A fim de detalhar quais as atividades da gestão de documentos que foram orientadas pelo órgão, foi dada uma lista com algumas opções e a opção “outros”, para que o respondente pudesse complementar com alguma informação não contida na lista. Foram dadas as seguintes opções:
Utilizar o tipo de documento adequado para o objetivo que se propõe. Utilizar padrões de formatação de documentos uniformes.
Assinar e datar o documento.
Registrar adequadamente o documento em sistema eletrônico, preenchendo os campos de identificação do mesmo (ex.: data de produção, assuntos, interessados etc)
Identificar o órgão de origem, no caso de documentos recebidos.
Classificar documentos produzidos e recebidos conforme os planos de classificação de documentos de arquivo das atividades-meio e fim.
Evitar a produção ou a manutenção de informações ou de documentos desnecessários. Respeitar a ordem natural de produção dos documentos, ou seja, do mais antigo para o mais
recente.
Utilizar a tabela de temporalidade como referência para a eliminação de documentos. Manter o vínculo entre os documentos que compõem um processo.
Ler manuais ou instrutivos sobre Gestão de Documentos.
Ler manuais ou instrutivos sobre o Sistema Eletrônico de Documentos. Outro: ___________________________
Por considerar de extrema relevância para um processo eficaz de gestão de documentos em um órgão, este item, especificamente, foi bastante explorado na pesquisa. Os dados relacionados a esta questão serão apresentados sob três aspectos: ao quantitativo de orientações recebidas pelo servidor; principais atividades da gestão de documentos orientadas e, posteriormente, um comparativo das as cinco mais orientadas no órgão auditor e no órgão auditado.
Quantitativo de orientações recebidas pelo servidor
No órgão auditado, quanto às atividades da gestão de documentos, a maioria relatou ter recebido orientações sobre cinco ou mais atividades descritas no questionário, que serão detalhadas adiante.
Gráfico 23 – Quantitativo de atividades da gestão de documentos que foram orientadas pelo órgão auditado, por servidor
Fonte: elaboração própria
O mesmo resultado foi encontrado no órgão auditor, em que, dentre os respondentes que afirmaram que receberam orientação sobre alguma função da gestão de documentos, a maioria (65%) relatou ter recebido orientações sobre cinco ou mais atividades descritas no questionário.
Gráfico 24 – Quantitativo de atividades da gestão de documentos que foram orientadas pelo órgão auditor, por servidor
Fonte: elaboração própria
Observa-se que há similaridade na linha de tendência (linha pontilhada) entre os gráficos dos órgãos auditor e auditado sobre o quantitativo de atividades da gestão de
1 ATIVIDADE 2 ATIVIDADES 3 ATIVIDADES 4 ATIVIDADES 5 OU MAIS ATIVIDADES
1 ATIVIDADE 2 ATIVIDADES 3 ATIVIDADES 4 ATIVIDADES 5 ou mais ATIVIDADES
documentos que foram orientadas, sendo a maior prevalência os que receberam orientações sobre cinco ou mais atividades.
Principais atividades da gestão de documentos orientadas
Foram mapeadas as principais atividades que foram orientadas em cada órgão. Este mapeamento possibilitou a verificação sobre quais funções da gestão de documento foram mais orientadas, quais sejam: produção, envio, recebimento, avaliação, classificação, eliminação e/ou arquivamento de documentos.
Desta forma, para esta análise, foram consideradas somente as atividades mais indicadas pelos respondentes, conforme a legenda a seguir.
Legenda:
Orientação 1 Evitar a produção ou a manutenção de informações ou de documentos desnecessários.
Orientação 2 Utilizar o tipo de documento adequado para o objetivo que se propõe. Orientação 3 Utilizar padrões de formatação de documentos uniformes.
Orientação 4 Assinar e datar o documento. Orientação 5
Registrar adequadamente o documento em sistema eletrônico, preenchendo os campos de identificação do mesmo (ex.: data de produção, assuntos, interessados etc.).
Orientação 6 Identificar o órgão de origem, no caso de documentos recebidos. Orientação 7 Classificar documentos produzidos e recebidos conforme os planos de
classificação de documentos de arquivo das atividades-meio e fim. Orientação 8 Manter o vínculo entre os documentos que compõem um processo. Orientação 9 Respeitar a ordem natural de produção dos documentos, ou seja, do mais
antigo para o mais recente.
Orientação 10 Utilizar a tabela de temporalidade como referência para a eliminação de documentos.
Gráfico 25 – Principais atividades da gestão de documentos orientadas aos servidores do órgão auditado
Fonte: elaboração própria
Gráfico 26 – Principais atividades da gestão de documentos orientadas aos servidores do órgão auditor
Fonte: elaboração própria
Ao comparar-se os dois gráficos, nota-se a semelhança decrescente da linha de tendência, apesar de algumas diferenças consideráveis entre os órgãos auditado e auditor em relação a algumas orientações.
47% 53% 65% 65% 71% 47% 47% 53% 41% 18% 49% 71% 69% 80% 82% 55% 29% 63% 43% 6%
Gráfico 27 – Comparativo entre as principais atividades da gestão de documentos orientadas aos servidores dos órgãos auditor e auditado
Fonte: elaboração própria
Observou-se maior diferença entre os órgãos quanto às orientações 2, 4, 7 e 10, que corresponde a:
Quadro 10 - Assimetria informacional quanto às orientações sobre as atividades de gestão de documentos
Orientação 2 Utilizar o tipo de documento adequado para o objetivo que se propõe.
Maior prevalência no órgão auditor
Orientação 4 Assinar e datar o documento.
Maior prevalência no órgão auditor
Orientação 7
Classificar documentos produzidos e recebidos conforme os planos de classificação de documentos de arquivo das atividades-meio e fim.
Maior prevalência no órgão auditado
Orientação 10 Utilizar a tabela de temporalidade como referência para a eliminação de documentos.
Maior prevalência no órgão auditado
Fonte: elaboração própria
Comparativo das cinco mais orientadas no órgão auditor e no órgão auditado
Observou-se, nos dados obtidos por meio da pesquisa, que as principais atividades da gestão de documentos orientadas aos servidores nos dois órgãos – auditado e auditor - são típicas da função de produção de documentos:
Tabela 5 - Atividades da Gestão de Documentos mais orientadas aos servidores do órgão auditado
Orientação 5 71%
Registrar adequadamente o documento em sistema eletrônico, preenchendo os campos de identificação do mesmo (ex.: data de produção, assuntos, interessados etc.)
Orientação 3 65% Utilizar padrões de formatação de documentos uniformes Orientação 4 65% Assinar e datar o documento.
Orientação 2 53% Utilizar o tipo de documento adequado para o objetivo que se propõe.
Orientação 8 53% Manter o vínculo entre os documentos que compõem um processo.
Fonte: elaboração própria
Tabela 6 - Atividades da Gestão de Documentos mais orientadas aos servidores do órgão auditor
Orientação 5 82%
Registrar adequadamente o documento em sistema eletrônico, preenchendo os campos de identificação do mesmo (ex.: data de produção, assuntos, interessados etc.)
Orientação 4 80% Assinar e datar o documento.
Orientação 2 71% Utilizar o tipo de documento adequado para o objetivo que se propõe.
Orientação 3 69% Utilizar padrões de formatação de documentos uniformes.
Orientação 8 63% Manter o vínculo entre os documentos que compõem um processo.
Fonte: elaboração própria
Após a compilação dos dados, observou-se que houve semelhança entre as cinco atividades mais orientadas aos órgãos, alterando somente a ordem de maior prevalência entre elas. Este resultado sugere que as orientações quanto a gestão de documentos têm focado principalmente nas atividades de:
Quadro 11 - Atividades mais orientadas x requisitos e princípios arquivísticos Atividades mais orientadas nos dois órgãos Requisitos e princípios
arquivísticos correlacionados
1. escolha do tipo adequado do documento diplomática, legitimidade 2. registro no sistema eletrônico com o preenchimento
dos campos de identificação
recuperabilidade 3. utilização de documentos padrões diplomática
4. assinatura e datação autenticidade
5. manutenção do vínculo entre documentos do processo
organicidade Fonte: elaboração própria
Ausência de orientações mínimas
Contudo, observou-se que cerca de 37% dos servidores do órgão auditado e 14% do órgão auditor afirmaram não ter recebido nenhuma orientação ou não saber opinar sobre o assunto. Ao se analisar esta ausência de orientações mínimas, entre as áreas meio e fim de cada órgão, notou- se que nos dois órgãos a maioria dos servidores nestas condições são da área meio.
Gráfico 28 – Comparativo entre as áreas meio e fim quanto à ausência de orientações mínimas
Fonte: elaboração própria 0 20 40 60 80 100 120
Órgão auditado Órgão auditor
Campo “outros”
Observou-se que, no órgão auditado, as únicas opções que foram complementadas no campo “outros” foram: “utilização do SEI”, por dois respondentes; e “tirar dúvidas com os colegas mais antigos dos sistemas SAPIENS e SEI”, por um respondente, o que indica que as opções dadas pelo questionário foram bem colocadas, o que qualifica o trabalho realizado na sua elaboração e validação pelo teste piloto.
Estas complementações são importantes, pois apresentam duas situações, principalmente quanto ao treinamento e aprendizado do “como fazer”: (i) a resposta “utilização do SEI”, no campo aberto, infere que foi dada alguma orientação sobre o uso do sistema SEI no órgão auditado, mas este item foi relatado somente por 12% dos respondentes que afirmaram que receberam alguma orientação; (ii) a resposta “tirar dúvidas com os colegas mais antigos dos sistemas SAPIENS e SEI”, também dada no campo aberto, relatada por 6% dos respondentes que afirmaram que receberam alguma orientação, mostra a importância do conhecimento institucional, tácito, dos servidores que atuam na área jurídica78, no uso das tecnologias e no processo de trabalho.
É importante ressaltar que, por meio da entrevista com a autoridade da área de arquivos do órgão auditado, foi relatado que 100% dos servidores do órgão receberam treinamento do Sistema SEI, quando foi entregue uma apostila para consulta posterior sobre as funcionalidades do sistema. Foi relatado, também, que este treinamento não foi ministrado por arquivistas servidores do órgão, mas sim por servidores que não têm formação na área da Arquivologia e que laboram na área de Planejamento Institucional.
Uso de manuais e instrutivos
Quanto ao uso de manuais e outros materiais instrutivos, observou-se que, no órgão auditado, 71% dos respondentes afirmou ter recebido a orientação de leitura de
78 O Sistema AGU de Inteligência Jurídica - SAPIENS é um sistema de processo administrativo eletrônico e de
gestão arquivística de documentos (SIGAD), utilizado pela Advocacia-Geral da União (AGU). O sistema contempla atividades de produção de conteúdo jurídico e busca a integração com sistemas do Poder Judiciário e do Poder Executivo. (BRASIL, AGU, 2014)
manuais ou instrutivos sobre o Sistema Eletrônico de Documentos; já no órgão auditor, este percentual foi de 55%.