As questões relativas à gestão de caixa foram criadas para se perceber como a organização administra as disponibilidades. Como lida com a possibilidade de escassez de recursos ou excedente, se usa, e como as utilizam, ferramentas para acompanhamento das entradas e saídas desses recursos (como o fluxo de caixa), se conhece os modelos de administração de caixa, bem como se os utiliza com a finalidade de detectar o saldo mínimo a manter em caixa. Com este conhecimento do saldo mínimo adequado às necessidades, a empresa tem a oportunidade de aperfeiçoar os recursos e, assim, proporcionar maior rentabilidade a estes ativos por meio da redução do custo financeiro ou com ganho nas aplicações financeiras.
Conforme as respostas da entrevista, a área responsável dentro da empresa pelo planejamento e controle de caixa é o setor financeiro, no qual há 2 funcionários que cuidam deste tema. O principal gestor dessa área é o gerente financeiro da organização. Quando surge um problema que este, por ventura, não consiga solucionar, ele se reporta ao diretor comercial e ao dono.
O respondente afirmou, em uma primeira pergunta, que não realiza a elaboração do orçamento de caixa para o planejamento desse caixa. Porém, em uma pergunta posterior, ele diz que a empresa possui fluxo de caixa projetado. O objetivo dessas perguntas era verificar se o entrevistado sabia que o orçamento de caixa é o próprio fluxo de caixa projetado. Esse orçamento pode ainda ser chamado de projeção de caixa.
Assim, sabendo-se que a empresa tem fluxo de caixa projetado, constatou-se que o prazo dessa previsão é de até 1 mês, sendo este considerado bastante confiável. Às vezes, ela realiza um esboço de 3 meses, mas não confia muito. De acordo com Santos (2009), as projeções de caixa servem para informar a capacidade que a organização possui para liquidar seus compromissos financeiros a curto e longo prazo.
O fluxo de caixa é atualizado diariamente. A utilização desse fluxo de caixa só ocorreu a partir da nova razão social. Para o seu gestor financeiro, as principais vantagens do seu uso são um maior entendimento do que já foi passado, um controle atual mais eficiente e um melhor planejamento financeiro futuro. Isso se equipara ao que é afirmado por Matias (2007). Relembrando, este diz que o fluxo de caixa é o conjunto de procedimentos que permite, de forma antecipada, avaliar as decisões referentes à gestão de recursos financeiros.
Os planejamentos de curto e longo prazo da organização são conhecidos e acompanhados apenas pelos seus diretores e administradores. Ela também possui planejamento das receitas, custos e despesas.
Para basear o seu fluxo de caixa, a organização utiliza relatórios de compra e venda, de pagamentos de serviços (aluguel, água, luz, etc.), de pagamentos de funcionários, entre outros.
Para o entrevistado, o fluxo de caixa pode ser definido como muito importante, considerando-o dentro do processo decisório da sua empresa, pois é nele em que baseiam o quanto vão ter de disponibilidades para investir ou pagar dívidas.
O controle de caixa da organização é realizado tanto por meio de planilhas eletrônicas do Microsoft Excel, que organizam o fluxo de caixa, como através de software (SysPDV-F). Esse controle mais sofisticado também só passou a ser utilizado após a mudança para a nova razão social. Esse software não foi desenvolvido pela própria empresa, mas sim adquirido do mercado. A organização possui controle diário de recebimentos e pagamentos, organizando esses pagamentos e acompanhando esses recebimentos através de relatórios do software e planilhas do Excel.
Para atender às necessidades de disponibilidades (dinheiro em caixa), ou seja, quando há escassez no caixa, são utilizados, quase sempre, os recursos de outras empresas do grupo a que pertence, sendo estes recursos provenientes de uma lotérica e de aluguéis de casas e outros imóveis. Raramente são usados recursos dos sócios ou recursos bancários. Para suprir suas necessidades pessoais e familiares, os proprietários retiram recursos da organização.
Quando há excedente de recursos no caixa, a organização analisa a possibilidade de investi-los, mas nunca faz aplicações no mercado financeiro. Ela detecta se e quando existirá escassez de caixa através de um planejamento geral realizado (dia a dia, semana a
semana, não ultrapassando um mês) por parte dos gestores e do dono. Nesse planejamento, é colocado o que vai entrar (recebimentos) e o que certamente vai sair (pagamentos). Com isso, vão verificando se o saldo é positivo ou negativo.
Os recursos que ficam disponíveis no caixa ou em bancos muitas vezes não apresentam valores parecidos e também não são suficientes para atender as eventualidades. Para administrar o seu saldo de caixa, a empresa também utiliza o fluxo de caixa. Segundo o seu gestor financeiro, os motivos que a levam a manter o saldo de caixa são prováveis investimentos futuros. O saldo que fica em caixa e em bancos (disponibilidades), ultimamente, não está vindo de recursos próprios da empresa. Ele também é proveniente dos recursos da outras empresas vinculadas a ela.
A empresa não possui conhecimentos sobre os modelos financeiros, como o modelo de Miller e Orr, o de Baumol, entre outros, que são fundamentais para a determinação do saldo ideal ou mínimo que deve ser deixado em caixa (disponibilidades) ou em bancos para atender às eventualidades, bem como para identificar o excedente de caixa. Conforme Assaf Neto (2008, p. 550), “não há pretensão de se apresentar, mediante os modelos, resposta única e exata dos problemas de caixa, mas explicações que sejam importantes na identificação e avaliação das principais variáveis que compõem o processo decisório”.
Quando a empresa realiza o seu planejamento, ela trabalha com a possibilidade de sempre deixar 1000 reais, que seria o valor mínimo que o financeiro deixa de recursos disponíveis (caixa e bancos). Assaf Neto (2008) afirma que o objetivo geral da manutenção de um saldo mínimo de caixa é o de possibilitar que a empresa possa corretamente saldar seus compromissos programados e manter, ainda, uma reserva de segurança de forma a cobrir suas necessidades de pagamentos imprevistos (não programados).
Se, por uma eventualidade, a quantia de dinheiro em caixa termine, a organização não vende títulos negociáveis para cobrir esses valores integralmente. Além disso, ela não estabelece limites para transferir valores de caixa para esses títulos e nem destes para o caixa, pois é mais vantajoso pegar dinheiro das outras empresas do grupo.
A organização não avalia o desempenho na sua gestão de caixa. Com relação à qualidade na administração de caixa, o gerente financeiro acredita que a sua empresa se encontre acima de concorrentes de menor porte e, no mínimo, no mesmo nível de outros concorrentes de mesmo porte, principalmente aqueles localizados nas proximidades do
mercado São Sebastião. Já com relação às empresas de maior porte, o gestor avalia que está abaixo, especialmente relacionada às grandes empresas do ramo.
Antes de tomar alguma decisão financeira, o administrador não consulta nenhum controle particular. Sempre toma decisões baseadas no fluxo de caixa.