No novo paradigma pós-custodial, informacional e científico da CI, a representação da informação tem sido estudada visando otimizar o processo de recuperação da informação e possibilitar o seu acesso e uso. E, para que tal aconteça, como atenta Ribeiro há que conhecer bem para bem representar (Ribeiro, 2012), devendo haver afinco no estudo da representação da informação. Por outro lado, Ribeiro (2012) ressalta que a investigação e o estudo sobre as condições geradoras da informaçãoexigem uma valorização do contexto orgânico que lhe está associado e, portanto, uma redefinição profunda das perspetivas teóricas de abordagem e dos procedimentos técnicos e aplicacionais. Este posicionamento tem particular relevância no contexto dos chamados “documentos fotográficos” cujos contributos eram pouco explorados, sendo que embora existam estudos académicos sobre o assunto poucos eram os acervos cujo
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tratamento arquivístico evidencia essa preocupação, nem mesmo nos APF.O tratamento dos arquivos, mais especificamente os pessoais e de família, universo em que nos centramos nesta dissertação, Fernanda Ribeiro, em 1998, diz que: “A maioria destes
acervos dotados de instrumentos de acesso à informação encontravam-se depositados em instituições públicas, sendo de salientar também a existência de conjuntos informacionais em posse de entidades privadas. Os instrumentos de acesso à informação então existentes, que haviam sido produzidos entre 1889 e 1996, eram muito diversificados na sua forma e substância, podendo ser encontrados catálogos, inventários, guias preliminares, roteiros, recenseamentos, simples relações de documentos, etc. e cujo critério de ordenação dos registos oscilava entre o alfabético (incluindo aqui o antroponímico, o geográfico, o ideográfico e o onomástico), o sistemático (classificação genérica, classificação temática ou orgânico- funcional), o cronológico, o numérico e o topográfico” (Ribeiro, 1998).
Nesta consideração de que a maioria dos acervos de família e pessoais se encontravam depositados em instituições, Pedro Abreu Peixoto (1999), através do extinto IPA, surge como um dinamizador desta área e coloca a questão no recenseamento de arquivos de família, a qual resume-se a um enunciado simples - saber o que existe, como existe e onde existe - mas ainda assim de concretização difícil, pois a condição do número de acervos familiares existentes, a sua composição, a caracterização dos seus proprietários e a sua localização física é enorme. Para isso defende a criação de um serviço próprio, no Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, para o acompanhamento específico dos arquivos de família. E concretiza que esse serviço poderá lançar um recenseamento de arquivos de família em Portugal. Sugere que para tal se faça um aproveitamento das estruturas distritais já em funcionamento e das municipais em criação, naquilo a que se pretende seja uma Rede Nacional de Arquivos, porque conhecendo o que existe, como existe e onde existe, melhor se compreenderá a realidade com que se trabalha (Peixoto,1999).
E, em 2001, Peixoto defende a adoção da definição de “arquivo de família” como “uma
peça chave, de toda a política nacional de arquivos que se venha a desenvolver em Portugal.”
Segundo ele, é deste modo que se contraria, na maioria dos casos, uma enorme vontade de se estar perante um arquivo que afinal é verdadeiramente uma coleção ou conjunto de documentos, defendendo que tal acontece não só pelas razões científicas de que advém a obrigatoriedade de trabalhar com um conceito operativo, como pela própria história dos fundos de arquivo de família em Portugal, complementando que não será por isso, entenda-se, que terá menor valor informativo. Mas, tal como refere Rosa (2009), verificou-se um abrandamento da dinâmica dos anos 90, por parte dos arquivistas que a tinham lançado (Pedro Abreu Peixoto e Paulo Mesquita Guimarães), surgindo em 2001, de forma mais isolada, mas teoricamente mais consolidada, em torno do projeto de reorganização do arquivo de família da Fundação Casa de Mateus, por Armando Malheiro da Silva.
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Ainda em 2007, a BAD, através do grupo de trabalho dos arquivos municipais, organizou o Encontro Nacional de Arquivos Municipais sob o título “Fundos Privados em Arquivos Municipais: perspectivas e projectos”, onde participaram diversos arquivos além dos municipais, de que saíram conclusões como o tratamento e difusão, com recurso às mais modernas tecnologias da informação, bem como o desenvolvimento de parcerias com os detentores particulares.A um nível de coordenação nacional, a Direção-Geral de Arquivos (DGARQ), atual DGLAB, entre 2006 e 2009, para além do processo de tradução das normas internacionais, criou as ODA e desenvolveu o projeto Rede Portuguesa de Arquivos (RPA), de que fazem parte o Portal Português de Arquivos (PPA) e o Ficheiro Nacional de Autoridades Arquivísticas (FNAA), considerados pela DGLAB como três entidades integradas e inseparáveis que pretendem assegurar o objetivo de promover o acesso e partilha dos recursos arquivísticos portugueses.
O último relatório sobre o RPA, disponível no sítio da DGLAB, data de 2012, e as conclusões nele apostadas são de que se verificou um incremento de conteúdos disponibilizados, sendo que anuncia uma perspetiva de crescimento otimista face ao aumento de adesões. Refere- se também que o lançamento do FNAA prevê um aumento de utilização dos recursos da rede e eventualmente um maior reforço da integração da informação disponibilizada.
O PPA e, citando o que consta do seu sítio, é um agregador de conteúdos de informação arquivística (meta-informação e, sempre que possível, imagens) das entidades aderentes à RPA. Funciona também como uma plataforma de redirecionamento para os repositórios das referidas entidades aderentes, acessíveis através da internet. De acordo com o sítio do PPA são 37 os arquivos aderentes, os 18 arquivos distritais, os 2 arquivos nacionais, ANTT e CPF, 9 arquivos municipais e os restantes 8 são entidades como Universidade do Porto e o Comité Olímpico.
Considerando que a descrição arquivística normalizada aplica-se não só aos documentos como também às pessoas coletivas, pessoas singulares e famílias enquanto produtoras, acumuladoras ou gestoras de arquivo (Gago, 2017), o FNAA veio dar sequência, a nível nacional, ao processo de normalização das práticas ligadas à descrição numa prossecução dos incontornáveis esforços do CIA, pelo que como refere Alice Gago a incorporação da descrição dos produtores/ detentores num ficheiro nacional de autoridades arquivísticas poderá permitir a recuperação de informação, de uma forma sistémica, em qualquer entidade detentora (arquivo, biblioteca, museu) que tenha algum tipo de informação sobre um determinado personagem ou família (Gago, 2017). No entanto, o acesso ao FNAA, das diversas vezes que se tentou fazê-lo, nunca foi possível17, sendo de referir que o acesso ao FNAA tem como indicação de última data
de atualização, 18 de novembro de 201418. Uma possível explicação poderá residir no de facto
17Obtivemos a mensagem “não é possível aceder a este site - autoridades.arquivos.pt demorou demasiado tempo a responder”.
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do projeto estar suspenso pela necessidade de desenvolvimento de outros projetos, nomeadamente, o Projeto Icon (Integração de Conteúdos), Renovação da arquitetura de informação da DGLAB e o projeto Episa (Entity and Property Inference for Semantic Archives), em desenvolvimento pelo INESC TEC. O projeto Icon envolve os sistemas DigtArq, CRAV (Consulta Real em Ambiente Virtual), PPA e o FNAA, ou simplesmente porque o servidor está em baixo.No seguimento da questão atrás mencionada e relacionada com o recenseamento de arquivos de família outra questão se tem colocado: Recensear o quê? Recensear sem regular? Pois, muitas vezes, ao longo da história tem havido “um padrão comportamental muito generalizado que tende a negligenciar, a eliminar, a vender e a fragmentar os mais diversos tipos de documentos dos arquivos pessoais e familiares, que levam a infindável e permanente razia, fica – quando fica... (Silva, 2004)”. Este cuidado também se refletiu noutros países e a título de exemplo citamos a brasileira Heloisa Belloto (2002) que defende que os “fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida. Por isso, de modo a evitar a sua fragmentação, venda e destruição é óbvia e consensual a necessidade de regular, legalmente, a incorporação em Serviços de Arquivo e de Biblioteca públicos dos acervos familiares e pessoais.”
A preocupação com a fragmentação deste tipo de acervos mantém-se e é refletida por Macedo (2018) quando se debruça sobre a identificação dos percursos custodiais anteriores às modalidade de aquisição dos acervos documentais pelo Arquivo Regional e Biblioteca Pública da Madeira (ABM). Gracinda Guedes também refere que, no trabalho desenvolvido nos acervos pessoais à guarda do Arquivo da Universidade de Coimbra, se verifica que os documentos que chegam são uma parte mínima do que foi produzido/acumulado pelo produtor. Explica que “tal
facto pode decorrer da seleção que o próprio fez ou, mais frequentemente, da que é feita pelos seus herdeiros ou pela fonte imediata de aquisição ou transferência ou, ainda, da dispersão do fundo “(Guedes, 2017).
Segundo Rosa (2009), os arquivos de família são conjuntos documentais de notável interesse, tanto para a história como para a arquivística, pelo que “muito mais do que
enriquecimentos de conteúdos as novas perspetivas vêm permitir um enriquecimento dos percursos de investigação, que conduzirá, em última análise, tanto a uma requalificação da informação antiga, como a interrogações do trabalho historiográfico que poderão ajudá-lo a tornar-se menos anacrónico e mais livre de deformações insuspeitas.”
Por sua vez Abel Rodrigues, no estudo publicado em 2018, concluiu que “no período
compreendido entre os finais da década de 80 e a atualidade, os APF em Portugal ganharam o seu lugar próprio no campo de estudo da Ciência da Informação, graças ao contributo decisivo proveniente de vários quadrantes. Nunca como hoje foram tão estudados, seja em contexto de Serviços de Arquivos, de Bibliotecas, de Museus ou de Universidades”.
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O crescente interesse ao nível da investigação nos arquivos pessoais contemporâneos, de profissionais liberais, como escritores, arquitetos, engenheiros, médicos, políticos, etc. patenteia a “crescente consciencialização da riqueza informacional que estes arquivos detêm, o contributo que podem prestar para a construção da memória coletiva” (Rodrigues, 2018).Macedo (2018) acrescenta que os AFP constituem um domínio importante para as instituições de memória que custodiam tais acervos. Contudo, esclarece que este interesse e valorização dos arquivos desta natureza leva a que a representação dos AFP em instrumentos de acesso à informação acarrete desafios para quem descreve estes conjuntos documentais, pois muitos são fundos privados adquiridos por serviços especializados (arquivos, bibliotecas e museus), públicos ou privados, mediante um enquadramento legal específico. Relembra ainda, que não podemos esquecer que estes acervis de família ou pessoais possuem uma estrutura sui
generis, que não tem paralelo com estruturas burocráticas de uma administração pública ou de
empresas, pelo que é importante averiguar como é que esses AFP se formaram e como foram representados nos seus instrumentos de pesquisa, através da análise do conteúdo do metadado História Custodial e Arquivística, porque pode ter implicações nas opções de representação da informação (Macedo, 2018).
Alinhamos com a posição de Alice Borges Gago, quando representamos as relações que ocorrem entre os arquivos e seus produtores, que devemos construir um modelo que preveja a possibilidade de que mais do que um produtor possa estar ligado a um arquivo e, inversamente, que mais do que um acervo possa estar ligado a um produtor. O resultado é um modelo que prevê uma relação dinâmica multidimensional e multi linear, numa perspetiva diacrónica (Gago, 2017). Ora, uma relação dinâmica multidimensional e multi linear pode ser vista mais facilmente em grafos de descrição arquivística. No entanto, a mudança de paradigma que perfilhamos corporiza um posicionamento mais amplo e que claramente assume a importância dessas relações (e outras) na adoção da Teoria Sistémica e do conceitos operatórios essenciais de informação e de sistema de informação.
Decorre daqui, e tal como afirma Fernanda Ribeiro, uma visão integrada e unitária que emana da classificação, instrumento de organização, representação e recuperação de informação. A classificação é uma operação intelectual e técnica, que se traduz numa categorização/sistematização para fins organizativos e numa representação formal tendo em vista a recuperação da informação (Ribeiro, 2013). Essa componente técnica desenvolve-se em qualquer enquadramento orgânico (institucional, organizacional, familiar, pessoal ...) não devendo haver diferenciação entre arquivos, bibliotecas ou museus. Informação é informação em qualquer contexto e enquadramento, podendo usar as mais variadas tecnologias e procedimentos, desde que contextualizados.