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O Modelo de Sistemas Viáveis (VSM) é fundamentalmente um modelo para diagnóstico da eficiência da estrutura de uma organização e dos seus fluxos de informação. Um sistema diz-se autónomo viável se é um sistema capaz de uma existência independente num ambiente específico.

Um sistema é viável se é constituído de subsistemas viáveis (recursivamente) e se colocado num ambiente igual, continua a funcionar correctamente (autonomia).

A lógica de um sistema viável encontra-se nele mesmo, é a auto-referência, em que cada parte faz sentido precisamente em função das outras partes. Num sistema assim, o todo define-se a ele próprio, mas não com o significado de um sistema fechado que considera somente o ambiente interno. Possui interacção com o ambiente externo (Beer, 1993).

Um sistema é viável se tiver autonomia, em todos os níveis. Isto significa que cada unidade está a criar e a responder por uma parte da complexidade global da organização e está a esforçar-se por ser viável.

Uma organização é viável se pode sobreviver num tipo particular de ambiente. Ela deve ser capaz de manter uma existência independente, sem que isso signifique isolamento.

Mesmo uma organização tendo algum tipo de vínculo com outras organizações, precisa preservar a sua autonomia e a sua identidade. A organização pode ser subsidiária de uma grande corporação, isto é, uma entidade viável em si própria, mas dizemos frequentemente que ela “pertence” à companhia “pai” (Beer, 1993).

O VSM pode ser usado para orientar qualquer organismo viável, pois todos eles apresentam, no mínimo, os aspectos estruturais do modelo (Beer, 1993). O VSM apresenta-se como um modelo que proporciona às organizações uma fundamentação teórica para conceitos actuais como descentralização, participação e adaptação às mudanças (Schwaninger, 1996).

O VSM possibilita um melhor planeamento da organização, tornando o seu funcionamento mais claro e permitindo uma visão integrada da mesma (contrastando com o modo pelo qual a maioria dos que o implementam consideram o seu funcionamento) (Beer, 1979).

O VSM focaliza a modelação das interacções e dos processos primários. Os processos primários são aqueles denominados produtores da companhia. São responsáveis pelos produtos ou serviços que definem a identidade da organização. Os processos empresariais estratégicos são, também, processos primários só que com um nível mais alto de resolução (Syncho, 1992).

Esse modelo, além das considerações estruturais, leva em conta a eficiência do fluxo de informação e a morosidade nas comunicações organizacionais. As funções de uma organização são distribuídas e é preciso reconhecer a sua natureza, os filtros necessários para a tomada de decisão, as acções de controlo de cada nível e a própria orientação da organização (Beer, 1979).

Os problemas da organização são primeiro resolvidos através da comunicação com técnicas e depois com a tecnologia. O VSM fornece, em processos de mudança, meios em que os “actores” numa situação problema comuniquem com uma linguagem comum: o modelo VSM. Comunicação não significa apenas a transferência de dados ou símbolos, mas sim o relacionamento e a partilha do seu significado. O VSM é usado, acima de tudo, para facilitar a elaboração de estruturas de sistemas com crescimento saudável de relações efectivas (Syncho, 1992).

A modelação dos sistemas pela óptica do VSM oferece-nos indicações de diagnóstico. Possibilita-nos reconhecer funções que não estão a operar adequadamente, como subsistemas que não estão a trabalhar muito bem, interconexões que estão muito formais ou muito

informais, ou canais de comunicação que não suportam os seus carregamentos informacionais (Beer, 1993).

Tendo em conta o modelo cibernético de qualquer sistema viável, Beer anuncia a existência de cinco sub-sistemas necessários e suficientes, dispostos correctamente para a organização ser viável e capaz de funcionar eficientemente no seu ambiente. Cada sub- sistema tem uma tarefa específica, para manter a estabilidade do sistema. Os cinco sub- sistemas são:

• Sistema 1 – Implementação – se cada sub-sistema 1 for visto como uma única unidade, verifica-se que as partes que actualmente determinam as tarefas que o sistema tenciona desenvolver, constituem a implementação da identidade e os objectivos do sistema em foco. Por exemplo, num serviço de aumento da produção, o Sistema 1 pode ter diversos planos para satisfazer o aumento. O objectivo do serviço é o de aumentar a produção e os planos levam a cabo esta tarefa. Estes, os elementos produtores e a sua capacidade reguladora, são as chamadas actividades primárias. Ou seja, o sub-sistema 1 de qualquer sistema viável consiste nas actividades primárias ou subsidiárias, que são as responsáveis pela produção de produtos ou serviços implícitos na identidade da organização, e estão no centro do modelo recursivo.

• Sistema 2 – Coordenação – um sistema viável também tem sistemas para coordenar as funções de valor acrescentado, e as actividades primárias envolventes. Haverá sempre uma interacção na qual os ambientes dos diferentes sub-sistemas coincidem e na qual as decisões de um sub-sistema afectam o desempenho dos outros. Mas se todos os sub-sistemas se empenharem em cooperar, e se o feedback acerca da interacção provém apenas do ambiente ou da gestão, haverá atrasos que poderão levar a uma oscilação indesejável e, possivelmente, incontrolável no sistema. O Sistema 2 é, então, a função coordenadora ou anti-oscilatória. O Sistema 2 é um sistema de regras e comportamentos que têm por objectivo controlar as operações em termos de necessidades actuais e, que deve permitir aos vários Sistemas 1 resolverem os seus próprios problemas, facultando-lhes a tomada de decisões descentralizada.

• Sistema 3 – Controlo – o Sistema 3 trata a gestão diária das actividades correntes nos Sistemas 1, de forma a garantir a eficiência (das actividades operacionais) da organização. Este sub-sistema confia na informação recebida directamente da gestão através dos canais bidireccionais (indicados pelas linhas verticais orientadas para baixo a partir do Sistema 3) e nos dados internos a partir do Sistema 3* do canal de

auditoria. Este é o canal através do qual os recursos são negociados, as instruções de gestão em linha directa são emitidas (numa base de excepção apenas) e os relatórios de responsabilidade flúem para cima com a finalidade de, manterem o nível de gestão a atingir em contacto com os acontecimentos. A intervenção directa realiza-se, portanto, através dos canais bidireccionais e, em troca, o sistema 3 exige relatórios comprovativos.

• Sistema 3* - Verificação – outro canal importante é utilizado para auxiliar o controlo directo: é o canal de verificação, monitorização ou auditoria - Sistema 3* que acede directamente às actividades operacionais do Sistema 1. O rótulo “auditoria” indica que esta actividade é, por exemplo, um exame aos Sistemas 1 para identificar desfalques, mas também é um controlo de emissões ou ordens, por exemplo, do estado de saúde dos empregados, etc.

• Sistema 4 – Inteligência – o Sistema 4 tem duas funções principais: faz a integração da organização com o ambiente externo e com o ambiente futuro e, discute com o Sistema 3 as implicações a curto prazo, para depois transmitir esta informação ao Sistema 5. As tarefas básicas do Sistema 4 são: investigação e desenvolvimento, estudos de mercado e planeamento organizacional. A função de Inteligência está fortemente virada para o futuro. Está interessada em planificar, de forma mais avançada, à luz das mudanças ambientais externas e das capacidades organizacionais internas, para que a organização possa criar o seu próprio futuro. Para ter a certeza de que os seus planos estão bem fundamentados numa apreciação precisa do contexto organizacional actual, a função de Inteligência também necessita ter à sua disposição um modelo actualizado da organização.

• Sistema 5 – Política - o Sistema 5, completa a o sistema viável. Esta função é, por definição, um processo de baixa variedade (em comparação com a complexidade do resto da unidade organizacional) necessitando, por isso, de ser altamente selectiva na informação que recebe. Essa selectividade é largamente alcançada através das actividades e interacções das funções de Inteligência (Sistema 4) e de Controlo (Sistema 3). As principais funções de Política servem para clarificar a direcção na sua totalidade, valores e finalidades da unidade organizacional e para desenhar, ao mais alto nível, as condições para a eficiência organizacional. As decisões tomadas pela função Política são raras e constituem, principalmente, um controlo final de bom senso contra a direcção, valores e finalidades, após extensos debates e decisões terem sido levadas a cabo dentro e entre as funções de Inteligência e Controlo. Em suma,

considerada a informação gerada pelo Sistema 4, o Sistema 5 cria políticas que são conduzidas ao Sistema 3 para serem implementadas pelo Sistema 1. Outra das tarefas do Sistema 5 é a de verificar o equilíbrio entre acções a longo prazo sugeridas pelo Sistema 4 e as que são sugeridas a curto prazo pelo Sistema 3. O Sistema 5 deve ter a certeza de que a organização se adapta ao ambiente externo enquanto mantém um grau apropriado de estabilidade interna.

implementation policy intelligence control coordination monitoring unit 2 unit 1 management environment

Figura 3.1 – Vista Simplificada do VSM (Carvalho, 200?)