Com o resultado da avaliação do grau de maturidade em GC e os pontos fortes e oportunidades de melhoria, pode-se justificar a importância da GC para a organização pública por meio do Business Case, apresentado no Quadro 21.
Quadro 21 - Business Case – Projeto Convênio Projeto Convênio
Justificativa
- Identifica-se a necessidade de sistematização de processos baseados em conhecimento na Prefeitura Municipal de Criciúma voltados a operacionalização de convênios para a obtenção exitosa de recursos extra-orçamentários que contribuem e viabilizam ações e investimentos, atendendo aos princípios da eficiência, eficácia, moralidade e publicidade, as exigências da Lei de Responsabilidade Fiscal e outras normas;
- Capturar, reter e viabilizar o compartilhamento do conhecimento das pessoas envolvidas nos processos de convênios para ampliar as competências da organização; incentivar continuamente o compartilhamento de conhecimento e obter melhores resultados;
- Disponibilizar o conhecimento para todos os profissionais de convênios no intuito de estimular soluções e estratégias criativas para garantir melhores resultados.
Objetivos
- Modelar e padronizar os processos de convênios na Prefeitura Municipal de Criciúma para viabilizar sistematização;
- Identificar, capturar e disponibilizar em banco de dados próprio os processos e o conhecimento das pessoas que atuam em convênios na Prefeitura Municipal de Criciúma;
- Promover o compartilhamento de conhecimento, a criatividade e a inovação e entre os colaboradores.
Descrição do Processo ou Projeto
- Definir e implantar estratégias e ações de gestão do conhecimento nos processos de proposição, celebração, execução e formalização de convênios; - Estabelecer alocação de recursos para gestão do conhecimento;
- Conceder incentivos monetários aos colaboradores que façam parte de comitê específico responsável pelos encaminhamentos e implantação da GC; - Promover o alinhamento de ações de GC a missão e visão da organização.
convênios;
- Criar uma comunidade de prática;
- Realizar periodicamente cafés do conhecimento; - Criar um banco de dados e repositório digital específicos;
- Aperfeiçoar o banco de competências;
- Incentivar maior uso da intranet para compartilhamento de conhecimento.
Fatores críticos de sucesso
- Habilidade de reconhecer a necessidade de método de GC para resolver problemas;
- A da alta administração na alocação de recursos para com iniciativas e implementação da GC pela administração pública municipal;
- Estabelecer sistema de incentivo;
- Comprometimento e dedicação da equipe de convênios.
- Socialização e a externalização do conhecimento entre toda a equipe de convênios.
Análise de custo- benefício
- Ampliar as competências da organização pública para a obtenção de recursos por meio de convênios de maneira que possa realizar investimentos em ações e serviços públicos em várias áreas, atendendo aos princípios da eficiência, eficácia; moralidade e publicidade, e a legislação relacionada vigente. - Subsídio à tomada de decisões;
- Disponibilizar em banco de dados próprio o conhecimento sobre convênios;
- Manter a Prefeitura atualizada sobre os conhecimentos na área de convênios;
- Possibilitar o acesso às competências individuais da equipe de convênios e de informações referentes em um único lugar.
- Evitar a perda de conhecimento devido à saída de colaboradores;
- O projeto será executado no período de aproximadamente, dois anos e quatro meses;
- A relação custo-benefício é favorável porque se espera, com o projeto, alcançar os objetivos estratégicos em gestão de convênios e da administração pública municipal, aliados à política e práticas de GC.
6 CONCLUSÕES
A Prefeitura Municipal de Criciúma, pessoa jurídica de direito público, assim como qualquer outra sede do poder executivo, constituída dentro do território nacional brasileiro, tem como característica essencial prestar serviços públicos de modo a atender suas demandas, sejam estas heranças de uma gestão passada ou pertencentes à gestão vigente, sendo para isso necessário a utilização de recursos públicos financeiros. Como os recursos próprios são escassos, além da receita tributária e das transferências constitucionais e/ou legais, necessita realizar a captação de outros de ordem extra orçamentários.
No âmbito da administração pública, a maior parte dos recursos da prefeitura é garantida por leis específicas. Entretanto, existem outros que podem ser adquiridos mediante acordos celebrados em parceria com a União e/ou Estado.
Assim, a administração pública necessita de mecanismos adequados para exercer uma gestão inovadora e transparente, com eficiência e eficácia, atender bem sua população, bem como valorizar a atuação de seus servidores.
Nesse contexto esta pesquisa teve como objetivo geral diagnósticar o grau de maturidade em Gestão do Conhecimento nos setores de convênios da Prefeitura Municipal de Criciúma. Para tanto, delinearam-se quatro objetivos específicos os quais são: Conhecer os agentes envolvidos nos setores de convênios; Determinar o grau de utilização da gestão do conhecimento dos setores de convênios da Prefeitura Municipal de Criciúma, por meio do instrumento concebido por Batista (2012); Identificar os pontos fortes e as oportunidades de melhoria da Gestão do Conhecimento desses setores. Criar um Business Case com a finalidade de justificar a importância da Gestão do Conhecimento para o setor envolvido.
A primeira etapa proposta foi realizada pelo levantamento dos profissionais que atuam em convênios na PMC, identificou-se 70 agentes envolvidos, dentre os quais, participaram desta pesquisa 65 de vários setores, secretarias e unidades que compõe a estrutura de Convênios.
Para determinar o grau de utilização da gestão do conhecimento dos setores de convênios foram aplicados 65 questionários, contendo cada um deles 42 afirmativas de ações realizadas pela organização avaliada, distribuídas igualmente em 7 categorias ou critérios. Como resposta, os participantes teriam que classificar tais ações conceituando-
as como muito mal realizada a muito bem realizada, atribuindo-se, com base na escala avaliativa, der 1 a 5, nota 5 para o melhor e 1 para o pior conceito.
Conclui-se, a partir dos resultados obtidos com a aplicação do instrumento para avaliação da GC, que a PMC encontra-se no nível 2, iniciação, já que alcançou pontuação média igual a 96, estágio que identifica que a PMC reconhece a necessidade de gerenciamento do conhecimento.
Essa compõe a primeira fase desse processo de implementação da gestão do conhecimento, iniciando-se com a avaliação da GC, passando pelo planejamento, desenvolvimento, até finalizar com a implantação. A avaliação de maturidade é, nesse contexto, a primeira das três etapas do diagnóstico da GC, sendo a determinação de pontos fortes e oportunidades de melhorias e a identificação de lacunas de conhecimento, os dois últimos estágios dessa análise.
Para identificar os pontos fortes e as oportunidades de melhoria da Gestão do Conhecimento dos setores de convênios foram usados os resultados da avaliação do grau de maturidade em GC, possibilidanto dessa forma atingir o terceiro objetivo da pesquisa, e esta etapa possibilitou apontar em quais critérios os setores de convênios estão mais forte e em quais precisam procurar melhorias.
Os profissionais ligados a essa atividade de convênios não as desenvolvem com exclusividade, pelo contrário, exercem funções diversas. Este fato evidencia a relevância da GC para a administração pública municipal e seus processos, pois esforços baseados em conhecimento podem contribuir para a capacitação técnica dos seus profissionais, favorecendo a obtenção de recursos via transferências voluntárias, como também para o melhoramento dos processos de efetividade social ou da prestação de contas dos resultados da sua gestão.
Contribui ainda nos processos com repasses constitucionais ou legais, que não foram alvo deste estudo, porém, também requerem atenção para recebimento regular quanto ao cumprimento de exigências próprias.
A operacionalização de sistemas de informação de gestão e controle, não é somente uma exigência dos convênios, mas de outras atividades da administração pública, a manutenção da memória organizacional, a gestão de informações e conteúdos, ampara os processos realizados de maneira sistemática. A efetiva gestão do
conhecimento poderá, com o uso de ferramentas tecnológicas próprias, auxiliar no cumprimento dos requisitos da aprovação de convênios.
A GC contribuirá para ampliar as competências da organização, consequentemente seus resultados serão maiores e melhores, a resposta à sociedade mais efetiva e o cumprimento de sua função social realizada adequadamente, atendendo aos princípios da eficiência, eficácia, moralidade e publicidade, e também para realização de uma gestão pública inovadora, empreendedora, que incentive continuamente o compartilhamento de conhecimento, lições aprendidas e faça a adoção de melhores práticas na administração pública municipal.
A gestão de convênios, bem como a Prefeitura Municipal de Criciúma, não dispõe de iniciativas de gestão do conhecimento, tampouco, existem práticas de GC sendo realizadas ainda que de maneira informal.
Com o resultado da avaliação do grau de maturidade em GC e os pontos fortes e oportunidades de melhoria, pode-se justificar a importância da GC para a organização pública por meio do Business Case, onde consta a justificativa, os objetivos, a descrição do processo, a intervenção da GC, os Fatores Críticos de Sucesso e a Análise de custo- benefício.
Nesse sentido, a realização de estudo de caso contribui para com o avanço teórico sobre a gestão do conhecimento em processos organizacionais, neste caso em gestão de convênios, e sobre a GC em organizações públicas.