Protokoll fra møte
i
Asker kirkelige fellesnemndMøtedato: Onsdag 30. januar 2019 Tid: Kl. 1630-1800
Enkel mat ble servert fra kl. 1600.
Utvidet fellesnemnd/felles fellesråd 18:00 – 19:00 Ordinære møter i det enkelte fellesråd kl. 19:00 – 21:00 Sted: Slemmestad kirke og kirkestue
Tilstede: Fra fellesrådene: Annemor Onarheim, Geir Ådnanes, Gunnar Volden, Nils Inge Haus, Ole Morten Rødby, Morten Sandnes.
For prestene: Dag Håland
Fra de tillitsvalgte: Elisabeth Brøndal, Merete Fossli, Unni Sofie Skjønhaug Fadum og Stian Fossli (vara) Fra administrasjonen: Tove Sveva, Else Teige, John Grimsby, Øyvor Sekkelsten
Forfall: Janneke Riskild
Saksliste Asker Kirkelige fellesnemnd
Sak 1/19 Godkjenning av innkalling og saksliste
Sak 2/19 Protokoll Asker kirkelige fellesnemnd 26.11.2018
Sak 3/19 Valg av fellesnemndas leder og nestleder 1.2.2019 fram til nytt fellesråd er i funksjon Sak 4/19 Foreløpig årsrapport og regnskap for 2018
Sak 5/19 Status og oppdatert tids- og oppgaveplan fram mot nytt fellesråd og prosti Sak 6/19 Budsjett og aktivitet 2019
Sak 7/19 Status årsrapporter og regnskap for fellesrådene 2018 Sak 8/19 Godtgjørelser for ledere og medlemmer av kirkelige råd Sak 9/19 Eventuelt
Saksliste fellesmøte for de tre fellesrådene kl. 1800-1900
Fellesrådene sørger selv for innkalling til møtet. Protokoll fra fellesmøtet blir ført i nemndas protokoll med egne saksnummer merket. Møtet blir innledet med Ord for dagen.
Sak F10/19 Presentasjon av Kirkens feltarbeid i Asker. Daglig leder og gateprest Flemming Jakobsen Sak F11/19 Orientering om status og oppdatert tids- og oppgaveplan fram mot nytt fellesråd og prosti Sak F12/19 Forberedelse til kirkevalg 9.9.2019
Sak F13/19 Nytt fra fellesrådene og fungerende prost Dag Håland Sak F14/19 Andre orienteringssaker
a. Møte 14.12.2018 mellom kommunal og kirkelig fellesnemnd
b. Godtgjørelser for ledere og medlemmer av kirkelige råd, se sak 8/19 c. Opprettelse av felles AMU 4.12.2018
d. Felles samling for alle kirkelig ansatte 21.1.2019 e. Status Prosjekt kirkebygg
f. Status felles IKT- og telefonsystem
g. Kirkesafari for Asker kommunale fellesnemnd
h. Ansettelser til behandling i fellesnemndas tilsettingsutvalg i. […]
Deretter går fellesrådene til hvert sitt møterom for ordinære møter
Sak 1/2019 Godkjenning av innkalling Vedtak
Innkalling godkjent
Sak 2/2019 Godkjenning av protokoll
Protokoll for Asker kirkelige fellesnemnd 26.11.2018 er lagt ut her https://kirken.no/nb-
NO/fellesrad/askerfellesrad/menigheter/Asker-kirkelige-fellesnemnd/akf-nemda/protokoller-fra-asker-kirkelige- fellesnemd/protokoller-2018/
Vedtak
Ingen kommentarer er kommet inn og protokoll for møte i Asker kirkelige fellesnemnd 26.11. er følgelig godkjent.
Sak 3/2019 Valg av fellesnemndas leder og nestleder 1.2.2019 og fram til nytt fellesråd er i funksjon Se sak 21/18
Fram til 20.3.2018 hadde Røyken lederskapet i fellesnemnda ved Gunnar Volden. Deretter overtok Nils Inge Haus fra Asker, med Morten Sandnes fra Hurum som nestleder.
Dersom alle tre fellesrådene skal lede hver sin periode, skal Hurum overta ledelse. Morten Sandnes melder at han ikke har kapasitet til å påta seg ledelse av fellesnemnda. Han foreslår derfor at Nils Inge Haus fortsetter som leder av fellesnemnda fram mot nytt fellesråd er i funksjon, med Morten Sandnes som nestleder.
Nils Inge Haus er på forespørsel villig til å fortsette som leder fram til fellesnemnda legger ned sin virksomhet. Et enstemmig arbeidsutvalg stiller seg bak forslaget.
Vedtak
Asker kirkelige fellesnemnd ber Nils Inge Haus fortsette som leder av fellesnemnda til det nye fellesrådet har trådt i funksjon høsten 2019. Morten Sandnes fortsetter som nestleder.
Sak 4/2019 Foreløpig årsrapport og regnskap for 2019 Forslag til årsrapport
Asker kirkelige fellesnemnd hadde i 2018 i alt 10 møter og behandlet 81 saker.
Faste medlemmer: Annemor Onarheim, Geir Ådnanes, Gunnar Volden, Berit Øksnes (prost), Maud Kari Berntsen, Morten Sandnes, Nils Inge Haus og Ole Morten Rødby. Fra administrasjonene har møtt Tove Sveva, Øyvor Sekkelsten, Else Teige og John Grimsby. I 2018 har Gunnar Volden (Røyken) ledet fellesnemnda fram til 30.3, deretter har Nils Inge Haus (Asker) ledet arbeidet, med Morten Sandnes (Hurum) som nestleder.
Nemnda har hatt eget arbeidsutvalg som har forberedt saker for fellesnemnda. Arbeidsutvalget har bestått av lederne for de tre fellesrådene, kirkevergen i Hurum og Røyken og kirkesjefen i Asker. De fleste sakene har vært forhåndsdrøftet i Arbeidsutvalget for det partssammensatte arbeidet.
Asker kirkelige fellesnemnd har hatt 4 møter i partssammensatt utvalg. De ansattes representanter er: Janneke Riskild (felles verneombud), Elisabeth Brøndal (Asker), Merete Fossli (Røyken) og Unni Sofie Skjønhaug Fadum (Hurum). Nemnda har i forberedelsene til nytt fellesråd lagt vekt på medbestemmelse etter hovedavtalen og arbeidsmiljøloven. Omstillingsavtale med ansattes representanter ble undeskrevet 28.2.2018. Felles AMU ble opprettet 4.12. Felles AMU har ansvar for alle saker som er knyttet til sammenslåingen eller som forplikter det nye fellesrådet.
Nemnda har i 2018 lagt rammer for sammenslåingen mellom de tre fellesrådene i 1.1.2020. Nemnda har fattet fortløpende vedtak som har ledet fram til en overordnet prosjektplan, med tilhørende oppgave- og tidsplan.
Alle ansatte i de tre fellesrådene har deltatt i prosjektgrupper. Prosjektgruppene leverte sine rapporter. På grunnlag av disse fattet fellesnemnda vedtak om foreløpig overordnet organisasjonsplan og bemanningsplan.
Fellesnemndas tilsettingsutvalg består av fellesnemndas leder, kirkevergen i Røyken og Hurum, kirkesjefen i Asker og en av de felles tillitsvalgte (Elisabeth Brøndal). Tilsettingsutvalget har hatt 5 møter. Tilsettingsutvalget har sikret at alle ansettelser i de tre fellesrådene ikke kommer i konflikt med forberedelsene av nytt fellesråd, og har blant annet besluttet innplassering av mellomledere i de nye bemanningsplanene. 11 av 12 ledere i den nye
organisasjonen var ved årskiftet innplassert eller ansatt i ny organisasjonsplan.
Det er i 2018 arrangert tre allmøter og felles kultursamlinger for alle ansatte i de tre fellesrådene. Prestene deltok.
Det er i 2018 avklart at Asker prosti i Oslo bispedømme vil tilsvare Asker kommune. Tor Øystein Vaaland er av Oslo bispedømmeråd ansatt som ny prost i Asker fra 1.2.2019.
Asker kirkelige fellesråd har samarbeidsavtale med Asker kommune (2016). I Hurum og Røyken er det andre samarbeidsformer. Avtalen har vært utgangspunkt for Asker kirkelige fellesnemnds forslag til ny avtale fra 1.1.2020.
Ordførere, rådmann og kommunaldirektører har i 2018 deltatt på to dagers «kirkesafarier» til alle fellesrådenes 14 kirker og til Kirkens feltarbeid i Asker. Alle kirkene er også presentert i magasinet Asker 2020.
Fellesnemnda har hatt møte med den kommunale fellesnemnda 4.12.2018. Da orienterte Asker kirkelige
fellesnemnd orienterer om sine prosesser fram mot nytt prosti og nytt fellesråd. Blant annet ble diskutert nærmiljø og lokale kirker i Nye Asker - samarbeid i lokalmiljø, dialog om forslag til ny avtale mellom kirke og kommune og den kirkelige fellesnemnda har behov for forutsigbare økonomiske rammer for virksomhet i nytt fellesråd. Asker kirkelige fellesnemnd har som følge av dette levert en søknad om tilleggsbevilgning på kr. 500 000 for å
restfinansiere planlagte tiltak i 2019. Finansiering av Prosjekt kirkebygg ble også diskutert: samarbeid mellom kirke og kommune om langsiktig og planmessig vedlikehold av kirkebygg og gravplasser
Regnskap
Foreløpig regnskap for Asker kirkelige fellesnemnd for 2018 vil bli lagt fram i møtet. Endelig regnskap vil bli lagt fram i møte 6.3.
Vedtak
Asker kirkelige fellesnemnd tar foreløpig forslag til årsrapport og regnskap til etterretning og ber om å få årsrapport og regnskap til godkjenning i møte 6.3.
Sak 5/2019 Status og oppdatert tids- og oppgaveplan fram mot nytt fellesråd og prosti Kirkesjefen redegjorde for prosessene i fellesråd og fellesnemnd i 2019.
Forslag til regulert versjon av fellesnemndas tids- og oppgaveplan for 2019 ble lagt fram i møtet..
Vedtak
Asker kirkelige fellesnemnd gir sin tilslutning til oppdatert tids- og oppgaveplan som framlagt i møtet.
Sak 6/2019 Budsjett og aktivitet 2019 Se sak 58/18.
Kirkesjefen har 4.1. sendt søknad til Asker kommunale fellesnemnd om kr. 500 000 i tilleggsbevilgning. Pengene skal i hovedsak brukes til å finansiere produksjon og utsendelse av magasin om Den norske kirke i Nye Asker til alle husstander i kommunen, fellessamlinger for ansatte og til å dekke kostnader som følge av opprettelse av felles enhet for administrative tjenester.
Asker kommunale fellesnemnd har møte 1.2.2019. Rådmannen har innstilt på kr. 300 000 i tilleggsbevilgning til
Asker kirkelige fellesnemnd1. Se vedlagte saksframlegg fra rådmannen til den kommunale fellesnemndas møte.
Orientering i møtet
Kirkesjefen refererte fra møte med rådmannen 30.1. om budsjett for det nye fellesrådet 2020. Rådmannen ser Asker kirkelige fellesnemnds forslag til samarbeidsavtale mellom Asker kommune og Asker kirkelige fellesråd som et godt utgangspunkt for det nye kommunestyrets behandling i høst.
Asker kirkelige fellesnemnd skal i slutten av mai 2019 levere forslag til budsjett for det nye fellesrådet for 2020. I dokumentet «Harmonisering av velferdsordninger i nye Asker kommune - grunnlagsdokument for
Handlingsprogram 2020-2023» er kirke og trossamfunn omtalt på side 49. Her legger rådmannen nåværende budsjettramme for kirke og trossamfunn til grunn. Det betyr at fellesnemnda i budsjettarbeidet for 2020 kan ta utgangspunkt i de tre fellesrådenes samlede budsjetter for 2019, kompensert for lønns- og prisvekst.
Kirkesjefen orienterte videre om at rådmannen i møtet gav uttrykk for at kommunen deler intensjonen med Prosjekt kirkebygg, men at arbeidet med tilstandsbeskrivelser og vedlikeholdsplaner må inn i den ordinære
budsjettprosessen for 2020. Dette arbeidet vil også bli løftet inn i Asker kommunes styringsgruppe for kirkesaker, med neste møte 6.3.2019.
Vedtak
Asker kirkelige fellesnemnd tar orienteringen til etterretning.
Fellesnemnda ber kirkesjefen legge fram regulert budsjett og aktivitetsplan for 2019 i møte 6.3.
Fellesnemnda ber kirkesjefen følge opp planarbeidet med vedlikehold og investeringer for kirkebygg i forberedelsene til budsjettarbeidet for 2020.
1 Tilleggsopplysning: Asker kommunale fellesnemnd fattet 1.2. vedtak i tråd med rådmannens innstilling.
Sak 7/2019 Status årsrapporter og regnskap for de tre fellesrådene 2018 Saksforberedere: Øyvor Sekkelsten, Else Teige og John Grimsby
Se vedlegg med foreløpige regnskap for 2018. NB. De foreløpige tallene vil bli oppdatert til møtet.
Årsrapporter 2018
Nemnda har anmodet fellesrådene om å fortsette arbeidet med å sikre nødvendige kommunale tilskudd og tilpasse driften til egne økonomiske rammer.
De tre fellesrådene lager som før hver sine årsrapporter.
Asker kirkelige fellesråd planlegger som i 2017 en kombinert årsrapport og presentasjonshefte om den kirkelige virksomheten. Den samlede virksomheten i nye Asker prosti vil bli et tema i heftet. Dette heftet kommer i tillegg til den formelle årsrappporten som vil bli lagt fram for Asker kirkelige fellesråd til godkjenning sammen med regnskap 6.3.
Regnskap for Røyken kirkelige fellesråd
Foreløpig prognose for driftsregnskapet 2018 viser sum driftsinnteker på kr. 19.350.345 mot sum driftsutgifter på kr. 19.220.210. Etter netto finans viser prognosen et netto driftsresultat på kr. 36.105. Etter bruk av
disposisjonsfond samt dekning av tidligere års underskudd viser prognosen et merforbruk på kr. 113.696.
Kirkevergen i Røyken og Hurum sendte 15.11 et notat til Røyken kommune om forholdet mellom lovpålagte og ikke-lovpålagte oppgaver som fellesrådet utfører. Kommunestyret i Røyken bevilget i oktober 1 mill.kr ekstra til drift av lovpålagte tjenester i fellesrådet. Kirkevergen redegjør i notat for hvilke tiltak Røyken kirkelige fellesråd setter i verk for å få et regnskap i balanse, etter at prognosen per 7.11. fortsatt viste et merforbruk på kr. 151 478.
Kirkevergen ba i samme notat om ytterligere kr. 600 000 i driftstilskudd for 2019. Kirkevergen redegjør samtidig for hvilke sparetiltak fellesrådet kan sette i verk og hvilke konsekvenser dette vil ha for kommunen og det kirkelige arbeidet.
Regnskap for Hurum kirkelige fellesråd
Foreløpig prognose for driftsregnskapet 2018 viser sum driftsinnteker på kr. 6.055.129 mot sum driftsutgifter på kr.
6.319.104. Etter netto finans viser prognosen et netto driftsresultat på minus kr. 258.370. Etter bruk av fond samt dekning av tidligere års underskudd viser prognosen et merforbruk på kr. 542.937
Kommunestyret i Hurum vedtok imidertid 11.12.2018. dekning av underskuddet for 2017 med kr. 314 017 og økt driftstilskudd for 2019 med kr. 500 000. Hurum kommunestyre vil se på underskuddet for 2018 når dette foreligger.
Regnskap for Asker kirkelige fellesråd
Foreløpig prognose for driftsregnskapet 2018 viser sum driftsinntekter på kr. 73.708.317 mot sum driftsutgifter på kr. 73.691.055. Etter netto finans viser prognosen et netto driftsresultat på kr. 27.208. Etter bruk av avsetninger og udisponert fra tidligere år viser prognosen et mindreforbruk på kr. 1.341.154.
Orientering i møtet
Kirkevergen i Røyken og Hurum orienterte om at det fortsatt er noen små justeringer før årets resultat er endelig, men resultatet vil nærme seg et lite merforbruk på driftssiden for Røyken kf. For Hurum kf går det mot et
merforbruk på 550 000.
Vedtak
Asker kirkelige fellesnemnd tar orienteringene til etterretning.
Fellesnemnda anmoder fellesrådene om å fortsette arbeidet med å sikre nødvendige kommunale tilskudd og tilpasse driften til egne økonomiske rammer i 2019.
Foreløpig prognose 2018 pr. 25.1.2 Oppdatert versjon for Hurum og Røyken kommer.
Asker, Røyken og Hurum Kirkelige Fellesråd
Asker / Røyken / Hurum TOTAL Asker kirkelige fellesråd Røyken kirkelige fellesråd Hurum kirkelige fellesråd
Inntekter Prognose 2018 Budsjett 2018 Regnskap 2017 Prognose 2018 Reg. Budsjett 2018 Regnskap 2017 Prognose 2018 Budsjett 2018 Regnskap 2017 Prognose 2018 Budsjett 2018 Regnskap 2017
Brukerbetaling, salg, avg., leieinntekter 9 324 126 8 846 746 8 739 598 5 913 498 5 588 500 5 432 283 2 381 140 2 269 900 2 308 212 1 029 488 988 346 999 103
Refusjoner/overføringer 22 180 175 15 456 678 19 301 801 16 814 402 12 802 284 15 579 765 4 839 697 2 373 394 2 980 115 526 076 281 000 741 921
Tilskudd fra staten 6 562 710 7 365 004 7 362 268 4 774 996 4 700 000 4 633 222 1 326 166 2 235 004 2 212 390 461 548 430 000 516 656
Tilskudd commune 59 762 204 58 354 192 55 930 982 45 259 404 45 259 408 42 591 584 10 465 783 9 371 784 9 027 100 4 037 017 3 723 000 4 312 298
Tilskudd fra fellesråd / menighetsråd 208 105 200 004 348 798 153 256 30 000 178 798 54 849 170 004 170 000
Andre tilskudd, gaver, innsaml. Midler 1 076 472 841 508 1 173 985 792 761 666 500 758 425 282 711 175 008 238 543 1 000 177 017
Sum driftsinntekter 99 113 792 91 064 132 92 857 432 73 708 317 69 046 692 69 174 077 19 350 345 16 595 094 16 936 360 6 055 129 5 422 346 6 746 995 Utgifter
Lønn og sosiale utgifter -66 819 063 -63 683 770 -63 253 702 -52 472 752 -49 794 500 -48 024 229 -11 540 118 -11 485 623 -12 492 451 -2 806 193 -2 403 647 -2 737 022 Kjøp av varer og tjenester -22 348 071 -20 692 135 -19 977 587 -14 509 285 -14 783 973 -12 837 661 -5 690 816 -4 278 459 -5 017 940 -2 147 970 -1 629 703 -2 121 986
Refusjoner/overføringer -7 317 040 -5 656 835 -5 800 385 -3 960 505 -3 515 623 -3 612 822 -1 987 344 -743 016 -766 458 -1 369 191 -1 398 196 -1 421 105
Tilskudd og gaver -2 746 196 -2 270 000 -2 283 679 -2 748 513 -2 270 000 -2 271 842 -1 933 -7 937 4 250 -3 900
Sum driftsutgifter -99 230 370 -92 302 740 -91 315 353 -73 691 055 -70 364 096 -66 746 554 -19 220 210 -16 507 098 -18 284 786 -6 319 104 -5 431 546 -6 284 013 BRUTTO DRIFTSRESULTAT -116 578 -1 238 608 1 542 079 17 262 -1 317 404 2 427 523 130 135 87 996 -1 348 427 -263 975 -9 200 462 982
Renteinntekter 61 921 101 792 253 930 31 052 57 588 140 333 25 263 35 004 104 155 5 606 9 200 9 442
Renteutgifter -140 400 -123 000 -32 474 -21 106 -1 714 -119 293 -123 000 -30 748 -1 -12
Netto finansinntekter/-utgifter -78 479 -21 208 221 456 9 946 57 588 138 619 -94 030 -87 996 73 407 5 605 9 200 9 430
NETTO DRIFTSRESULTAT -195 057 -1 259 816 1 763 535 27 208 -1 259 816 2 566 142 36 105 0 -1 275 020 -258 370 0 472 413
Bruk av udisponert fra tidligre år 2 885 551 2 885 551 2 426 839 2 885 551 2 885 551 2 426 839
Bruk av disposisjonsfond 2 058 621 1 515 972 708 604 1 515 972 1 515 972 542 649 708 604
Bruk av bundne fond 150 157 49 172 559 970 120 707 49 172 531 062 29 450 28 908
Sum bruk av investeringer 5 094 329 4 450 695 3 695 413 4 522 230 4 450 695 2 957 901 542 649 0 708 604 29 450 0 28 908
Avsetning til dekn. tidl. år (underskudd) -1 006 468 -692 451 -314 017
Avsetning til ubundne fond -3 028 230 -3 028 230 -2 426 839 -3 028 230 -3 028 230 -2 426 839
Avsetning til bundne fond -17 406 0 -595 337 -17 406 -62 957 -22 914 -509 466
Overføring til investeringsregnskapet -162 649 -162 649 -148 697 -162 649 -162 649 -148 697
Sum avsetninger -4 214 753 -3 190 879 -3 170 873 -3 208 285 -3 190 879 -2 638 494 -692 451 0 -22 914 -314 017 0 -509 466
REGNSKAPSMESSIG RESULTAT 684 518 0 2 288 075 1 341 154 0 2 885 551 -113 696 0 -589 330 -542 937 0 -8 146
Sak 8/2019 Godtgjørelser for ledere og medlemmer av kirkelige råd og utvalg Bakgrunn for saken
En av menighetsrådslederne har anmodet Asker kirkelige fellesråd om å justere satsene for godtgjørelse for ledere av menighetsrådene. Det er naturlig å se denne saken i sammenheng med godtgjørelser i fellesråd og menighetsråd i Nye Asker. Dette er bakgrunnen for at henvendelsen er oversendt Asker kirkelige fellesnemnd.
Leder og medlemmer av Asker kirkelige fellesnemnd mottar samme godtgjørelser som den kommunale nemnda, se sak 57/2018.
Vurdering
Fellesnemndas arbeidsutvalg mener dette er en sak som det nye fellesrådet må drøfte når det er trådt i funksjon.
Fellesnemnda vil imidlertid for budsjettarbeidet for 2020 legge følgende prinsipper til grunn:
a. Godtgjørelse for fellesrådets leder og medlemmer følger satsene for Asker kirkelige fellesnemnd.
b. Menighetsrådenes ledere får samme faste godtgjørelse som leder for Asker kirkelige fellesnemnd, men ikke møtegodtgjørelse.
c. Menighetsrådenes medlemmer mottar ikke godtgjørelse
Begrunnelsen for at menighetsrådets og fellesrådets ledere skal ha samme faste godtgjørelse, er at rådene er likeverdige, med ulike funksjonsområder. Møtegodtgjørelsen til fellesrådets medlemmer er knyttet til merarbeid og at de kommunale representantene mottar slik møtegodtgjørelse.
Vedtak
Asker kirkelige fellesnemnd legger for budsjettarbeidet for 2020 til grunn slik beregning av godtgjørelser:
a. Godtgjørelse for fellesrådets leder og medlemmer følger satsene for Asker kirkelige fellesnemnd.
b. Menighetsrådenes ledere får samme faste godtgjørelse som leder for nye Asker kirkelige fellesråd, men mottar ikke møtegodtgjørelse.
c. Menighetsrådenes medlemmer mottar ikke godtgjørelse
Fellesnemnda overlater til Det nye fellesrådet å beslutte endelige retningslinjer.
Sak 9/2019 Eventuelt Ingen saker
…
Sak F10/2019 Presentasjon av Kirkens feltarbeid i Asker Se https://kirken.no/askerfeltarbeid.
Presentasjon ved gateprest og daglig leder Flemming Jakobsen.
Sak F11/2019 Orientering Status og oppdatert tids- og oppgaveplan fram mot nytt fellesråd og prosti Se sak 5/2019.
Kirkesjefen redegjorde kort for prosessene i fellesråd og fellesnemnd i 2019. Regulert versjon av fellesnemndas tids- og oppgaveplan ble lagt fram i møtet.
Vedtak
Asker kirkelige fellesnemnd tar orienteringen i utvidet fellesnemnd til orientering.
Sak F12/2019 Forberedelse av kirkevalg 2019
Se https://kirken.no/valg/ og https://kirken.no/globalassets/kirken.no/om-kirken/slik-styres- kirken/kirkevalget/2019/for-medarbeidere/valghandbok_kirkevalget2019.pdf
Prosjektledere for kirkevalg til menighetsråd og bispedømmeråd i vårt nye prosti er Elisabeth Brøndal og Tove Sveva. De ga en kort innføring i prosesser knyttet til kirkevalg, rekruttering av kandidater og hva fellesråd og menighetsråd må holde fokus på.
Vedtak
Asker kirkelige fellesnemnd tar orienteringene til etterretning.
Fellesnemnda anmoder fellesråd og menighetsråd til å engasjere seg i kirkevalget og motivere for aktiv deltakelse i kirkens demokratiske prosesser fram mot nye råd høsten 2019.
Sak F13/2019 Nytt fra fellesrådene og prosten
Fellesrådene ga en kort oppsummering av viktige saker sine forrige møte 26.11.2018.
Stedfortredende prost Dag Håland orienterte sammen med koordinerende sokneprest for Hurum og Røyken, Ellen Martha Blaasvær. Ny prost i Asker prosti fra 1.2.2019 er Tor-Øystein Vaaland. Han vil delta i fellesnemndas neste møte 6.3.
Vedtak
Asker kirkelige fellesnemnd tar orienteringene til etterretning.
Sak F14/2019 Andre orienteringssaker
a. Møte 14.12.2018 mellom kommunal og kirkelig fellesnemnd
b. Godtgjørelser for ledere og medlemmer av kirkelige råd, se sak 8/19 c. Opprettelse av felles AMU 4.12.2018
d. Felles samling for alle kirkelig ansatte 21.1.2019 e. Status Prosjekt kirkebygg
f. Status felles IKT- og telefonsystem
g. Kirkesafari for Asker kommunale fellesnemnd
h. Ansettelser til behnadling i fellesnemndas tilsettingsutvalg i. […]
Vedtak
Asker kirkelige fellesnemnd tar orineteringene til etterretning.
v
Asker kirkelige fellesnemnd
30.1.2019
Asker prosti i Oslo bispedømme vil tilsvare Asker kommune.
Soknet er grunn-enheten i Den norske kirke. I det nye prostiet blir det 10 sokn.
Oslo bispedømmeråd og prosten er arbeidsgiver for de fleste prestene
Fellesrådet er arbeidsgiver for alle andre kirkelige ansatte.
Fellesrådet har ansvar for gravferd og gravplasser, jfr. gl § 3.
Fellesrådet har også ansvaret for kirkebyggene og ivaretar samarbeidet med kommunen.
Asker kirkelige fellesråd
Kirkelig organisering – i kortform
Medlemmer av kirken i Asker: 60 677
31.01.2019 AKFN Administrasjon
11375 9571
9410 7062
5682 5047 4267 2784
2351 1824 1294
0 2000 4000 6000 8000 10000 12000
HOLMEN
ØSTENSTAD
ASKER
RØYKEN
SLEMMESTAD OG NÆRSNES
VARDÅSEN
HEGGEDAL
KONGSDELENE
FILTVET OG TOFTE
ÅROS
HURUM
Kirken i lokalmiljøet
Mer himmel på jorda
I kirkene i Asker, Hurum og Røyken var det i 2017 i gjennomsnitt mer enn 5 700 mennesker innom i en helt alminnelige uke.
Kirken er i betydelig grad drevet av frivillige og aktiverer frivillige for engasjement for menighet, nærmiljø og samfunnsansvar Mange av kirkene framstår som ekstra frivilligsentraler
Vi samarbeider bredt i nærmiljø og kulturliv
31.01.2019 AKFN Admistrasjon
Hva skjedde i fellesnemnda i 2018?
Overordnet prosjektplan i form av vedtak
Medbestemmelse etter arbeidsmiljøloven og hovedavtalen Partssammensatt arbeid: omstillingsavtale 28.2.
Alle ansatte med i prosjektgrupper - rapporter levert 15.6.
Fellesnemnda 2.10: Forslag til overordnet bemanningsplan
Uttalelser råd, partssammensatt utvalg og prosjektgrupper 31.10.
Fellesnemnda 7.11. Overordnet bemanningsplan Opprettelse av felles AMU 4.12.
Tilsettingsutvalget 13.12: Innplassering av ledere m.fl.
31.01.2019 AKFN Admistrasjon
Hva skal skje i 2019?
Kirkevalg
Fortsatt partssammensatt arbeid i forberedelsene av nytt fellesråd, se egen tids- og oppgaveplan
Fortsatt samarbeid med kommunal fellesnemnd og kommuner Ledere lager bemanningsoversikter og forbereder innplassering i
nye bemanningsplaner i menigheter og enheter Felles systemer og ordninger
Felles lønns- og økonomifunksjoner
Felles personalhåndbok og økonomihåndbok
31.01.2019
Kirkevalg
Kirkevalget faller sammen med kommunevalget 9.9.2019.
Valget blir foretatt som om kommunene allerede var slått sammen.
De 10 nye menighetsrådene velger én representant hver til det nye fellesrådet. I tillegg kommer prosten og
kommunens representant.
Koordinatorer i Asker, Hurum og Røyken er Elisabeth Brøndal og Tove Sveva
31.01.2019 AKFN Administrasjon
Asker kirkelige fellesråd -med en representant
fra hver av de 10 menighetsrådene
Kirkesjef
Asker Heggedal
Holmen Vardåsen Østenstad Nordre Hurum Søndre Hurum Slemmestad Nærsnes
Røyken Åros Fellestjenester Kirkens feltarbeid
Barnehagene Kirkebygg og gravferd Personal
Økonomi
Sykehjemsprest
Prosjekt kirkebygg
Kirkelig organisering i nye Asker
31.01.2019 Asker kirkelige fellesnemnd
Oslo bispedømmeråd Prost Menighetsprester
Asker kirkelige fellesråd har samarbeidsavtale med Asker kommune (2016). I Hurum og Røyken er det andre
samarbeidsformer.
Avtalen har vært utgangspunkt for Asker kirkelige fellesnemnds forslag til ny avtale fra 1.1.2020.
Asker kirkelige fellesråd
Samarbeidsavtale kirke-kommune
Felles arbeidsmiljøutvalg (AMU)
Felles AMU for de tre fellesrådene ble opprettet 4.12.2018 I AMU møter 3 medlemmer fra arbeidsgiver og tre fra
arbeidstakersiden, samt en representant for bedriftshelsetjenesten. Prestene legger sitt
samordningsmøte til samme møte, slik at prost og verneombud for prestene også deltar.
Hensiktsmessige verneområder vil bli diskutert i AMU 7.2.
Felles hovedverneombud er Janneke Riskild
31.01.2019 AKFN Administrasjon
Økonomiske forutsetninger
Fellesnemda planlegger for drift i det nye fellesrådet tilsvarende summen av de tre fellesrådenes budsjetter i 2019
Mange behov for økt bemanning, men ingen økt ramme
Ny bemanningsplan forutsetter at alle de tre fellesrådene er i driftsmessig balanse i 2019.
Asker kirkelige fellesråd overtok fra 1.1.2019 regnskap og lønn for Hurum og Røyken. Det kan gi en felles besparelse
tilsvarende 1 årsverk.
31.01.2019 AKFN Admistrasjon
Overordnet bemanningsplan
31.01.2019
2018/2019 Nye AKF Endring Kirkefaglige stillinger: diakoner,
pedagoger og kirkemusikere
Uendret Utvidet samarbeid og bruk av ressurser på tvers av
menighetene
Ledelse i menighet 4,5 5,0 Endret stilling som daglig leder
for menighetene i Røyken og Hurum.
+ 0,5 leder Vardåsen Ny enhet for administrative
tjenester
6,0 6,3 + 1,0 avdelingsleder
- 0,7 sekretær
Økonomi og Personal 4,9 5,1
Avdeling for kirkegård og gravlund 15,45 (17,6) Uendret Prosjekt kirkebygg?
Feltarbeid og barnehager Ikke direkte berørt
Asker kirkelige fellesnemnd
Ledere i Asker kirkelige fellesråd
31.01.2019 AKFN Administrasjon
Kirkesjef John Grimsby
Personalsjef Maud Berntsen
Økonomisjef Else Teige
Daglig leder Hurum og Røyken Tove Sveva Daglig leder Heggedal og Østenstad Liv Ruud
Daglig leder Vardåsen Kari Sorknes
Daglig leder Asker Grete Ellingsen Aaby
Daglig leder Holmen Britta Hässlich
Daglig leder Kirkens feltarbeid Flemming Jakobsen Avdelingsleder Kirkebygg og gravferd Even Frogh
Barnehageleder Elin Dahlen
Leder for administrativ enhet Stillingen utlyst
Asker kirkelige fellesnemnd har fått delegert fullmakt fra de tre fellesrådene til forberede sammenslåingen til nye Asker
kirkelige fellesråd. Sammenslåingen er etter
arbeidsmiljøloven å regne som en virksomhetsoverdragelse.
Prestene er ikke omfattet av virksommhetsoverdragelsen.
Ved etableringen av det nye fellesrådet blir alle ansatte i de gamle fellesrådene automatisk ansatt i det nye.
Ansatte kan reservere seg mot virksomhetsoverdragelsen.
Ansettelsesforholdet opphører da 1.1.2020.
31.01.2019
Virksomhetsoverdragelse
AKFN Admistrasjon
Uendrede betingelser for ansatte
Alle ansatte i de tre fellesrådene får ny arbeidsgiver: Asker kirkelige fellesråd
Arbeidsavtalene blir overført i sin helhet. I tilfeller med vesentlige endrede arbeidsoppgaver, vil endring i arbeidsavtale følge regulert framgangsmåte
Samme tariffavtale som før (KA)
Pensjonsrettigheter blir regulert av tariffavtalen.
Sammenslåingen vil derfor ikke medføre endringer i pensjonsrettigheter.
31.01.2019 AKFN Admistrasjon
Asker kirkelige fellesråd vil tilstrebe mest mulig enhetlig bruk av benevnelser og lik lønn for likt arbeid.
Utjevning av lønnsskjevheter som ikke er begrunnet i en bevisst lønnspolitikk må vi i hovedsak løse over tid ved ordinære lokale lønnsforhandlinger. Kommunene
samordner lokale lønnsoppgjør. Den kirkelige
omstillingsavtalen i Asker legger opp til det samme.
Ved eventuell overgang til lavere lønnet stilling beholder arbeidstakeren sin grunnlønn.
31.01.2019
Stillingsbenevnelser og lønn
AKFN Admistrasjon
Kompetansekartlegging
For å sikre kompetanse og en forsvarlig prosess for innplassering i de nye bemanningsplanene, har administrasjonene i henhold til fellesnemndas
omstillingsavtale § 4 gjennomført kompetansekartlegginger.
Denne er til hjelp for å få oversikt over samlet kompetanse i menighetene og enhetene – og hvilke tiltak for
kompetanseutvikling som det kan vise seg behov for.
31.01.2019
Kirkefaglige stillinger
Diakoner, kirkemusikere og ansatte i undervisningsstillinger leder sine fagområder og bør ha betydelig grad av lokal tilknytning og i hovedsak være organisert som i dag.
I tråd med prosjektgruppenes rapporter ser fellesnemnda
muligheter for å styrke det lokale arbeidet og sikre god bruk av ressurser ved utvidet samarbeid og funksjonsfordelinger på tvers av menigheter.
Dette vil være en kontinuerlig utviklingsarbeid.
31.01.2019 AKFN Administrasjon
Kirkens feltarbeid
Varmestue i Asker sentrum med 100 gjester hver dag Åpent 365 dager i året
Ansatte og frivillig serverer 40-60 varme måltider hver dag Arbeidstiltak/dagarbeid for rusavhengige
Nødovernatting, bolig og praktisk bistand for bostedsløse Arbeid i lysfabrikken for medlemmer av Fontenehuset
Feltarbeidet fortsetter etter 1.1.2010 som kirkelig virksomhet i dugnad med kommunen, frivillige og lokalt næringsliv.
Kommunen planlegger helt nytt bygg for virksomheten.
31.01.2019 AKFN Admistrasjon
Menighetsbarnehagene våre
Asker kirkelige fellesråd har tre menighetsbarnehager:
Holmentoppen, Østenstad og Engelsrud (Vardåsen).
Menighetsrådene eier og driver barnehagene - fellesrådet ivaretar arbeidsgiveransvaret. Fra 2018 har barnehagene felles barnehageleder.
Menighetsbarnehagene i Asker vil ha flere barn!
31.01.2019 AKFN Admistrasjon
Avdeling for kirkebygg og gravferd
Gravferd: over 500 seremonier i året
Drift av kirkebygg, gravlunder og andre kirkelige eiendommer Ny avdelingsleder skal i samarbeid med ansatte i egen
avdeling og daglige ledere i menighetene planlegge
hensiktsmessig organisering av de ulike tjenesteområdene:
hvordan kan bruke felles ressurser best mulig for å
opprettholde og utvikle tjenestene i hele det nye prostiet?
Funksjonene som kirketjenere og vaktmestere er i dag ulikt organisert, og vil fortsatt kreve lokale løsninger.
31.01.2019 AKFN Administrasjon
Daglig leder i menighet
Fellesnemnda ønsker i samarbeid med fellesrådene,
menighetsrådene og de ansattes representanter å styrke lokal ledelse. Dette må skje innenfor fastsatte økonomiske rammer.
Daglig leder er en del av kirkesjefens ledergruppe og har personalansvar for fellesrådets ansatte i soknet.
Daglig leder har lokalt ansvar for drift av kirkens eiendom og for å legge til rette for menighetens virksomhet. Dette skjer i
samarbeid med råd og utvalg, kirkelige ansatte, frivillige og foreninger.
.
31.01.2019 AKFN AdmistrasjonLedelse i Røyken og Hurum
Fellesrådene i Røyken og Hurum har kirkeverge til 1.1.2020 og har hatt assisterende kirkeverge og daglig leder i
administrativ rolle
For å opprettholde og styrke ledelse i menighetene i Røyken og Hurum har fellesnemnda fra 1.1.2019 opprettet ny stilling som daglig leder – og med en egen rådgiver i stab
øremerket Røyken og Hurum.
31.01.2019 AKFN Admistrasjon
Personal og økonomi i stab
Personal og økonomi inngår som to enheter i kirkesjefens stab, ledet av henholdsvis personalsjef og økonomisjef.
Personal og økonomi skal i ny organisasjon samarbeide tett med ledere og den administrative enheten.
31.01.2019 AKFN Administrasjon
Administrativ enhet
Alle sekretærer inngår i den nye enheten, med Teglen som base
Den nye enheten skal bidra til å effektivisere og utvikle tjenestene, sikre like tjenester til alle menighetene og redusere sårbarheten.
Ansatte i avdelingen skal ha ansvar for definerte funksjoner, delvis kombinert med ansvar for enkelte menigheter.
Sekretærene kan veksle mellom felles arbeidssted og lokal tilstedeværelse i enkelte menigheter.
31.01.2019 AKFN Administrasjon
Administrativ enhet
Alle sekretærer inngår i den nye enheten, med Teglen som base
Den nye enheten skal bidra til å effektivisere og utvikle tjenestene, sikre like tjenester til alle menighetene og redusere sårbarheten.
Ansatte i avdelingen skal ha ansvar for definerte funksjoner, delvis kombinert med ansvar for enkelte menigheter.
Sekretærene kan veksle mellom felles arbeidssted og lokal tilstedeværelse i enkelte menigheter.
31.01.2019 AKFN Administrasjon
Oppgaver administrativ enhet
a. Felles sentralbord: et nummer inn
b. Postmottak
c. Arkiv (Public 360) d. IKT og telefoni e. Kirkebok
f. Administrativ støtte til kirkefaglige stillinger g. Utleie?
h. Innkjøp i. Statistikk
j. Kommunikasjon og informasjon
k. Koordinere for frivillighet
l. Samarbeid økonomi/personal m. Protokoll menighetsråd som
ikke har egen daglig leder?
n. Samarbeid om gravferd?
31.01.2019 AKFN Administrasjon
Kirkebygg
Med 14 kirker, 9 gravlunder og flere andre bygg til kirkelig
formål har det nye fellesrådet behov for å øke kompetanse og ressurser knyttet til kirkebygg og vedlikehold.
Kirkesjefen har bedt Asker kommunale fellesnemnd 5
millioner kroner i investeringsmidler fordelt over 3 år til
Prosjekt kirkebygg og en stilling som prosjektleder. En slik prosjektleder kan lede arbeidet med tilstandsbeskrivelser og forberede et hensiktsmessig FDV-system for langsiktige vedlikeholdsplaner for våre kirke- og gravferdsanlegg.
31.01.2019 AKFN Administrasjon
Forvalte 14 kirkebygg krever kompetanse og ressurser Behov for prosjektleder for kirkebygg
Samtaler er innledet med Asker kommunale fellesråd og Kirkens arbeidsgiverorganisasjon
31.01.2019
Prosjekt kirkebygg
v
Hurum kirke - 869 år
AKFN - Asker kirkelige fellesnemnd
PSU - Partssammensatt utvalg (AKFN, fellestillitsvalgte og felles verneombud) PSU AU - Administrasjonene og fellestillitsvalgte
AKF - Nye Asker kirkelige fellesråd ADM - Administrasjonene TU - Tilsettingsutvalg
C 2019 01 30 AKFN Sak 5 Vedlegg Tidsplan L Asker kirkelige fellesnemnd
Tids- og oppgaveplan. Versjon 17JAN19 JAN18 FEB18 MAR18 APR18 MAI18 JUN18 AUG18 SEP18 OKT18 NOV18 DES18 JAN19 FEB19 MAR19 APR19 MAI19 JUN19 JUL19 AUG19 SEP19 OKT19 NOV19 DES19 Struktur: foreslå, drøfte, beslutte
1 Overordnet prosjektplan PSU AKFN
2 Ansattes representasjon og medbestemmelse Ny struktur
3 Vernetjeneste, arbeidsmiljøutvalg og HMS-håndbok 04DES Nytt AMU
4 Felles samlinger for alle kirkelige ansatte Biskop AKF
5 Felles IKT-plattform AKFN
6 Samme telefonsystem ADM
7 Struktur for felles nettsider
8 Omstillingsavtale PSU
9 Kommunikasjonsplan AKFN
10 Prosjektgrupper 15JUN Del 2
11 Ansette personalsjef og økonomisjef
12 Foreslå, drøfte og beslutte overordnet organisasjonsplan og ledelse 15JUN PSU AKFN MR AKFN
13 Ny avtale kirke-kommune 26JUN AKFN AFN AK/AKF
14 Felles stillingsbenevnelser PSU AU PSU AU
15 Felles stillingsinstrukser PSU AU PSU AU
16 PG6 Koordinere og legge til rette for frivillighet 22AUG
17 Felles møteplan AKFN og tre fellesråd
18 Kompetansekartlegge PSU AU 31OKT
19 Innplassere/ansatte øvrige ledere TU
20 Plan for kirkebygg og gravferd med stillinger og kompetansekrav AKFN
21 Plan for økonomifunksjoner med stillinger og kompetansekrav AKFN
22 Plan for administrative funksjoner med stillinger og kompetansekrav AKFN MR AKFN
23 Plan for øvrige tjenestegrupper med stillinger og kompetansekrav AKFN MR AKFN
24 Eventuelt lokalt lønnsoppgjør 2018 AKFN
25 Innføre felles arkivsystem (Public 360) ADM
26 Se investeringsbudsjetter 2019 i sammenheng AKFN
27 Felles økonomi- og lønnsfunksjon Asker, Hurum og Røyken AKFN
28 Virksomhetsoverdragelse ADM
29 Felles maler ADM
30 Felles personalhåndbok PSU AU
31 Felles økonomihåndbok PSU AU
32 Driftsbudsjett 2020 AKFN
33 Investesteringsbudsjett 2020 AKF
34 Foreløpig innplassering TU PSU AU TU
35 Endelig innplassering TU PSU AU TU
36 Felles informasjonshefte til alle husstander ADM
37 Valg av MR og BDR 09SEP
38 Eventuelt lokalt lønnsoppgjør 2019 AKFN
39 Hvert MR velger 1 medlem til Nye AKF 40 AKF trer i funksjon og AKFN opphører 41 Ny organisasjon i funksjon for justeringer 42 Nye arbeidsavtaler
43 De gamle fellesrådene opphører
