L'activitat professional

Para iniciar esta aula, você aprenderá sobre um termo bastante utilizado em projetos: o risco. Mas será que todos sabem o significado de risco? Riscos são eventos incertos que, quando ocorrem, podem afetar o projeto de forma positiva ou negativa. Esses eventos estão associados à capacidade de lidar com as incertezas, sendo importante estudá-los para guiar o projeto em uma estratégia que garanta uma menor incidência de riscos negativos. Um projeto pode ser inviabilizado por conter riscos inaceitáveis ou pode ser considerado viável mesmo contendo riscos, desde que estejam dentro de um limite de aceitação, ou seja, uma tolerância aos riscos é aceitável. Nesses casos, os riscos são assumidos com o objetivo de se atingir um resultado com o projeto. Para realizar a gestão de riscos, é necessário compreender e aplicar os processos de planejamento, identificação, tratativa, controle e monitoramento dos riscos. A seguir, você estudará os seis processos estabelecidos pelo PMBOK (Project Management Body of Knowledge).

Figura 1: Gerenciamento de riscos.

1.1 Planejamento da gerência de riscos

O planejamento da gestão de riscos definirá a condução e a estratégia das atividades de gerenciamento, como identificação, tratativa, controle e monitoramento dos riscos. Esse processo também é importante porque compartilha os riscos com todos os membros do projeto e as partes interessadas. A técnica para construir o plano de gerência de riscos é reunir os líderes de cada frente de trabalho, para definir a metodologia, critérios de classificação, responsáveis, critérios de avaliação e atualização.

O documento de plano de gerência de riscos será baseado nas informações de papéis e responsáveis, orçamento, prazo, categorias, probabilidade e impacto dos riscos. Para apoiar o processo, é desejável utilizar uma EAR (Estrutura Analítica de Riscos).

Figura 2: Estrutura Analítica de Riscos. (Fonte: PMBOK, 2008).

A EAR demonstra, hierarquicamente, os riscos identificados no projeto, ordenados por categoria e subcategoria de risco, identificando as áreas e as possíveis causas.

1.2 Identificação dos riscos

A identificação dos riscos é um processo iterativo de descoberta de possíveis eventos que possam ocorrer e gerar impacto durante a realização de uma determinada atividade. A frequência da iteração e os participantes do levantamento podem variar de acordo com projeto. É desejável que os riscos estejam dispostos de maneira a ser possível identificar sua interdependência com outros riscos.

A identificação de riscos envolve a realização de uma revisão da documentação do projeto, em busca da identificação de novos riscos ou dependências. Observe algumas técnicas de coleta de informações para a identificação de riscos:

● Brainstorm

É uma técnica utilizada para a exploração de ideias, com objetivo de obter soluções mais adequadas, já que, conforme o ditado popular, “duas cabeças pensam melhor do que uma”. Nesse caso, um conjunto multidisciplinar de especialistas se reúne para discutir sobre os possíveis riscos, a reunião é mediada e, no final, o mediador classifica e categoriza os riscos, de acordo com as definições apresentadas na reunião.

● Técnica Delphi

A técnica Delphi utiliza um questionário como norteador do processo, em que os especialistas respondem às questões e expressam suas opiniões sobre os riscos. Posteriormente, o mediador redistribui os questionários, propiciando uma colaboração e imparcialidade nos dados.

● Entrevista

É um método simples, que consiste em entrevistar um participante sênior ou especialista do projeto para identificar riscos.

● SWOT

É uma técnica na qual um ambiente interno é analisado com o objetivo de identificar forças, fraquezas, oportunidades e ameaças externas.

• Forças: O que o projeto realiza de bom? Quais habilidades especiais a equipe possui? O que o público externo pensa sobre o que o projeto realiza de bom?

• Fraquezas: O que é preciso melhorar? Quais fragilidades a equipe possui? • Ameaças: Quais ocorrências podem prejudicar o projeto?

• Oportunidades: O que pode ser melhorado?

1.3 Análise qualitativa de riscos

A análise quantitativa dos riscos tem como objetivo analisar numericamente a probabilidade de cada risco e seu impacto no projeto, o tempo de resposta e outros. Assim, é possível estabelecer a priorização dos riscos identificados. Essa avaliação reflete as ações de mitigação que os membros do projeto realizarão, sendo que a análise quantitativa é um meio rápido de estabelecer as respostas aos riscos. A matriz de probabilidade e impacto transforma variáveis linguísticas em numéricas de modo que os números possam representar as probabilidades e impactos.

Figura 3: Análise de riscos.

O primeiro passo é estabelecer as probabilidades, como na tabela abaixo, e relacioná-las como um fator numérico.

Tabela 1: Probabilidades e fatores numéricos.

O segundo passo consiste em estabelecer os impactos em relação ao tempo e ao custo, e associá-los a um fator numérico.

Agora, é possível compor a matriz de probabilidades e impacto. Se houver um impacto no tempo de 5,5%, este será considerado médio, pois se posiciona na terceira coluna (0,5). A probabilidade determinará se o risco pode ser considerado baixo, médio ou alto. Se a probabilidade for de 50%, ou seja, 0,5, o resultado será 0,25, identificando uma zona de riscos médios.

1.4 Análise qualitativa de riscos

O processo de análise quantitativa de riscos analisa o efeito dos riscos e proporciona uma pontuação numérica, para avaliar o efeito global de todos os riscos do projeto. Além disso, apresenta também uma abordagem numérica e quantitativa para os processos de tomada de decisão perante as incertezas.

1.5 Controle e monitoramento de riscos

É o processo de realização do plano de respostas aos riscos, e de supervisão, monitoramento e identificação de novos riscos. O processo de monitoramento e controle dos riscos exige técnicas como análises de variações e tendências geradas durante a execução do projeto.

Esse processo pode direcionar o uso de estratégias alternativas, como o uso de plano alternativo ou de contingência para que o plano de gerenciamento do projeto não seja mudado.

O PMBOK (2008) descreve seis ações que compõem o processo de monitoramento e controle de riscos:

Reavaliação dos riscos: ações regulares para a atualização e identificação de novos riscos. Auditoria: avaliação das repostas aos riscos.

Análises de variação e tendência: comparação de resultados planejados e realizados.

Aferição de desempenho: análise da capacidade técnica de execução da atividade.

Análise de reservas: comparação da folga de recursos financeiros para tratar ações de contingência. Reuniões: disponibilização de um espaço para discutir os riscos nas reuniões de andamento.

O resultado final é um documento com o resultado das auditorias e revisões dos riscos, sendo que essas informações são úteis para planejar os riscos na organização toda. Em alguns casos, a execução de uma ação de contingência pode resultar em uma solicitação de mudanças. Se aprovado, o plano de projeto pode se alterar e seus documentos dependentes também.