Plano de Projeto é o documento que apresenta, de forma completa e organizada, toda a concepção, fundamentação, planejamento e meios de acompanhamento e avaliação do projeto, sendo a referência básica para a sua execução, utilizando-se do escopo, do plano de ação e do plano de controle e avaliação. É um elemento de natureza estrutural e as ações gerenciais são de natureza funcional / operacional do projeto. O Plano de Projeto baseia-se na idéia de que a clareza de entendimento a respeito de tudo o que deve ser feito, bem como seus motivos e finalidades, é uma condição indispensável para que o projeto chegue a bom termo e seja um fator de êxito na gestão.
O envolvimento e comprometimento das pessoas no processo de elaboração do Plano de Projeto contribuem efetivamente com o fator de êxito do projeto. Um bom projeto começa com um bom Plano de Projeto, caracterizando-se pela objetividade e clareza de todos os aspectos envolvidos. Pessoas ou equipes podem realizar as funções de gerente ou coordenador de projetos, planejador de projetos e de analista de projetos como atividades igualmente importantes para o fator de êxito na gestão do Projeto.
É importante ter clareza na identificação do problema ou necessidade que se quer enfrentar, formulando objetivos claros, factíveis e dimensionados à capacidade de realização das equipes envolvidas, considerando os prazos, tarefas, atividades e clareza dos produtos e resultados que se busca alcançar, bem como a definição prévia de instrumentos e mecanismos de acompanhamento e avaliação do projeto.
Um dos requisitos mais importantes para o sucesso de um projeto é a clara definição do problema ou situação geradora. Cada problema tem um desdobramento de causas e efeitos que pode ser representado por uma árvore de relações na qual é possível identificar um problema central, ou problemas em determinada fase ou processo.
É durante a elaboração do Plano de Projeto que se deve pensar em todos os detalhes do projeto, suas necessidades, os recursos necessários para implementação, os desafios e soluções aos problemas e as alternativas e procedimentos diante dos riscos identificados. O planejamento concebe uma atividade focada no caminho a seguir, bem como nos problemas envolvidos, como situações, necessidades, recursos, experiência, pessoas e instituições para se chegar à realização dos objetivos estabelecidos.
Independentemente do porte e da complexidade dos projetos, estes podem se diferenciar quanto ao tempo gasto no planejamento e também quanto à execução. Exemplo: planejamento da construção de um edifício, planejamento de uma festa, planejamento de um Projeto Educacional, etc. Em planejamento de Projetos Especiais, existe a necessidade de entendimento do projeto, das pessoas e departamentos que serão envolvidos e dos recursos que serão necessários, e essa abrangência não é algo fácil.
Esse trâmite que envolve vários departamentos normalmente demanda um tempo muito elevado e inclui também características pessoais diferentes e conflitos de idéias. O tempo de cada um é diferente e o plano tem que prever todas as variáveis possíveis. No caso vivenciado do PEC, algumas características relacionadas às TICs acabaram exigindo mais da Coordenação em virtude de alguns colaboradores apresentarem limitações relacionadas a aspectos tecnológicos.
2.2.3 Projetos (aspectos de alguns modelos)
Entre os modelos de projetos existentes, o modelo alemão ZOPP26 -
Planejamento de Projetos Orientado para Objetivos – trata de modelos mais referenciados a projetos do tipo intervenção (projetos sociais e especiais em geral), e considera crucial o processo de formulação de objetivos, enfatizando os objetivos específicos, que são de três tipos:
• Objetivo-solução
o Definido e declarado na forma de uma solução para o problema gerador do projeto;
• Objetivo-ação
o Nenhum dos objetivos específicos considerado isoladamente realiza completamente o objetivo geral do projeto;
• Objetivo-meta
o [...] é o que aparece em um número significativo de projetos, tendo por influência conceitos adotados na área de administração de projetos do setor produtivo, com uma ênfase especial na apresentação de resultados mensuráveis e com prazos de realização definidos [...].” MOURA e BARBOSA (2007, p.78)
É importante para as considerações úteis na declaração de objetivos que os itens elencados a seguir estejam constituídos no início de qualquer projeto, principalmente em Projetos Especiais:
Clareza
Exeqüibilidade Efeitos observáveis Consensualidade
Na Universidade pesquisada, em reuniões das quais o pesquisador participou sobre um determinado Projeto Especial, foi percebida a grande dificuldade inicial por parte de alguns membros, da clareza dos objetivos e do desenvolvimento do processo, e também de poder situá-lo no espaço e no tempo. Não obstante, todos o consideraram exeqüível. Com relação à consensualidade, pôde-se perceber que é algo a ser construído no processo.
PMI - Project Management Institute27
O gerenciamento de projeto é a aplicação de: 1) conhecimentos; 2) habilidades; 3) ferramentas; 4) técnicas às atividades, para alcançar as expectativas dos interessados. É relevante o conhecimento adequado dos envolvidos, aliado às habilidades de cada um, com utilização de ferramentas e equipamentos apropriados e com características técnicas de tal atividade.
Com as devidas adequações, a Figura a seguir poderá contribuir para a elaboração de um modelo de planejamento e de gestão em PE, utilizando, entre os vários modelos de projetos, os elementos básicos do modelo PMI, que é um dos modelos mais completos e abrangentes, de acordo com Moura e Barbosa (2007), e indicado para grandes projetos de desenvolvimento de produtos, necessitando de transposições metodológicas e conceituais para utilizá-lo também no contexto de uma instituição educacional.
É uma referência de planejamento e gestão de projetos. A seguir, a Figura 3, com a síntese das áreas de conhecimentos gerenciais do modelo PMI, havendo necessidade de visualização da questão de uma estrutura temporária, se for o caso, dentro de uma estrutura já existente, e dos aspectos que envolvem a área técnica, de produção, de serviços ou, no caso de Universidades, a área acadêmica relacionando-se com as áreas administrativas.
27 O PMI, com mais de 250.000 membros, é hoje a maior entidade mundial sem fins lucrativos voltada
ao Gerenciamento de Projetos. O Capítulo São Paulo, Brasil do PMI, primeiro estabelecido no Brasil, compartilha dos mesmos padrões, princípios e ideais que norteiam a atuação global da entidade na busca pelo aprendizado e desenvolvimento do profissionalismo do Gerenciamento de Projetos como ciência e arte. Disponível em <http://www.pmisp.org.br/> acesso em 27/09/2008.
Figura 3 - Síntese das áreas de conhecimentos gerenciais no modelo PMI