Landsmøte
Region – Region – Region -‐ Administrativt mellomnivå
Lag – Lag – Lag – Lag – Lag – Lag – Sanitetsgruppe – Solidaritetsungdom
Ansatte inne/Ute
Me dlemmer – Medlemmer -‐ Medlemmer
Teknostr-‐
uktur Admin
Støttefunk-‐
sjoner Admin
Modellen over er et forsøk på å vise det som er den formelle autoritetsflyten i Norsk Folkehjelp, men dette er selvsagt en forenkling av et veldig komplekst system. Det som kommer til synes er at det er en rekke ulike nivåer også horisontalt på det lokale planet, noe man ikke fant i for eksempel De Unges Orkesterforbund, og disse er knyttet via sin
virksomhet direkte inn til de sentrale delene av organisasjonen. Selv om organisasjonen er demokratisk bygget opp er det likevel ikke alle disse nivåene som har den samme direkte demokratisk innflytelsen. Jeg har likevel tatt med en pil som peker fra de ansatte (her vist tilfeldig via teknostruktur administrasjon – dette kan også være ansatte fra andre nivåer) mot styret, da to av 16 styrerepresentanter skal hentes blant de ansatte. Men denne ulike graden av demokratisk innflytelse var som vi så blant noen av det som skilte denne organisasjonen fra det tradisjonelle profesjonsbyråkratiet.
Det totale bildet som tegnes av Norsk Folkehjelp er komplekst, og henter som nevnt designparametere som på ulike nivåer kan passe med flere av Mintzbergs idealtyper.
Det som både i Norsk Folkehjelps tilfelle og i De Unges Orkesterforbunds tilfelle først og fremst definerer disse organisasjonene, og som skiller dem fra alt det vi finner hos Mintzberg, er som jeg var inne på helt innledningsvis den demokratiske oppbyggingen som er tuftet på posisjonsmakt. Posisjonsmakt hos Mintzberg peker stort sett i den andre retningen, og selv om det som vi har sett finnes en grad av variasjon i forhold til hvordan dette påvirker organisasjonsformen i de to organisasjonene så er det likevel dette som stikker seg frem og skiller organisasjonsformene fra Mintzbergs idealtyper – og det er ikke urimelig å tenke seg at dette kan generaliseres til alle sivilsamfunnsorganisasjoner som demokratiske og
medlemsstyrte.
I neste kapittel skal jeg snevre inn fokuset noe, og se nærmere på de forholdene som preger ledelsen av de to organisasjonene.
Kapittel 6: Analyse Del 2 – Ledelsestriangelet.
Som vi har sett i de to foregående kapitlene er begge organisasjonene bygget opp på en måte som lar seg gjenspeile i ledelsestriangelet presentert i teorien. Vedtektene er helt tydelige i begge organisasjonene på at autoritet flyter i organisasjonen fra medlemmene via
landsmøtene, inn til et styre som velges av landsmøtet, og videre inn i en administrasjon som svarer til styret og som i begge organisasjoner er helt eller delvis ansatt av styret. Denne flyten av autoritet kan som vi har sett tidligere fremstilles grafisk på følgende måte, hvor pilene beskriver retningen:
I dette kapittelet skal jeg se nærmere på hvordan forholdet mellom disse tre nivåene fortoner seg i de to organisasjonene. Jeg vil gi en beskrivelse av de formelle sidene ved forholdet mellom de tre nivåene, hovedsakelig tuftet på vedtekter og strategidokumenter, og jeg vil si noe hvordan informantene opplever dette forholdet. Jeg vil med utgangspunkt i referater og informasjon fra informantene se nærmere på hvilke beslutninger som blir tatt på hvilket nivå.
Jeg vil se nærmere på prosessen som leder til vedtakene som blir gjort, hvor jeg blant annet tar for meg hvor disse starter og hvem det er som initierer beslutningsprosessen. Jeg vil også se nærmere på de generelle kommunikasjonsforholdene i organisasjonene, hvordan disse oppleves blant informantene og komme inn på hvordan dette eventuelt kan være med på å påvirke tyngdepunktet i ledelsestriangelet.
Administrasjon Årsmøte
Styre
På samme måte som i analysekapittel nummer en kommer vil jeg først ta for meg De Unges Orkesterforbund for seg, deretter vil jeg gjøre det samme med Norsk Folkehjelp. I neste kapittel vil jeg trekke trådene sammen, se på noen sammenhenger i det totale materialet, og løfte blikket litt i retning av mer generell teori.
Til slutt en rask presisering: I De Unges Orkesterforbund er navnet på styret som velges av landsmøtet ”Landsstyret”. Hos Norsk Folkehjelp er det på sin side kun ”Styret”. For
enkelthets skyld vil dette heretter i begge organisasjoner omtales under betegnelsen ”styret”.
6.1 De Unges Orkesterforbund og ledelsestriangelet Kommunikasjon og informasjon
Kommunikasjon er ikke bare et spørsmål om hvordan man formidler et budskap fra en avsender til en mottaker – kommunikasjon handler også om den informasjonen som formidles, hva den inneholder og hva den kan brukes til. Handler man på bakgrunn av gal eller uriktig informasjon så kan utfallet av de handlingene man gjør ende opp med å skille seg radikalt fra det som i utgangspunktet var intensjonen. Dette er litt av bakgrunnen for at
organisasjoner som etter hvert blir mer komplekse får et behov for å benytte seg av en rekke koordineringsmekanismer for å oppnå de ønskede resultatene.
Men det er heller ikke alltid dette er nok. For at koordineringsmekanismene skal være
effektive forutsettes det at visse kriterier er oppfylt. Standardisering av resultater forutsetter at operatørene som arbeider med dette som utgangspunkt har oversikt og forståelse for hva resultatene innebærer. Standardisering av kunnskap forutsetter at operatørene faktisk sitter på den kunnskapen som kreves.
Kunnskap er makt, nærmere bestemt så handler det om det Anheier viste til som
informasjonsmakt og ekspertmakt. Hvordan informasjonen flyter i en organisasjon er derfor også essensielt for at alle delene av organisasjonen skal kunne fungere slik de i
utgangspunktet er ment å fungere.
På bakgrunn av en slik forståelse så har også deler av min analyse vært fokusert rundt hvordan kommunikasjonsforholdene mellom de tre nivåene i organisasjonen ser ut.
De Unges Orkesterforbund har vedtektsfestet som en av sine oppgaver : Å sørge for god kommunikasjon og kontakt både i forbundet og overfor samarbeidspartnere.
Dette er et punkt som også er fulgt opp i strategiplanen for 2012 – 2014, hvor et av styrets arbeidsmål for å oppnå ”En god og handlekraftig organisasjon i alle ledd” er å
A. Sørge for høy kvalitet på kommunikasjonen som utøves internt og eksternt
Det finnes videre formelle retningslinjer for hvordan innkallingen til landsmøtet skal foregå, når den skal sendes ut, hvem som skal motta den og hva den skal inneholde. Utsendingen av
dette er styrets ansvar. Dette er åpenbart informasjon som landsmøtet har behov for dersom de skal kunne ta de beslutningene vedtektene videre krever av dem.
Det er også vedtektsfestet at styret skal sende ut referat til samtlige kretser til orientering.
Dette er informasjon jeg vil anta kretsene – og i forlengelse av dem, medlemmene trenger for å kunne kontrollere styrets arbeide.
Det er også vedtektsfestet at alle medlemsorkestrene plikter å sende inn orkesterets
”vedtekter, årsmelding, godkjente regnskap, oppdatert medlemsinformasjon og annen informasjon som anses å være av interesse for forbundets interesse” til forbundet (les:
administrasjonen).
Ut over dette finnes det ikke formelle retningslinjer for hvordan kommunikasjonen i
organisasjonen skal foregå. Vi ser dermed at det i ledelsestriangelet utelukkende er styret som har formelle kommunikasjonskrav. Styret har videre i ansvar å sørge for at kommunikasjonen som utøves både internt og eksternt er god, men det stilles ikke spesifikke formelle krav til landsmøtet (noe som er naturlig, da dette er et særlig stort forum som først og fremst kommuniserer ”der og da”) eller administrasjonen for hvordan de skal kommunisere. De formelle kommunikasjonskravene knyttet til ledelsestriangelet i De Unges Orkesterforbund kan derfor fremstilles grafisk på følgende måte:
Administrasjon Årsmøte
Styre