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A UFV possui tipicamente uma estrutura organizacional funcional. Existe uma estrutura hierárquica com uma linha de comando bem definida, sendo o Reitor a figura central e de nível hierárquico mais alto. A Reitoria é o órgão de administração geral, que

dirige a execução de todas as atividades universitárias, competindo-lhe, para esse fim, estabelecer as medidas regulamentares cabíveis. O Reitor possui alguns órgãos que o auxiliam nas tarefas diárias e em suas tomadas de decisões como: Auditoria Interna, Diretoria de Relações Internacionais e Interinstitucionais, Coordenadoria de Comunicação Social, Diretoria de Tecnologia da Informação, Ouvidoria, Procuradoria Jurídica, Secretaria de Órgãos Colegiados.

A UFV é dividida em departamentos funcionais que são as sete Pró-Reitorias e cada setor responde ao seu gerente imediato, no caso, os Pró-Reitores (ver Figura 22). Todos têm suas tarefas diárias bem definidas e sabem a quem devem obedecer bem como a quem se reportar.

Além disso, o restante da comunidade universitária também é dividido por áreas bem distintas. São quatro Centros de Ciências que administram o exercício simultâneo de atividades de ensino, pesquisa e extensão. Os departamentos e todos os cursos de graduação da UFV estão ligados aos Centros de Ciências, e são os diretores dos centros que presidem os respectivos Conselhos Departamentais e Câmaras de Ensino.

Os departamentos são as unidades acadêmicas básicas da estrutura universitária para todos os efeitos de organização administrativa, didático-científica de distribuição de pessoal e de oferecimento de disciplinas para os cursos de graduação e pós-graduação em suas áreas de conhecimento. Todo professor da UFV está lotado em um departamento, sendo subordinado diretamente ao chefe do departamento.

Vale lembrar também que os demais câmpus, de Florestal e de Rio Paranaíba, possuem um diretor geral, um diretor administrativo-financeiro e um diretor de ensino, e todos se reportam também aos órgãos superiores, como se pode ver na Figura 22.

Figura 22 – Estrutura organizacional da UFV.

3.2.1 Conselho Universitário - CONSU

É o órgão superior de administração, com funções consultivas e deliberativas. Algumas importantes resoluções aprovadas e que são pertinentes ao assunto desta pesquisa são:

a) Resolução n° 5/2000, que aprovou o seu Regimento Interno, no qual consta no inciso VII do art. 5°, que compete ao CONSU aprovar o plano de desenvolvimento e expansão da Universidade;

b) Resolução n° 14/2008, que aprovou o Plano de Desenvolvimento Físico e Ambiental do Câmpus UFV-Viçosa – PDFA (2008-2017) –, instrumento orientador e normativo dos processos de ocupação territorial e expansão física da UFV, cuja aplicação deve promover desenvolvimento social e ambientalmente sustentável na Instituição;

c) Resolução n° 9/2009, que aprovou o Regimento Interno da Comissão de Espaço Físico – COESF –;

d) Resolução n° 17/2009, que aprovou o Regimento Interno da Comissão de Meio Ambiente – COMAM –.

3.2.2 Comissão de Espaço Físico - COESF

Vinculada à Pró-Reitoria de Administração (PAD), a Comissão de Espaço Físico tem como objetivos (Regimento Interno da COESF, art. 3°):

I. subsidiar o Conselho Universitário na discussão de projetos, planos e normas de uso e ocupação dos espaços físicos próprios da UFV, os cedidos e os de direito de cessão onerosa de uso;

II. subsidiar a PAD com relatórios e laudos sobre as condições de uso e ocupação do solo e dos espaços físicos, dispondo sobre as necessidades dos diferentes órgãos e unidades da UFV;

III. dar suporte ao processo de gestão dos espaços físicos da UFV, construídos ou não, no que se refere a planejamento, projetos, produção, manutenção, conservação, segurança do patrimônio e as demais atividades relacionadas com as edificações, as áreas abertas e a infraestrutura física;

IV. sugerir prioridades em programas de adequações de espaços ocupados. e as funções de assessorar, fiscalizar e emitir pareceres no âmbito das atribuições estabelecidas no artigo 5° do seu Regimento Interno.

3.2.3 Comissão de Meio Ambiente - COMAM

Vinculada à Pró-Reitoria de Administração (PAD), a Comissão de Meio Ambiente tem como objetivos (Regimento Interno da COMAM, art. 3°):

I. formular propostas de política ambiental e de seus aperfeiçoamentos e revisões, no âmbito da UFV, para aprovação do CONSU;

II. analisar e emitir parecer sobre assuntos de Paisagismo; III. analisar e emitir parecer sobre assuntos de Gestão de Resíduos; IV. analisar e emitir parecer sobre assuntos de Gestão de Recursos Hídricos;

VI. assessorar a PAD e a Comissão de Acompanhamento do PDFA (CA-PDFA) em questões relativas ao meio ambiente na implementação do PDFA;

VII. participar da elaboração de campanhas e programas para difusão do conhecimento e de informação relativas ao meio ambiente, particularmente quanto a resíduos, recursos hídricos, paisagismo e biodiversidade.

e as funções de assessorar, fiscalizar e emitir pareceres no âmbito das atribuições estabelecidas nos artigos 5° a 8° do seu Regimento Interno.

3.2.4 Pró-Reitoria de Administração - PAD

Pela estrutura organizacional da UFV, a PAD tem por finalidade dar suporte às ações de ensino, pesquisa e extensão da Universidade, prevendo e provendo os meios necessários para manutenção e expansão dos meios institucionais relativos a infraestrutura, transporte, segurança, controle patrimonial, produção, parque gráfico, aquisição de materiais e serviços e apoio à gestão de Recursos Humanos.

É identificável que nessa estrutura organizacional houve algumas adequações, ainda não formalizadas pelo CONSU. Como a estrutura geral da UFV, a estrutura da PAD é também tipicamente funcional, como pode ser visto na Figura 23.

Como toda estrutura funcional, a PAD possui um superior hierárquico, o Pró-Reitor de Administração, para o qual convergem e se concentram todas as principais decisões que precisam passar pela PAD. Além disso, o Pró-Reitor preside a COESF e a COMAM e orienta as ações da Comissão Interna de Redução de Consumo de Energia – CIRCE –. O Pró-Reitor conta também com o apoio de duas Assessorias Especiais para dar suporte em suas decisões. Fazem parte da estrutura também uma Gerência de Telefonia e uma Gerência de Energia.

Conforme consta na estrutura formal da Pró-Reitoria de Administração, disponível na página eletrônica da UFV, a PAD possui 4 diretorias, constituídas segundo especialidades operacionais:

 Diretoria de Material (DMT);

 Diretoria de Projetos e Obras (DPO);  Diretoria de Manutenção (DIM);

 Diretoria de Logística e Segurança (DLS).

Entretanto, a partir de março de 2010, a DMT passou a ser vinculada à Pró-Reitoria de Planejamento e Orçamento (PPO). Quanto à DPO e à DIM, a partir de junho de 2011 sofreram modificações organizacionais, com algumas repercussões na condução das atividades sendo identificadas de modo incipiente por meio das entrevistas.

As duas primeiras (DMT e DPO) têm envolvimento direto com o processo de projetos e obras. Há também dois engenheiros (um civil e um eletricista) da Diretoria de Manutenção, que apoiam esse processo fazendo projetos e/ou fiscalização de projetos e obras.

A Diretoria de Projetos e Obras – DPO – é composta por três divisões: Divisão de Projetos e Controle do Espaço Físico (DPC), Divisão de Conservação e Infraestrutura (DCI) e Divisão de Água e Esgoto (DAG). Na sua estrutura há quatro engenheiros civis, que são responsáveis por realizar a fiscalização de serviços de projetos e obras de engenharia em todos os câmpus da UFV. Na DPC há o arquiteto-chefe e mais três arquitetos, cabendo a todos eles desenvolver todos os projetos de arquitetura necessários para os câmpus de Viçosa, Florestal e Rio Paranaíba.

3.2.5 Pró-Reitoria de Planejamento e Orçamento - PPO

A PPO também participa do processo estudado e tem por finalidade assessorar a Administração Superior no processo de decisão e planejamento global da Universidade. A Diretoria Financeira, órgão vinculado à PPO, é parte interessada no processo de contratação na aquisição de serviços, obras e bens.

Em seu site, a PPO disponibiliza o Manual para Fluxo de Contratos e Convênios da UFV. Esse manual contém a descrição do fluxo pertinente à celebração de contratos com a UFV para aquisição de serviços, obras e bens. Essa descrição do fluxo foi transformada em um fluxograma para facilitar o entendimento do processo e entrar como parte do fluxograma geral do processo resultante da presente pesquisa (ver Apêndice B – Fluxograma 2).

A Pró-Reitoria de Planejamento e Orçamento também é o órgão responsável pela padronização documental da UFV, conforme Ato n° 00005/2001/PPO, de 02/07/2001, e o Manual de Redação Oficial institucional, aprovado pelo Conselho Universitário.

Figura 23 – Estrutura organizacional da PAD.