Aquando das entrevistas a cada planeador foram avaliados os ficheiros ZAP e, previsivelmente constatou-se que não existia um ficheiro ZAP. Existiam vários! O processo ZAP File possuía uma extrema diversidade de formatos ao nível de cores, informação contida em cada separador e, inclusive, do tipo de separadores utilizados.
Verificou-se ainda que cada ZAP continha no mínimo dois tipos de separadores: um para o planeamento individual de cada referência em 10 dígitos (Figura 24) e outro para o planeamento total por cliente. Contudo, alguns planeadores utilizavam outros separadores de apoio consoante as necessidades relativas aos seus clientes, tais como, o separador “Família” com o somatório dos valores de planeamento por referência de produto, o separador “RAP” para discussão das vendas com Hildesheim, o separador “Necessidades Independentes” com as necessidades independentes semanais por referência 13 dígitos e o separador “PPS” com o plano de produção mensal por referência 13 dígitos. De facto, o único com carácter opcional seria o separador “RAP”, visto que determinados clientes não exigem a discussão das quantidades vendidas. Adicionalmente as listagens de dados a introduzir no ficheiro também variavam de planeador para planeador.
13 dígitos
XXXX XXX
XXX
XXX
Tipo de Produto Especificações do Produto / Número de Cliente Tipo de Embalagem Número de Cliente / Especificações do Produto 10 dígitos
A diferença entre uma referência de peça em 10 dígitos e 13 dígitos é relativa às especificações do tipo de embalagem, ou seja, o mesmo produto podia ser colocado em embalagens diferentes e ser expedido para o mesmo cliente (com localizações diferentes ou não). O que os planeadores faziam era colocar no mesmo separador as encomendas agregadas para o mesmo produto em 10 dígitos, e abaixo do planeamento mantinham o histórico por período discriminado por índex (últimos três dígitos da referência de peça em 13 dígitos). Mas para além do facto das encomendas estarem agregadas, o planeamento também era agregado. Isto trazia a impossibilidade de análise individual do planeamento por produto e embalagem.
Por outro lado, este ficheiro revela-se com um carácter de tratamento muito manual e dependente das perceções do planeador, e por isso, extremamente suscetível a erros. Não obstante, a última atualização do padrão de processo (ficheiro e Instrução de Trabalho) tinha sido elaborada no dia 22 de Janeiro de 2010, e quase dois anos depois o ficheiro encontrava-se completamente adaptado às necessidades e pareceres de cada planeador, dando assim origem a diversos formatos de ZAP Files por colaborador. O modelo do ficheiro definido anteriormente contemplava a utilização de diversas macros de suporte. Atualmente, nenhum dos ficheiros observados contém as macros ativas. Em muitos dos casos, como os ficheiros não foram guardados com a extensão “.xlsm” as macros foram perdidas. Em outros casos, os botões das macros estavam sobrepostos um sobre os outros sem razão aparente. Analisada a Instrução de Trabalho, comprovou-se que a disparidade entre os ficheiros tinha razão de ser, visto que em lado nenhum da Instrução de Trabalho se mencionava o facto de, por exemplo, o modelo inicial definido para o ZAP File ser mantido para todos os clientes. Em suma, concluiu-se imediatamente que a uniformização do ficheiro ZAP para todos os planeadores era necessária.
Outra situação observada foi o facto de o planeamento ser realizado por referência de peça em 10 dígitos, o que obrigava o planeador a manter o histórico por período de planeamento das encomendas em cada separador de forma a avaliar os aumentos ou reduções dos pedidos. Adicionalmente foi também constatado que a base do ficheiro estava elaborada num misto de inglês e alemão, sendo que o alemão não é a língua oficial da Bosch. No entanto, os planeadores ao fim de tantos anos de experiência associaram implicitamente os termos aos significados.
Por último, durante a análise verificou-se que o ficheiro continha informações repetidas sem motivo aparente. Questionados os intervenientes, estes justificaram a situação com o facto de o ficheiro ser inicialmente desenvolvido pelo Departamento de Compras de Hildesheim, de forma a correr as suas macros para exportar as quantidades de vendidas, o total de vendas e a procura. Na Figura 25 identificam-se a vermelho os campos com informações repetidas. Por exemplo, “ZUGANG M” terá sempre o valor igual a “Prod. new”, e assim sucessivamente para os restantes. Depois de verificada esta situação demarcou-se a azul os campos a propor ao Departamento de Vendas de Hildesheim para serem eliminados.
Figura 25 – Campos supérfluos identificados na versão ZAP antiga
Após elaborar o planeamento individual por produto, ficam atualizados os separadores do planeamento por família (se aplicável), do total por cliente e do “PPS” (visto que contêm fórmulas de ligação). Sobre separador “PPS” vai correr uma macro que vai reunir no ficheiro PPS todos os valores de planeamento num horizonte de 12 meses a partir do mês atual para todos os clientes. Este ficheiro é muito útil e serve de suporte às reuniões de LAS onde são analisadas e aprovadas as diferenças propostas pelo novo plano de produção. Após a aprovação do plano, este é atualizado no P456 no período da tarde do mesmo dia. O MRP Total corre automaticamente no fim-de-semana executando as atualizações das encomendas para os fornecedores no P45 (ao contrário do MRP diário que apenas atualiza o sistema).
No Anexo I, apresenta-se o ficheiro ZAP utilizado com a identificação e explicação dos campos de preenchimento manual. Com base em toda a informação recolhida pela análise ao ficheiro, identificaram-se os seguintes pontos críticos em estudo no gráfico de benefício-esforço no Anexo II:
ZAP Files diferentes por planeador;
ZAP Files com formatos diferentes (cores, etc.);
Tipos de separadores diferentes por planeador;
Histórico do APO / EVA existente no ficheiro;
Planeamentos com suportes diferentes (EVA / APO).
Após esta análise verificou-se que os pontos críticos identificados se enquadram no primeiro e segundo quadrante (Anexo II), pelo que os ganhos são rápidos e a relação de benefício-esforço é elevada.