3 OBSERVASJONER PÅ DIALOGMØTER OG BOOSTERSAMLINGER (inkludert fokusgruppe)
3.2 Observasjoner fra dialogmøter med fylkesmennene
Fylkesmannens veiledning av HPMT-veilederne følger «Linja» i den forstand at
fylkesmennene har som en av sine oppgaver å gi råd og veiledning til kommunene (NAV-kontorene). Fylkesmannens veileder-rolle er å veilede HPMT-veilederne. HPMT-veilederne skal igjen veilede KVP-veilederne. Målet er at HPMT-veilederne og KVP-veilederne som har gjennomført kurset, tar i bruk HPMT når de veileder deltakerne i kvalifiseringsprogrammet.
Veiledning via fylkesmannen har også en praktisk funksjon. NAV-kontorene er spredt rundt i Norge. Fylkesmannen kan bidra til at alle kontorene får veiledning. Dialogsamlingen i mars 2012 er den samlingen hvor flest fylkesmannsveiledere deltok. Da møttes 16
fylkesmannsveiledere fra åtte fylker i Sør-, Midt-, Vest- og Øst-Norge. Både fra
47 ressursgruppa i AVDir og fra HiOAs forskningsgruppe deltok fire personer ved hver av
samlingene.
Målsettingen med dialogsamlingene var å samle fylkesmannens veiledere for å utveksle erfaringer, avklare uklarheter, strukturelle utfordringer, gi statusrapporter, dele
suksesshistorier og styrke ferdighetene i veiledningsarbeidet. Det ble også gjennomført gruppearbeid med trening på bruk av veiledningsskjema, og relevansen for FE-skjema og logg-skjema ble diskutert.
Veiledning, skjema, øvelser og lokal forankring
Et viktig tema som kom opp under samlingene med veilederne fra fylkesmannen, gjelder utfordringene med å få i gang og vedlikeholde veiledningen. Særlig ble øvelser på
verktøyene, bruken av skjemaene og lokal forankring på ledernivå diskutert. Ressursgruppa har utarbeidet tre skjema som skal brukes i veiledningen: FE-skjema, veiledningskjema på nivå 1 og veiledningskjema på nivå 2. I tillegg har ressursgruppa utarbeidet et logg-skjema.
Dette har vært lite diskutert på dialogsamlingen, og vil derfor ikke bli mer omtalt her.
FE-skjema og de to veiledningskjemaene skal sikre fokus, konkretisering og dokumentasjon av om, hva og hvordan veilederne jobber etter at de har gjennomført opplæring i HPMT. FE er en forkortelse for forberedelse og etterrefleksjon. I forberedelsesdelen av skjemaet skal veilederen oppgi tema, hensikt og hvilke prinsipper og verktøy det er aktuelt å benytte i et kommende møte med KVP-deltaker. I etterrefleksjonsdelen skal bruken av de metodiske prinsippene og verktøyene vurderes av veilederen selv. Veiledernes bruk av FE-skjema er presentert i del 4 av denne rapporten. Veiledningsskjema på nivå 1 benyttes i samarbeidet mellom KVP-veileder og HPMT-veileder. KVP-veilederne kan melde inn tema som de trenger veiledning i, hva de har brukt av det de lærte på kurset og hva de ønsker å bruke mer.
KVP-veileder og HPMT-veileder skal også skrive inn konklusjoner om hva de har gjort og hva de planlegger å gjøre. Veiledningsskjema på nivå 2 skal benyttes i veiledningsmøtet mellom HPMT-veileder og veilederen fra fylkesmannen. Skjemaet er omtrent det samme som for nivå 1, men her er det fylkesmannen som veileder HPMT-veilederen.
48 Fylkesmennene sier at HPMT-veilederne er motiverte og viser stor vilje til å få til veiledning på nivå 2. De fylkesmennene som mener at veiledningen går bra, sier at tillit er en
forutsetning for å få til dette. Tillit vil si at HPMT-veilederne tør å prøve og feile uten å være redde for å dumme seg ut. De har tillit til at alle er der for å hjelpe og støtte hverandre for å nå målet om å bli bedre og jobbe mer helhetlig. Fylkesmannsveilederne sier at det er lettere å «få med» bruker når de øver på å stiller åpne spørsmål og at det er blitt lettere å holde fokus på ressurser og ikke henge seg opp i problemer.
Det er likevel utfordringene som blir sterkest fremhevet av fylkesmannens veiledere (veiledning på nivå 2). Et gjennomgående problem er høyt sykefravær blant NAV-ansatte.
Dette medfører at veiledning ikke blir prioritert fordi andre oppgaver blir ansett som viktigere.
En annen utfordring er at både HPMT- og fylkesmanns-veilederne føler at de har svak kompetanse i å bruke verktøyene. De skjønner ikke hvordan de skal utføre HPMT i praksis, selv om de teoretisk sett skjønte det da de var på opplæring: «Vi skjønner nå at vi er ikke så gode som vi sa at vi var». Dette gjelder både HPMT-veilederne og veilederne fra
fylkesmannen. Fylkesmannens veiledning skal følge opp HPMT-veiledernes veiledning av KVP-veilederne. Noen veiledere fra fylkesmannen får ikke meldt inn saker fra HPMT-veilederne fordi KVP-HPMT-veilederne ikke melder behov for veiledning på nivå 1. Da stopper all veiledning før den får begynt. Noen peker på at ledelsen heller ikke hjelper til med å få saker til veiledning, det er ofte ikke tilstrekkelig prioritert av ledelsen på kontoret:
Jeg [HPMT-veileder] kan ikke gå rundt å passe på at kollegaene mine kommer til veiledning. Da blir det sånn at når de ser meg i gangene så springer de (hehe). Borte (he he).
HPMT-veilederens veiledning av KVP-veilederne blir satt i en skvis mellom ledelsen, som ikke prioriterer å hjelpe til med å få i gang veiledning, og KVP-veiledere som ikke er
motiverte eller ikke prioriterer å melde inn behov for veiledning. Når KVP-veiledere blir spurt om hvorfor de ikke melder inn saker til veiledning, sier de at de ikke føler behov for
veiledning. De sier blant annet at kurset var godt og nyttig og at de bruker det de lærte.
49 Generelt oppleves skjemaene som vanskelige å skjønne og tidkrevende å bruke. Det gjelder både FE-skjema, logg-skjema og veilederskjemaene på nivå 1 og nivå 2. Noen skjønner ikke hvordan skjemaene skal fylles ut og hvorfor skjemaene er viktige. Dette kan være en
forklaring på at skjemaene noen ganger ikke blir benyttet, selv om det gjennomføres veiledning.
Fokus på 5D-modellen og skjemaene
Under samlingene med fylkesmennene tok AVDir spesielt opp hvordan det kunne jobbes systemorientert, altså med samarbeidspartnere utenfor NAV-kontoret og med den statlige delen av NAV-kontoret. Ofte er samarbeidspartnerne tiltaksarrangør, lege, andre offentlige instanser og private nettverk. Både HPMT-veilederne og fylkesmann-veilederne etterlyste mer opplæring og trening i bruk av 5D-modellen, som er et sentralt verktøy innenfor
«systemorientert innsats». De fem D-ene står for ulike faser, «Definition – Discovery – Dream – Design - Delivery». Definisjonsfasen dreier seg om å finne et positivt fokus, mens
«discovery»-fasen har til hensikt å få frem positive erfaringer som kan støtte det positive fokuset. I drømmefasen skal man se for seg fremtiden, det optimale utfall. Designfasen er en konkretisering av prosessene som må til for å frigjøre potensialet. I «delivery»-fasen skal planen realiseres. Det innebærer avtaler om hvem som skal gjøre hva, når og hvordan.
5D-modellen er et verktøy innenfor en retning som kalles Anerkjennende Intervju (AI), der det bygges videre på det som fungerer heller enn å «grave seg ned» i problemene3..
På samlingen bruker ressursgruppa 5D-modellen til utforske utfordringene veilederne opplever med å bruke skjemaene. Slik kan de slå to fluer i en smekk: 5D-modellen blir demonstrert og dersom 5D-modellen «virker», vil de tilstedeværende:
- få en felles forståelse av hva skjemaene skal handle om (definisjon) - oppdage skjemaenes muligheter (discovery)
- utforske potensialet ved skjemaene (dream)
- lage realistiske rammer for bruken av skjemaene (design)
- finne frem til en plan for hvem som gjør hva, når og hvordan (delivery)
3 Se kapittel 1 for mer informasjon om AI.
50 Det viser seg at fylkesmann-veilederne er usikre på hvordan og hvorfor skjemaene skal
brukes. En generell utfordring er at de ikke har sett skjemaene brukt i et eksempel som er konkret og relevant nok.
En utfordring som spesielt knytter seg til bruken og nytten av FE-skjema, er at dette skjemaet har endret seg over tid. Selve skjemaet er redigert flere ganger, og betydningen av det er omdefinert. Det har fått en mer sentral plass innen HPMT enn det som var tanken i starten. I de to månedene som gikk fra dialogsamlingen med fylkesmann-veilederne i mars til neste dialogsamling i mai, har mange veiledere fylt ut FE-skjema. Noen veiledere fra fylkesmannen synes det fungerer bra å bruke FE-skjema, det spisser formålet og det er lettere å evaluere hva som ble gjort i samtalene med KVP-deltakerne. Samtidig mener de fleste av fylkesmann-veilederne at utfordringene fremdeles er dominerende. Det vises da til at deltakerne i
kvalifiseringsprogrammet er en spesiell gruppe som det er vanskelig å hjelpe fordi mange har utfordringer knyttet til rus, motivasjon, psykiatri og svake norskkunnskaper. En av veilederne formulerer det slik:
Ja, fast inntekt er motiverende for mange, men de er ikke innstilt eller har ikke innsikt i hvilke krav som faktisk stilles, selv i et tilrettelagt kvalifiseringsprogram, som jo ofte er ganske nær ordinære krav i arbeidslivet.