Com as mudanças do mercado e as transformações tecnológicas acontecidas nos últimos séculos, o secretariado executivo tem ganhado, gradativamente, mais espaço dentro das organizações. Essas mudanças têm exigido desse profissional outras atribuições que vão além do que está expresso na Lei n.º 7.377, de 30 de setembro de 1985, a qual regulamenta a profissão de secretário. Hoje lhe são requeridas habilidades próprias de um profissional altamente preparado para lidar com situações novas:
Os profissionais tiveram que rever e renovar seu modo de executar as atribuições inerentes à profissão, reconstruindo-se a cada nova situação e a cada nova tecnologia que lhes era apresentada. A incorporação de novas competências e habilidades permitiu-lhes ocupar mais espaço junto aos dirigentes e às equipes de trabalho. Tornaram-se profissionais capazes de intervir, identificar problemas e resolvê-los, propor soluções para os problemas que surgem no ambiente de trabalho, analisar dados, informações e trabalhar em equipe (BORTOLOTTO; WILLERS, 2005, p.46).
Na academia essa preocupação é latente. Os cursos de graduação em Secretariado, juntamente à evolução do mercado, têm buscado acompanhar esse crescimento que o profissional tem encontrado dentro das empresas e nos órgãos públicos aos quais é chamado a trabalhar. Os currículos acadêmicos direcionam o aprendizado para o perfil multifuncional do profissional de Secretariado, entendendo-se que é dessa forma que o mercado compreende o secretário executivo. Nesse sentido, as Diretrizes Curriculares Nacionais para o curso de graduação em Secretariado Executivo apontam características importantes que devem compor o perfil do profissional dessa área:
O curso de graduação em Secretariado Executivo deve ensejar, como perfil desejado do formando, capacitação e aptidão para compreender as questões que envolvam sólidos domínios científicos, acadêmicos, tecnológicos e estratégicos, específicos de seu campo de atuação, assegurando eficaz desempenho de múltiplas funções de acordo com as especificidades de cada organização, gerenciando com sensibilidade, competência e discrição o fluxo de informações e comunicações internas e externas (MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO, 2005).
Ora, para ser capaz de se adequar às especificidades de qualquer tipo de organização, é imprescindível que esse profissional tenha uma formação global, que contemple o humano, o técnico e o científico, para além dos aspectos administrativos e gerenciais, chegando-se à reflexão e à crítica:
O bacharel em Secretariado Executivo deve apresentar sólida formação geral e humanística, com capacidade de análise, interpretação e articulação de conceitos e realidades inerentes à administração pública e privada, ser apto para o domínio em outros ramos do saber, desenvolvendo postura reflexiva e crítica que fomente a capacidade de gerir e administrar processos e pessoas, com observância dos níveis graduais de tomada de decisão, bem como capaz para atuar nos níveis de comportamento microorganizacional, mesoorganizacional e macroorganizacional (MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO, 2005).
Ou seja, o profissional de Secretariado deve exercer suas funções em qualquer tipo de organização, não importa o quão complexa seja. Por isso, o gerenciamento e a análise das próprias ações são fundamentais para acompanhar as novas demandas do contexto administrativo e assistencial, desenvolvendo-se competências que o auxiliem no alcance de objetivos (AMARAL et al. 2012, p.57). A noção de competência tem a ver com capacidade, com destreza ao realizar atividades dentro de determinados contextos. Zarifan (2001, p.16) considera que, dentro do ambiente laboral, competência significa “tomar iniciativa e assumir responsabilidade do indivíduo diante de situações profissionais com as quais se depara”, ou seja, guarda relação com características individuais e com o saber canalizar conhecimentos de acordo com o contexto.
Na visão de Dutra (2001, p.21), competência tem que ver com “um saber agir responsável e reconhecido, que implica mobilizar, integrar, transferir conhecimentos, recursos, habilidades, que agreguem valor econômico à empresa e valor social ao indivíduo” (DUTRA, 2001, p.21). Almeida (2016, p.21), ao contextualizar competência, afirma que, segundo seus estudos, “competência é uma característica importante, vital e que está relacionada ao conhecimento, desempenho e às atitudes de responsabilidade e comprometimento de um indivíduo”. Conforme esta autora, a partir da competência, o secretário executivo “está apto a perceber as necessidades da empresa, dos executivos, clientes externos e internos, tornando-se cada vez mais imprescindível ao ambiente corporativo, além de competitivo e empregável” (2016, p.21).
Diante da competência profissional pertencente ao secretário executivo, é possível afirmar que a ele podem ser dadas diversas funções, as quais serão executadas com excelência. Segundo Amaral et al. (2012, p. 57), há quatro pilares nos quais se apoia a profissão de secretariado: assessor, gestor, empreendedor e consultor. Ao exercer o papel de
assessor, o secretário executivo assume a responsabilidade, conforme comentado em capítulo anterior, de compreender o todo dentro de um ambiente organizacional e corporativo; isso envolve afazeres, setores e pessoas, por exemplo. Faz parte do dia a dia desse profissional identificar de que forma cada setor, dentro do seu ambiente de trabalho, está lidando com as demandas. A partir disso, “O novo profissional se mostra proativo, capaz de tomar decisões de forma mais assertiva, rápido e respaldado pela capacidade de liderança quando da ausência de um superior hierárquico” (ADELINO; SILVA, 2012, p. 22). Desse modo, o secretário executivo se destaca, “gerindo de forma inteligente e ativa setores e pessoas dos mais diversos perfis, servindo de facilitador entre os diferentes públicos envolvidos no processo administrativo” (ADELINO; SILVA, 2012, p. 22).
Esse contexto permite afirmar que esse profissional hoje é essencial para conduzir atividades junto aos seus superiores, encontrando-se, inclusive, espaços dentro do ambiente de trabalho para tomar decisões que sejam importantes para a ascensão da empresa, como faz um bom gestor:
De forma qualitativa, a secretária está inserida no processo gerencial das empresas, como uma profissional vital, para trabalhar ao lado do poder decisório, otimizando resultados em times, projetos, virtualmente e nas múltiplas opções que o novo mercado de trabalho oferece a todos os profissionais (NEIVA; D´ELIA, 2006, p. 20).
Além da gestão, é parte constante da rotina laboral do secretário o empreendedorismo. É comum que as inovações e a visão de futuro dentro do contexto organizacional estejam relacionadas ao fato de se empreender algo, e há pessoas que estão diretamente envolvidas nesse processo: “por trás destas inovações existem pessoas, ou equipes com um conjunto de características especiais, visionárias, que questionam, investigam, arriscam, que fazem as coisas acontecerem, enfim, que empreendem” (DORNELAS, 2001, p. 19). De acordo com Souza (2005, p. 8):
O indivíduo empreendedor seria, portanto, um líder com competências especiais para: tratar a complexidade das atividades cotidianas, advindas da necessidade de atender a altos níveis de qualidade e de satisfação da sociedade; canalizar as atividades cotidianas em direção ao sucesso estratégico da empresa; aceitar e promover, dentro do enfoque de responsabilidade social, a ética e os princípios morais e ecológicos para todos os membros da empresa, como um fator de competitividade e sucesso.
Ou seja, aquele que empreende é um agente de qualidade interna e externa, porque se preocupa com a qualidade do trabalho dentro do ambiente organizacional e fora dele, quando o público é atingido por essa qualidade. Tem sido enquadrado nessa realidade o
profissional de secretariado executivo o qual, diante de sua formação eclética e do seu perfil dinâmico, tem alcançado sucesso também ao investir em negócios próprios: “O Secretário Executivo vem ressaltando seu perfil empreendedor e intraempreendedor e, em consequência, constituindo seu próprio negócio” (DURANTE; BARBOSA, 2013, p.2). Ao afirmarem isso, as autoras se apoiam no conhecimento adquirido por esse profissional ao longo de sua formação (DURANTE; BARBOSA, 2013, p.17):
As características empreendedoras e intraempreendedoras são potencializadas pela formação do Secretário Executivo que, por ser ampla e agregar conhecimento de várias áreas, dá embasamento e motivação para o profissional firmar-se como empresário de sucesso. Dessa forma, o exposto permite elucidar que o empreendedorismo é uma realidade na profissão secretarial.
Assim, o secretário executivo tem grandes possibilidades de ter o seu negócio e, como afirmaram as autoras, de nele ser bem sucedido, pois faz parte de sua formação a aquisição de conhecimentos que lhe dão condições plenas de abrir e gerir seu próprio empreendimento. Ou seja, a capacidade do secretário executivo está muito além da assessoria: O profissional de secretariado precisa ter consciência de que sua atuação no mercado vai muito além da área da assessoria, ele é multifuncional e atua em uma área que possui muitas frentes de trabalho. Assim unindo seus conhecimentos obtidos na academia, acrescidos de experiência prática, e seu perfil empreendedor perspicaz, entende-se que este pode sim ser o líder, e trabalhar por conta própria, pois este possui base, conhecimento, experiência prática, habilidades técnicas e outras tantas características que o permitem ter papel de gestor, com isso pode optar por trabalhar em outras áreas, como a consultoria, por exemplo, uma vez que este profissional possui amplos conhecimentos específicos na área de gestão, assessoria, consultoria e empreendedorismo (VILHENA; DIAS, 2014, p.35)
Conforme proposta destas autoras, a consultoria é outra função que pode ser desempenhada pelo secretário executivo, uma vez que ele hoje é um profissional capacitado para, junto aos gestores, manifestar sua opinião frente a demandas da organização, auxiliando nas deliberações. Nesse sentido, de acordo com Oliveira (1999, p.21), o consultor é um agente de mudanças e um auxiliar na tomada de decisão, sendo “o profissional capaz de desenvolver comportamentos, atitudes e processos que possibilitem à empresa transacionar proativa e interativamente com os diversos fatores do ambiente empresarial”. Para isso, “o consultor precisa inicialmente ter um pensamento sistêmico, como forma de entender a realidade à sua volta num cenário marcado cada vez mais pela incerteza, complexidade e mudanças” (JACINTHO, 2004, p. 50).
O pensamento sistêmico também faz parte do perfil do secretário executivo, pois sendo conhecedor da organização onde trabalha e estando junto dos dirigentes, consegue
contribuir na identificação de suas necessidades, sendo peça fundamental num processo de consultoria, pois “o consultor exerce um forte papel junto ao alto escalão das organizações, criando sinergia para a implantação de novos processos, tecnologias e inovação” (MARASINI; NEUMANN, 2011, p. 3).
Observa-se que as funções cabíveis ao profissional de secretariado executivo são tão múltiplas quanto o seu conhecimento, sendo-lhe necessário muito profissionalismo e bastantes competências para lidar com afazeres de tamanha responsabilidade. Bortolloto e Willers (2005, p.46-47) reforçam a ideia de que o secretário executivo precisa estar pronto para acompanhar tudo isso:
A complexidade das organizações e das decisões, bem como a intensificação das situações nelas envolvidas, passa a exigir profissionais de Secretariado Executivo que administrem uma nova competência de aprendizagem e de tratamento analítico- conceitual, capacidade de autogerenciamento, de assimilação de novas informações, habilidades de natureza operacional, flexibilidade intelectual, comportamento autônomo e formação intelectual diferenciada.
Lima e Cantarotti (2010, p.97), por seu turno, acrescentam que o Secretário Executivo, estando inserido nessa conjuntura, é peça chave no sucesso da organização empresarial:
Tendo em vista a evolução da profissão, ou seja, do papel desempenhado pelo secretário executivo devido às transformações que vem ocorrendo na dinâmica social e empresarial, o profissional é inserido no contexto das atividades empreendedoras, iniciadoras e criadoras contribuindo significantemente na construção da organização empresarial.
Nota-se que a complexidade do mercado de trabalho e as novas tendências administrativas têm transformado, a cada dia, as organizações de forma geral e tem também tornado o secretário executivo um profissional cada vez mais capacitado para estar dentro desse contexto. Ao se comparar as atribuições do secretário executivo – constantes na lei de regulamentação de sua profissão – à dinâmica das organizações atuais, observa-se que os afazeres desse profissional ultrapassam largamente os incisos do Artigo 4º dessa lei, que se relacionam muito mais a afazeres operacionais. As necessidades das organizações já ultrapassaram, há algum tempo, as exigências que a Lei 7.377 faz ao secretário executivo. É preciso, consequentemente, que a lei de regulamentação da profissão de secretário seja revista, de modo a acompanhar a evolução por que tem passado a profissão durante todos esses anos. Se isso já tivesse sido feito, os resultados dessa pesquisa – que serão apresentados na sequência – seriam outros.