Pode-se definir padrões de conduta como todas as normas que estabelecem os parâmetros de integridade, ética, moral e valores esperados da conduta dos indivíduos da entidade. O COSO (2013) afirma que o estabelecimento de padrões de conduta é uma característica relevante para a demonstração do comprometimento de uma organização com a integridade e valores éticos.
Para esta subdimensão foram propostas três variáveis: Destinatários dos Padrões de Conduta; Treinamento sobre Valores de Ética e Padrões de Conduta; e Avaliação da Aderência aos Padrões de Conduta. Essas variáveis são descritas nos itens a seguir.
3.3.1.1 Variável 1.1.1: Destinatários dos Padrões de Conduta
Segundo o COSO (2013), “as expectativas do corpo diretivo e alta gerência a respeito de integridade e valores éticos são definidas nos padrões de conduta da entidade e entendidas por todos os níveis da organização e por prestadores de serviços terceirizados e
56 The control environment comprises the integrity and ethical values of the organization; the parameters enabling
the board of directors to carry out its oversight responsibilities; the organizational structure and assignment of authority and responsibility; the process for attracting, developing, and retaining competent individuals; and the rigor around performance measures, incentives, and rewards to drive accountability for performance.
parceiros de negócios”57. O COSO (2013b) sugere ainda o estabelecimento de padrões específicos para os indivíduos responsáveis pela elaboração dos relatórios financeiros externos e padrões específicos para aplicação em situações e localidades geográficas de alto risco.
O objetivo da variável é identificar a existência de padrões de conduta próprios da entidade e a presença de disposições específicas para indivíduos ou grupos responsáveis por funções ou atividades significativas para os objetivos e riscos da entidade, inclusive terceiros relacionados. Os critérios para o estabelecimento do nível de maturidade da variável foram definidos nos seguintes termos:
(0) Inexistente - Ausência de padrões de conduta próprios da entidade;
(1) Inicial - A entidade possui padrões de conduta próprios, com disposições gerais, aplicáveis a todos os empregados;
(2) Em Formação - Padrões de conduta da entidade incluem disposições específicas para gerentes, indivíduos do corpo diretivo e empregados de funções relevantes para a realização dos objetivos e tratamento dos riscos corporativos;
(3) Estabelecido - Padrões de conduta da entidade incluem disposições específicas para terceiros (fornecedores de produtos e serviços e empregados terceirizados que atuam em nome da entidade), exigidas contratualmente ou por SLA.
3.3.1.2 Variável 1.1.2: Treinamento sobre Valores de Ética e Padrões de Conduta
O COSO (2013) destaca a importância de regularmente comunicar e prover treinamento sobre os valores de integridade e ética e os padrões de conduta da organização. O COSO (2013b) sugere ainda a educação continuada de todos os empregados (recém-contratados e existentes) e o fornecimento de orientações para terceiros envolvidos em negócios com a entidade.
O objetivo da variável é verificar a inserção dos padrões de conduta da entidade e de temas ligados a ética e valores no programa de capacitação dos empregados da entidade, além da frequência e abrangência dos treinamentos realizados. Os critérios para o estabelecimento do nível de maturidade da variável foram definidos nos seguintes termos:
57 The expectations of the board of directors and senior management concerning integrity and ethical values are
defined in the entity's standards of conduct and understood at all levels of the organization and by outsourced service providers and business partners.
(0) Inexistente - Ausência dos padrões de conduta e temas ligados a integridade, ética, moral e valores no programa de capacitação da entidade;
(1) Inicial - A entidade dispõe de um programa de capacitação que inclui treinamentos sobre os padrões de conduta da entidade e assuntos de ética e valores;
(2) Em Formação - Política da entidade determina que todos os empregados da entidade devem realizar os treinamentos sobre os padrões de conduta da entidade e assuntos de ética e valores; (3) Estabelecido - Programa de capacitação da entidade inclui orientações para terceiros sobre os padrões de conduta da entidade.
3.3.1.3 Variável 1.1.3: Avaliação da Aderência aos Padrões de Conduta
O COSO (2013) afirma que:
As avaliações podem ser conduzidas por um processo contínuo da gerência e/ou por uma parte independente. Indivíduos podem também avaliar e relatar irregularidades por canais de comunicação formais e informais, como um programa de denúncias, uma linha telefônica de ética, processos de feedback acima e reuniões regulares de equipe.58
O Decreto nº 1.171/1994, que aprova o Código de Ética Profissional do Servidor Público Civil do Poder Executivo Federal, determina a instalação de comissão de ética em todos os órgãos e entidades da Administração Pública Federal direta, indireta autárquica e fundacional, ou em qualquer órgão ou entidade que exerça atribuições delegadas pelo poder público; o Decreto nº 6.029/2007, que institui o Sistema de Gestão de Ética do Poder Executivo Federal, define que é dever do titular de entidade ou órgão conduzir em seu âmbito a avaliação da gestão da ética conforme processo coordenado pela Comissão de Ética Pública. As normas de funcionamento e de rito processual, delimitando competências, atribuições, procedimentos das Comissões de Ética foram aprovadas pela Resolução CEP nº 10/2008.
O COSO (2013b) sugere ainda a disponibilização de canal de comunicação para denúncias anônimas e a realização de auditorias de ética, destacando a importância de agir tempestivamente quando são identificados desvios aos padrões de conduta da entidade.
O objetivo da variável é verificar a existência da Comissão de Ética, as atividades por ela desempenhadas e a existência de política que determine a realização periódica de
58 Evaluations may be conducted by an ongoing management process and/or by an independent party. Individuals
can also assess and report irregularities through formal and informal communication channels, such as a whistle- blowing program, an ethics hotline, upward feedback processes, and regular staff meetings.
auditoria de ética pela auditoria interna ou auditor independente. Os critérios para o estabelecimento do nível de maturidade da variável foram definidos nos seguintes termos: (0) Inexistente - Ausência de estrutura organizacional para avaliação da aderência aos padrões de conduta da entidade;
(1) Inicial - A entidade instituiu Comissão de Ética e avalia a gestão da ética conforme processo coordenado pela Comissão de Ética Pública – CEP, nos termos do Decreto nº 6.029/2007; (2) Em Formação - A Comissão de Ética da entidade realiza a apuração dos desvios conforme a Resolução CEP nº 10/2008 e dispõe de canal de comunicação para denúncias anônimas; (3) Estabelecido - Política de entidade determina a realização periódica de auditoria de ética, conduzida pela auditoria interna ou auditor independente.