Bør det åpnes for ekstraordinære etterforskningsmetoder?

Quanto à percepção dos servidores quanto à organização e localização dos documentos, obteve-se o seguinte resultado:

Gráfico 12 – Percepção dos servidores do órgão auditado quanto à organização e localização dos documentos

Fonte: elaboração própria

Organizados e facilmente localizados 58% Organizados, mas não facilmente localizados 38% Desorganizados, mas facilmente localizados 4%

Observou-se, portanto, que mesmo com 100% dos respondentes utilizando o sistema eletrônico de informações (SEI), 38% ainda considera que os documentos não são facilmente localizados quando necessário, o que indica que a informatização, por si só, não garante a célere recuperação dos documentos por meio do sistema.

Um respondente apontou que os documentos de sua área estão em parte organizados e em parte desorganizados e ressaltou que esse resultado depende do “servidor que cuida da documentação” [sic]. Essa resposta, apesar de ter sido a única neste sentido, demonstra a importância da qualidade do trabalho do profissional responsável pela documentação, o que, na maioria das vezes, nos setores de trabalho, não é um arquivista.

Já no órgão auditor, houve maior variedade nas respostas quanto à organização e localização dos documentos.

Gráfico 13 – Percepção dos servidores do órgão auditor quanto à organização e localização dos documentos

Fonte: elaboração própria

Um respondente apontou que “a organização depende muito de quem coordena/realiza o trabalho”. Assim como no órgão auditado, esta resposta, apesar de também ter sido a única neste sentido do órgão auditor, ratifica a importância da qualidade do trabalho do profissional responsável pela documentação.

Organizados e são facilmente localizados

quando necessário. 46%

Organizados, mas não são facilmente localizados quando necessário. 35% Desorganizados, mas são facilmente localizados quando necessário. 4%

Desorganizados e não são facilmente localizados quando

necessário. 11%

Outros 4%

Uma outra observação feita por um respondente abordou a questão dos documentos antigos (físicos) e novos (digitais): “os antigos são muito desorganizados e difíceis de localizar; os mais recentes (digitais) são melhor organizados e facilmente localizados.”

Ao se comparar o resultado entre os dois órgãos para esta questão, observa-se certa semelhança na percepção dos servidores dos dois órgãos participantes da pesquisa, como pode se verificar abaixo:

Gráfico 14 – Percepção quanto a organização e localização dos documentos nos órgãos auditado e auditor

Fonte: elaboração própria

Observou-se que a maioria dos servidores, tanto o no órgão auditado como no órgão auditor, considera os documentos organizados e facilmente localizados (56% e 47%, respectivamente).

Contudo, mais de 30% dos servidores dos dois órgãos consideram que mesmo organizados, ainda não são facilmente localizados quando necessário. Este dado sugere que a informatização, para um terço dos servidores, não é suficiente para prover a organização dos documentos. 56% 37% 4% 0% 4% 47% 35% 4% 11% 4% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Organizados e são facilmente localizados quando necessário. Organizados, mas não são facilmente localizados quando necessário. Desorganizados, mas são facilmente localizados quando necessário. Desorganizados e não são facilmente localizados quando necessário. Outros

A minoria dos servidores considera que os documentos estão desorganizados. Destes, 4% dos respondentes de cada órgão considera que mesmo desorganizados, os documentos são facilmente localizados quando necessário; e somente os servidores do órgão auditor consideraram sua localização dificultada.

Contudo, quando se segmenta este resultado por área meio e finalística, a diferença entre a percepção dos respondentes aumenta:

Gráfico 15 – Percepção quanto a organização e localização dos documentos nos órgãos auditado e auditor – áreas meio e fim

Fonte: elaboração própria

Observou-se que os todos os respondentes da área meio do órgão auditado consideram os documentos organizados. Destes, a maioria tem a percepção de que são facilmente localizados quando necessário (59%).

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% Organizados e são facilmente localizados quando necessário Organizados, mas não são facilmente localizados quando

necessário

Desorganizados, mas são facilmente localizados quando

necessário

Desorganizados e não são facilmente localizados quando

necessário

Outros

Órgão auditado Área Meio Órgão auditado Área Finalística Órgão auditor Área Meio Órgão auditor Área Finalística

Esta unanimidade já não ocorreu entre os respondentes da área fim do órgão auditado. Apesar da maioria considerar os documentos organizados, uma pequena parcela os considera desorganizados.

Já no órgão auditor, apesar da maioria considerar os documentos organizados, mais de 20% os consideram desorganizados e não fáceis de serem localizados.

Ao comparar-se a natureza e a forma de tramitação mais utilizadas e a percepções quanto à organização e facilidade de localização do documento mais identificadas entre os respondentes, obteve-se o seguinte resultado:

Gráfico 16 – Natureza do documento e forma de tramitação x organização e localização dos documentos nos órgãos auditado e auditor

Fonte: elaboração própria

As informações deste gráfico sugerem que pode haver uma correlação entre a natureza e a forma de tramitação com a organização e recuperação dos documentos.

Ao traçar uma linha para identificar a frequência e cada item, observou-se uma semelhança entre o quantitativo de respostas entre as seguintes opções:

Quadro 9 - Organização e localização x natureza e forma de tramitação Organização e localização Natureza e forma de tramitação

Desorganizados e não são facilmente localizados quando necessário

Documentos digitais que tramitam por meio de correio eletrônico e por sistema eletrônico de documentos

Organizados, mas não são facilmente localizados quando necessário

Documentos físicos e digitais, sendo que estes tramitam por sistema eletrônico Organizados e são facilmente localizados

quando necessário

Documentos digitais que tramitam por meio de sistema eletrônico de documentos

Fonte: elaboração própria

Esta análise extrapola o escopo desta pesquisa e outros estudos devem ser realizados com este objetivo, mas o resultado do quadro acima sinaliza que pode haver correlação entre as variáveis identificadas.

Esta análise faz-se importante, pois a definição e a padronização de processos de trabalho no âmbito da gestão de documentos poderão influenciar não somente fluxo documental, bem como os processos de recuperação e reuso do documento e da informação produzida, recebida, tramitada e até mesmo arquivada.

É importante ressaltar que 100% da amostra deste estudo utiliza o sistema SEI. Mesmo não sendo propriamente um sistema de gestão de documentos, é o único que a administração pública tem utilizado para a produção, tramitação e organização de seus documentos e, inclusive, de terceiros, pois o sistema permite a inclusão de documentos externos.