A fase de ideação, correspondente ao pré-desenvolvimento, é constituída de diversas atividades como a identificação de oportunidades, geração e seleção de ideias (ideias apreciadas), investigação e análise de projetos, como mostra a Figura 26.
126 Figura 26 - Modelo de desenvolvimento da empresa C
Fonte- Próprio autor
Geralmente os departamentos de marketing ou de exportação identificam alguma oportunidade de mercado. Esta oportunidade deve estar alinhada com a visão comercial e tecnológica da empresa para ser encaminhada ao departamento de engenharia.
A atividade de geração de ideias não é sistematizada, mas existe pressão da diretoria da empresa para que ocorra a sistematização de todas as atividades que compõem o pré-desenvolvimento. Segundo o gerente de produto, a ideia não é tornar o processo rígido, mas estabelecer ordens, prioridades e responsabilidades entre os departamentos durante a fase. Seria estabelecido como as atividades deveriam acontecer, qual o grau de envolvimento de cada departamento, quais ferramentas de gestão deveriam ser adotadas em cada situação, escopo e prazo de cada projeto. Em 2012 foi oferecido aos funcionários dos departamentos envolvidos um curso de gestão ágil de projetos buscando incentivar uma cultura de autogestão.
Atualmente após a identificação de oportunidades, as ideias são geradas e apresentadas através de uma ferramenta denominada Banco de Ideias (BI). Informações do ambiente externo (mercado, fornecedores, concorrentes, tecnologia disponível, órgãos reguladores, economia, cultura) e do ambiente interno (departamentos) são as principais fontes utilizadas para identificar oportunidades e gerar ideias que abastecerão o “banco de ideias”, conforme Figura 27.
Ideias Apreciadas Investigação Análise de projeto Ideação –Pré-Desenvolvimento Desenvolvimento Produção 1 2 3
127 Figura 27 - Pré-desenvolvimento da empresa C
Fonte- Próprio Autor
Um comitê realiza a análise crítica dando um sinal positivo ou negativo para as ideias apresentadas. Esta atividade constitui um primeiro filtro, na qual ideias são aprovadas ou descartadas. Após este primeiro filtro, o departamento de marketing define como deve ser o produto esteticamente e como deve ser apresentado ao mercado consumidor. Também é feito um estudo para identificar o preço ideal do produto, ou seja, qual preço seria viável para os consumidores e qual seria a margem de retorno para a empresa. Com estas informações um novo filtro é realizado.
Segundo o gerente de produto o departamento comercial realiza uma análise SWOT, mas como a fase não é sistematizada não existe um momento estabelecido para ela acontecer. O resultado da análise influenciará a decisão de seguir ou não com o projeto. O tamanho do mercado, volume de produção e principalmente a margem de retorno estimada serão decisivos.
Com uma ideia mais “concreta” para o novo produto a engenharia realiza a atividade de “Investigação”, composta por três etapas que também funcionam como filtros: 1) Técnico; 2) Processo/Design e 3) Desempenho esperado, Figura 28.
1- Técnico: É feito um estudo para definir características técnicas do produto. Como exemplo
o gerente de produto citou o desenvolvimento de uma caneta com um atributo especial, ou
Ambiente externo Ambiente interno Ideias apreciadas BI Análise Crítica Ideias selecionadas Seguir / Parar Pré-desenvolvimento OPORTUNIDADES
128 seja, uma característica que a tornasse diferente de outros produtos disponíveis no mercado, o diferencial desta caneta seria brilhar no escuro.
2- Processo/ Design: Constitui em um estudo para identificar se a empresa possui tecnologia,
maquinários e pessoal para o desenvolvimento e produção do produto. É também necessário estabelecer qual o tempo para o desenvolvimento do projeto, o custo de produção e se os consumidores realmente desejam aquele produto. É preciso definir a estética do produto e o tipo de embalagem.
3- Desempenho Esperado: Com base nas informações coletadas nas etapas 1 e 2, analisa-se
se o produto realmente teria o desempenho esperado. Exemplo: A caneta realmente brilharia no escuro?
Este é um momento crucial para a aprovação ou não do projeto. Geralmente existem vários projetos sendo submetidos à aprovação e é necessário priorizar aqueles que demonstrem maior viabilidade técnica e financeira para a empresa.
Figura 28 - Modelo detalhado das atividades do pré-desenvolvimento da empresa C Fonte- Próprio Autor
Todas as atividades realizadas devem ser documentadas. Informações básicas como volume previsto para vendas, preço de venda, tempo de desenvolvimento, ciclo de vida e benefício comercial do produto devem ser detalhados. Deve ser deixado claro se este produto irá alavancar ou não as vendas de outros produtos. Se aprovado os projetos passam para a fase de desenvolvimento.
A empresa adota uma ferramenta desenvolvida na Plataforma Lotus Notes que funciona como um “Briefing” no qual todos os envolvidos no pré-desenvolvimento vão
Ambiente externo Ambiente interno Ideias apreciadas BI Análise Crítica Ideias selecionadas Investigação 1- Técnico 2- Processo/Design 3- Desempenho Esperado Seguir/ Parar Seguir/ Parar Pré-desenvolvimento Desenvolvimento OPORTUNIDADES
129 adicionando informações relativas a cada atividade. As informações ficam disponíveis instantaneamente permitindo acompanhamento por todos os envolvidos e facilitando a definição do conceito do produto.
Segundo o gerente de produto a dificuldade da utilização desta ferramenta é a resistência dos funcionários em adicionar as informações e disponibilizá-las para os outros departamentos. Cada gerente tem seu próprio modo de reunir e documentar estas informações. Outra dificuldade é relativa ao entendimento de alguns termos que são padrão na plataforma. Desse modo a empresa está desenvolvendo um sistema próprio com linguagem padronizada.
Segundo o gerente de produto é importante destacar que várias outras atividades e procedimentos são realizados ao longo do pré-desenvolvimento, no entanto, como não existe uma sistematização é difícil acompanhar todas. Muitas vezes o que chega para a engenharia é o resultado final destas atividades, geralmente estabelecendo datas para entrega do projeto final, já com valores de orçamento disponível e margem de lucro estimada. Desse modo a Engenharia se vê obrigada a desenvolver um projeto de produto dentro das especificações estabelecidas, o que nem sempre é possível de ser atendido.
A empresa tem buscado aplicar métodos, ferramentas e técnicas de gestão nas atividades do pré-desenvolvimento, principalmente na geração de ideias, mas o sucesso da adoção das ferramentas, segundo o entrevistado, depende da capacitação e maturidades da equipe. Ferramentas clássicas como Brainstorming e grupos de foco são adotadas na maioria dos projetos. Outras como inovação aberta (open inovation), concursos de inovação (innovation contests), e competições de ideia (idea competition), também tem sido adotados em alguns projetos.
Buscando ideias para novos produtos a empresa lançou um concurso de inovação com a universidade de Belas Artes. Várias equipes se inscreveram com idéias de produtos bastante diferenciados. As melhores propostas de novos produtos foram selecionadas e analisadas.
Uma das equipes propôs um estojo multifuncional, ou seja, poderia ser usado tanto nas escolas por crianças quanto nos escritórios por profissionais. Além da função de estojo ele poderia servir como porta clips, peso de papel, entre outros. O estojo também teria um apelo ecológico com utilização de plástico verde e tecnologia sustentável.
A partir da ideia para o novo produto, foram realizadas pesquisa de mercado, pesquisa com usuários e análise de viabilidade. As pesquisas foram favoráveis e em parceria
130 com uma empresa fabricante de plástico o produto foi desenvolvido. No entanto, ao contrário do que foi apontado nas pesquisas realizadas pela empresa, o volume de vendas foi aquem do esperado e o retorno financeiro muito baixo.
Para o entrevistado em algum momento do pré-desenvolvimento, atividades importantes deixaram de serem realizadas ou foram realizadas superficialmente favorecendo a aprovação de um projeto que não estava pronto para ser comercializado.
Para a empresa o pré-desenvolvimento ou ideação é uma etapa crítica e com muitas incertezas. É dificil, ainda nesta fase, estimar um retorno financeiro aproximado da realidade. No entanto existe pressão da diretoria para estes dados. Também representa dificuldade e incerteza prever o comportamento dos fornecedores de matéria prima e o desempenho do produto, já que nesta fase não se tem um prototipo, mas apenas um projeto.
Para o entrevistado os principais fatores de sucesso na fase de pré- desenvolvimento são a definição clara dos objetivos do projeto e o estabelecimento de como as atividades da fase devem ser conduzidas, quais informações são necessárias e como e onde devem ser feitos ajustes, caso necessário.