Estas etapas encontram-se sistematizadas na Figura 6.7, abaixo:
Figura 6.7 Sistematização das etapas da auditoria.
Fonte: INTOSAI (2004).
A seguir são detalhadas as diferentes etapas dessa estrutura. 6.5.3.1 Planejamento
O Planejamento subdivide-se em planejamento estratégico e planejamento individual da auditoria, os quais são apresentados abaixo.
6.5.3.1.1 Planejamento estratégico
O planejamento estratégico corresponde à base para a seleção dos assuntos a serem analisados na auditoria. Esta etapa envolve basicamente dois passos, a saber:
definição dos critérios de seleção a serem utilizados na escolha das áreas a serem auditadas. Essa seleção deve considerar tanto o valor que cada área agrega ao auditado no sentido de conhecimento e perceptivas, os problemas inerentes a cada área que podem gerar algum risco e as incertezas que envolvem cada área. Isto posto, esta etapa consiste em uma etapa de identificação de prioridades e temas a serem auditados.
6.5.3.1.2 Planejamento individual da auditoria
O Planejamento individual da auditoria envolve basicamente os estudos preliminares. Anteriormente a realização dos estudos mais pesados que devem conduzir a auditoria, é importante definir os objetivos, escopo e metodologia da auditoria a ser desenvolvida. Estes aspectos são normalmente obtidos por meio de estudos preliminares. Os estudos preliminares são ferramentas para direcionar os processos a serem desenvolvidos, auxiliando na identificação da viabilidade de estudos mais robustos e, caso estes sejam necessários, no desenho de um plano de auditoria. Dessa forma, os estudos preliminares subsidiam a formação de um conhecimento e acumulação de informações necessárias para entender a entidade, programa ou funções analisadas.
Três passos são fundamentais para o desenvolvimento dos estudos preliminares:
a. definição do assunto a ser estudado e os objetivos da auditoria; b.definição do escopo e desenho da auditoria; e
c. determinação da garantia da qualidade, cronograma e recursos.
Todavia, estes passos nem sempre podem ser desenvolvidos separadamente ou na ordem supracitada.
a. Definição do assunto a ser estudado e os objetivos da auditoria
A definição do assunto a ser estudado e os objetivos da auditoria exige o exame de problemas, documentos, estatísticas, entrevistas com experts. Esta sub-etapa visa responder basicamente duas questões: quais as questões ou problemas a serem estudados e por que estes devem ser alvos de análises. Nesta fase, também devem ser levantados os motivos e objetivos do estudo.
b. Definição do escopo e desenho da auditoria
O passo seguinte é a definição do escopo e desenho da auditoria. O escopo corresponde ao limite da auditoria e refere-se às questões a serem indagadas, o tipo de estudo a ser conduzido e às características das investigações. Compreende ainda a coleta de informações e análise de resultados.
b.1 Definição do escopo da auditoria e especificação das questões ou hipóteses a serem examinados.
Esta fase envolve a definição do escopo e especificação das questões ou hipóteses a serem examinados; entendimento do auditado, definição dos critérios de auditoria e planejamento metodológico.
A definição do escopo é obtida quando se responde as seguintes questões: Quais as questões específicas ou hipóteses a serem examinadas? Que tipo de estudo parece ser o mais apropriado?
Quais as partes envolvidas?
Há limitações físicas ou de tempo?
De maneira geral, durante o estágio de planejamento, a proposta é sistematizar o processo e orientar as atenções para o que é necessário conhecer, assim como, de onde e como as informações podem ser obtidas.
b.2 Entendimento do programa
A etapa de entendimento do programa, do negócio a ser auditado, é importante para entender o significado dos assuntos avaliados. Este conhecimento envolve os mais variados aspectos, como: estrutura organizacional, legislação, metas de desempenho, dentre outros aspectos. Dessa forma, o objetivo dessa etapa é montar uma base sólida de conhecimento do objeto auditado a fim de melhor direcionar as ações da equipe e orientar as decisões a serem tomadas.
b.3 Definição dos critérios de auditoria
de baliza para julgar as evidências levantadas. Permite, dessa forma, identificar se um determinado aspecto encontra-se aquém ou além das expectativas. Há de se destacar que os critérios de autoria, no caso da auditoria operacional, são normalmente de difícil formulação, ou porque as metas são vagas, conflitantes, ou até mesmo porque nem existem.
b.4 Planejamento metodológico
O planejamento metodológico envolve a atividade de definição das metodologias a serem utilizadas no processo de auditoria, das técnicas de coleta de dados mais apropriadas, considerando as limitações de dados existentes.
c. Determinação da garantia da qualidade, cronograma e recursos.
O passo final da fase de planejamento consiste da definição da garantia da qualidade, cronograma e recursos. A garantia da qualidade deve ser adotada para assegurar que o processo é conduzido de maneira congruente com as técnicas que primem pela qualidade do processo devem ser adotadas. A determinação do cronograma e recursos também é necessária para se ter um maior controle do processo de auditoria, buscando assim garantir que a mesma se realizará em tempo hábil e com os recursos esperados.
Os resultados do estudo preliminar devem, então, ser consolidados num plano de auditoria.
6.5.3.2 Execução
A execução corresponde à etapa de implementação do estudo principal e visa executar as atividades definidas no plano de auditoria, resultante dos estudos preliminares.
Esta fase envolve um processo construtivo de interação entre as partes envolvidas. O diálogo com o auditado é importante, principalmente para informa-lhe dos objetivos e métodos da auditoria. Uma boa assistência a ser oferecida pelo auditado também apresenta caráter relevante para um processo de sucesso.
6.5.3.2.1 Coleta de dados
A pesquisa por evidências deve ser cautelosa. No caso de situações duvidosas, a utilização de experts para auxiliar as análises do auditor é indicada. Dessa forma, os riscos de desentendimentos podem ser minimizados.
A busca de informações em diferentes fontes também é indicada para que o auditor possa analisar as situações sob diferentes perspectivas.
No que diz respeito aos dados obtidos, estes podem ser primários ou secundários. Contudo, independente do tipo coletado, todos deveriam ser justificados em termos de suficiência, validade, confiabilidade e relevância.
6.5.3.2.2 Comparação com os critérios
Levantadas as evidências, estas devem então ser analisadas com base nos critérios inicialmente estabelecidos a fim de se verificar incongruências, gerando-se, dessa forma, os “achados” da auditoria.
A análise de evidências inclui comparação, organização da informação e argumentação racional.
Os “achados” devem ser capazes de responder às questões e hipóteses formuladas. Os elementos principais dos “achados” da auditoria são: os critérios (o que deveria ser), as condições atuais (o que é), os efeitos (quais as conseqüências) e as causas (porque o aspecto analisado não está em consonância com os critérios). No entanto, os quatro elementos não são necessariamente requeridos em uma auditoria, depende da abordagem dada.
6.5.3.2.3 Análise dos dados
A análise dos dados e informações obtidas na auditoria apresenta-se relevante para que se possa explanar as observações realizadas. A análise dos dados e informações envolve estudos estatísticos, discussões sobre os “achados”, estudos da documentação e relatórios elaborados. O estágio final envolve combinação dos resultados obtidos das mais variadas fontes, que deve ser feita de maneira sistematizada para evitar erros.
6.5.3.2.4 Conclusões e recomendações
As recomendações devem seguir um processo lógico. A causa dos “achados” é a base para o desenvolvimento das recomendações, as quais devem ser viáveis de serem implementadas e adicionar valor ao objeto analisado.
6.5.3.3 Preparação do Relatório Final
O relatório final deve comunicar os resultados da auditoria, tornando-os acessíveis a todos os interessados. Para facilitar a montagem do relatório final, todo o processo de auditoria deve ser, desde o início, continuamente documentado, sendo todos os documentos consolidados no relatório final.
O relatório final deve ter os objetivos da auditoria, escopo, metodologia, fontes e métodos de pesquisa utilizados, os “achados”, conclusões e recomendações, assim como as limitações e restrições encontradas no desenvolvimento do processo. O relatório deve também, apresentar todos os argumentos necessários para satisfazer os objetivos da auditoria.
6.5.3.4 Acompanhamento
O processo de acompanhamento facilita a implementação das recomendações propostas.
O acompanhamento das recomendações auxilia a aumentar a efetividade dos relatórios de auditoria, elevando a probabilidade de implantação das recomendações; contribuem para ampliar conhecimentos e melhorar a prática das auditorias; dentre outros aspectos.
Os resultados do acompanhamento devem ser recordados e deficiências e melhorias identificadas para otimizar o processo.