Conclusion

A gestão das existências na farmácia é de elevada importância, para gerir o stock e disponibilizar aos utentes os medicamentos e produtos de que necessitam, evitando situações como as que cheguei a presenciar no estágio, em que utentes insatisfeitos acabaram por ir a outra farmácia receber o seu medicamento, ou medicamentos, em vez de esperar que a Farmácia Taveira lho(s) pudesse fornecer.

As compras devem ser efetuadas segundo os seguintes critérios: localização da farmácia, características dos utentes, hábitos de prescrição dos médicos da zona, rotatividade dos medicamentos, produtos e dispositivos médicos, época do ano, capital disponível, publicidade e condições de pagamento/ bonificações dos armazenistas.

O processo das encomendas pode ser efetuado de diversas formas:  Através do Sifarma 2000;

 Por telefone diretamente ao fornecedor;  Através dos delegados de informação médica.

i. Encomendas através do Sifarma 2000

Como mencionei anteriormente, o programa informático regista todas as entradas e saídas dos produtos e, quando estes chegam ao stock mínimo ou se apresentam numa quantidade inferior ao stock máximo, são automaticamente transferidos para a encomenda diária, dirigida ao fornecedor pré-selecionado na ficha do produto.

Para efetuar a referida encomenda diária, no sistema informático Sifarma 2000, é preciso selecionar: “Gestão de Encomendas”, “Diária”, “Fornecedor”, a ser selecionado entre os que estão inseridos no programa, “Ver/Alterar” e “Aprovar”. Nesta última fase, é necessária atenção, pois certos produtos estão acompanhados de uma letra/código indicadora da situação em que a encomenda se encontra. Se o produto estiver acompanhado por um “p” significa que o artigo já foi encomendado e está pendente para chegar de algum fornecedor; se tiver um “c”, significa que tem bonificações; um "s" indica que está em suspenso nalguma encomenda aprovada, mas não enviada; um "f" significa que a encomenda do produto foi forçada nalgum atendimento.

A lista de medicamentos, produtos ou dispositivos médicos a encomendar, gerada automaticamente, é conferida pela técnica Rosa Cordeiro ou pela Dra. Fernanda Taveira, que processam as alterações necessárias em termos de quantidades, adição de outros medicamentos, que se venderam ou faltaram durante o dia, e/ou alteração de fornecedores. Depois de conferida a encomenda, esta é aprovada e transmitida diretamente ao fornecedor através do programa informático.

Para além desta encomenda diária, podem pedir-se diretamente aos fornecedores, de forma rápida, instantânea e individual, medicamentos, produtos ou dispositivos, que faltam durante um atendimento ao utente. Em relação a fornecedores como a Plural ou a Alliance, os pedidos instantâneos podem ser efetuados diretamente na ficha do produto, sendo possível confirmar no momento se o armazém tem a unidade em falta; a Udifar tem uma plataforma própria para este efeito, via internet. Este tipo de encomendas chega juntamente com a encomenda normal efetuada para o respetivo fornecedor.

Os medicamentos que se ficaram em falta ao utente, são anotados num local próprio, onde se registam os nomes dos artigos, a quantidade e datas em que foram solicitados, o utente ou utentes a quem se destinam, se ficaram pagos (anotam-se os valores cobrados) ou não, o nome dos funcionários que ficaram a dever e o(s) fornecedor(es) a quem foram dirigidos. Se o medicamento tiver ficado pago, a farmácia geralmente guarda-o, num local pré- disponibilizado para esse fim, ou encarrega-se de o entregar em casa do utente; nesta situação, a entrega ou delegação em quem a faça, fica a cargo do funcionário que aviou o encomendou. Eu própria, juntamente com a Dra. Ana Duarte, entreguei alguns medicamentos e pude constatar que esta atitude contribui para uma maior aproximação do utente ao farmacêutico, o que, por sua vez, contribui para o aumento do grau de satisfação e fidelização do utente à farmácia.

Anteriormente, o fornecedor principal da Farmácia Taveira era a Alliance, contudo, esta relação de fornecedor preferencial foi alterada recentemente, em virtude da Dra. Fernanda Taveira se ter inscrito no grupo ELO, cujo fornecedor principal é a Udifar. Assim, hoje a Udifar é o fornecedor principal e a Alliance e a Plural os fornecedores secundários da Farmácia Taveira.

As encomendas provenientes da Udifar e da Alliance chegam às 9h e às 16h30, de segunda a secta e às 9h no sábado e têm de ser feitas apenas até 12 horas para serem entregues no próprio dia, se não só são entregues no dia seguinte. Já as encomendas à Plural se forem efetuadas apenas até às 13 horas, são entregues, no mesmo dia, às 17h30 de 2ª a 6ªfeira, caso contrário, só são entregues no dia seguinte à mesma hora.

Os produtos esgotados ou rateados nos fornecedores são listados e a lista resultante é enviada ao fornecedor principal, Udifar; esta vai-os enviando, juntamente com a encomenda normal, à medida que os tem disponíveis em armazém.

É relevante referir que, caso os medicamentos sejam encomendados fora do Sifarma 2000 (por telefone, diretamente com os DIM, ou nalguma plataforma específica do fornecedor), a encomenda não aparece no sistema informático. Assim, para que as entradas sejam registadas, é necessário criar-se uma encomenda manual. Para isso, basta selecionar a opção “Gestão de encomendas” e criar a encomenda manual. Depois é simplesmente necessário aprovar a encomenda e “enviá-la em papel” de modo a que possa aparecer na “Receção de encomendas”.

ii. Encomendas por telefone diretamente ao fornecedor

Quando há urgência na obtenção de um medicamento ou, mais frequentemente, nos casos em que a farmácia não tem certeza da sua comercialização, é possível ligar a um dos fornecedores e fazer o respetivo pedido diretamente. O medicamento é então registado pelo armazém e enviado juntamente com toda a encomenda efetuada a esse fornecedor.

O contacto diretamente com os fornecedores é então uma fonte de informação útil quando se pretende saber se determinado medicamento existe, ou quais as formas farmacêuticas, dimensões ou dosagens comercializadas.

iii. Encomendas diretamente através dos delegados de informação médica

A Farmácia Taveira é frequentemente visitada por DIMs (delegados de informação médica), os quais conferem informação relevante e esclarecem dúvidas acerca de novos produtos, medicamentos ou dispositivos médicos. Estas visitas proporcionam descontos e promoções que permitirão a aquisição mais económica de determinados produtos, se efetuados numa determinada quantidade, geralmente elevada, definida pelos laboratórios respetivos. No meu período de estágio, presenciei a apresentação de bastantes delegados de informação médica, aos quais, nalguns casos, foram efetuadas encomendas, como aconteceu com os

entanto, estas compras devem ser muito bem ponderadas, já que geralmente representam um grande empate de capital, que nem sempre geram lucros a curto prazo. As entregas dos produtos encomendados por esta via são efetuadas por distribuidores próprios ou através de um fornecedor a definir pela farmácia.

É relevante realçar que a receção dos produtos adquiridos através destes processos só pode ser feita depois de se ter criado a encomenda no programa informático, o que acontece assim que os referidos produtos chegam à farmácia. Este detalhe não acontece quando a encomenda é efetuada via sistema informático pois, neste caso, a encomenda, independentemente de ser diária ou instantânea, é criada antes de ser enviada ao fornecedor. A exceção a este procedimento ocorre apenas no caso das encomendas instantâneas à Udifar; nesta situação, os pedidos são efetuados numa plataforma específica do fornecedor e a encomenda não é criada automaticamente pelo programa informático, tendo de ser adicionada manualmente, aquando da sua receção na farmácia.

Se houver necessidade urgente de um medicamento e este estiver esgotado no fornecedor habitual, a encomenda é feita, em folha de requisição própria diretamente ao laboratório.