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Para compreendermos melhor o contexto da busca informacional no Setor de Arquivo por parte dos usuários, é preciso que conheçamos melhor as suas necessidades e assim como perceber que a informação para estes que buscam-na é mais do que algo meramente objetivo, pois esta “[…] se qualifica como um instrumento modificador da consciência do indivíduo e de seu grupo social, pois sintoniza o homem com a memória de seu passado e com as perspectivas de seu futuro.” (BARRETO, 2002, p. 49).

A informação que lhes faz falta em determinado momento da vida, tem para os usuários um grande valor, seja em sua aquisição ou mesmo em sua aplicabilidade. Ao pensarmos num arquivo entretanto, corremos o risco de inferir negativamente as possibilidade de acesso e principalmente do uso da informação encontrada nessa unidade, por isso é preciso investigar, como Costa

et al. (2010, p. 135) nos expõe:

Faz-se, dessa forma, cada vez mais necessário que a literatura aborde o tema da interação entre usuário, arquivo e arquivistas. Deve-se atentar para a importância de reconhecer não só as necessidades informacionais do primeiro, a partir das necessidades de seu acesso ao próprio arquivo e seus sistemas de informação, bem como observar a qualidade dessa interação principalmente no contexto atual de uso das TICs e seus sistemas baseados em computador, na assunção do papel de gestor da informação pelo arquivista.

Sobre as NIs apresentadas pelos usuários aos servidores, estas são diversas. De modo geral, tratam-se de informações sobre determinado processo que tramitou na JFPB e que agora “estão no Arquivo”. As lacunas informacionais apresentadas pelos usuários ao chegar no Setor de Arquivo, os fazem expor muito mais do que suas dúvidas e inquietações informacionais, mas em muitos dos casos, expõe sua “vergonha” em pedir ajuda, em um lugar que é feito para seu uso, para atender as suas NIs, mas que os intimida pela opulência em ostentar o nome da Justiça.

No Arquivo Judicial, as informações ali presentes materializadas em formato de processo, contém uma diversidade informacional de extrema importância acerca da vida das pessoas. Informações estas que figuram no setor com total sigilo em respeito à instituição, mas principalmente aos usuários.

Para que possamos nos aprofundar no usuário em si e sua relação com o procedimento de desarquivamento, é preciso definir o que compreendemos como necessidade, visto que já o fizemos com o termo informação e usuário. Partindo desta premissa de que a informação que consideramos aqui, é aquela que está afixada em determinado suporte informacional, em quaisquer que sejam as unidades informacionais – arquivos, bibliotecas, museus, centros de documentação, etc. - contendo características especiais, no tocante a especificidade do seu local de origem e/ou guarda, a necessidade passa a ser então, uma indispensabilidade por parte de alguém - para a realização de uma tarefa, seja teórica ou prática – do uso de determinada informação inserida naquela unidade; vista por parte do usuário como um todo, como uma unicidade, sem diferenciação entre o local de guarda e o suporte em si.

informacional ou não, só com a busca e o acesso poderá ser confimado. Consideramos que “as necessidades de informação dos usuários dependem de suas atividades profissionais, área de interesse etc., enfim, variam de acordo com suas funções desempenhadas no cotidiano.” (COSTA; RAMALHO; SILVA. 2010, p. 135).

Pensando nas NIs e consequentemente no acesso as informações no ambiente de Arquivo, a LAI (2011) determina:

• Deve existir a alternativa de encaminhamento de pedidos de acesso pela internet, por meio de sites oficiais dos órgãos públicos;

• O pedido de acesso não precisa ser motivado (não precisa dizer o porquê); basta que contenha a indetificação do requerente e especificação da demanda;

• O serviço de busca e fornecimento da informação é gratuito, exceto em casos de cópia de documentos, no qual poderá ser cobrado o valor de ressarcimento dos custos de impressão;

• O acesso é imediato à informação disponível. Se não for possível, o prazo é de 20 dias, prorrogáveis por mais 10 dias, em caso de justificativa expressa;

Considerando os dois primeiros itens elencados pela LAI (2011) sobre o acesso, tem-se as seguintes reflexões considerando o Arquivo Judicial: o usuário pode consultar seu processo via internet, mas a solicitação de desarquivamento só pode ser feita pessoalmente mediante apresentação de algum documento, assim como mencionado no segundo ponto; o pedido não precisa apresentar motivação no ambiente do Arquivo Judicial, mas quando os usuários apresentam poucas informações sobre o seu documento, é preciso que haja por parte dos servidores do Arquivo, mesmo que superficialmente, uma conversa a fim de recuperar o máximo de informações possíveis sobre o processo buscado.

Apreciando essas premissas e as diretrizes apresentadas pela LAI, detalhamos a ferramenta que os usuários dispõem no âmbito do Arquivo Judicial para acessar os documentos, descrevemos o desarquivamento.

O desarquivamento consiste no procedimento de solicitação de acesso ao documento que encontra-se no Arquivo Judicial, pelo usuário. O usuário dirige-se a Vara Judicial em que o processo tramitou e solicita o documento para consulta/averiguação; em seguida o servidor da JFPB, munido de uma petição,

solicita ao Setor de Arquivo a liberação do processo para atender ao pedido de desarquivamento do usuário; todos os demais procedimentos como o envio e recebimento dos documentos é feito e registrado através do Tebas.

Quando um ou mais processos são solicitados ao Arquivo, através de petição emitida pelas Varas Judiciais, um funcionário do Arquivo Judicial devidamente identificado, solicita ao setor de segurança, um veículo oficial, para que se possa fazer a retirada dos processos o mais rápido possível.

Munido da solicitação emitida pelas Varas, o funcionário, que estiver presente no Arquivo do edifício sede, se desloca até o Galpão para o desarquivamento de um ou mais processos requisitados. No momento do desarquivamento, o funcionário do Arquivo localiza a caixa e o pacote, previamente identificados no pedido emitido pela Vara, conforme detalhe visual da figura 15.

Figura 15 - Resumo processual - detalhe da Caixa/Pacote onde o processo está arquivado

Fonte: Arquivo Judicial (2010).

A petição ou solicitação de desarquivamento, das Varas Judiciais, pode ser uma simples impressão do resumo processual, emitido pelo Tebas, contendo assinatura, carimbo e matrícula do servidor que solicitou o documento. O mais importante é que, na petição, contenha o número do processo, a caixa/pacote (figura 15) e os dados do servidor que o requereu.

Ao chegar à respectiva Caixa/Pacote, o servidor retira o processo e o substitui fisicamente pelo pedido impresso, conforme podemos observar na marcação visual

na figura 16. Desta forma, o arquivo tem uma garantia que aquele processo foi solicitado e por quem foi solicitado.

Figura 16 - Pedido de desarquivamento – Caixa/Pacote

Fonte: Arquivo Judicial (2010).

Por fim, os processos são remetidos às Varas solicitantes, através de uma Guia de Remessa, semelhante a que se recebe a documentação. Neste caso, é modificado o setor de destino e origem, sendo que este último citado passa a ser o Arquivo Judicial.

A partir de então, os processos podem ser desarquivados mediante a solicitação dos usuários, a consulta é feita na própria JFPB e há a possibilidade de fazer cópias do processo, mas a sua retirada física da Justiça só é feita quando o documento precisa recorrer a outra instância, o usuário e nenhuma das partes envolvidas fica com o processo, mesmo quando encerrado. Só existe a liberação de documentos pessoais, depois de decorrido o prazo de guarda vigente na Tabela de Temporalidade Documental, específica da JFPB e regularizada pelo CNJ.

Com o uso da ferramenta de desarquivamento os usuários do Arquivo Judicial fazem muito mais do que solicitar o acesso a documentação, eles requerem do Setor de Arquivo que todas as atividades que o antecedem sejam feitas de forma eficiente e com vistas à sua recuperação documental. Caso contrário, se cada etapa - desde o recebimento das guias, a conferencia de processo a processo, a descrição processual física e no Tebas, consecutivamente o seu arquivamento – não estiverem visando a futura utilização por seus usuários.

6 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS: OPERACIONALIZAÇÃO DOS