14.1 Plan for forprosjekt og byggefasen
Forprosjektfasen starter etter godkjent B3. Planen er at dette skal skje innen utgangen av 2015, og lånesøknad sendes til Helse og Omsorgsdepartementet (HOD) innen fristen for evt. inkludering i statsbudsjettet 2017. Prosjektets framdriftsplan er som følger:
Figur 34 Framdriftsplan konseptfase
Etter ferdigstillelse av konseptvalgrapport, KSK og vedtak i styrene i hhv. Helse Stavanger HF og i Helse Vest RHF og behandling i Foretaksmøtet, kan oppstart av reguleringplan for det valgte tomtealternativet Ullandhaug starte. Dette
arbeidet prioriteres med ambisjon om å oppnå endelig vedtak for reguleringsplan innen ferdigstillelse av forprosjektet for Ullandhaug.
Tidspunkt for byggestart er svært avhengig av gjennomføringsstrategi og valg av entreprisemodell. Forprosjektet må utrede ulike gjennomføringsstrategier med tilhørende entreprisemodeller grundig slik at den videre detaljprosjekteringen optimaliseres i forhold til disse valgene.
Den generiske framdriftsplanen nedenfor er derfor basert på parallell
prosjektering og bygging etter gjennomført funksjonsprosjekt, og foreløpig på en entreprisemodell med byggherrestyrte delte entrepriser.
Side 150 av 156
Det lagt opp til at forprosjektfasen skal vare i ca. 14 måneder, se gjennomføringsplan nedenfor.
14.2 Mandat for forprosjektfasen
Ved oppstart av forprosjektfasen tidlig i 2016, vil en oppdatert DFP for det valgte alternativet foreligge. Innledningsvis vil en i forprosjektfasen starte med å
vurdere arealene i HFP på nytt, og se nærmere på muligheten for ytterligere optimalisering og effektivisering. Dette med tanke på å inkludere flere av de somatiske funksjoner innenfor totalrammen på 8 mrd. kroner. Hensikten med denne prosessen er å inkludere mest mulig somatisk sykehus innenfor
totalrammen på 8 mrd. kroner for BT1. Prosessen vil etterfølges av en
oppdatering av HPU, og en gjennomgang av investerings- og finansieringsplan fra konseptfasen for å sjekke ut mot forutsetningene som ligger til grunn, og ta hensyn til eventuelle endringer.
Mandat for forprosjektfasen:
• Etablere og formalisere samarbeidsavtale med Sykehusbygg HF i tråd med avtalt inkludering/involvering
• Etablere prosjektgruppen i samarbeid med Sykehusbygg HF
• Etablere tydelig grensesnitt mellom prosjektorganisasjonen og driftsorganisasjonen
• Forankre behov og dimensjonerende forutsetninger (og vurdere effektene av oppdatert SSB pr mai 2016)
• Starte reguleringsprosessen for tomt for valgt alternativ
• Videreutvikle og optimalisere valgt konsept og lokasjon
o Særlig med tanke på å vurdere muligheter for å kunne inkludere ytterligere funksjoner innenfor bærekraften på 8 mrd.
o Starte planleggingen av fase 1 av BT2
• Utvikling av detaljerte løsninger
• Etablere en effektiv og gjennomarbeidet entreprisestrategi som ivaretar det lokale tilbydermarkedet, innenfor gjeldende regelverk
• Etablere OU-prosjektets «fase 2»
o Herunder å etablere effektiviseringsprosjekter for videre oppfølging av arbeidsprosesser i nytt sykehus
• Sørge for at forprosjektet blir av en slik kvalitet at det blir vedtatt i styrene i Helse Stavanger HF, Helse Vest RHG og i HOD innen 1 kvartal 2017
Som det framgår av gjennomføringsplanen for Ullandhaug nedenfor, vil forprosjektfasen kunne starte tidlig i 2016. Reguleringsplanen bør komme på plass til 1. kvartal 2017. Helseforetaket planlegger å gå i dialog med Stavanger kommune, som er ansvarlig for reguleringsplanen for Ullandhaug, i slutten av november 2015, for å kartlegge og starte prosessen mht. å få på plass de nødvendige utredninger til reguleringsplanen.
Side 151 av 156
14.3 Suksessfaktorer
Nytt universitetssykehus for Helse Stavanger vil fokusere på å etablere:
• Klare mål og prioriteringer som er godt forankret i organisasjonen
• Effektiv og beslutningsdyktig prosjektorganisasjon
• Erfaren og kompetent organisasjon
• God ledelse
• Transparent prosjekt, med entydig og tilgjengelig informasjon til alle aktører på ulike nivå i prosjektet
• Hensiktsmessig kvalitetssikring av arbeidet og strenge krav til HMS
• Bruk av seniorkompetanse og erfaring fra Sykehusbygg HF og øvrige sykehusprosjekter
• Organisasjonsutvikling og gevinstrealisering som et kontinuerlig satsingsområde under hele prosjektforløpet
• Langsiktig utvikling av IKT som virkemiddel for god kvalitet og gevinstrealisering, herunder videreføring av IKT prosjektet etablert i konseptfasen med deltagelse fra Helse Vest IKT
• Fortsatt åpen og god dialog med de viktigste interessentgruppene i regionen samt videreføre arbeidet i referansegruppen (arena for møter med interessentene)
14.4 Særskilte utfordringer knyttet til forprosjektfasen
• Sørge for at organisasjonsutviklingsprosessen og arbeidet med
gevinstrealisering utgjør en kontinuerlig prosess som er godt samordnet i organisasjonen, og hvor linjen tar ansvaret for å gjennomføre prosjektene
• Sørge for kontinuitet med Nordic COWI for å unngå demobilisering, miste av personell med kompetanse, og gjenoppstart-kostnader i fasen mellom konseptvalgrapport og oppstart forprosjektfase
14.5 Etablering av prosjektgruppen
Prosjektorganisasjonen planlegges videreført i hovedtrekk i samsvar med modellen i konseptfasen, og basert på den inkluderingsmodellen med
Sykehusbygg HF som helseforetaket og Sykehusbygg enes om. Det vil være behov for betydelig mer kapasitet i forprosjektfasen enn i konseptfasen.
Det er foreløpig uklart om Sykehusbygg HF vil etablere en avdeling i regionen og ansette personell som kan inngå i Prosjekt Sykehusutbygging, eller om en ønsker å inngå rammeavtaler med konsulentselskaper for deretter å leie inn
fagekspertise via nevnte konsulentfirma.
14.6 Grensesnitt mellom prosjektorganisasjonen og driftsorganisasjonen
Prosjektet vil bli gjennomført i Helse Stavanger HF, og etablert styringsgruppe planlegges å fortsette over i forprosjektfasen, men med følgende foreslåtte endringer:
Side 152 av 156
• Representant fra både Helse Vest og Sykehusbygg HF inkluderes i styringsgruppen
• En ekstern representant med kompetanse innen gjennomføring av store byggeprosjekter foreslås inkludert i styringsgruppen
14.7 Brukermedvirkning i forprosjektfasen
I arbeidet med å optimalisere prosjektet og etablere oppdatert HFP og DFP er det viktig at brukermedvirkningen fra konseptfasen fortsettes. Dette planlegges ved å videreføre de tre brukergruppene som var etablert under arbeidet med
skisseprosjektet, i tillegg til god og tett dialog med ansattes representanter gjennom de lovpålagte fora.
Prosjekterte løsninger vil bli gjennomgått og kvalitetsjekket med brukergruppene før endelig beslutning.
14.8 Entreprisestrategi
Det er et krav i TF veilederen at kontrakts-strategien/entreprise-strategien skal beskrives i konseptvalgrapporten.
Entreprisestrategien er imidlertid ikke fastsatt enda. Prosjektestimatet er
utarbeidet med grunnlag i en modell basert på byggherrestyrte delte entrepriser.
I forbindelse med konseptfaseutredningene og skisseprosjektet ble det utpekt arkitekt/rådgivende ingeniørselskap til å bistå i arbeidet. Denne avtalen
inneholder en opsjon for videreføring til de neste fasene og denne avtalen må re-forhandles og videreføres før forprosjektfasen kan starte.
Når det gjelder strategi for øvrige anskaffelser og leveranser, vil helseforetaket bruke tilstrekkelig med tid i forprosjektfasen for å vurdere markedet grundig og sørge for å utarbeide en entreprisestrategi innenfor EUs regelverk, men som samtidig ikke diskvalifiserer det lokale markedet fra å komme på tilbyderlisten.
Det er en forventning i regionen om at et lokalt prosjekt av denne størrelse vil kunne føre til flere lokale arbeidsplasser i planleggings og byggeperioden. Det forventes at det i byggeperioden vil være ca. 2 500 årsverk på byggeplass, med 800 årsverk på topp i den travleste byggeperioden i 2021 og 2022. Videre vil reduksjonen i olje- og gassektoren i denne regionen medvirke til at det ventelig vil kunne oppnås gunstige priser i markedet, dvs. at lokalmarkedet er
konkurransedyktig.
14.9 Prosjekt- og risikostyring i forprosjektfasen
Prosjektet styres ut fra: Kostnad, kvalitet og tid.
I forprosjektfasen vil en starte arbeidet med å etablere en
prosjektnedbrytingsstruktur. Dette vil avtales i dialog med Sykehusbygg HF, og anskaffelse av tilpasset prosjektstyringsverktøy planlegges avtalt med
Sykehusbygg HF. Helseforetaket ønsker mest mulig standardiserte verktøy- og oppfølgingssystemer, for å bidra til å legge til rette for å kunne sammenligne
Side 153 av 156
sykehusprosjekter på tvers. Alt i samsvar med veileder for tidligfaseplanlegging i sykehusprosjekter.
Risikostyring vil bli gjennomført ved bruk av en struktur som etableres tidlig i forprosjektfasen. Det legges opp til månedlig rapportering mot risikoelementer, og jevnlig oppdatering av ROS analysene. I tillegg vil usikkerhetsanalysen gjennomføres av ekstern part som del av programmet for hver fase.
14.10 Opplegg for kvalitetssikring
Kvalitetssikring planlegges gjennomført på flere nivåer:
• Et overordnet styringsdokument utarbeides for forprosjektfasen, og danner grunnlag for oppfølging av prosjektet
• System for rapportering vil bli etablert (intern til ledelse, til styret og til Sykehusbygg HF)
• Prosjektstyringssystem som nevnt over
• ROS analyser på ulike nivå
• Usikkerhetsanalyser
• Etablering av «kollega-gjennomgang» via Sykehusbygg HF etter behov
14.11 Tidsplan for gjennomføringen av prosjektet
Som det framgår av vurderingskapitlet, legger Helse Stavanger HF fram forslag om å anbefale konseptet på Ullandhaug til videreføring over i forprosjektfasen.
Tidsplanen for dette konseptet er som følger:
Figur 35 Framdriftsplan forprosjekt Ullandhaug-konseptet
Side 154 av 156
Forprosjektfasen planlegges startet opp tidlig i 2016, og avsluttes 1. kvartal 2017 med beslutning om utbyggingsvedtak.
Det er i forprosjektfasen, som nevnt over, lagt vekt på at det skal opprettholdes kontinuitet fra foregående fase, samtidig som beslutningstaker gis tilstrekkelig god tid før den endelige beslutning fattes.
Side 155 av 156