Entre os pontos dificultadores de implantação do projeto nos órgãos, foi apontado também a receptividade por parte, principalmente, das pessoas de alta gerência. A falta de esclarecimentos sobre a importância, objetivos e amplitude da gestão de documentos é enfatizada na fala dos entrevistados. O trabalho de sensibilização dos órgãos foi prejudicado pelo prazo curto e pelo desconhecimento, por parte dos gestores, em relação aos procedimentos da gestão de documentos.
Então eu tive que fazer isso com cada um, com cada superintendente, aí eles foram entendendo o que se tratava porque não sabiam nem o que era plano e tabela e para que que servia, para você ter uma ideia. Então eu tinha que explicar não era só o projeto, não era o que o projeto exigia que a gente fizesse para chegar nos objetivo, nos produtos que a gente queria que era o plano e a tabela. Eu tinha que explicar o que a gestão de documentos é, [...], o que é uma instituição arquivística. Para depois passar para projeto explicar para eles entenderem que o plano e tabela é um instrumento utilizado não é só em Minas Gerais, não, é no Brasil inteiro, que
o Arquivo Nacional tem o dele, que cada Estado tem o seu, que são os instrumentos que te dá a condição de aplicar qualquer tipo de gestão documental [...].
Porque é muito bonito falar em APM, mas acontece que [...] o pessoal acha que [...] é lugar de guardar papel velho. E não tem nem noção o do que é um acervo do arquivo, não tem noção, do tipo de documentação [...].
Daqui a duzentos anos essa documentação que estamos produzindo vai ter um valor histórico extremo para quem tiver daqui a 200, 300 anos lá na frente. As antigas civilizações muita coisa se perdeu porque as pessoas achavam que isso aqui não precisava mais [...]. Só a minha história que interessa [...] Então isso tudo vem acontecendo por que não tem interesse em explicar o que é o arquivo a importância dele [...].
Eu como presidente da comissão era independente [...], eu tinha que convencer eu dependo dele para mim passar as informações.. O problema é a falta de conhecimento do que é uma instituição arquivística, entendeu, é a capacidade que as pessoas não tem de enxergarem ou de conhecimento mesmo, de informação de saber como funciona, para que serve , porque que existe, entendeu , qual que é o objetivo o que está envolvido nisso tudo, não sabe, esse é o problema.
O diálogo foi o seguinte, o primeiro contato eu fazia assim: o primeiro contato você sabe que tem que ir ao superintendente. Tive que conversar com o superintendente primeiro, mostrar o projeto, mostrar que a SEPLAG estava envolvida para dar mais peso, mais acessibilidade das informações. Nem sempre conseguimos na comissão um representante de cada lugar.
Houve resistência ao projeto, como evidenciado na fala de alguns entrevistados. A abertura dos arquivos dos órgãos representou sair do lugar comum, do qual muitos estavam acostumados, e abrir as portas para um novo conceito de arquivo, de organização dos documentos. Evidencia-se, também, um trabalho paralelo de organização de documento durante a execução do projeto.
[...] no início houve muita resistência da superintendente, quando foi instalado o programa, houve uma resistência muita grande, então ela preferiu contratar pessoas para fazer uma seleção desses documentos antes de organizar, muita coisa se perdeu. Hoje se mantém a sistemática, mudou a superintendente, a própria assessora também é outra hoje, então consegue manter os arquivos localizando as informações. Por que o grande drama lá é que a gente não conseguia localizar nada.
Olha como eu te falei no inicio dessa, [...] da implantação do plano eu não estava aqui nesse prédio, mas, o que eu soube é que houve uma resistência muito grande em abrir esses arquivos, em reorganizar, era o medo de não localizar as informações, daí talvez a resistência.. Mas acabou sendo vencida pela obrigatoriedade mesmo, tem que fazer, vai ter que implementar ,vai ter que fazer, aí caminhou.
Acho que o recebimento foi de resistência mesmo. Sentimento foi de resistência, sabe. As pessoas tendem a resistir mesmo a todas as novidades, né, mas, é talvez até por isso mesmo, não ter essa clareza de objetivos sabe, não está a coisa muito [...].
A sensibilização a respeito da importância do projeto é descrita como a primeira etapa a ser colocada em prática no plano de trabalho do projeto em questão. A fala dos entrevistados aponta para algumas ações consideradas como sensibilização. Essa fala deixa claro, porém, que o prazo curto e a definição de metas prejudicaram a execução eficiente desta etapa.
Teve uma reunião que aconteceu só para os gestores, superintendentes, diretores e se apresentou o plano. O pessoal do arquivo veio até tinha um pessoal da MGS junto e apresentou um sistema, um software que eles iriam usar.
Acho que houve um pouco de falha de comunicação também sobre a importância desse projeto sabe, porque muita coisa só fui saber agora ou depois da implantação, por exemplo, que era uma meta do acordo de resultados, a gente não sabia disso ,eu pelo menos não sabia, eu achava que isso era uma coisa do arquivo público. E depois não, a gente foi saber que era um acordo de resultado, um indicador da cultura. Inclusive, quer dizer, além de ser um indicador com comprometimento no abono de produtividade. Mas isso não chegou a ser trabalhado, nem falado, divulgado né, da forma como deveria. As informações foram chegando picado.
Eu acho que é de cima pra baixo mesmo, não houve. Acho que faltou essa conscientização, abraçar mesmo essa causa, ter uma clareza maior de objetivos, ter uma linha mais clara, assim sabe, linha de ação mesmo. Eu acho que faltou isso.
[...] Eu até entendo esse modo de pensar, por que para as pessoas pensarem diferentes elas tem que ser sensibilizadas e a gente não tinha como fazer essa sensibilização em tão pouco tempo e ao mesmo tempo executar um trabalho que teve definido prazo. Teve peça promocional para ser distribuída, mas isso é uma conscientização que não é assim num passe de mágica.
Eu tinha que chegar ao superintendente, explicar essa importância e alguns nem sabiam que estava no acordo de resultado. Tinha que explicar o que era o projeto, explicar o que era o arquivo para ele entender o porque do projeto e ver no que ele ia me ajudar e ver se tinha uma pessoa ali que podia me ajudar. [...] eu não vi sensibilização para os titulares das pastas para dar o suporte que iam precisar [...].
Existiu, por exemplo, quando nós íamos por que nós fomos, na medida do possível, nos órgãos fazer sensibilização e aí era eu e minha equipe, minhas consultoras. Então nós não tínhamos o apoio e não iam às palestras nossas[...] a alta chefia. E essa era uma dificuldade, a gente não chegar a eles. A gente achava que precisava ter todos os superintendentes, chefes de gabinetes, os assessores pra eles conhecessem a importância do trabalho. E era isso que a gente queria. Poucos órgãos que a gente tinha a presença dessas pessoas [...]. No início desse trabalho a gente teve uma apresentação do projeto [...] seria para as comissões, alguns funcionários, mas as vezes não tinha o alto poder, a cúpula mesmo. Então essa foi uma dificuldade.