ÁREA DESCREVE OS PROCESSOS NECESSÁRIOS
PARA:
1.GESTÃO DA INTEGRAÇÃO Coordenar corretamente os vários elementos do projeto; desenvolvimento do plano de projeto, sua execução e controle
2.GESTÃO DO ESCOPO (ABRANGÊNCIA)
Garantir que o projeto inclua todos os trabalhos previstos; definição, planejamento, verificação e revisão do escopo do projeto
3.GESTÃO DO TEMPO Concluir o projeto no tempo previsto; definição de atividades, seqüenciamento das atividades, estimativas de duração de atividades, desenvolvimento e controle de escalonamentos
4.GESTÃO DE CUSTOS Concluir o projeto dentro do orçamento previsto; planejamento de recursos, estimativa e controle de custos
5.GESTÃO DA QUALIDADE Garantir que o projeto atenda às necessidades para as quais ele foi planejado; planejamento e controle da qualidade
6.GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS
Obter o melhor aproveitamento das pessoas envolvidas no projeto; planejamento, organização e desenvolvimento de equipes
7.GESTÃO DE COMUNICAÇÕES
Garantir a produção, coleta, disseminação, armazenamento e provimento de informação sobre o projeto; planejamento da comunicação, distribuição da informação e relatórios
8.GESTÃO DE RISCOS Identificar e analisar riscos; identificação, quantificação de riscos na execução do projeto
9.GESTÃO DE AQUISIÇÕES Contratar bens e serviços externos à organização; planejamento de aquisições, seleção de fornecedores e administração de contratos
Fonte: Moura e Barbosa (2007, p.42), elaborado pelo autor.
Em PE, como no caso do PEC, o conhecimento e as habilidades são imprescindíveis, além do uso das ferramentas, no caso as TICs, e dependem muito das técnicas, que podem ser chamadas de práticas pedagógicas. As interações podem ser claras e diretas ou sutis e incertas. O desenvolvimento do escopo – aspectos e funções, o custo e a qualidade interagem o tempo todo. O aspecto de custo é muito importante, pois muitos envolvidos em PE não percebem a sua dimensão.
No modelo PMI, já mencionado anteriormente, o gerenciamento é entendido como um conjunto de processos organizados em cinco grupos de processos gerenciais: Processo de Inicialização; Processo de Planejamento; Processo de Execução; Processo de Controle; Processo de Encerramento.
Figura 4 – Atividades típicas de cada fase do projeto e respectivos produtos ATIVIDADES TÍPICAS DE CADA FASE – MODELO
DE 5 FASES
PRODUTOS
1. Inicialização – Desenvolvimento de visão geral do projeto
à Reconhecer que um projeto vale a pena ser feito à Identificar e definir o problema ou situação geradora à Determinar o que o projeto vai realizar
à Definir a abrangência do projeto
à Visão geral do projeto e decisão para seu
planejamento
2. Planejamento - Definição de objetivos, resultados esperados, recursos, estimativa de custos, prazos
à Refinar e detalhar o escopo do projeto
à Listar as atividades e tarefas necessárias aos resultados desejados
à Seqüenciar as atividades da maneira mais eficiente possível
à Definir um cronograma e atribuir recursos a cada atividade programada à Desdobramento de atividades e tarefas à Cronograma à Orçamento à Documento do plano do projeto
3. Execução – Organização, coordenação e direção de equipes
à Organizar e coordenar equipes; atribuir tarefas à Resolver conflitos e problemas
à Manter comunicação efetiva com os envolvidos no projeto à Garantir o provimento de recursos para realizar o
planejamento
à Atribuição de tarefas à Produtos e serviços
realizados conforme planejamento
4. Controle – Acompanhamento da execução do projeto à Monitorar a execução e identificar desvios em relação ao
plano
à Adotar as ações corretivas para manter o curso planejado à Reescalonar as atividades do projeto na medida do
necessário
à Adequar recursos disponíveis e/ou abrangência do projeto
à Relatórios de progresso à Relatórios de avaliação à Alterações no planejamento 5. Encerramento – Avaliação dos resultados do projeto
à Verificar, analisar e avaliar os resultados alcançados à Elaborar relatórios finais
à Disseminar os resultados alcançados
à Consolidar o aprendizado com o projeto; formular novas propostas à Relatórios de avaliação à Resultados alcançados à Relatórios finais
Fonte: Moura e Barbosa (2007, p.45), elaborado pelo autor.
Cada fase é caracterizada por um conjunto de atividades distintas das quais resultam diferentes produtos, e os processos de Planejamento, Execução e Controle interagem.
É importante novamente ressaltar que em PE, como o PEC, existe a necessidade de estudo, pesquisa e análise envolvendo, entre outros aspectos, os custos para o planejamento antes mesmo de o projeto ter início e ser assinado. E também, após a sua “dita” conclusão, existe outro processo de planejamento, controle e custos envolvidos para a sua execução. Por exemplo: Projeto PEC concluído, mas na verdade existem inúmeras atividades a serem desenvolvidas, tais como, lançamento de notas, arquivo de documentos, emissão de certificados,
diplomas, rescisão do pessoal que ficou nessa parte final, controle da planilha orçamentária final, etc.
A realização de um PE, como o PEC, tem a sua Inicialização no momento em que a IES reconhece que tal projeto vale a pena ser feito, identificando a situação geradora, definindo o problema, decidindo que o projeto será realizado e determinando a sua abrangência.
O Planejamento começa com a definição dos objetivos, quais os resultados esperados, os recursos e custos envolvidos e os prazos. Nesse processo, detalha- se o escopo de trabalho, listando as tarefas necessárias para se alcançarem os resultados almejados, seqüenciando as atividades que, em muitos casos, dependem de outras atividades para sua continuidade, definindo-se assim a atribuição de um cronograma para cada atividade programada.
A Execução necessita de comunicação efetiva entre os envolvidos, resolução de conflitos e problemas que surgirão, organizando e coordenando as equipes, atribuindo-lhes tarefas e garantindo a estrutura e provimento de recursos para a realização do planejamento.
O Controle se faz através do monitoramento constante e elaboração de relatórios, sendo um processo muito importante, mas que em alguns projetos não recebe a devida importância, criando-se em decorrência disso os re-trabalhos com custos altíssimos e situações em que os prazos podem ficar comprometidos.
O Encerramento, no caso de PE como o PEC, divide-se em duas etapas: 1ª) Verificar, avaliar e analisar os resultados (Acadêmico, Pedagógico, Administrativo, Financeiro, etc.) alcançados de acordo com o previsto, elaborando os relatórios finais; 2ª) Após disseminar os resultados e aprendizado alcançados e capacitação envolvida, consolidar o processo realizado, formulando novas propostas para incorporar à cultura da instituição, criando-se assim uma expertise. Essa etapa final, em muitos casos, não é devidamente registrada e incorporada à Universidade.
Modelo Skopos – Projeto orientado pelo escopo
O escopo de um projeto representa o conjunto de ações e expressa o tamanho e amplitude do projeto, estabelecendo o seu raio de ação e cobertura,
mostrando sua extensão, amplitude, definindo, portanto, seus limites. A palavra Escopo vem da origem grega Skopo28.
Como documento de negociação, o escopo dá uma visão geral do projeto, informa do que se trata, por que e para que é proposto, o que se quer realizar, a quem se destina e que resultados se pretendem alcançar.
Em entidades comerciais e industriais, os projetos se apresentam de uma forma mais pragmática. Nas organizações educacionais, onde a própria cultura da reflexão da ação se faz presente, com diversidade de saberes, provavelmente pode ser proporcionada uma construção mais adequada de todo esse processo; como resultante disso, outras organizações estão reconhecendo tal contribuição e solicitando Projetos Especiais às Universidades.
Em muitas entidades, e principalmente na Universidade pesquisada, à medida que as demandas aparecem, as pessoas são consultadas e convidadas a trabalhar em função de sua expertise em determinada área; porém, conforme a pesquisa realizada, não existe na totalidade dos Projetos Especiais a preocupação, e talvez em alguns casos, o conhecimento da necessidade de se entender e discutir, a visão geral das dimensões de planejamento e gestão e das fases do projeto e, por essa ausência, acaba gerando a teoria do improviso.
Ao se fazer o Plano de Projeto, uma parte é composta por docentes de determinada área de conhecimento em função do tipo de demanda, da necessidade de espaço físico e da alocação de parte (ou totalidade) das horas disponíveis dos profissionais das diversas áreas administrativa / contábil / financeira / jurídica / pessoal, etc.
Além do exposto, há ainda a questão política, que será dada atribuindo um determinado status ao projeto, e de que forma as tratativas serão realizadas no caso de se usar parte da estrutura fixa organizacional, a qual, a princípio, já tem suas atividades, como no caso da Universidade pesquisada.
28 Escopo: Intenção, objetivo, ponto em que se mira, alvo. Houaiss, acesso em 29/07/2007. http://houaiss.uol.com.br/busca.jhtm?verbete=escopo&stype=k
O Modelo de Plano de Projeto orientado pelo Escopo – Skopos deve responder às seguintes indagações:
Æ De que trata o projeto? Qual a situação, problema ou necessidade que deu origem ao projeto?
Æ Por que vale a pena investir recursos no desenvolvimento do projeto?
Æ Para quais finalidades o projeto vai ser conduzido? Que resultados se podem esperar com a realização do projeto? O que se pretende realizar com seu desenvolvimento? Que benefícios são esperados? Quais serão os benefícios com sua realização?
Æ Qual a área de atuação do projeto? Qual a sua dimensão em termos de público-alvo? Que volume de recursos deverá ser investido?