Robotic process automation eller RPA-teknologi er bruk av programvare med kunstig intelligens og maskinlæring for å være i stand til å håndtere enorme mengder repetitive oppgaver (Deloitte, 2020).
Vi vil i 2.5.1 gi en kort innføring i RPA-teknologi, hva RPA-teknologi er og hva teknologien kan brukes til. Før vi under 2.5.2 presenterer fordeler ved RPA-teknologien.
2.5.1 Hva er RPA?
Fremtiden preges av store endringer og robotisering kommer ofte på agendaen. I mange tilfeller ønsker de fleste selskaper å ta i bruk RPA-teknologi, men mange toppledere er usikre på hvordan RPA fungerer i praksis og hvordan selskapet kan komme i gang med teknologien (Evry, 2020). Automatisering av rutineoppgaver er en sentral del av RPA teknologien (Evry, 2020) (Visma, 2020). Rutineoppgaver er svært tidkrevende og når robotene hjelper til med disse oppgavene får ledere og ansatte mer tid til å gjøre annet arbeid. Automatisering med RPA-teknologi er med på å redusere menneskelige feil og fjerner overflødig arbeid (Evry, 2020) (Visma, 2020).
IEEE (Institute of Electrical and Electronics Engineers) er verdens største organisasjon innenfor elektronikk og utvikling av ny teknologi (IEEE.org, 2020). IEEE definerer RPA på følgende måte:
‘‘A preconfigured software instance that uses business rules and predefined activity choreography to complete the autonomous execution of a combination of processes, activities, transactions, and tasks in one or more unrelated software systems to deliver a result or service with human exception management’’ (IEEE Corporate Advisory Group, 2017).
Som det fremgår av definisjonen så vektlegges det at teknologien er et forhåndsprogrammert program som er styrt av regler, samtidig som det er autonomt og handler uten menneskelig innblanding. Vi har valgt å ta med denne definisjonen fordi vi mener den er veldig informativ og den dekker godt vår forståelse av RPA. Vi legger denne definisjonen til grunn for hvordan vi velger å definere RPA videre i avhandlingen.
RPA roboter utfører arbeidsoppgaver på samme måte som mennesker gjennom en
programvare som for eksempel logger seg på systemer, sjekker email, gjennomfører analyser, rapportskriving, plotter data samtidig som den utfører andre oppgaver (Lacity, Willcocks, &
Craig, 2015). Den største forskjellen mellom RPA og automasjon er at RPA-makroer kan trenes opp til å fungere med alle typer datasystemer eller server programmer (Lacity et al., 2015).
Med riktig opptrening og konfigurasjon, kan RPA roboter bli lært opp til for eksempel å lese e-post, åpne PDF filer, overføre data til ERP-systemer og sende epost til spesifikke personer når det oppstår feil eller uklarheter, samt tolke informasjon og trekke ut det viktigste. Alle disse handlingene kan overvåkes i sanntid av brukeren som har designet skriptet eller av andre RPA roboter (Lacity et al., 2015).
Figur 2 - Insertion of robotic devices into human processes (Issa, Sun, & Vasarhelyi, 2016).
Figur 2 ovenfor, symboliserer effekten med å erstatte mennesker med roboter i et arbeidsmiljø. Denne erstatningen må bli vurdert både med tanke på reframing av den teknologiske prosessen (Issa, Sun, & Vasarhelyi, 2016), men også med tanke på effekten det har på selve arbeidsmiljøet (Frey & Osborne, 2017).
2.5.2 Fordeler med RPA
RPA er en robust plattform som løfter kunstig intelligens og ekspertsystemer til neste nivå.
Konkurransefortrinnet til RPA fremfor den tradisjonelle automatiseringen er dens evne til å være klar over og tilpasse seg skiftende omstendigheter eller nye situasjoner (Evry, 2020;
Visma, 2020). RPA eliminerer menneskelig intervensjon og passer godt med enhver bransje som utfører definerte, tilbakevendte og regelbaserte prosesser (Evry, 2020). Fordelen med RPA er at den kan tilpasses alle brukere, og utrullingen av RPA i selskaper skjer i et høyt tempo. RPA tar for seg prosessautomatisering, mens den tradisjonelle automatiseringen omhandler automatisering av arbeidsoppgaver (Deloitte, 2020; Evry, 2020). RPA-teknologi som en digital strategi, hjelper selskaper å fokusere mer på kjernevirksomhet snarere enn på monotone oppgaver (Evry, 2020). Blant fordelene er forbedrede kundeopplevelser, reduksjon i prosessers utførelsestid og forbedret produktivitet i organisasjonen. Dette fører til bedre etterlevelse, stordriftsfordeler og repliserbarhet gjør at lederne kan fokusere på mer verdiskapende aktiviteter (Evry, 2020; Hawkins, 2018).
I revisjonsbransjen har RPA-prosjekter vist seg å være svært godt egnet. Vi har i avhandlingen valgt å bruke denne bransjen som eksempel for å illustrere RPA. RPA-teknologi er i ferd med å endre den tradisjonelle forretningsmodellen i revisjonsbransjen (Moffitt, Rozario, &
Vasarhelyi, 2018). RPA har blitt implementert i mange selskaper i revisjonsbransjen og teknologien brukes til for eksempel automatisk fakturabehandling og beregning av kundens kredittkonto (Moffitt et al., 2018). Den største fordelen med RPA i revisjonsbransjen er at teknologien gjør det mulig for revisor å redusere tidsbruken betydelig på arbeidsoppgaver som er repeterende. RPA roboter tar den effektive siden ut av mennesker og jobber kontinuerlig, i motsetning til mennesker som trenger pauser (Moffitt et al., 2018).
Ved å automatisere regelbaserte arbeidsoppgaver som gjøres manuelt i dag, antyder
forfatterne at RPA teknologien vil endre revisorens rolle i organisasjonen. I artikkelen "Robotic Process Automation – An expert technology assistant to a busy manager" fremgår det at ved å standardisere forretningsprosessen og automatisere 45 prosent av revisjonsprosessen, kan revisjonsselskapet spare inntil 54.000 timer årlig (Dasu, Pradesh, & Radhakumari, 2018). RPA roboter gir revisorer mer tid til verdiskapende arbeid (McClimans, 2016).
Selv om det skrives mye om RPA-prosjekter som lykkes, er det stor variasjon på tvers av organisasjoner og bransjer. Noen organisasjoner er fortsatt i utforskningsfasen, mens andre organisasjoner jobber aktivt med implementering og bruk av RPA-teknologi (Dasu et al., 2018). For å lykkes med RPA-teknologi argumenter forfatterne av artikkelen som er nevnt i avsnittet over, at det må legges til rette for god støtte til produksjon, lett tilgang til opplæring og et godt partnerskap (Dasu et al., 2018). Forfatterne underbygger synet ved å diskutere forskning utført av konsulentselskapet Everest Group. Forskningen undersøkte 72 selskaper og konkluderer med at sikkerhet, stordriftsfordeler og god programvare er de viktigste kjennetegnene for vellykkede RPA prosjekter (Dasu et al., 2018).
Hvilke arbeidsoppgaver RPA passer godt til øker gradvis og det er nyttig for ledere å se hvilke oppgaver teknologien kan brukes til (Lacity et al., 2015). Oppgaver med veldefinerte regler egner seg godt for automatisering, fordi RPA roboter har behov for presise instruksjoner for å kunne utføre oppgaver (Lacity et al., 2015). Oppgaver med stort volum har et større potensial for automatisering, enn oppgaver som er tvetydige, usikre eller har uklare regler. For
eksempel oppgaver knyttet til lønn og kundefordringer er oppgaver som er svært tidkrevende for mennesker å gjennomføre, og det vil gi stor effekt å erstatte disse oppgavene med RPA
organisasjon skal implementere RPA teknologi for første gang er det viktig å se etter oppgaver som er enkle å gjennomføre. Oppgaver med stor grad av kompleksitet bør unngås (Lacity et al., 2015).