Price/Rent (P/R-analyse)

O Arquivo da JFPB, da Seção Judiciária da Paraíba, está localizado na cidade de João Pessoa – PB; sendo que a parte destinada as atividades administrativas, ou seja, a sala de atendimento aos usuários e desenvolvimento das tarefas cotidianas fica no edifício sede e o local de guarda dos documentos, situa-se na BR 230, km 23, no Bairro do Cristo Redentor, também na capital paraibana.

O acesso à sala do Arquivo Judicial é simples situa-se no primeiro andar, sem maiores problemas de identificação ou acessibilidade física (pode-se chegar por escada ou por elevador)11_{. A própria JFPB procura dar orientações visuais, com} placas e setas direcionais, assim como profissionais encarregados exclusivamente de orientar qualquer pessoa que necessite dos serviços do arquivo ou de qualquer outro setor judicial. Existe um balcão de informações situado no hall principal, ao lado esquerdo, tendo como referência a entrada principal.

Considerado um arquivo de médio a grande porte, devido a sua grande massa documental, seu acervo é composto, exclusivamente, de processos jurídicos, importante por suas características legais e comprobatórias. Os referidos processos

10 Aquele sujeito de direito que buscou a JFPB para solucionar sua causa, seja em qual esfera judicial se apresente.

11 A LAI (BRASIL, 2011) assevera que as unidades informacionais e seus gestores, seja de esfera pública ou não devem: “[...] adotar as medidas necessárias para garantir a acessibilidade de conteúdo para pessoas com deficiência”, dando a opção de que a consulta a documentação possa ser feita também através de outros mecanismos, que eles possam optar por ir ou na à JFPB, que não seja uma obrigatoriedade.

são compostos por diversos tipos de documentos que auxiliam na tomada de decisão da Justiça, mediante os mais conflituosos embates, oriundos da sociedade civil, nessa figura vemos o total de vários anos arquivados e organizados no galpão.

Figura 5 – Visão parcial do espaço físico do Arquivo Judicial

Fonte: Fotografia elaborada pela autora (2010).

O Arquivo Judicial é um setor da JFPB que desempenha funções relativas a guarda, organização, e identificação documental12 _{de todos os processos que foram} encerrados temporariamente pela Justiça, pois a maioria dos autos ainda pode ter sua sentença recorrida na própria JFPB ou em uma instância superior. Nesse meio tempo, toda a documentação jurídica, fica sob a guarda do Arquivo. Dentre as atividades específicas e diárias do setor elencamos como as mais importantes: o arquivamento e o desarquivamento processual, a movimentação da

12 Esta identificação é diferente da etiqueta processual. Trata-se de identificar processo a processo para que o mesmo seja encaminhado ao local de guarda físico do arquivo, sendo passível de identificação e recuperação, tanto no ambiente físico, como em busca no SRI Tebas.

documentação previamente requerida para os respectivos setores da JFPB. No tocante às atribuições do Arquivo Judicial, podemos elencar:

• Guarda documental; • Organização Processual;

• Identificação de processo a processo;

• Acondicionamento dos processos em caixas arquivo, previamente identificadas;

• Arquivamento;

• Atender aos pedidos de desarquivamento, por meio de solicitação prévia; • Encaminhar os processos, tanto no sistema utilizado pela Justiça, quanto

fisicamente, para atender prontamente as solicitações;

• Auxiliar os usuários em quaisquer dúvidas existentes, quanto ao procedimento de acesso e uso dos documentos.

Sobre o acesso e uso do conteúdo informacional na íntegra dos processos, apenas com o desarquivamento13, tem-se acesso a todas as informações contidas em seu suporte de papel, ou seja, o acesso tangível à documentação só pode ser feita mediante a solicitação deste procedimento.

Para que haja uma melhor compreensão dos serviços realizados, assim como as atividades desempenhadas pelo Arquivo Judicial, seguiremos apresentando sua ordem de funcionamento, no tocante à sua rotina de trabalho; as atividades são desenvolvidas por dois servidores mais uma estagiária do curso de graduação em Arquivologia (UEPB).

O supervisor do Arquivo Judicial, o Sr. Inucêncio Antonio do Rosário é graduado em Biblioteconomia e mesmo tendo passado por outros setores da JFPB, no Arquivo apresentou grandes contribuições e mudanças no tocante a indexação, organização e recuperação da informação. O Sr. Inucênio atualmente também responde pelo Depósito Judicial que está diretamente ligado ao Arquivo; é um departamento que cuida das apreensões de armas, veículos e objetos falsificados, feito pelas Polícias Federais e outras operações conjuntas. Estes itens apreendidos

13 Devido a importância desta ferramenta e sua relação direta com os usuários internos e externos, abrimos um item específico no capítulo que trata dos usuários da informação jurídica. (Ver item 5.2).

são catalogados, guardados e aguardam a finalização do processo no qual fazem parte.

Para que possamos deixar claro e confortável àqueles que leem, descreveremos como se dá o trabalho existente na unidade informacional, fazendo- se perceber que são muitas as atividades para com a documentação e com os usuários nas mais diversas etapas, permitindo aos servidores total conhecimento das fases documentárias e localização dos processos.

Primeiramente temos o recebimento dos processos que tiveram sua decisão, despacho ou parecer emitido por um Juiz Federal, intitula-se nas fases documentárias da JFPB como Baixa-findo14; o processo é encaminhado ao Arquivo Judicial, mesmo existindo a possibilidade de que o documento volte a tramitar, se uma das partes relacionadas vier a recorrer da decisão apresentada.

Para tanto, o processo que encontra-se nesta situação é despachado para o Setor de Distribuição15, para que os servidores do setor insiram a documentação no

Tebas, sob a descrição de baixa-findo, sendo possível agora com esta etapa

cumprida que os processos possam ser movimentados e arquivados pelos servidores do Arquivo Judicial.

Todos os processos que se enquadram nesta situação de baixa, são encaminhados, através da Guia de Remessa (figura 6) para o Arquivo, onde estão descritos todos os documentos e suas respectivas informações processuais, tais como:

• Número do processo;

• Tipologia: mandado de segurança, execução fiscal, ação ordinária etc.;

14 Entendemos aqui como uma Baixa-Provisória, já que o documento poderá voltar a tramitar, portanto não é a baixa (encerramento) final, é a forma que os servidores descrevem tanto no próprio documento quanto no Tebas esta transição da fase corrente para a intermediária.

15 O setor de Distribuição é vinculado ao núcleo judiciário da Instituição. A Distribuição é responsável por receber a documentação inicial de uma das partes que origina os processos e os distribui para a respectiva Vara que mais se adéqua às características iniciais do processo que fora recebido pelo Setor. Além disso, o setor realiza a Baixa-Provisória, ou seja, encaminha o processo para o Arquivo, com base no despacho do Juiz competente, para que o documento aguarde, na fase intermediária, a sua reabertura ou mesmo (visto que os mesmo podem ser reabertos, caso, alguma das partes envolvidas, obtiver êxito ao recorrer da sentença do seu respectivo processo) sua baixa definitiva, e encaminhamento para a Guarda Permanente ou Eliminação documental.

• Partes conflitantes do processo;

• Quantidade de volumes que cada processo possui;

• Nome e assinatura de quem emitiu a guia;

• Espaço para assinatura de quem recebeu a guia no Arquivo;

• Setor que enviou a guia;

• Setor que se destinam os processos.

Figura 6 - Guia de Recebimento de Remessa – visualização da primeira página da guia impressa

Fonte: Arquivo Judicial (2010).

Após receber a guia fisicamente, conforme apresentamos na figura 6, confere- se processo a processo, volume a volume e estando tudo correto, recebe-se a Guia no Tebas (figura 7). Finalizada a inserção dos dados qualquer pessoa, tanto na esfera da Justiça, quanto de fora do ambiente federal (cidadão comum), poderá verificar, durante a consulta processual16, em que setor se encontra o seu processo. Desta forma, tem-se maior segurança na tramitação dos documentos, permitindo uma visualização da fase em que se encontra o processo judicial, o setor e quem fez a última atualização.

16 De acordo com a LAI (BRASIL, 2011) os órgão públicos e privados devem divulgar as suas informações e tem que obdecer alguns cirtérios, dentre eles a existência de uma “[...] ferramenta de pesquisa de conteúdo que permita o acesso a informação de forma objetiva, transparente, clara e em linguagem de fácil compreensão; [...] manter atualizadas as informações disponíveis para acesso;”

Figura 7 - Guia de Recebimento de Remessa - visualização no Tebas

Fonte: Arquivo Judicial/Tebas (2010).

Após recebimento da Guia no Tebas, o profissional poderá fazer o arquivamento dos processos e demais atividades, tendo em vista que, este procedimento só é permitido, no sistema, depois que os processos são conferidos e recebidos fisicamente.

Para o procedimento de arquivamento, começa com a escolha aleatória dos processos que serão arquivados, em determinada Caixa/Pacote (denominação utilizada no sistema quanto à localização física dos documentos). Usa-se, como parâmetro para o total de processo a serem arquivados o preenchimento de uma caixa-arquivo - de tamanho grande feita de polietileno - comumente chamada de

Jumbo. Evita-se o excesso de papeis para que não ocorra a desmontagem da caixa-

arquivo durante o manuseio, com isso o preenchimento respeita o espaço físico da caixa; considera-se também que algum dos processos que encontram-se nas caixas possa vir a ser desarquivado e ao retornar esteja com um outro processo anexado, o que chamamos de apêndice.

Se este apêndice for bastante volumoso, como geralmente ocorre com determinados processos jurídicos que tem um grande acúmulo de informações e consequente de representação física, o processo originário é relocado para uma nova caixa, com intuito de acomodar todos os seus apêndices de maneira que não ocorra um desmembramento da documentação.

A organização física do Arquivo Judicial é cronológica e numérica. A primeira Guia de Remessa do ano corrente recebida pelo Arquivo tem sua numeração de

emissão reiniciada, ou seja, no ano de 2013, a primeira guia de remessa encaminhada ao arquivo será de número 2013.000001; assim a primeira caixa de processos desta guia/ano será descrita como 13/000117. Independentemente da numeração processual, tanto na etiqueta quanto na caixa arquivo que será encaminhada ao Galpão, tem-se a mesma descrição de localização em ambos.

Figura 8 - Número da Caixa/Pacote na Etiqueta Processual e na Caixa Arquivo

Fonte: Elaborado pela autora (2013).

Na prática podemos visualizar na figura 9 um processo criado no ano de 2008 e com numeração 0396, isso nos diz que no ano de 2008, receberam-se várias guias de remessa e foram feitos os procedimentos de arquivamento, com isto esta caixa no referido ano foi a de número 396 (trigésima nona sexta caixa de processos arquivados); todos os processos desta caixa apresentam essa descrição em sua capa.

Figura 9 - Capa de um processo - detalhe da numeração da respectiva Caixa/Pacote

Fonte: Arquivo Judicial (2013).

17 Ao descrevermos o procedimento de Arquivamento, utilizamos a Caixa/Pacote 10/0338 como exemplo, com intuito de visualizar as imagens utilizadas ao longo da narrativa.

13/0001