Como já dito, ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning, ou Aplicativo integrado de Gestão Empresarial. Ela denota sistemas aplicativos (software) que integram programas de computador para os principais processos do ciclo produtivo de uma empresa: produção, vendas, estoques, logística, contabilidade, finanças, recursos humanos e as demais operações de uma empresa, conforme representados na Figura 5 (GORE, 2005).
Figura 5. Diagrama com algumas das principais funções do sistema ERP
Empresa
Vendas e distribuição Gerenciamento de materiais Produção Finanças e contábil Recursos humanosERP
Ciclo produtivo da empresa
Empresa
Vendas e distribuição Gerenciamento de materiais Produção Finanças e contábil Recursos humanosERP
Segundo GORE (2005), BASKERVILLE e PAWLOWSKI (2000), algumas das características principais dos aplicativos ERP são:
• Fornecidos por empresas especializadas no seu desenvolvimento e suporte. Ou seja, são programas comprados pelas empresas, ao invés de serem desenvolvidos internamente pelas equipes de informática próprias;
• Funcionam de forma integrada, ou seja, um único sistema integra as diversas funções do ciclo produtivo;
• São altamente parametrizáveis, ou seja, possuem inúmeros recursos para configurar o sistema de acordo com as características ou necessidades das empresas;
• Baseado em processos, ou seja, rotinas e transações pré-definidas de forma estruturada e lógica.
O ERP ganhou foco das empresas a partir de 1995/1996, continuando como prioritário atualmente pelas empresas, conforme confirmado pelo levantamento apresentado no subcapítulo 3.1. Desde então as empresas tem comprado e implementado estes sistemas aplicativos procurando obter os seguintes objetivos (GORE, 2005), (BASKERVILLE, e PAWLOWSKI, 2000):
• Obter uma maior eficiência operacional através da integração das operações. O motivo é que os sistemas anteriormente utilizados são, em sua grande maioria, não integrados. Ou seja, as empresas possuíam originalmente aplicativos específicos para cada função.
Por exemplo, um programa para vendas, mas cujo estoque é controlado por outro sistema, não permitindo consultar diretamente ou atualizar o mesmo em caso da concretização da venda. A produção não poder integrar seu planejamento com a disponibilidade das matérias primas, da logística, das vendas e depois não poder atualizar os sistemas contábeis e financeiros. Os sistemas de ERP, ao contrário, funcionam de forma integrada, fornecendo às empresas grande agilidade e eficiência;
• Orientação a processos ao invés de tecnologia: os sistemas possuem sua base nos processos da empresa, ao invés dos sistemas convencionais desenvolvidos por pessoas de tecnologia da informação, que muitas vezes não possuem o conhecimento específico das diversas áreas da empresa;
• Obter as melhores práticas de mercado para as suas diversas operações. Os aplicativos de ERP são desenvolvidos por fornecedores especializados que focam no estudo de operação de inúmeras empresas clientes. Com isto, conseguem absorver do mercado o conhecimento relativo às melhores práticas de operação e deixar isto disponível nos sistemas ERP. Então as empresas que compram e implementam adequadamente estes sistemas conseguem trazer para suas operações as melhores práticas de mercado, melhorando sua eficiência.
Em resumo, as empresas procuram implementar e utilizar sistemas de ERP entendendo que os mesmos podem fornecer uma vantagem competitiva. Para que se tenha este ganho é necessário que sejam tomados os seguintes cuidados: planejar corretamente a implementação do ERP, reorganizar ou ajustar a empresa de forma a operar de forma processual e alinhar esta implementação e uso com a estratégia da companhia (ADHIKARI, 2007).
Tendo estes conceitos de ERP e seu uso pelas empresas definidos, partimos então para um levantamento sobre o que a literatura diz como estes sistemas aplicativos podem ajudar na gestão do conhecimento organizacional.
AL-MASHARI (2001) diz que os sistemas de ERP podem ser considerados como sistemas de gestão do conhecimento, pois estes servem como veículo para transferir as melhores práticas através dos processos definidos para o seu uso e codificados em suas transações.
Esta idéia é ratificada por SURAWEERA, REMUS e WAKERLEY (2007). Segundo estes autores, o sistema de ERP de uma empresa armazena dados, processa informações e embute também o conhecimento, do tipo transacional e explícito, residente em seu código, configurações e processos. Estes autores destacam que a obtenção do conhecimento e codificação para posterior uso inicia-se durante a implementação do sistema de ERP. Nesta etapa, que costuma durar meses ou até anos (dependendo do tamanho da empresa e área envolvidas), ocorre uma reengenharia das funções, através da obtenção das melhores práticas de mercado trazidas pelo sistema e suportado pelas consultorias, bem como através da analise e redefinição interna das atividades, processos e informações. Durante este período, ocorre o envolvimento de
pessoas da própria empresa consideradas críticas ou detentoras dos conhecimentos específicos de cada função, suportada por consultores especializados externos, detentores do conhecimento de mercado e do sistema de ERP. Este grupo define e configura os processos e o sistema para poder suportar um novo modelo, focando na eficiência operacional. Depois de pronto, as áreas da empresa passam por treinamentos e adequações para funcionar neste novo modelo de operação. Este momento, chamado de implementação do ERP, é um momento muito rico sob a ótica do conhecimento, pois se revalida as atividades internas da empresa e agrega-se o conhecimento de melhores práticas do mercado, codificando todo este conhecimento para uso dos demais funcionários.
Depois de implementado o projeto de ERP, a empresa passa a utilizar este conhecimento codificado, através do uso por parte dos funcionários dos processos, atividades e informações padronizadas. Por passar a ser uma cadeia integrada de forma sistêmica, as pessoas também passam a entender melhor seu papel dentro do ciclo de operação.
SRIVARDHANA e SUZANNE (2007) fazem uma análise semelhante a descrita acima. Eles também identificam que o conhecimento utilizado através do uso sistema de ERP é gerado da seguinte forma:
• Fontes externas à empresa de conhecimento:
• Conhecimento incluído no sistema de ERP: as melhores práticas de mercado para as funções operacionais inseridas no sistema;
• Consultores externos: conhecimento externo trazido pelos consultores durante a implementação e o posterior suporte ao uso. Estas pessoas possuem o conhecimento adquirido em outras empresas;
• Conhecimento organizacional interno:
• Conhecimento individual dos funcionários chave que participam da implementação e posteriormente de todos os funcionários que usam o sistema;
• Conhecimento comum organizacional: processos e rotinas;
• Conhecimento armazenado em estruturas auxiliares: documentos, dados e informações e sistemas já existentes.
Estes autores identificam também algumas restrições no uso dos sistemas ERP:
• Integrações adicionais complexas entre outros sistemas ou processos. A estrutura montada integra-se bem, mas os papéis e uso ficam bem definidos, dificultando o uso aberto por parte de funcionários de outras áreas ou a integrações adicionais;
• Complexidade do sistema: dificulta modificações futuras e adaptações, depois de implementado. Também é complexo em seu uso.
Classificação do sistema ERP com base nos critérios de conhecimento
Fazendo uma consolidação e análise das informações levantadas sobre o sistema ERP, com base nos critérios selecionados para análise das ferramentas de conhecimento (subcapítulo 3.2), o autor deste trabalho conclui que:
• Tipo do conhecimento: pode-se identificar que o sistema ERP suporta basicamente o conhecimento explícito, ou seja, aquele mais estruturado e formal. No caso, são os processos e rotinas funcionais da empresa;
• Processos: os processos de codificação e transferência do conhecimento são os mais suportados pelo ERP. Há também um suporte parcial e específico na geração do conhecimento, principalmente durante o período de implementação, Após este período a geração é muito pequena;
• Nível do conhecimento: o conhecimento suportado pelo ERP é basicamente operacional, pois suporta funções de operação da empresa;
• Escopo do conhecimento: o conhecimento suportado pelo ERP é específico enquanto cada área. No entanto, considerando que ele abrange várias áreas da empresa, cobrindo as principais funções, ele pode ser entendido como amplo. De qualquer forma, ele não cobre relacionamentos ou funções fora da empresa, além de cobrir
somente as funções operacionais da empresa. Ou seja, é forte no conhecimento específico e razoável no campo amplo, desde que seja composto este conhecimento com base nas partes;
• Foco do conhecimento: o foco de conhecimento suportado pelo sistema de ERP é da eficiência e produtividade. Busca-se através do mesmo que as áreas executem suas atividades e funções da maneira mais otimizada e padronizada possível, aumentando a competitividade interna da empresa. Mesmo durante a implementação, o foco é melhorar os processos na busca da eficiência;
• Confiança no conhecimento: a confiança no conhecimento é alta, pois os responsáveis pela configuração e posterior uso são somente as áreas responsáveis por cada função. Como exemplo, somente a área de vendas pode configurar e atualizar as transações de vendas do sistema;
• Estruturação do conhecimento: a estrutura das informações e conhecimento é muito organizada no sistema ERP, pois está focado em áreas ou funções, possuindo posteriormente divisão por sub- funções;
• Facilidade de uso pelo usuário: o sistema de ERP é complexo, requerendo treinamentos por parte dos usuários.
De forma sintética, o resultado da categorização do sistema ERP pelos critérios de conhecimento pode ser assim tabulado:
Tácito Explícito Geração Codificação Transferência Estratégico Operacional Amplo Específico Inovação Eficiência 6 Confiança no conhecimento --- 7 Estruturação do conhecimento --- 8 Facilidade de uso pelo usuário ---
Legenda: 5 1 2 3 4
Sistema suporta pouco a categoria de conhecimento Escopo do conhecimento
Foco do conhecimento Tipo de conhecimento
Sistema suporta muito a categoria de conhecimento Sistema suporta parcialmente a categoria de conhecimento Processo do conhecimento Nível do conhecimento ERP - Aplicativo Integrado de Gestão Empresarial CRM - Gestão de Relacioamento com o Cliente Categoria de conhecimento Sistema aplicativo Colaboração e Redes Sociais Gestão de Conteúdo
Tabela 8. Classificação do sistema ERP com base nas categorias de conhecimento