predominantes nos grupos inteiros, ou
seja, nas séries documentais. Tal opção, conforme se verificou em
depoimentos, define uma posição institucional justificada pela crença de
facilitar o tratamento e o acesso ao acervo.
No entanto, é preciso dizer que essa abordagem institucional
prescindiu da etapa de fixação dos fundos e que isso tendeu a dificultar a
própria preservação da sua identidade e dos seus subconjuntos. Além do mais,
no que tange o acervo como um todo, tal abordagem contribuiu para gerar
situações diversas, conforme se expôs, que tendem a prejudicar o acesso e a
recuperação da informação, fatos que serão demonstrados ao longo do estudo.
E os aspectos evidenciados nas situações previamente expostas
convergem para um ponto. O processo de reunião de acervo, desencadeado
pela Instituição ao longo dos anos, tem se dado em função de posição
orientada por uma visão que se aproxima daquela caracterizada pelo chamado
paradigma incorporacionista do final do século XIX, quando se conduziam
práticas de inclusão de documentos aos acervos, sem atentar para um outro
Na Fundação, isso se expressou sobretudo nas propostas de
implementação de projetos institucionais de levantamento de acervo, os quais
não foram seguidos dos procedimentos arquivísticos compatíveis. Este
posicionamento resultou, como se viu, em uma configuração de acervo
bastante peculiar e de análise complexa.
Mas, essa situação parece derivar de outra. A Instituição vem
reunindo documentação em fase permanente - ou, excepcionalmente,
intermediária - , oriunda de órgãos públicos ou privados que realizam uma
espécie de doação de massas documentais à Fundação, que as recebe,
basicamente em função de um compromisso com o patrimônio documental e
da preocupação com a construção da memória histórica da cidade.
Assim, a Fundação, que de fato tem a missão de zelar pelo
patrimônio passa, por esta via, a incorporar fundos que não sofreram gestão
arquivística nos órgãos de origem. Evidentemente que o problema, já no
âmbito institucional, tende a se ampliar e a gerar obstáculos no tocante às
intervenções a se efetuarem no tratamento do acervo.
Provavelmente, o interesse por projetos de levantamento e a
necessidade de constituição de acervo foram os fatores que desencadearam o
processo de incorporação de documentos, situação que recrudesceu ao longo
do tempo, na medida em que prescindiu do procedimento paralelo de
identificação e avaliação arquivística dos fundos. Isto conformou posturas,
realidades e ditou as estratégias de abordagem de acervo observadas.
Algumas dessas posturas foram previstas e justificadas pelo Estatuto
inclusive em item anterior, que trata das atribuições do Setor de Arquivos,
Pesquisas e Publicações. Nele, menciona-se a necessidade de promover a
ampliação do Arquivo, por meio de aquisições e doações de acervos (Araxá,
2001 a, 7). E assim, ainda que se possa dizer, em tese, que no atual Estatuto
da Instituição haja a proposta de monitorar o controle do acervo, o que se
observa, na prática, é que a ampliação e as aquisições - e não o
monitoramento do crescimento e o conseqüente controle do conteúdo
documental - têm dado a tônica institucional.
Todo o panorama traçado evidencia ainda uma outra situação. Em
termos de missão institucional e compromisso social, a Fundação tem ampliado
de forma tal a sua abrangência - esforço que não vem se repetindo no quadro
funcional, sobretudo em âmbito técnico - , que isto pode vir a interferir nas
tomadas de decisão em relação às questões referentes aos arquivos.
Isso se confirma no seu organograma, de estrutura burocrática e não
condizente com a atual conjuntura institucional. Nele, nota-se que a distribuição
dos cargos, nos respectivos níveis de colaboração e subordinação, tende a
tornarem difusas as competências e atribuições de indivíduos e setores,
quando analisadas umas em relação às outras. Um risco que se corre é o de
que tal dispersão gere um contínuo desvio nas atenções referentes à
problemática do acervo, frente a outras necessidades e prioridades
eventualmente consideradas mais urgentes.
Pelo exposto, infere-se que a posição assumida pela Fundação,
desde o início do processo de formação e configuração do próprio acervo, tem
depositária de documentação, sendo esta subsidiária do paradigma de
incorporação de acervos. Conseqüentemente, o campo de atuação da
Instituição tem se limitado ao recebimento de documentação posta em depósito
sob sua guarda, sem que todavia desenvolvam-se perspectivas de ampliação
de tal atuação para o nível do estabelecimento de política arquivística
institucional de avaliação e recolhimento.
Portanto, é preciso que a Instituição reconheça que o seu papel
frente ao município é mais amplo, porque se refere à manutenção de acervos
arquivísticos e não simplesmente ao seu depósito. Tal reconhecimento, em
nível institucional, pode lhe designar conduta diferenciada, já que manter
implica ter nas mãos, ou seja, exercer o controle sobre algo, que neste caso
seria o conteúdo intelectual do acervo.
Na verdade, a atuação da Instituição caminha em direção oposta. Há
uma tendência ao crescimento da documentação e por conseguinte
recrudescimento do descontrole e geração de lacunas no processo de
recuperação da informação arquivística. Tanto mais, quando se considera que
a Fundação enfrenta o problema de dispor de um quadro técnico reduzido nas
áreas de atuação diretamente vinculadas ao tratamento dos arquivos.
Mas, tais fatos não depõem necessariamente contra a Instituição.
Tampouco, o seu reconhecimento significa que se esteja assumindo a posição
de responsabilizá-la por ter desenvolvido, durante anos, uma conduta
caracterizada pelo excesso de zelo com a documentação. Ao contrário, se
pretende fazer com que amplie a visão para o conhecimento de novos
de natureza arquivística, tendo em vista a sua manutenção e disponibilização
eficiente aos usuários. E é claro que tudo isto se dá, à medida que se admite
que a Fundação pode vir a ser de fato uma instituição mantenedora de
registros e informação social. Basta que assuma esta missão em sua real
dimensão e que caminhe firmemente nesta direção.
Nesta hipótese, primeiramente haveria que pensar em definir uma
política institucional para o acervo, que ultrapassasse os impasses gerados
pelas posições adotadas ao longo dos anos. Naturalmente, isto teria que vir
junto com tomada de decisão em direção à teoria arquivística, que possui a
prerrogativa de embasar cientificamente as soluções para os problemas e
situações evidenciados.
Obviamente, não se descartaria a possibilidade do desenvolvimento
de política de gestão administrativa, dado que há uma necessidade de
ampliação do número de profissionais encarregados dos arquivos e de melhor
distribuição de suas funções e competências. Isto poderia levar a uma
reformulação do atual organograma institucional.
Em relação ao exposto, pesa também o fato de que no atual
Estatuto ou lei de criação da Fundação, não se faz menção direta a um
provável papel de administradora de arquivos locais, ao menos nos moldes das
funções desempenhadas pelos chamados Arquivos Públicos Municipais, que
são as entidades designadas por lei para o exercício e responsabilidade sobre
a gestão dos arquivos do poder Executivo. Isto reforça o entendimento de que
Por outro lado, é possível vislumbrar no conteúdo subliminar do seu
atual Estatuto, que a Fundação entende e assume um caráter que está próximo
ao de uma instituição mantenedora de arquivos, especificamente no capítulo
que enumera as atribuições do Setor de Arquivos, Pesquisas e Publicações.
Isto, aliado ao fato de que não existe um arquivo municipal na cidade de Araxá,
pode vir a significar, em última análise, que as tarefas de manutenção dos
arquivos e de preservação da memória local venham a ser de fato e de direito
suas atribuições. Mas, é preciso que se dê visibilidade a esta condição por
meio de dispositivos legais.
Uma tomada de posição desse nível, seria de fato algo de
importância vital para os arquivos institucionais. E se justificaria, não somente
pela razão natural identificada à missão da Fundação, como também pela sua
responsabilidade com um acervo composto por documentação abrangente, que
transcende os limites da história local. A cidade de Araxá, no século XIX e
início do XX, abarcou relativa extensão territorial, alcançando distritos que hoje
emancipados se configuram em cidades de pequeno e médio porte na região
do Alto Paranaíba e Triângulo Mineiro. A julgar por esse aspecto, estariam
também justificadas as ações que trouxessem perspectivas de mudança.
Por outro lado, não se pode deixar de admitir que a Instituição
conseguiu ultrapassar limites relativamente importantes em tarefas complexas
da Arquivologia. E na superação destas etapas reside o seu mérito. De forma
que, na atualidade, está sob condições de prosseguir, voltando-se para as
discussões de um projeto institucional duradouro, que a eleve ao patamar
país, desafiando a lógica dominante, imposta pela opacidade informacional do
Estado. Não por acaso, este é também o desafio que tem se apresentado à
Arquivologia, nas últimas décadas. Sem dúvida, aceitá-lo representaria um
salto qualitativo na trajetória da Fundação Cultural Calmon Barreto.