Até agora, para descrever seguem-se normas e quando ser fala de normas de descrição tradicionais, no âmbito dos arquivos, fala-se das normas introduzidas pelo Conselho Internacional de Arquivos (CIA), que nos anos 90 deram o maior contributo nesta área, com a criação e introdução de normas, como a Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística (ISAD (G), a Norma Internacional de Registo de Autoridade Arquivística para Entidades Coletivas, Pessoas e Famílias (ISAAR (CPF)), e posteriormente em 2007 e 2008, com as normas Norma Internacional para Descrição de Funções (ISDF) e a Norma Internacional para Descrição de Instituições com Acervo Arquivístico (ISDIAH). E, ainda na especificação de fluxos de trabalho, em 2008, com objetivo de definir um processo de transferência de registos, introduz o Business Requirements Specification (BRS) ou, em português, Especificação de Requisitos de Negócio, para a ingestão de informação no repositório digital, com um Submission Package (SIP) de modo a que o processo de transferência de informação entre sistemas seja facilitado.
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A designada ISAD(G), apresentada em 1994, tem por objetivo estabelecer diretrizes gerais para as descrições arquivísticas.Em 1996, surge a ISAAR(CPF), que tem por objetivo prover diretrizes para a elaboração de registos de autoridade arquivística que forneçam descrições de entidades, podendo ser coletivas, pessoas e famílias, relacionadas com a produção e manutenção de arquivos.
A ISDF, aparece em 2007 com o objetivo de estabelecer diretrizes para a preparação de descrições de funções de entidades coletivas associadas à produção e manutenção de arquivos.
Em 2008, surgiu a ISDIAH, que tem como objetivo facilitar a descrição de instituições arquivísticas cuja função central seja a de gerir/custodiar arquivos e torná-los acessíveis ao público.
É bem verdade que como adverte André Lopez a importância de um instrumento como a ISAD(G) para a comunidade arquivística é mais evidente quando pensamos nas possibilidades abertas pelo avanço da informática a nível mundial, permitindo a troca eletrónica de informações entre os acervos (Lopez, 2002). Mas também, é bem verdade que como apontou Antonia Heredia Herrera para além da supressão inicial do desfasamento entre os países representados na designada Comissão ad hoc ou a reduzida bibliografia utilizada, a maior consequência do descompasso foi o cunho terminológico, que gerou inúmeros desentendimentos.
Em reação a estes desvios e preocupações, outras entidades desenvolveram relevantes instrumentos normativos de descrição arquivística, como a Sociedade de Arquivistas do Reino Unido, que em 1986 apresentou a MAD (Manual of Archival Description) ou o Conselho de Arquivos Canadiano com a norma canadiana para descrição arquivística RADS (Rules for Archival Description), de 1990, ou a Dublin Core Metadata Initiative, com o lançamento em 1995 do esquema de meta-informação descritiva simplificada Dublin Core (DC. Também o Brasil adequa normas e desenvolveu as suas, e em 1998, lança a primeira edição brasileira das normas internacionais ISAD(G) e ISAAR(CPF).
Em Portugal, Pedro Peixoto, através do hoje extinto, Instituto Português de Arquivos, lançou em 1991, o primeiro manual de arquivos de família, com o subtítulo de “Orientações para a organização e descrição dos Fundos dos Arquivos de Família” . De acordo com Gonçalves (1996), este manual detinha uma forte componente no processo de classificação da documentação, especialmente na elaboração de quadros de classificação, na constituição de secções, subsecções, séries e subséries, fornecendo importantes sugestões para a elaboração de guias, inventários, catálogos e índices, acompanhado de instruções para o preenchimento de folhas de recolha de dados dos diversos níveis hierárquicos para aplicação na plataforma digital ARQBASE.
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Família” constituiu-se como um importante testemunho de um tempo de trabalho ainda incipiente, mas que veio despertar consciências para o universo dos APF. Constituir-se-ia como a base fundamental de um outro publicado em 1996, intitulado “Arquivos de família: organização e descrição”, em co-autoria de Pedro Abreu Peixoto, Manuel Silva Gonçalves e Paulo Mesquita Guimarães (Gonçalves, Peixoto e Guimarães 1996).Pode concluir-se que os anos 90 foram profícuos nos desenvolvimentos na área da arquivística e consequentemente nas políticas nacionais de arquivos públicos e privados, estabelecendo bases normativas e orientadores para os anos subsequentes e que levam a um envolvimento e desenvolvimento de novas formas de tratamento e a novas ferramentas face aos avanços da informática e da sociedade da informação, como a Biblioteca do Congresso dos Estados Unidos, em 2002, com o esquema de meta-informação descritiva (sobretudo bibliográfica) MODS (Metadata Object Description Schema) e também a Sociedade de Arquivistas Americanos, com o documento de 2004, das regras de descrição de materiais de arquivos DACS (Describing Archives: A Content Standard). Em 2005, Espanha lança a primeira versão da NEDA (Norma Española de Description Archivista) e o Brasil adequou as normas e em 2006 edita a NOBRADE ( Norma Brasileira de Descrição Arquivística).
Em 2006, a DGARQ lança as primeiras ODA (Orientações de Descrição Arquivistica), orientações gerais, que não contemplam documentos especiais, nem eletrónicos. Normas estas que se articulam com as normas especificas ISO e Normas Portuguesas (NP), como: ISO 3166 – Codes for the representation of names of countries; ISO 15511 – International Standard Identifier for Libraries and Related Organizations; ISO 639-2 – Codes for the representation of names of languages; ISO 15924 – Codes for the representation of names of scripts; ISO 8601 – Representation of dates and times; NP 405-1: 1994 – Referências bibliográficas e a NP 3680 – Descrição e referências bibliográficas: abreviaturas de palavras típicas.
Em junho de 2011, a DGARQ apresentou proposta de uma terceira revisão às ODA22, em que se propunha uma versão melhor adaptada para responder a descrição dos níveis mais baixos - unidade de instalação, documento composto e simples - e ainda processar descrições de objetos digitais complexos como bases de dados. Foi disponibilizada para comentários públicos até outubro, com vista à disponibilização publica da versão final em meados de 2012. Tal nunca aconteceu, sendo certo que as versões anteriores não se referem às especificações dos documentos fotográficos.
As primeiras preocupações com a descrição de fotografias surge, em 1996, pelas mãos do Swedish Fotosekratariat e do NAD (National Archive of Sweden), face aos pedidos dos círculos de profissionais que começaram a reconhecer nas fotografias valor documental e assim decidiu
22Ver em: http://arquivos.dglab.gov.pt/2011/06/03/orientacoes-para-a-descricao-arquivistica-oda-revisao-para- terceira-edicao/
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construir um modelo descritivo para fotografias que caberia aos propósitos de arquivos, bibliotecas, museus e outras instituições de memória que tinham coleções fotográficas, que designou de Dataelementkatalogen (Catálogo elemento de dados). A introdução do Dataelementkatalogen gerou discussão sobre a necessidade de padrões, que foi um desenvolvimento importante em si pois outras instituições tiveram iniciativas semelhantes (Klinjn e Lusenet 2004).Deste esforço e destas discussões surgiu a primeira edição das normas dedicadas à fotografia, denominada “SEPIADES: Recommendations for cataloguing photographic collections”. É editada em Amsterdão, no ano de 2003, pela European Commission on Preservation and Access (ECPA), que tinha como presidente na altura Fernanda Campos, a subdiretora da Biblioteca Nacional de Portugal.
A SEPIADES teve por base o projeto SEPIA (Safeguarding European Photographic Images for Access), financiado pela EU e que decorreu entre 1999 e 2003. Conjuntamente com o grupo de trabalho o Netherlands Institute for Scientific Information Services (NIWI) desenvolveu também uma ferramenta de software para implementar o modelo apresentado no relatório Sepiades, Cataloguing photographic collections, apresentado em 2004. O software SEPIADES (SEPIA Data Element Set) apresenta uma descrição multinível (baseada na ISAD- (G)), tem 21 elementos principais e contém muitas sugestões para o uso de elementos específicos e detalhados. Possuí ainda, um módulo de aquisição integrado no catálogo, de modo a permitir ligação direta entre os registos descritivos e o registo da sua aquisição. Importa mencionar que deste faziam parte 141 instituições, essencialmente biblioteca e museus e na sua maioria do norte da Europa, refletindo tal a postura dos arquivistas sobre as fotografias. Até algumas décadas atrás, as fotografias eram frequentemente negligenciadas. Eram frequentemente sumariamente catalogadas, como coleções em vez de documentos ("esta é uma caixa com fotografias de…") ou nem descritas de todo. Alguns arquivistas, mesmo na década de 1980, aparentemente ainda sustentavam a opinião de que as fotografias, como tais, não poderiam formar um arquivo (Fioravanti 2003). O projeto ECPA terminou em julho de 2008.
Influenciados, ou não, pela ECPA, ou motivados por projetos de acervos fotográficos, outros sentiram a necessidade de apresentar trabalhos na área da gestão de documentação fotográfica como Félix del Valle Gastaminza, em 1999, com o “Manual de Documentación
Fotográfica”, ou os arquivistas de Girona Joan Boadas, Lluís-Esteve Casellas e M. Àngels Suquet,
com o “Manual para la gestón de fondos y colecciones fotográficas”, em 2001, ou de Normand Charbonneau e Mario Robert, do Quebec, em 2001, com “La gestion des archives
photographiques”, ou os Arquivos da Junta de Castilla y León, que em 2006 sentiram
necessidade de adequar a descrição dos ditos materiais e lançam o que designaram de “MDM
Convenciones – Fondos fotográficos”, com o propósito de adaptar as normas de descrição aos
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Em Portugal esta preocupação ocorre com a criação do Centro Português de Fotografia (CPF), em 1997, a quem competia o papel de supervisão de todos os arquivos de interesse nacional, públicos ou privados, nas suas vertentes de inventariação e classificação de espécies fotográficas, de manutenção, atualização e rentabilização, através da Rede Nacional de Arquivos e do apoio a outros arquivos que o solicitassem ou necessitassem de intervenção. O CPF era dirigido por Teresa Siza e tinha dois arquivos dependentes, o Arquivo de Fotografia de Lisboa (AFL) e o Arquivo de Fotografia do Porto (AFP), tendo tido como coordenador do Departamento de Património e Gestão Silvestre Lacerda, entre 1997 e 2000.Numa fase inicial foi usada uma multiplataforma relacional em FileMaker, da File Maker, Inc. uma subsidiária da Apple, onde foi desenvolvida uma base de dados a partir dos campos da ISAD(G) seguindo a SEPIADES relativamente ao campo Dimensão e Suporte, dando assim corpo às necessidades dos documentos fotográficos. Contudo, nunca foi exarado qualquer documento escrito relativo a normas porque as primeiras preocupações foram no campos da teorização e estética fotográfica e experimentação das técnicas da fotografia e não no ponto de vista arquivístico, sendo que certo que dos quadros de pessoal apenas existiram dois arquivistas e em momentos díspares, um dos quais no AFL. Sabe-se, contudo, que internamente foram realizados alguns documentos orientadores, ao nível do recenseamento e ao nível da descrição, nomeadamente as indicações acima explicitadas sobre o campo Dimensão e Suporte.
Em 2011, no âmbito de procedimentos internos, foram elaboradas duas Instruções de Trabalho (IT), com vista à sistematização de procedimentos quer no recenseamento quer na descrição de documentos simples.
A nível internacional, em 2009, o CIA, após reunião com Joan Boadas i Raset23, decidiu criar o grupo de trabalho Photographic and Audiovisual Archives Group (PAAG), indicado o mesmo como comissário do Conselho para a documentação audiovisual e fotográfica, de modo a poder suprimir as necessidades decorrentes da guarda de arquivos fotográficos e audiovisuais. Logo em, 2010, na Conferência das Jornadas Image and Research24, na comunicação de Boadas e Leitch (2010), estes indicam que a missão do PAAG é estabelecer as diretrizes gerais para a realização de ações em coleções fotográficas e audiovisuais, oferecer ferramentas de trabalho aos arquivistas para o desempenho de suas funções, promover atividades e recursos educacionais e criar um espaço virtual para comunicação interprofissional e difusão de recursos. A 27 de outubro de 2011, por ocasião do World Day for Audiovisual Heritage, distribuíram, sobre a forma de poster uma cronologia dos eventos mais notáveis na evolução da fotografia, cinema,
23 Joan Boadas i Raset é licenciado em História e é o diretor do Centro de Recerca i Difusão da Imagem (CRDI), do Arquivo Municipal de Girona. Para conhecer a sua bibliografia ver em:
https://dialnet.unirioja.es/servlet/autor?codigo=258921
24 As Jornadas Imagem i Recerca, também designadas de Jorndas Antoni Varés acontecem desde 1990, a cada dois, na cidade de Girona e vida discutir, reflectir e ensinar diferentes aspectos relacionados com a gestão do patrimônio fotográfico e audiovisual. Ver em: https://www.girona.cat/sgdap/cat/jornades_presentacio.php
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televisão e vídeo e som, que se encontra disponível na página do grupo. Atualmente, o grupo é composto por nove especialistas, de seis países diferentes.O projeto do grupo, designado Survival Kit, foi lançado em 2015 e é constituído por 4 items: Metodologia, Normas, Software e Preservação. Designam como mais importantes as funções de descrição, meta-informação, imagem digital e recomendam o software SEPIADES (SEPIA Data Element Set), acima explicitado e a norma ANSI / NISO Z39.87. Data dictionary
- technical metadata for digital still images.
O NISO Z39.87 Data Dictionary é um padrão desenvolvido pela National Information Standards Organization, aprovado em 2006 e revisto recentemente em 2017. O DigitArq, software de gestão usado pelo CPF, possibilita a criação de perfis associado a cada projeto de objetos digitais, onde é definida a meta-informação conforme podemos verificar pelas figuras 5, 6 e 7
Em 2012, o CIA criou um grupo de trabalho constituído por especialistas em descrição de arquivo, constituído por membros de 13 países designado por EGAD (Expert Group on Archival Description), com vista ao desenvolvimento de um novo modelo de descrição da informação designada por RiC, a qual terá duas partes: um modelo conceptual, o RiC-CM e uma ontologia, a RiC-O. Esta nova norma pretende fundir as anteriores quatro normas.
Enquanto a ISAD(G) apresenta uma descrição multinível e hierárquica (descrição do geral para o particular), o RiC-CM aposta na descrição multidimensional. Permitirá, assim a descrição ao nível do arquivo/fundo, mas interpretando o arquivo existente em função de um contexto mais amplo e em função de outros arquivos. (ICA, 2012). Em 2016, a versão preliminar do documento intitulado RiC introduzia um conceito de modelação de dados que: “pode ser definido como ‘descrição multidimensional’. Mais do que uma hierarquia, a descrição pode ser representada como um grafo ou uma rede. A modelação de dados em forma de grafo acomoda a descrição multinível – com base no conceito de fundo –, contemplada na ISAD(G), mas também permite abordar uma compreensão mais ampla do conceito de proveniência. O modelo multidimensional possibilita assim a descrição do arquivo, mas também da existência do arquivo num contexto alargado, em relação com outros arquivos.” (EGAD, 2016 [tradução livre] in BAD, Maria José de Almeida).
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Figura 5 - Vista do DigitArq Backoffice do CPF: Criação de Projeto Digital
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Figura 7 - Vista do DigitArq Backoffice do CPF: Propriedades da meta-informação
Um desses modelos, aplicado há muito à descrição de objetos que costumamos considerar como “património cultural”, é o CIDOC Conceptual Reference Model (CIDOC-CRM) (ICOM-CIDOC, 2011), mas o CIDOC-CRM é pouco conhecido e aplicado no âmbito dos arquivos (Almeida 2017). Outro dos modelos conceituais é o Funtional Requirements for Bibliographic Records (FRBR), aplicado aos requisitos, que introduziu uma mudança de foco do registo como um todo para componentes de dados (ou dados desagregados) onde esses elementos de dados têm o potencial de serem compartilhados e usados de diversas formas, mesmo novas. Para tal são usadas as “regras” de Tim Berners-Lee, subjacentes ao Open Linked Data Project, que assim oferecem uma oportunidade para que dados bibliográficos de qualidade e compatíveis com FRBR sejam expostos ao universo digital através da Web Semântica (Howarth 2011).
A insatisfação com as possibilidades que a ISAD(G), levaram a que já existam algumas experiências de utilização deste modelo para a descrição arquivística, nomeadamente em países escandinavos (Kilkki, Hupaniittu, & Henttonen, 2012; Marklund & Halling, 2016), as quais derivam da necessidade de ter em conta a meta-informação dos registos eletrónicos criados antes de os registos serem transferidos para os arquivos. O AHAA é um desses projetos, o qual foi encabeçado pelo Arquivo Nacional da Finlândia e executado entre 2012 e 2014. Teve como objetivo principal harmonizar a descrição de diferentes tipos de material de arquivo: registos e
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outros tipos de material de arquivo, material de arquivo e descrição tradicional e digital e, ainda, material digital em diferentes fases do ciclo de vida, partindo da abordagem conceptual baseada no modelo teórico contínuo e implementada com o plano de formação de arquivo e registo, independentemente da sua forma e tipo, fase do ciclo de vida e instituição custodial (Kilkki, Hupaniittu e Henttonen 2012).A plataforma de colaboração Digisam (criada por atores estatais para digitalização, preservação digital e acessibilidade digital do património cultural) é outra entidade que esteve envolvida num outro projeto coordenado pelos Arquivos Nacionais da Suécia, incluindo, entre outros, o British Museum como um parceiro. Neste caso, o objetivo era examinar se a harmonização da informação arquivística e do CIDOC CRM é possível, quais as condições para tornar os dados interoperáveis com este modelo quando aplicados a dados de arquivos e museus, e como esses processos poderiam ser facilitados por um serviço de suporte (Marklund, L., & Halling, S., 2016). O projeto testou principalmente o serviço 3M (Mapping Memory Manager), desenvolvido pela FORTH. Os princípios foram decididos pelo comité diretor da Digisam em 3 de abril de 2014.
Barbara Reed, diretora da Recordkeeping Innovation diz que efetivamente os relacionamentos são centrais para as tecnologias concetuais e a abordagem é completamente consistente com as práticas arquivistas australianas, no entanto, ainda não tem consciente a forma como a tecnologia ou os modelos de dados documentam esses relacionamentos, porque a noção de relacionamento é central, não periférica. E, embora não pretenda entender os bancos de dados de gráficos, os modelos de gráficos, indicam que os relacionamentos podem ser geridos como entidades efetivamente em bancos de dados de gráficos. Se assim for, certamente modelar relacionamentos dessa maneira é mais sustentável para a descrição arquivística (Reed 2017).
Em Portugal, iniciado em 2015, e mais após aprovação de candidatura em 2017, a DGLAB desenvolveu dois projetos: o projeto Episa (Entity and Property Inference for Semantic Archives), ou seja, Inferência de Entidades e Propriedades para Arquivos Semânticos, em desenvolvimento pelo pelo Instituto de Engenharia de Sistemas e Computadores, Tecnologia e Ciência (INESC TEC) e o Projeto Icon (Integração de Conteúdos) - Renovação da arquitetura de informação da DGLAB.
O projeto Episa visa desenvolver ferramentas para a produção de novos registos pelos arquivistas e para a pesquisa pelos cidadãos. Essas ferramentas irão produzir novas representações dos documentos a partir da análise dos registos existentes nos arquivos da DGLAB, de modo a que os interliguem às redes de dados abertos ligados.
Segundo o INESC-TEC, o EPISA usa métodos de processamento de linguagem natural, reconhecimento de entidades e aprendizagem automática para explorar os registos de documentos e os próprios documentos se estiverem em suporte digital. Das descrições produzidas por arquivistas, serão extraídas entidades e relações que vão povoar um modelo de
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descrição, semanticamente mais rico que o modelo atual e mais fácil de tratar automaticamente.25O projeto ICON tem o objetivo de proceder à renovação da arquitetura dos seus sistemas de informação que suportam a descrição arquivística e serviços conexos. O ponto de partida para este projeto é agregação três (3) sistemas distintos: o DigitArq-CRAV – descrição da documentação de arquivo, de ações de preservação e restauro, incluindo serviços, tradicionalmente presenciais, em modo de balcão eletrónico (pesquisa e consulta de documentos digitalizados, pedido de reproduções digitais, reserva de documentos para leitura presencial, pedido de certificados, etc.); o Portal Português de Arquivos (PPA) – disponibilização, num único ponto centralizado, de meta-informação descritiva e imagens da documentação detida pelos aderentes à Rede Portuguesa de Arquivos (RPA), facilitando a sua pesquisa e recuperação; e o Ficheiro Nacional de Autoridades Arquivísticas (FNAA) – descrição dos produtores/ detentores da documentação de arquivo e respetivas funções (Barbedo, Runa e Almeida 2018).
Por outro lado, Barbedo, Runa e Almeida (2018) apontam o facto de as normas apresentarem diferentes arquiteturas, como circunstância que condicionou a recolha e processamento de informação, já que as normas apresentam áreas de sobreposição e redundâncias, criando deste modo algumas dificuldades de articulação da informação registada em sistemas distintos. Os elementos Unidades de descrição relacionadas e Nome do produtor, permitem identificar relações entre agregações de documentos e/ou documentos, ou entre estes e o respetivo produtor, mas não permitem estabelecer relações autónomas, dotadas de atributos próprios.
Em 2017, o ICA menciona que há também que clarificar melhor a diferença entre RIC- CM e RIC-O, que não aparece satisfactoriamente explanada. É também certo que apresentação do referido modelo deveria ter divulgado a proposta de ontologia (RiC-O), em 2016, mas tal não aconteceu. E, há autores que defendem que, também, deveria existir um resumo da norma, incluindo menos elementos do que a versão considerada completa e que foi anteriormente apresentada (ICA, 2017; Recordkeeping Innovation 2017).
A proposta de ontologia continua sem desenvolvimento, ignorando-se os resultados da discussão pública, da qual se conhecem apenas alguns contributos divulgados pelos próprios autores. Assim, as quatro normas disponíveis continuam a apontar para uma lógica vertical