2.2 Internasjonalt regelverk
2.2.5 EUs varemerkedirektiv
Como já mencionado, um plano de classificação é um esquema de distribuição de documentos em classes elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo ou fundo por ela produzido e, portanto assume uma importância relevante como ferramenta de gestão documental.
A estrutura de um plano de classificação de documentos de arquivo é hierárquica (em função da representação da função e dos fluxos informacionais oriundos do desenvolvimento de suas atividades e ações) compreendendo os conceitos básicos de fundo, seção, série (subsérie), dossiê e unidade ou item documental que estabelecem um princípio de diferenciação, estratificação e hierarquia de diversos agrupamentos documentais que conformam o acervo de
47 Unidade de Arquivamento é o documento considerado para fins de classificação, arranjo,
armazenamento e notação. Uma unidade de arquivamento pode ser um dossiê, processo ou pasta em que estejam reunidos documentos sob o mesmo código de classificação, como, por exemplo, as folhas de ponto de determinado ano, relatórios de atividades de um período específico ou atas de reunião. (Modelo de requisitos..., 2009, p. 50)
uma organização ou entidade. (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. NOBRADE, 2006; ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, s.d.). Esses agrupamentos, que se estabelecem naturalmente, determinam algumas características a serem observadas na elaboração de um plano de classificação:
Delimitação – o objeto [...] é o fundo isto é, os documentos de qualquer tipo e época gerados, conservados ou reunidos no exercício das atribuições ou funções de uma entidade;
Unicidade – [...] se concebe para classificar todos os documentos de arquivo independentes de sua cronologia – dos mais antigos aos mais recentes;
Estabilidade – [...] deve basear-se nas atribuições ou funções da entidade cuja permanência garantirá uma classificação segura e estável; ainda assim deve permitir o crescimento de suas seções ou séries sem romper sua estrutura;
Simplificação – deve ser universal e flexível [...] estabelecendo divisões precisas e necessárias sem descer a subdivisões excessivas. (ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, s.d.)
Planos de classificação podem ser elaborados a partir dos métodos: estrutural e do funcional. O plano de classificação estrutural representa, de acordo com o organograma, os vários níveis de divisão interna do organismo produtor (estrutura organizacional) e as respectivas atribuições dentro destas estruturas. Os problemas de se utilizar essa abordagem metodológica são principalmente as possíveis e constantes alterações dessa estrutura a partir de fusões, extinções, incorporações de atividades, entre outras; e, nem sempre, a estrutura do órgão dá conta de todas as suas funções e atividades.
O método funcional é a representação lógica das funções, subfunções e atividades da entidade produtora. Independe da estrutura da entidade e de suas mudanças no decorrer do tempo. A abordagem funcional permite que o plano seja dinâmico, pois é mais flexível e também mais estável considerando que as funções e atividades, em geral, permanecem estáveis.
Uma ferramenta de classificação pode ser desenvolvida em quatro (ou mais) níveis de classificação ou graus de especificidade. Em geral, apresenta, pelo menos, três componentes ou níveis48: uma categoria ampla, abrangente
denominada função; um subconjunto restrito da função denominada atividade;
48 Esses níveis podem variar nas entidades ou órgãos considerando fatores tais como:
natureza das atividades desenvolvidas; complexidade da estrutura organizacional; tamanho do órgão ou entidade. Ou seja, estão relacionadas ao desenvolvimento e a organização da entidade ou órgão.
e, um subconjunto mais específico da atividade denominado tarefa, transação ou operação. (NATIONAL ARCHIVES..., 2003)
Portanto, a hierarquização do plano de classificação deve observar, de modo lógico, a utilização de elementos que incorporem características gerais de aglutinação da ação administrativa – função (subfunção) atividade, transação/tarefa, em torno das quais é possível agregar racional, contínua e sistematicamente as categorias documentais. Para recuperar com maior facilidade esse contexto da produção documental, é possível atribuir códigos numéricos ou alfanuméricos.
De acordo com a Norma Internacional para Descrição de Funções – ISDF (CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS, 2007), entende-se por função,
[...] qualquer objetivo de alto nível, responsabilidade ou tarefa prescrita como atribuição de uma entidade coletiva pela legislação, política ou mandato. Funções podem ser decompostas em conjuntos de operações coordenadas, tais como subfunções, procedimentos operacionais, atividades, tarefas ou transações.
Ainda, de acordo com a ISDF, “a análise das funções de entidades coletivas49 é importante como base para muitas atividades de arquivamento [...], mais estáveis que estruturas (organizacionais)” que frequentemente podem ser mescladas, transferidas ou mesmo extintas quando ocorre reestruturação. Portanto, “funções são apropriadas para servir como base para: o arranjo, classificação, descrição [...]; a avaliação [...]; uma ferramenta para a recuperação e análise de documentos”, pois situam os documentos no contexto de sua produção e uso, o propósito ou papel que foram destinados a executar numa organização, como se ajustam a essa organização e se conectam a outros documentos por ela produzidos. (CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS, 2007)
A figura 4.1 mostra a relação fundamental entre as funções, os órgãos produtores e os documentos e outros registros arquivísticos.
O segundo subconjunto – atividade diz respeito às tarefas desempenhadas por um órgão ou entidade para realizar cada uma de suas
49 Organização ou grupo de pessoas que é identificado por um nome particular e que atua, ou pode atuar, como uma entidade. Também inclui um indivíduo agindo em nome de uma entidade coletiva (CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS, 2007).
funções. Atividades compreendem transações/tarefas/operações que, por seu turno, produzem documentos.
Figura 4.1: Representação dos relacionamentos de funções com entidades coletivas e recursos arquivísticos
Fonte: CIA, 2007. p. 35
Outros fatores que podem integrar uma ferramenta de classificação são as notas de escopo e um quarto nível de classificação. As notas de escopo acompanham alguns termos e dizem respeito ao âmbito ou definem a amplitude do termo esclarecendo o seu significado e uso específico em uma entidade ou órgão. O quarto nível de classificação pode ser adicionado para qualificar o termo tópico ou dar uma descrição mais pormenorizada e significativa ao termo do terceiro nível. Podem assumir a forma de abreviaturas ou, na forma autorizada, citar nomes próprios, ou ainda, uma descrição em texto livre. (NATIONAL ARCHIVES..., 2003)
Assim sendo, o objetivo da classificação dos documentos é facilitar a recuperação da informação ou de seus registros. O plano de classificação indica a “família” do documento permitindo seu correto arquivamento. (BERNARDES, 2008).
A determinação da “família” do documento é realizada a partir do contexto de sua produção: quem produziu, por que, para quem e para que foi produzido o documento ou registro. O organismo produtor ou entidade coletiva é o responsável pela execução das funções e atividades, denominadas aqui atribuições. As atribuições estão distribuídas pelas estruturas ou unidades internas da entidade (estrutura).
Fonte: Adaptado de BERNARDES, 2008.
O plano de classificação é um instrumento de gestão e representa em sua estrutura o contexto da produção dos documentos. Não só permite localizar documentos ou tornar mais eficiente a sua descrição, mas é uma informação fundamental que acompanha o documento em toda a sua vida e o relaciona às decisões que a organização estabelece em relação à sua vinculação orgânica. No entanto, no quesito recuperação da informação, o instrumento de classificação apresenta restrições. Embora, após a sua elaboração, os termos que ele contém forneçam de certa forma, uma estrutura de vocabulário, não estabelecem flexibilidade na busca ou controle dos termos apresentados. O plano está estruturado para fornecer acesso a partir da proveniência, seus termos não esgotam um tema, destinam-se fundamentalmente, a reunir os documentos e registros produzidos e recebidos pela função/atividade/ação que lhe deu origem.