Mellomleder

Perguntados sobre a continuidade das ações, os entrevistados ressaltam a utilização dos instrumentos pelos órgãos da administração pública do Estado. A implementação dos instrumentos parece carecer, porém, de um novo projeto e da reativação das comissões. Ressalta-se que, independente do próximo passo, será sempre através das CPADs que as ações relacionadas com a gestão de documentos deverão ocorrer. A ativação das comissões, dado à mudança de membros, exigirá novos treinamentos. Concluídos os instrumentos, a fala dos entrevistados evidencia uma preocupação com a aplicação dos mesmos pelos órgãos.

A publicação do decreto. E aí depois, [...] publicando a gente vai fazer assim a implementação desses dois instrumentos nos órgãos e isso aí a gente vai precisar talvez também de outro projeto e talvez do acordo de resultados também.

Tem que ter uma comissão. Aí o primeiro passo nosso agora, nesses órgãos que a gente trabalhou, é a reativação porque eles já tiveram uma comissão então agora é reativar.

E aí vai ter que ter a comissão e ter novos treinamentos .E nós falamos que a comissão para nós é a multiplicadora de conhecimento nos órgãos. Por que nós não temos condições de dar treinamento pra todos os funcionários de determinada secretaria, não temos condições [...]. Então nós começamos a fazer só com as comissões.

E aí de ter a comissão e ter novos treinamentos. [...]. Então o primeiro passo agora vai ser a reativação dessas comissões e também criar comissões nos outros órgãos [...].

A expectativa do APM, com a aplicação dos instrumentos nos órgãos, aponta para o aumento do recolhimento. Destaca-se, na fala do entrevistado, que, embora esse seja o objetivo, sua concretização esbarra no problema de espaço físico desse órgão para receber a documentação recolhida.

Pois é, pelo recolhimento, você imagina o que a gente espera que essa documentação agora seja avaliada, que realmente o que for de guarda permanente venha para o arquivo e é isso aí, é a gente salvando a memória administrativa do Estado. Então, para nós é um orgulho muito grande de fazer esse trabalho e de ter esse pensamento por que com isso aí, a gente vai trazer mais pessoas para nosso lado. Para fazer a gestão de documentos.

Então, a partir desses instrumentos nós devemos recolher muita coisa, o APM vai recolher muita coisa e ai o que a gente preocupa com o espaço físico nosso, [...]. Se a gente vai conseguir isso aí. E por isso o nosso

trabalho de conseguir outro espaço físico para o APM para gente recolher mais.

[...] a gente não tem muita ideia ainda, essa noção do que vem agora a partir do plano e da tabela [...] Eu fico um pouco preocupada com o espaço que a gente tem.

Sobre o objetivo do projeto, que impulsionou a SEPLAG a propor a elaboração dos instrumentos, apontou-se a não concretização do mesmo e sua substituição pelo SIGED. Este último também utilizará o plano e a tabela - produtos do projeto em questão.

Seria só que o Aurus não foi para frente por que parece que ele se tornou muito oneroso. [...]. Então a PRODEMGE foi desenvolvendo outro junto com a SEPLAG e hoje é o SIGED[...] que é esse sistema que gere os documentos do Estado. Então todo o tramite da cidade administrativa é feita com o SIGED, hoje. Então eles tão aguardando por que já vai ter a previsão da temporalidade daquele documento. Então esse trabalho nosso com o pessoal lá do SIGED.

A fala dos entrevistados demonstra que, apesar de os produtos do projeto estarem prontos, existe uma preocupação com a continuidade de todo o trabalho, com a operacionalização da gestão documental. O fato da documentação das secretarias estar armazenada em depósitos, fora da cidade administrativa, sob os cuidados da MGS, é apontado como fator dificultador do processo.

E agora e as comissões dos órgãos? Como que vai lidar com isso? Vão ter que ir lá no depósito da MGS fazer gestão de documentos, vão contratar alguém pra fazer , isso aí não me cabe responder, entendeu?! Não me cabe responder para você como eles vão aplicar esses dois instrumentos daqui para frente. É através das comissões? Sempre vai ser, por que a legislação determina que tem ser por comissão instituída por cada órgão. Mas como isso vai se operacionalizar eu não tenho como te responder, sinceramente.

Como que isso vai ser gerido?! Tem o SIGED que é o protocolo se pensou em colocar alguma coisa de gestão de documentos, de classificação de documentos nesse sistema por que o Aurus ninguém fala mais. Não sei, sinceramente não sei como isso vai se operacionalizar daqui pra frente.

Os gestores entrevistados consideram não ter condições de aplicar os instrumentos por falta de recursos humanos capacitados para fazerem os trabalhos; demonstraram, também, certa confusão em relação ao que seria documento de arquivo, considerando, como tal, apenas os documentos da área meio.

Eu acho que nós não teríamos não. Hoje, agora, como eu te falei também, poderia ser criada uma comissão para avaliar o geral da secretaria por que na verdade os nossos arquivos aqui são cópias então o arquivo original é o do setor de compras é o da, do planejamento e finanças da secretaria. Que envolve o RH [...] Eu acho que alguém vai ter que fazer um treinamento para isso, de novo, sabe. Vai ter que investir de novo. Por que todas as [...]. Até julho todas as pessoas envolvidas vão estar fora da (instituição). Não é. A rotatividade do serviço público compromete a alimentação do trabalho. Não isso morreu. Aqui na (instituição) eu acho que morreu onde estava. [...] Arquivista zero. E junto disso o curso de biblioteconomia não prepara a gente para arquivo, sinceramente. Eu acho ótimo existir um curso de arquivologia por que é muito mais complexo.