Del VI Andre bestemmelser
4. Personalreglement for de ansatte ved bispedømmekontorene I
Vedtaket skjer med forbehold om at kirkeloven blir endret, slik at Kirkemøtet gis den nødvendige hjemmel.
4. Personalreglement for de ansatte ved bispedømmekontorene I
Del I Generelt
§ 1 Myndighet og virkeområde
Bispedømmerådet tilsetter personell ved bispedømmekontoret.
Dette reglementet gjelder for arbeidstakere ved bispedømmekontorene.
§ 2 Unntak fra reglementsbestemmelsene
Reglene i §§ 6–11 gjelder ikke for tilsettinger for kortere tid enn ett år. I disse tilsettingssakene gis innstilling av stillingens nærmeste overordnede.
Stiftsdirektøren, eller den direktøren gir fullmakt, har tilsettingsmyndighet. For tilsettinger for kortere tid enn seks måneder gjelder heller ikke reglene i §§ 3–5. En tilsetting/forlengelse av et tilsettingsforhold som vil strekke seg utover ett år, skal behandles etter reglementets vanlige regler.
§ 2 a Om forvaltningslovens anvendelse i personalsaker
Ut over det som følger av at forvaltningsloven kommer til anvendelse ved bestemmelsen i kirkeloven § 38 første ledd, regnes som enkeltvedtak også de avgjørelser som er nevnt i forvaltningsloven § 2 annet ledd første punktum. Kapittel 5 i forskrift 15. desember 2006 nr. 1456 til forvaltningsloven
(forvaltningslovforskriften) gjelder tilsvarende.
Del II Kunngjøring
§ 3 Kunngjøring av stillinger
1. Bispedømmerådet sørger for at ledige stillinger kunngjøres offentlig og besettes etter alminnelig konkurranse.
2. Stiftsdirektøren, eller den direktøren gir fullmakt, kan bestemme at stillinger som førstefullmektig, sekretær, konsulent og førstekonsulent bare skal kunngjøres internt. Bestemmelsen kan fattes generelt for en periode, eller i den enkelte tilsettingssak. Slik bestemmelse forutsetter tilslutning fra arbeidstakerrepresentanten i innstillingsrådet.
3. Stillinger som kunngjøres offentlig, skal også kunngjøres internt.
Fraværende arbeidstakere bør, som hovedregel, underrettes om ledige stillinger.
4. Kunngjøringen skal skje hos NAV (Arbeids- og velferdsetaten).
Bispedømmerådet avgjør om stillingen også skal kunngjøres andre steder.
§ 4 Kunngjøringers innhold
1. Kunngjøringen skal inneholde en beskrivelse av stillingen, opplysninger om tittel og arbeidsområde, kvalifikasjonskrav (herunder krav om medlemskap i Den norske kirke), lønnsvilkår, tjenestested, om vedkommende må beherske begge målformer og fra hvilket tidspunkt stillingen er ledig. Det skal
opplyses om søknadsfristen som ikke må være kortere enn tre uker fra kunngjøring hos NAV.
2. Kunngjøringen skal også inneholde opplysninger om stillingen er en heltids- eller deltidsstilling og om det er en fast eller midlertidig stilling. Dersom en
lavere stilling kan forventes å bli ledig ved at den utlyste stillingen besettes av en intern søker, og det er aktuelt å besette denne stillingen samtidig, skal dette opplyses i kunngjøringen, slik at det er anledning til å inkludere denne stillingen i søknaden.
3. Kunngjøringen skal nevne hvem som kan gi nærmere opplysninger om stillingen m.m.
4. Dersom stillingsinnehaveren plikter å gjennomgå opplæring, eventuelt at stillingen medfører plikttjeneste, skal dette fremgå av kunngjøringen.
§ 5 Vilkårene for fornyet kunngjøring
1. Bispedømmerådet eller den det gir fullmakt kan beslutte at en stilling skal lyses ut på nytt dersom det ikke har meldt seg et tilstrekkelig antall
kvalifiserte søkere og det må forventes at en ny utlysning kan endre på dette forholdet.
2. Dersom bispedømmerådet på et vesentlig punkt ønsker å fravike
kvalifikasjonskravene i kunngjøringen, skal også stillingen utlyses på nytt.
3. Dersom det har gått uforholdsmessig lang tid siden kunngjøringen ble foretatt, eller om forholdene har endret seg vesentlig skal også stillingen utlyses på nytt.
Del III Innstilling, behandling av søknader m.m.
§ 6 Behandling av søknader
1. Etter utløpet av søknadsfristen skal det snarest settes opp en liste over søkerne (utvidet søkerliste) som i samsvar med forvaltningslovforskriften § 15 skal inneholde søkernes navn, alder og fullstendige opplysninger om deres utdanning og praksis både i offentlig og privat virksomhet.
2. Det skal også snarest settes opp offentlig søkerliste som skal inneholde søkernes navn, alder, stilling eller yrkestittel og bosteds- eller
arbeidskommune, jf. offentleglova § 25 annet ledd. Opplysninger om en søker kan likevel unntas fra offentlighet dersom søkeren selv anmoder om dette. Det skal fremgå av søkerlisten hvor mange søkere det har vært til stillingen, og hvilket kjønn disse har.
3. De søkerne som etter administrasjonens vurdering synes å være best kvalifisert, skal innkalles til konferanse/intervju. Medlemmene i innstillingsrådet og bispedømmerådet kan dessuten kreve at andre kvalifiserte søkere innkalles. Det vurderes konkret om man skal innkalle søkere som er kjent fra før.
4. Ved konferansen/intervjuet skal medlemmene av innstillingsrådet delta.
Leder for personalseksjonen/kontoret kan også delta.
5. Kommer det under intervjuet frem nye opplysninger av betydning, skal disse nedtegnes og vedlegges saksdokumentene.
6. Det skal ikke innhentes opplysninger fra en søkers nåværende eller tidligere arbeidsgiver dersom søkeren ber om at man unnlater dette.
7. Administrasjonen kan velge å ta søknader under behandling selv om søknadsfristen er overskredet. I så fall skal samtlige slike søknader tas i betraktning.
8. Prioritering av søkere skjer i tråd med kvalifikasjonsprinsippet, dvs. en samlet vurdering av utdanning og andre formelle kvalifikasjoner, arbeidserfaring og personlig skikkethet for stillingen.
9. Eventuell uttalelse fra en tjenestemannsorganisasjon anses som dokument i tilsettingssaken.
§ 7 Innstilling
1. Innstillingsrådet består av to representanter for administrasjonen og en arbeidstakerrepresentant. Stiftsdirektøren, eller den direktøren gir fullmakt, leder innstillingsrådet. Ved tilsetting av stiftsdirektør utpeker
bispedømmerådet hvem som skal lede innstillingsrådet. Vedkommende kan ikke være medlem av bispedømmerådet.
2. Stedfortredere for administrasjonens representanter er de personer som normalt fungerer i deres stillinger.
3. Dersom det er flere kvalifiserte søkere til en stilling, skal vanligvis tre søkere innstilles i den rekkefølge de bør komme i betraktning.
§ 8 Innsynsrett
Ved spørsmålet om søkernes innsynsadgang i en formell innstilling, anvendes forvaltningslovforskriften kapittel 5.
§ 9 Oppnevning til innstillingsrådet av arbeidstakerrepresentant med vararepresentant
1. De organisasjoner som er representert på bispedømmekontoret, oppnevner i fellesskap en representant med vararepresentant til innstillingsrådet.
Arbeidstakerrepresentantene oppnevnes for en periode på to år om gangen.
Arbeidstakerrepresentantene representere ikke sin egen organisasjon når de først er oppnevnt, men skal ivareta interessene til samtlige søkere.
2. Dersom organisasjonene ikke blir enige etter reglene i punkt 1, foregår oppnevningen etter følgende regler:
Den arbeidstakerorganisasjon som organiserer arbeidstakere i vedkommende arbeidstakergruppe, og som enten selv eller gjennom tilslutning til en
hovedsammenslutning ellers har forhandlingsrett, oppnevner representant for arbeidstakerne med personlig vararepresentant. Er det flere
forhandlingsberettigede organisasjoner som har medlemmer i vedkommende arbeidstakergruppe, oppnevner organisasjonene i fellesskap representanten med vararepresentant. Kontorpersonale
(sentralbordpersonale/kontorsekretær/
arkivpersonale) utgjør en arbeidstakergruppe. Saksbehandlere, rådgivere og ledere utgjør en annen arbeidstakergruppe.
3. Kan organisasjonene ikke bli enige om hvem som skal oppnevnes etter reglene i punkt 2, oppnevnes arbeidstakerrepresentant med vararepresentant etter følende regler:
a) For at en organisasjon skal kunne utpeke representanter etter reglene nedenfor, må den ha som medlemmer minst 25 % av de organiserte arbeidstakerne i arbeidstakergruppen.
b) Primærorganisasjonene under samme hovedsammenslutning kan slå sammen medlemstallet i relasjon til reglene i denne paragraf.
c) Dersom to eller flere arbeidstakerorganisasjoner organiserer
arbeidstakere i vedkommende arbeidstakergruppe, skal den organisasjon som har størst medlemstall innen gruppen, oppnevne en representant, og den organisasjon som organiserer nest flest innen gruppen, skal
oppnevne en vararepresentant.
Del IV Tilsetting
§ 10 Tilsetting
1. Tilsettinger foretas av bispedømmerådet i ordinært møte. I særskilte tilfeller kan også bispedømmerådets tilsettingsvedtak fattes på annen måte. Vedtak om tilsetting bør inneholde navn i prioritert rekkefølge. Ved tilsetting i stilling som krever ordinasjon, må det tas forbehold om ordinasjon ved tilsetting av person som ikke er ordinert. Ved tilsetting av person som er i embete, må det tas forbehold om at vedkommende søker avskjed.
2. Dersom bispedømmerådet vil tilsette en søker som ikke er innstilt, skal bispedømmerådet be om skriftlig uttalelse om vedkommende fra
innstillingsrådet. Også et mindretall i bispedømmerådet kan be om en slik uttalelse. Dersom innstillingsrådet likevel ikke vil innstille vedkommende, og bispedømmerådet fastholder sin mening, skal saken avgjøres av
bispedømmerådet. Bare søkere som er innstilt, eller den som bispedømmerådet vil tilsette, kan da tilsettes.
3. Arbeidstakerrepresentanten fra den/de arbeidstakerorganisasjoner hvor søkerne er organisert, har møte- og talerett i bispedømmerådet under behandling av en tilsettingssak. Representanten har under taushetsplikt rett til innsyn i sakens dokumenter.
§ 11 Overgang fra midlertidig stilling til fast tilsetting
En arbeidstakersom er midlertidig tilsatt etter offentlig kunngjøring og vanlig tilsettingsprosedyre, kan tilsettes fast uten ny kunngjøring og behandling av innstillende myndighet.
§ 12 Melding om tilsetting
1. Bispedømmerådet skal gi vedkommende person skriftlig melding om tilsettingsvedtaket med opplysning om eventuelle særvilkår. Hvis
vedkommende tilsettes med prøvetid, skal underretningen også inneholde en orientering om de særlige bestemmelsene som gjelder under prøvetid.
Underretningen skal bekreftes skriftlig.
2. Bispedømmerådet gir snarest mulig melding til alle søkere til stillingen om hvem som er tilsatt.
3. Det skal inngås skriftlig arbeidsavtale i samsvar med bestemmelsene i arbeidsmiljøloven §§ 14-5 til 14-8 både for faste og midlertidige tilsettingsforhold.
Del V Beregningsregler, ordensstraff, oppsigelse, suspensjon, avskjed og klage
§ 13 Beregning av ansettelsestidens lengde
Ved beregning av ansettelsestidens lengde etter arbeidsmiljøloven § 15-3 medregnes all sammenhengende tjeneste i rettssubjektet Den norske kirke.
§ 14 Ordensstraff
Ordensstraffer etter tjenestemannsloven § 14 slettes etter tre år.
§ 15 Vedtaksorgan og saksbehandlingsregler i saker om oppsigelse, suspensjon og avskjed
1. Vedtak om at arbeidstaker skal sies opp, suspenderes eller gis avskjed, treffes av bispedømmerådet. Bestemmelsen i § 10 nr. 3 gjelder tilsvarende.
2. Dersom saken trenger særlig rask avgjørelse, kan vedtak om suspensjon etter arbeidsmiljøloven § 15-13 også treffes av stiftsdirektøren i samråd med biskopen og bispedømmerådets leder.
3. Før vedtak treffes i sak etter § 15 nr. 1 skal vedkommende arbeidstaker – i tillegg til sine rettigheter etter forvaltningsloven – gis anledning til å forklare seg muntlig for bispedømmerådet.
§ 16 Saksbehandlingsregler, klage
Vedtak om oppsigelse, suspensjon eller avskjed kan påklages til
Kirkerådet i samsvar med forvaltningslovens bestemmelser om klage på
enkeltvedtak. Klagen fremsettes skriftlig for bispedømmerådet. Ut over det som følger av forvaltningsloven §§ 11 d og 12 skal en part ha adgang til å møte personlig og med fullmektig for å redegjøre muntlig for sitt syn overfor klageinstansen.
Del VI Andre bestemmelser
§ 17 Arbeidstid mv.
1. Alle arbeidstakere plikter å overholde den arbeidstid som til enhver tid er bestemt for dem. Registrering av fremmøte skjer etter regler fastsatt i egen avtale.
2. Enhver leder er forpliktet til å føre kontroll med at de underordnede overholder den fastsatte arbeidstid og at denne utnyttes effektivt. Lederen plikter videre å følge opp og ha oversikt over underordnedes ferie-, og avspaseringsdager og sykefravær.
§ 18 Velferdspermisjoner
Stiftsdirektøren, eller den vedkommende gir fullmakt, kan gi velferdspermisjoner i samsvar med hovedtariffavtalen. Bispedømmerådet avgjør søknad om
velferdspermisjon fra stiftsdirektøren.
§ 19 Permisjoner i forbindelse med opplæring, overgang til annen stilling mv.
1. Tjenestefri bør, så langt tjenesten tillater det, gis den som ønsker å
gjennomføre en utdanning eller utføre et arbeid som er av direkte betydning for vedkommendes videre faglige utvikling i Den norske kirkes tjeneste. Ved tjenestefri med lønn forutsettes det at annet arbeid er ulønnet. Når det gjelder vilkårene for tjenestefri med lønn, herunder regler om plikttid, følges
bestemmelsene om dette i egen særavtale.
2. Tjenestefri for å overta en annen stilling i Den norske kirke av andre grunner enn nevnt i nr. 1, kan gis i inntil ett år. Unntaksvis kan slik permisjon
forlenges. Tilsvarende tjenestefri kan gis ved overtakelse av stilling utenfor Den norske kirke, såfremt arbeidet har faglig tilknytning til det
arbeidsområdet vedkommende får permisjon fra.
§ 20 Ferielister
1. Regler om feriefastsettelse og tiden for ferie er regulert i ferieloven, se særlig denne lovs §§ 6 og 7.
2. Administrasjonen sørger for at det blir satt opp ferielister i så god tid som mulig. Det skal sørges for forsvarlig bemanning til enhver tid. Ferielistene skal godkjennes av stiftsdirektøren eller den direktøren gir fullmakt.
Tilsvarende gjelder ved senere endringer.
§ 21 Attest
1. Arbeidstaker som fratrer sin stilling etter oppsigelse eller avskjed, eller som ber om det, har rett til å få skriftlig attest, jf. arbeidsmiljøloven § 15-15.
2. Attesten skal inneholde arbeidstakerens navn, fødselsdato, hvilken (hvilke) stilling(er) vedkommende har hatt, og dato for tiltredelse i og eventuell fratredelse fra stillingen(e). I tillegg skal det gis opplysninger om hvilke arbeidsområder arbeidstakeren har hatt.
3. Attesten kan videre gi en vurdering av arbeidstakeren og utførelsen av arbeidet, dersom dette ønskes av arbeidstakeren selv.
§ 22 Ikrafttredelse
Dette reglementet trer i kraft fra det tidspunkt Kirkerådet bestemmer og erstatter personalreglementet stadfestet 4. april 2008 av Fornyings- og
administrasjonsdepartementet.