5. Gestão comercial
Oliveira (2005) divide a gestão comercial em três itens: marketing, formulação de preços e proposta técnico-comercial.
O autor define marketing como um conjunto de ações cuidadosamente formuladas visando oferecer benefícios ao mercado-alvo, que sejam suficientemente eficazes para desapertar seu interesse e gerar relações comerciais vantajosas para ambas as partes.
Kotler (1999) decompõe um sistema de marketing em quatro aspectos distintos, os quatro Ps:
■ produto: identifica o que está sendo vendido;
■ preço: valor que o produto está sendo disponibilizado;
■ praça: relaciona-se com o local e o público para quem o produto será
comercializado; e,
■ promoção: a propaganda que será realizada para informar e convencer o
mercado que “tal produto” é o melhor.
Oliveira (2005) descreve projeto (de arquitetura, de estrutura, de instalações, etc.) como um serviço dotado de alto componente intelectual; Ferreira e Salgado (2006) complementam também tratar-se de um produto que não é facilmente compreendido e valorizado pelo cliente. Alguns clientes não entendem sua importância e não sabem comprá-lo, reduzindo sua avaliação à simples comparação de preços, reduzindo também sua valorização. Desta forma, é necessário dar maior atenção ao nível de percepção que o cliente dá ao serviço projeto. (OLIVEIRA, 2005.)
É preciso muito mais que conhecimento científico e técnico para fazer do projeto um negócio lucrativo e, portanto, economicamente viável.
Outros dois itens, tratados por Oliveira (2005) em seu trabalho, são: a formulação de preços e a proposta técnico-comercial. Para o autor, a política de preços em uma empresa de projetos deve ser definida com base em seu planejamento estratégico, ou seja, o preço deve ser estabelecido de forma que
possibilite a realização da estratégia adotada pela empresa e permita uma remuneração justa para seus colaboradores e proprietários.
Apesar disso, o preço de um projeto, na maioria das empresas de projeto, é definido de maneira empírica, assim como o gerenciamento dos custos de produção.
Ferreira e Salgado (2006) sugerem que o método de formação de preços possa ser baseado em custos, o que proporciona um melhor planejamento dos trabalhos facilitando o controle do orçamento previsto e do desempenho da equipe, a identificação das necessidades de recursos humanos e a visualização de informações sobre os custos, os quais podem assegurar a negociação dos honorários e as modificações de contrato.
Em termos contábeis o preço de cada projeto deve cobrir parte dos custos indiretos da empresa e a totalidade dos custos diretos do projeto em questão, além de gerar uma parcela de lucro. Mesmo assim as autoras também concordam com Oliveira (2005) ao afirmarem que a gestão da organização deve ser estabelecida em função de um horizonte estratégico.
A proposta para serviços de projeto tem como principais objetivos: ■ formalizar a intenção do estabelecimento de uma relação comercial;
■ informar o que a empresa está se propondo a executar, a que preço, em que prazo e de que forma;
■ esclarecer as principais obrigações de cada uma das partes em relação ao serviço a ser contratado, inclusive as principais questões jurídicas;
■ estabelecer as bases técnicas e gerenciais introdutórias para nortear os serviços a serem executados; e,
■ servir como instrumento de marketing.
A proposta para serviços de projeto possui duas partes básicas: proposta técnica, onde são estabelecidas as características técnicas do projeto e de sua execução e a proposta comercial, onde são tratadas questões referentes ao pagamento, valor do projeto e reajustes.
Dependendo da complexidade do projeto é possível agrupar as duas partes através de um documento único. Porém, é importante ressaltar, de acordo com Oliveira (2005), que as propostas devem ser formuladas com base em uma criteriosa
análise dos requisitos e necessidades do cliente, evitando-se assim assumir responsabilidade com serviços fora do seu domínio e reduzindo a possibilidade de aumento de custos em função da necessidade de aprofundamento de estudos não programados sobre algum aspecto muito particular do projeto ou necessidade da contratação não prevista de um consultor.
6. Sistema de informação
Informação é a matéria-prima para o desenvolvimento de um projeto. Desta forma, a utilização de um sistema de informações é essencial para uma empresa de projetos.
Segundo Ferreira e Salgado (2006) o sistema de informações deve ser abrangente e produzir todas as informações necessárias em todos os níveis da organização.
Para que o sistema de informações funcione adequadamente, é importante que a empresa estabeleça critérios para geração e controle e registro de informações.
Oliveira (2005) ressalta três formas principais de informação:
1) informação física: plantas, folhetos, croquis, rascunhos e documentos impressos;
2) informação digital: arquivos digitais, documentos e disquetes; e,
3) informação verbal: obtida através de conversas, reuniões, entrevistas etc. Para o autor, a perfeita gestão das informações, tanto físicas como digitais, possui importância fundamental no desempenho das empresas de projeto. Quando bem executada, proporciona à empresa maior padronização, segurança, economia de tempo e produtividade, agregando valor às tarefas realizadas e diminuindo a burocracia.
Melhado e Oliveira (2006) afirmam que qualquer que seja o seu porte, uma empresa precisa de informações para subsidiar a tomada de decisões e para
executar suas operações; precisa também de informações para elaborar planos, avaliar resultados, etc. Eles avaliam as informações segundo quatro fatores:
1) qualidade: quanto mais precisa a informação, maior sua qualidade e com mais segurança os gestores podem contar com ela no momento de tomar decisões;
2) oportunidade: para um controle eficaz, a ação corretiva deve ser aplicada antes de ocorrer um desvio muito grande do plano ou do padrão; portanto, as informações devem estar disponíveis à pessoa certa no momento certo;
3) quantidade: dificilmente os gestores podem tomar decisões precisas e oportunas sem informações suficientes; contudo, é importante que não haja uma “inundação” de informações, de modo a esconder as coisas importantes; 4) relevância: a informação que os gestores recebem deve ter relevância para suas responsabilidades e tarefas, devendo-se evitar trabalhar ou mesmo armazenar informações que não sejam relevantes.
A Tecnologia da Informação (TI) é uma parte do sistema de informação, que se configura como uma importante ferramenta de gestão.
Os ambientes colaborativos, tais como as extranets de projeto via navegador de websites, permitem centralizar, administrar, controlar o fluxo de informações e tornar acessível o resultado do trabalho dos diversos projetistas e profissionais envolvidos no processo de projeto de um determinado empreendimento. (SANTOS; NASCIMENTO, 2002.)
Para estes autores, a TI tem grande importância nas empresas de projeto, pois essas empresas lidam fundamentalmente com informação e existe uma intensa utilização do computador ao longo de seus processos.
Nessas empresas os insumos podem vir sob forma digital (documentos, eletrônicos, e-mail, videoconferência etc.), bem como os produtos que geram (arquivos CAD, documentos eletrônicos) podem ser entregues aos clientes. Seus funcionários podem trabalhar remotamente e a empresa pode ser contratada por clientes de todo mundo.
A Figura 11 estabelece o ambiente de um escritório de arquitetura. Encontram-se, como núcleo principal, os produtos seguidos da gestão da comunicação. Como suportes aos produtos e à gestão estão: a tecnologia da
informação com suas ferramentas, softwares e sistemas colaborativos. Como envoltório encontra-se a gestão de projetos, que gerencia todos os aspectos relativos ao processo projetual.
FIGURA 11 – Ambiente de um escritório de arquitetura18.
Projetar é gerar alternativas de solução exeqüíveis e economicamente viáveis para um problema proposto, para depois decidir de forma racional entre essas alternativas. (MELHADO; OLIVEIRA, 2006.)
E, neste processo projetual de tomada de decisões, a disponibilidade de informações de forma qualitativa e eficiente, é fator de extrema importância e de caráter decisivo para o desenvolvimento de projetos e a produção de produtos, que atendam às necessidades, exigências e expectativas dos clientes e usuários.
Melhado e Oliveira (2006) complementam que o projeto produzido também deve atender aos objetivos estratégicos da própria empresa de projeto e do empreendimento imobiliário como um todo. No entanto, ainda existem muitas barreiras para que a TI possa ser implantada e utilizada pelas empresas de projeto de forma satisfatória.
Arantes et al (2005), apud Cordeiro (2005), citam as barreiras para aplicação da TI no setor:
► falta de capacidade financeira das empresas de projetos para investir na
aplicabilidade da TI e em seu treinamento;
►resistência dos profissionais de projeto às novas ferramentas gerenciais e à
integração entre projeto e produção; e,
► ofertas de tecnologias com elevado grau de complexidade e pouca
flexibilidade para atender às necessidades das empresas.