Analisar o processo de implementação do sistema SAP R/3, na COELCE, de forma isolada, não é possível, pois o mesmo faz parte de um projeto maior, denominado SIE 2000, um projeto do Grupo ENDESA, com o objetivo de implantar um sistema de informação único, para todas as empresas do Grupo.
O desenvolvimento foi feito sobre a plataforma do sistema SAP R/3, que, segundo o próprio grupo ENDESA (s.d., p. 5), é o software, desta natureza, com liderança em todo o mundo. O projeto consistia em fazer a adaptação do sistema para a cobertura das necessidades de informação do Grupo ENDESA.
O projeto foi centrado na implantação de áreas econômico-financeiras e de suprimentos. Dentro da primeira, encontram-se os módulos de contabilidade, consolidação, terceiros e tesouraria, ativos fixos e controle de gestão; já a área de suprimento, engloba os módulos de compra e logística de materiais.
O Grupo ENDESA (s.d, p. 6) listou como objetivos pretendidos com a implantação do sistema, os seguintes:
• Cobrir as necessidades da área econômico-financeira e de suprimentos, em todas as empresas do grupo, seguindo o critério de homogeneização dos processos, o qual possibilita um modelo único de gestão;
• Obter um sistema único e comum. Isto quer dizer integrar toda a informação das empresas do grupo em uma única base de dados e com uma configuração do software comum. Haverá porém pequena perda de funcionalidade, em relação aos sistemas existentes em benefício da homogeneidade e integração do conjunto;
• Utilizar uma linguagem comum, que se supõe irá incrementar notavelmente a confiabilidade dos dados e agilizar a tomada de decisões. Isto quer dizer, administrar eficientemente os recursos; • O sistema deve estar operativo antes do ano 2000, evitando, desta
forma, modificar os sistemas vigentes, em consequência da mudança do milênio (ano de 2 para 4 dígitos) e a moeda única (conversão ao Euro).
• Obter as economias derivadas da utilização da experiência
(desenvolvimentos, configurações e conhecimentos) acumuladas nas implantações do SAP R/3 em empresas do Grupo: FECSA (sistema transacional básico), SEVILLANA (Controle e Segregação) e ENHER (Tesouraria e Consolidação).
Foram apontadas duas razões estratégicas para implementação do novo sistema. A primeira, com referência à possibilidade de se obter algumas vantagens estratégicas, derivadas de um novo sistema único e integrado, que atue como a coluna vertebral do grupo. E, a segunda, que a implantação do sistema permita uma considerável redução de custos na implantação e explorações do sistema.
No detalhamento destas razões estratégicas, a ENDESA (s.d., p.8), cita os benefícios de escala, pelo fato de todo o grupo trabalhar com um único sistema e, as sinergias dentro da própria organização, como por exemplo o aproveitamento de
experts existentes internamente.
Antes do projeto SIE 2000, cada empresa possuía seu próprio sistema, funcionando, assim, de forma isolada. A ENDESA (s.d., p. 8) destaca que, com a implantação do novo sistema, passou-se a unificar as estruturas de informação e a homogeneizar e agilizar processos de negócios do grupo, de forma que suas empresas operassem de forma igual. A ENDESA ainda apontou a pontecialização de uma cultura comum e a flexibilização e atribuição de atividades, eliminando barreiras de sistemas e comunicações na centralização-descentralização de tarefas.
Com relação à redução de custos, o grupo ENDESA (s.d., p. 9) chama a atenção para a redução dos custos de manutenção ao se trabalhar com um único
sistema, afirmando que este custo é sensivelmente menor do que se cada empresa optasse por fazer uma implantação independente, inclusive ressaltando o custo para atualizar os sistemas de todas as empresas na conversão para o Euro, e por ocasião da virada do ano 2000. Uma terceira redução veio do aproveitamento dos sistemas já implantados e testados, em outras empresas do grupo.
Entre os módulos apresentados na figura 4.1, o foco do projeto está, como dito anteriormente, na implantação dos módulos ligados à área econômico- financeira (FI, CO e TR) e de suprimento (SD e MM).
FIGURA 4.1 - Configuração do SAP R\3 adaptado ao projeto SIE 2000.
Fonte: ENDESA, s.d., p. 14.
A partir dos módulos SAP, no projeto SIE, foram estruturadas as funcionalidades e equipes de trabalho, de acordo com o enfoque organizativo e as necessidades de uma empresa elétrica. Segundo a ENDESA (s.d., p. 14 e 15), esta estrutura assumiu o seguinte formato:
• Contabilidade e consolidação: são submódulos do módulo FI (Finanças);
• Controle de gestão e segregação: inclui as funcionalidades básicas do módulo de controle (CO) e alguns projetos (PS). Ademais, neste módulo se inclui um programa desenvolvido pelo grupo ENDESA para recolher o processo de segregação de resultados e balanços;
• Suprimento: recolhe funções do módulo de gestão de compras (materiais, equipamentos, serviços, depósitos e etc...) (MM), e algumas vendas e distribuição para a gestão de reservas de contratos;
• Tesouraria e terceiros: tem funcionalidades dos submódulos de contas por pagar e a receber de FI, a adaptação do módulo de tesouraria da ENHER e algumas funções de faturamento especial de SD;
• Ativos Fixos: submódulo de gestão de ativos de FI (Finanças). R/3 Cliente/Servidor ABAP/4 SD MM PP FI CO TR QM PM HR PS WF IS
O grupo ENDESA (s.d., p. 49) ressalta que, com a implantação do SAP R/3, o grupo deu um salto tecnológico, pois, com o SAP, passaria a trabalhar com o
software líder no mercado dos sistemas cliente/servidor, o que representaria uma
melhora sensível na forma de se trabalhar.
Como o modelo a ser implementado se baseava naqueles desenvolvidos em outras empresas do grupo, uma das dificuldades apresentadas no projeto seria a localização, ou seja, a adaptação do sistema às normas legais e regulatórias de cada país.
Com o avanço do projeto SIE 2000, foi lançado o projeto SIE 2000A, referente à implantação do sistema nas empresas do grupo, na América do Sul. Foi desenvolvido, então, um modelo único de negócios para o continente, considerando as mesmas funcionalidades, no âmbito econômico, financeiro e de logística.
Para que o projeto se desenvolvesse conforme o projetado, foram definidos três níveis de responsabilidade (SYNAPSIS, s.d, p.5):
• Usuários responsáveis corporativos: são usuários do SIE 2000 encarregados de dar uma visão de modelo corporativo ao grupo ENDESA; na Espanha. São coordenados pelo Diretor Corporativo do SIE 2000;
• Usuários responsáveis regionais: são usuários do SIE 2000A, que garantem a visão do modelo único, em nível de América do Sul. São coordenados pelo Diretor Regional do SIE 2000A;
• Usuários responsáveis de módulos: são usuários que garantem a
visão de modelo no cumprimento dos temas de localização de cada país, pelo seguimento ao cumprimento de temas de suporte e manutenção do sistema. Estão coordenados pelo Diretor do país do SIE 2000A.
Através da figura 4.2, pode-se perceber que, aliada à estrutura de responsabilidade, foi montada uma estrutura de apoio aos usuários, sendo que cada país deve possuir seu próprio centro de suporte, todos sendo amparados pelo centro de suporte do Chile.
Sendo assim, os níveis de responsabilidade podem ser representados da seguinte forma:
FIGURA 4.2 – Níveis de responsabilidade. Fonte: Synapsis, s.d, p.6.
O suporte ficou a cargo da Synapsis Soluções e Serviços IT, sendo que, nos países, ficou estabelecido em quatro níveis (Synapsis, s.d., p.7): o primeiro, denominado de suporte dos usuários formadores, por se tratar de uma sistemática de apoio entre os próprio usuários; o segundo suporte, denominado de suporte de primeiro nível, fornecido pelos consultores do país de origem; em seguida vem o suporte em segundo nível, fornecido pelos consultores do Chile, sendo que somente os consultores do suporte de primeiro nível devem manter contato com os consultores do Chile. Como último nível de suporte está a manutenção funcional.
Por fim, segundo o grupo ENDESA (s.d., p. 60), os principais fatores de êxito do projeto SIE são os seguintes:
• trata-se de um projeto de grupo e, portanto, deve-se pensar no benefício geral sobre as necessidades e particularidades individuais; • por ser um sistema integrado, vai requerer trabalho em grupo, de forma
muito intensa, já que as ações de uma determinada área repercutem automaticamente nas demais;
• deve-se comunicar as necessidades de mudança e evitar inquietudes e rumores que gerem rejeição;
• o SIE 2000 impulsiona uma forma comum de trabalhar, portanto, representa um esforço ao fazer as coisas de maneira diferente, inclusive originando mudança na linguagem;
• respaldo dos comandos, em todos os níveis, facilitando a coordenação e as relações entre usuários e a equipe, durante a implementação;
Responsáveis Corporativos SIE 2000 Responsáveis Corporativos SIE 2000 Diretor Corporativo SIE 2000
Diretor Regional SIE 2000A
Diretor País SIE 2000A
Responsáveis módulos SIE 2000A
Suporte Santiago Suporte País Centro Suporte SIE 2000A
• a disponibilidade de meios humanos e materiais, a assistência e a qualidade da formação, são chaves para que os usuários retirem o máximo partido do novo sistema;
• compromisso de todos os implicados é apoiar o projeto ao máximo, a partir de sua posição;
• supõe-se uma mudança de cultura, instaurando nova filosofia e uma nova forma de trabalhar;
• dado que o SIE supõe um esforço adicional, no dia-a-dia, resulta crítico
que se facilitem os recursos necessários para levar adiante o projeto.