A explosão documental nos meados do século XX impôs a necessidade de se buscar uma redução da massa documental acumulada (MDA) nos arquivos, o que só é possível através de procedimentos de avaliação da referida MDA. Ter-se-iam que existir critérios que definissem como se daria a redução da MDA, o que seria realmente necessário ser guardado e o que corresponderia ao acúmulo desnecessário de documentos, adotou-se os valores dos documentos como critério para proceder a uma avaliação documental da MDA.
A avaliação dos documentos não deve ocorrer por intuições, nem deve ser absoluta e estanque, mas deve-se almejar a utilização do bom senso, devendo-se considerar os prazos administrativos, legais, contábeis e permanentes dos documentos arquivísticos. Segundo Indolfo et al (1995, p. 18) a avaliação de documentos é um “Processo de análise e seleção de documentos que visa estabelecer prazos para sua guarda nas fases corrente e intermediária e sua destinação final, ou seja, eliminação ou recolhimento para guarda permanente.”
Schellenberg (2006) e muitos outros estudiosos da questão da Gestão Documental afirmam que a redução da quantidade de documentos arquivados, ou seja, da massa documental acumulada (MDA), é interessante tanto para os órgãos governamentais, devido ao alto custo da manutenção para a guarda da massa documental, quanto para o pesquisador, que deseja ter acesso à informações úteis à pesquisa.
A avaliação de documentos prescreve que o supérfluo seja eliminado dentro de determinados prazos e que se reduza a massa documental sem prejuízo da informação. Para tanto, é necessária a análise da produção documental, com vistas a identificar os documentos que espelhem a atuação, comportamentais e privadas e os respectivos controles das fontes de informações. (SOARES, 1984, p. 44 apud BELLOTTO, 2006, p. 115-116).
A avaliação diz respeito à identificação de valores e prazos de guarda dos documentos, devendo ser realizada desde o momento da produção, juntamente com o trabalho de classificação. A avaliação é uma etapa muito importante na Gestão Documental, pois visa preservação da "memória" institucional.
Na administração pública (federal, estadual ou municipal) quaisquer propostas de eliminação de documentos devem ser submetidas à aprovação da instituição arquivística pública em sua específica esfera de competência, de acordo com o art. 9.º da Lei Federal de Arquivos n.º 8.159/91.
O documento surge por que tem uma tarefa a cumprir, nesse momento ele possui um valor primário, mas também pode possuir outro valor para finalidades diversas daquela para o qual fora originalmente criado, ou seja, pode apresentar já no momento de sua gênese, ou posteriormente, um valor secundário, histórico ou permanente, passando a servir ao desenvolvimento científico, histórico e cultural. A respeito do duplo valor dos documentos de arquivo, temos:
O valor primário define-se como sendo a qualidade de um documento baseado nas utilizações imediatas e administrativas que lhe deram os seus criadores, por outras palavras, nas razões para as quais o documento foi criado. O valor secundário define-se como a qualidade do documento baseada nas utilizações não imediatas ou científicas. Esta qualidade radica essencialmente no testemunho privilegiado e objetivo que o documento fornece. (ROUSSEAU; COUTURE, 1998, p. 117)
Schellenberg (2006) defende que o valor primário corresponde aos interesses da própria repartição de origem, verificado através dos valores administrativo, jurídico e fiscal do documento ao órgão ou entidade produtor ou recolhedor e que o valor secundário corresponde ao valor atribuído aos documentos que passam a ser de interesse externo ao órgão de origem. Já com relação ao valor secundário dos documentos, o autor chama a atenção para que seja analisada sob dois aspectos, a prova e a informação, podendo possuir valores probatórios e valores informativos, respectivamente.
Valor administrativo
Valor primário Valor jurídico
Valor fiscal VALOR DE PROVA E Valor secundário Valor histórico probatório Valor histórico Informativo VALOR INFORMATIVO Pessoas Entidades Coisas Fenômenos
Quadro 2 – Valores dos documentos de arquivo
Fonte: SCHELLENBERG (2006, p. 179-180)
O documento terá valor histórico probatório quando diz respeito à história e ação do órgão, aos atos normativos, como exemplo, têm-se os organogramas, funciogramas, manuais de serviços, etc. O documento terá valor histórico informativo quando revela aspectos da entidade quanto à origem e organização. O documento também poderá apresentar os dois valores simultaneamente. Schellenberg (2006) disciplinando sobre a identificação dos valores secundários de documentos oficiais instrui que se torna mais fácil quando observados dois aspectos:
a prova que contém da organização e funcionamento do órgão governamental que os produziu; e b) a informação que contém sobre pessoas, entidades, coisas, problemas, condições, etc. com que o órgão governamental haja tratado. (SCHELLENBERG, 2006, p. 181)
Sobre o valor de guarda permanente, Schellenberg (2006) e Bellotto (2006) chamam a atenção para princípios que não podem ser desprezados, são eles:
os princípios de unicidade, de forma e de importância. Verificar-se-á unicidade no suporte (não há cópias) e no conteúdo (não há documentos recapitulativos nem sínteses); a questão da forma envolve o grau da informação: extensiva, intensiva ou diversificada. O princípio da importância é o mais subjetivo e difícil; não obstante é o essencial. Nele podemos incluir os dois tipos de valor histórico: o probatório e o informativo. (BELLOTTO, 2006, p. 122)
Considerando-se a freqüência e o tipo de utilização que é feita em relação aos documentos arquivísticos, os norte-americanos desenvolveram a Teoria das três idades, segundo a qual os documentos passam por fases, que correspondem ao ciclo de vida dos documentos arquivísticos: corrente, intermediária e permanente.
La teoría del ciclo vital de los documentos fue expuesta por primera vez por la Administración norteamericana como resultado de los trabajos llevados a cabo por la Comisión Hoover, creada por el presidente Truman en 1947 para buscar solución al problema de la conservación de enormes masas de documentos generados en el país tras la Segunda Guerra Mundial (MENDO CARMONA, 2004, p. 39).
A Lei 8.159/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, em seu artigo 8º considera que os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes.
Art. 8º Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes.
§ 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam de consultas freqüentes.
§ 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. (BRASIL, 1991)
Cruz Mundet (2001) afirma que os valores dos documentos estão intimamente relacionados com o ciclo de vida documental e as etapas do arquivo, por serem aspectos simultâneos. Rousseau e Couture (1998), sobre o ciclo de vida dos documentos de arquivo, esclarecem que os documentos estão divididos em três fases: a atividade, a semi-atividade e a inatividade, pelas quais passam os documentos, desde sua gênese até a sua destinação final (eliminação ou guarda permanente), correspondendo aos documentos de uso corrente, de uso intermediário e de uso permanente, respectivamente.
Os documentos ao serem gerados possuem intenso uso por parte da administração, no seu período intermediário há uma queda considerável quanto ao seu uso e no último estágio de vida é ainda mais reduzido, sendo este o ciclo de vida dos documentos definidos em: corrente, intermediário e permanente. No arquivo corrente e intermediário os documentos possuem valor primário e no arquivo permanente agregam valor secundário.
A Figura 1, a seguir, trata de uma construção de Rousseau e Couture (1998), que com muita propriedade e clareza expõem o ciclo de vida dos documentos de arquivo.
Figura 1 – O ciclo de vida dos documentos e os arquivos.
Os documentos de proveniência externa ou interna, possuidores de valor primário, caracterizados por servir prioritariamente à administração, formam um fundo documental, constituindo os arquivos correntes, dizendo respeito à conservação nos próprios espaços administrativos. Após um determinado período essa documentação, começa a perder o vigor de sua atuação no cumprimento da função para a qual fora criado. Alguns perdem parcialmente esse vigor e vão pra um arquivo intermediário (transferência); outros perdem totalmente seu valor e são eliminados, com fulcro num instrumento legal que discipline a destinação dos documentos, no caso, uma TTD.
No arquivo intermediário, os documentos apresentam uma utilização menos intensa que nos arquivos correntes, ou seja, o valor primário do documento fica reduzido. Novamente, os documentos aguardam por um período, determinado por um instrumento de destinação legal e procede-se a eliminação ou o recolhimento.
No arquivo definitivo, também chamado de arquivo permanente, os documentos possuidores de um valor secundário, segundo Rousseau e Couture (1998) correspondem de 5 a 10% de todos os documentos gerados e recebidos pela instituição.