Leiaute no âmbito de salas de reunião quer dizer “arranjo físico”, modo como elementos estão organizados dentro de certo limite (JO; GERO, 1996). Estes elementos podem ser pessoas, equipamentos e mobiliário contidos em um certo espaço físico com infraestrutura adequada. Atualmente equipes de projeto tipicamente
trabalham em espaços físicos de salas de reunião para análise dos projetos e tomadas de decisão. Apesar da maioria da informação ser produzida eletronicamente e ter natureza visual, as equipes ainda trabalham sobre análise em projetos em papel, trocando informações escritas ou desenhadas localmente. A infraestrutura e leiaute destas salas de reunião variam em função do espaço disponível, mas geralmente é composta pelos mesmos elementos básicos como cadeiras, mesas de apoio, computadores de uso pessoal. Às vezes, incluem um aparelho de televisão ou uma tela comum com projetor de vídeo. Os itens de conforto como iluminação, ar condicionado e acústico nem sempre estão totalmente atendidos, principalmente quando estas salas se encontram nos canteiros de obras.
O foco deste trabalho está direcionado ao estudo de reuniões face-a-face, procurando enfatizar a resolução dos problemas, decisões de projeto e a diminuição do período de latência entre os participantes das reuniões. Nos últimos vinte anos, o formato dos espaços de reunião vem se modificando. Esta alteração pode ser explicada tanto pelo acesso a novas tecnologias como pela forma de projetar, passando das formas tradicionais de projeto em 2D para formas tridimensionais paramétricas orientadas ao objeto.
Os passos para o planejamento das características que um espaço interativo deva ter foram apontados em vários trabalhos (LEICHT; MESSNER, 2009; DENNIS; FULLER; VALACICH, 2008):
1. Identificar os objetivos do projeto e da obra (criar, integrar, examinar, focar); 2. Identificar as saídas e o processo prescrito (forma de organização da equipe para
conseguir o resultado);
3. Através das saídas identificadas (metas da reunião) usar um meio ambiente de alta ou baixa sincronicidade;
4. Identificar quais são os fatores fundamentais mais importantes (MST-Media
Syncronicity Theory) que podem ser: Urgência - rapidez ou latência de feedback
das informações; Variedade de simbolismo - formas utilizadas para passar a informação; Paralelismo - número de canais sob os quais a informação é transmitida; Capacidade de refinar a mensagem antes dela ser transmitida; Reprocessamento - tempo ou habilidade para revisar e deliberar sobre uma mensagem transmitida;
5. Identificar quais as características devem ser planejadas para o espaço interativo: artefatos, sistemas de display, interação dos sistemas, acesso ou arquitetura do espaço (ISSA et al., 2007).
Leicht e Messner(2009) pesquisaram 24 equipes de estudantes de projeto no ICon
Lab da Penn State University, onde estas reuniões foram gravadas em vídeo e
analisadas para identificar diferenças no uso da infraestrutura e no comportamento das equipes enquanto completavam sua tarefa de projeto. Após a experiência, os grupos também respondiam a um questionário para identificar a percepção do usuário no espaço enquanto desenvolviam a tarefa. Segundo os autores, enquanto a disponibilidade de ferramentas de informação e comunicação (TIC) estão ampliando e criando maior e mais rápida disponibilidade de recursos e comunicação, elas também estão mudando constantemente e adicionando um outro nível de preocupação quando o enfoque é a solução de problemas ou desenvolvimento de projetos. Para se planejar o uso de um espaço de trabalho interativo, primeiro é necessário entender os componentes comuns a serem planejados para cobrir a gama de necessidades dos usuários. Issa et al.(2006) exploraram as características gerais de espaços interativos e identificaram oportunidades para implementar o processo de tomada de decisão nestes ambientes. Os resultados desta pesquisa mostram as experiências de usuários imaturos tecnologicamente interagindo com um espaço colaborativo. Apesar de ainda estudantes, 50% deles identificaram que a característica mais importante de um espaço de coordenação de projetos é a habilidade em compartilhar os mesmos dados entre os usuários da sala em uma grande tela.
Segundo Leicht e Messner (2009), o leiaute de um espaço interativo deve considerar cinco características que podem variar e implementar valor:
Modelos tridimensionais: BIM; Sistema de visualização: telas;
Sistemas de interação: mouse, teclados, dispositivos sensíveis ao toque; Acesso remoto à informação e a outras equipes;
Arquitetura do espaço de trabalho.
No entanto, deve-se tomar cuidado com as interações multimodais. Algumas pesquisas recentes sobre a interação multimodal mostraram que quando as pessoas estão envolvidas com problemas mais complexos, a mudança para o uso de mais de
um modo de interação pode espalhar a carga cognitiva para outras áreas do cérebro e tirá-las a concentração sobre a questão em si. (OVIATT; COULSTON; LUSFORD, 2004). Para Leicht (2009), a forma, leiaute e itens físicos como mobiliário, níveis de conforto ambiental, e habilidade de uso do espaço do ponto de vista humano compõem as principais características físicas de um espaço interativo e devem ser consideradas ao se planejar um. O uso de diferentes leiautes e configurações irá auxiliar equipes de diferentes tamanhos, tarefas e permitir a visualização das diferentes mídias físicas no espaço. O uso de uma infraestrutura eletrônica necessária em um espaço interativo deverá ser planejado em conjunto com a iluminação, sistemas de ventilação e ar condicionado e conforto acústico para que as equipes tenham conforto ao trabalhar. A configuração do leiaute irá influenciar como elementos individuais da equipe irão interagir com os demais, discutir as informações ou serem capazes de utilizar a mídia física disponível naquele espaço. O resultado deste estudo mostrou que a utilização de múltiplos PC tablets compartilhados em várias telas de grandes dimensões são mais eficazes na interação da equipe para atingir os objetivos da tarefa, do que uma única tela interativa. O uso de múltiplas telas permite maior paralelismo e a capacidade de deliberação e reprocessamento, com feedback mais rápido.