VEILEDNING
2021
Samarbeidsrom og timeregistrering
Praktisk veileder for sakkyndige i
godkjenningsordning for utenlandsk fag- og yrkesopplæring
NOKUT – Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen – er et faglig uavhengig forvaltningsorgan under Kunnskapsdepartementet.
NOKUTs samfunnsoppdrag, oppgaver og faglige uavhengighet er definert i universitets- og høyskoleloven og er nærmere spesifisert i forskrifter. I tillegg utfører NOKUT tilsyns- og forvaltningsoppgaver etter delegasjon fra departementet.
Formålet med NOKUTs virksomhet er å sikre og fremme kvalitet i utdanning ved
• å føre tilsyn med, informere om og bidra til å utvikle kvaliteten i norsk høyere utdanning og høyere yrkesfaglig utdanning
• å godkjenne og informere om utenlandsk utdanning og informere om mulighetene for godkjenning av utenlandsk utdanning og kompetanse i Norge
NOKUTs arbeid skal bidra til at samfunnet kan ha tillit til kvaliteten i norsk høyere utdanning, høyere yrkesfaglig utdanning og godkjent høyere utenlandsk utdanning.
NOKUT bruker sakkyndige i akkrediteringer, tilsyn, evalueringer, godkjenning av utenlandsk utdanning og prosjekter.
Du kan lese mer om arbeidet vårt på nokut.no.
Tittel Samarbeidsrom og timeregistrering Gyldig
fra 01.09.2021
Innhold
1 Samarbeidsrom ... 4
1.1 Ny sak til behandling ... 4
1.2 Innlogging ... 4
1.3 Logger på for første gang? ... 5
1.4 Innlogging med to-trinns autentifisering ... 6
1.5 Samarbeidsrommets forside ... 7
1.6 Nyttige dokumenter og lenker ... 7
1.7 Saker til vurdering ... 7
1.8. Hvordan jobber jeg med saken? ... 8
1.9 Redigere sakkyndigrapporten ... 8
Word Online ... 9
Word ... 9
1.10 Innlevering av vurdering ... 11
2 Arbeidstid og timeregistrering ... 11
2.1 Estimert arbeidstid ... 11
2.2 Tidsregistrering ... 11
2.3 Stegvis i DFØ ... 11
2.4 Korrigering av honorarskjema ... 12
2.5 Utbetalingsdato ... 12
1 Samarbeidsrom
[Brødtekst]
Dokumentet inneholder veiledninger for hvordan du logger deg inn i det digitale samarbeidsrommet og hvordan du jobber med vurdering av saker i dette systemet.
Før du logger deg inn må du ha dette på plass:
- Bruk Mac eller PC. Samarbeidsrommet fungerer ikke optimalt fra nettbrett, mobil eller liknende.
- Bruker du Mac, påse at du enten bruker Word Online (beskrevet nedenfor) eller har Word installert på din datamaskin. Samarbeidsrommet funker ikke med Pages (Mac).
- Bruker du PC, påse at du bruker Word Online (beskrevet nedenfor) eller har MS Office 2013 eller 2016 installert på datamaskinen
- Samarbeidsrommet fungerer i de fleste nettlesere. Pass på at du ikke er logget inn med en bruker i nettleseren (f.eks. Chrome, Firefox).
1.1 Ny sak til behandling
Du får en e-post med varsling fra NOKUT når du skal foreta en faglig vurdering.
E-posten inneholder følgende informasjon:
- Emne: Sakkyndig vurdering for NOKUT - godkjenning av utenlandsk fag- og yrkesopplæring
- Saksnummer eller sakstittel til sakene du skal vurdere - Frist for ferdigstilling av sakkyndigrapport
- Navn på sakkyndige som har fått tildelt saken - Lenke til samarbeidsrommet
Du får tilgang til sakene du skal vurdere i NOKUTs digitale samarbeidsrom-løsning.
1.2 Innlogging
For å få tilgang til sakene må du logge deg på NOKUTs digitale samarbeidsrom. Du logger deg inn med din egen e-postadresse og passord.
MERK! Du må som regel bruke en e-postadresse som er koblet til en Microsoft-konto. Du velger selv den e-postadresse du vil benytte, og opplyser NOKUT om dette. Du styrer også selv hvordan du logger deg på, og du kan selv endre passordet.
Dette har som hensikt å beskytte deg som privatperson. NOKUT har ikke og vil ikke på noe tidspunkt be om informasjon relatert til passordet du benytter for å logge deg på samarbeidsrommet. Dette styrer du selv.
NOKUT er kun ansvarlig for å invitere deg til samarbeidsrommet. Hvis du mister tilgang eller får melding «Dette området er ikke delt med deg», tar du kontakt med [email protected].
1.3 Logger på for første gang?
Du vil motta en e-post som inviterer deg til samarbeidsrommet. E-posten genereres automatisk og sendes fra [email protected]. Det kan hende at den havner i søppelpost, og ikke i innboksen din.
Klikk på «Åpne» for å logge deg på.
Det finne ulike måter å logge seg på samarbeidsrommet, og det er avhengig av om du har brukt SharePoint Online før eller ikke. Det er viktig at du følger instruksjonene som du får av systemet.
A. Logge på med Microsoft-konto
Hvis det er første gang du bruker SharePoint Online, vil følgende side vises:
Her velger du hvordan du logger deg på. Følg instruksjonene i de ulike stegene. Du trenger ikke bruke samme e-postadresse som du mottok invitasjonen til samarbeidsrommet i, men det forutsettes at du har en Microsoft-konto. Du må også opplyse NOKUT om du bruker en annen e-postaddresse, slik at vi kan gi deg tilgang.
Du kan velge selv om du vil at systemet husker deg til neste gang.
Slik ser innloggingssiden ut:
B. Logge på med kode
Det kan hende at du får en alternativ innloggingsvisning. Du vil bli bedt om å bekrefte identiteten din ved å fylle inn e-post adresse og få tilsendt en engangskode. Med denne koden kan du logge deg på samarbeidsrommet:
1.4 Innlogging med to-trinns autentifisering
Når du logger deg inn i samarbeidsrommet, kommer du til å bli møtt av et vindu som ber deg velge hvordan du ønsker å autentisere deg selv. NOKUT anbefaler at du bruker pålogging med kode per tekstmelding.
Vi har en brukerveiledning for hvordan dette opprettes for første gang:
www.nokut.no/siteassets/sakkyndigportal/brukerveiledning-to-trinns-autentisering- eksterne.pdf.
1.5 Samarbeidsrommets forside
Når du har logget deg inn i samarbeidsrommet vil du komme til en oversikt som viser alle saker til vurdering.
Det er mange ulike områder i menyen, men du trenger bare å forholde deg til Dokumenter og mappenes innhold. Hvis du klikker deg inn i ulike mapper, kan du komme tilbake til forsiden ved å klikke på «Saker til vurdering»-overskriften.
Det er flere områder som du ikke får tilgang til. Bruk tilbake-knappen i nettleseren din hvis du skulle havne på en side som ikke er delt med deg.
1.6 Nyttige dokumenter og lenker
Forsiden har også dokumenter og snarveier som inneholder veiledende informasjon for sakkyndige.
Relevante dokumenter er eksempelvis veilederen til oppdraget som sakkyndig,
presentasjonen fra opplæringskurset, en liste over sakkyndige og dato for utbetaling av honorar.
Ved å trykke på snarveien vil du komme til en nettside som inneholder nyttige lenker for deg som sakkyndig. Nettsiden vil åpne seg som regel i en ny fane i nettleseren din. Ønsker du å gå tilbake til samarbeidsrommet, finner du den opprinnelige fanen i nettleseren din.
1.7 Saker til vurdering
Sakene du skal vurdere ligger på forsiden. Her ligger det mapper som har en utenlandsk kvalifikasjon eller læreplanen som tittel. Du kan klikke på mappene for å åpne dem.
I hver sak finner du et utkast til den sakkyndigrapporten og oversettelsen av den
utenlandske kvalifikasjonens. For å komme tilbake til oversikten over alle saker som ligger til vurdering, klikk på «saker til vurdering» ( Se grønn boks i bildet nedenfor).
I saken finner du en oversikt over alle dokumenter. Det vises når disse ble endret sist og hvem som har jobbet med dokumentene.
1.8. Hvordan jobber jeg med saken?
Du blir varslet av NOKUT via e-post når du har saker som skal vurderes. Alle sakene som skal vurderes er tilgjengelig i samarbeidsrommet.
Kontroller alltid om du har fått tildelt riktige saker ved å sjekke om saksnummeret/sakens tittel i e-posten fra NOKUT samsvarer med nummeret i samarbeidsrommet.
Saken inneholder følgende dokumenter:
• Utkast til sakkyndigrapport hvor sakkyndige skal skrive den faglige vurderingen og konklusjonen. Dokumentet er en Word-fil.
• Oversettelsen av den aktuelle læreplanen/kompetansemålene til den
kvalifikasjonen som skal vurderes. Dette dokumentet danner grunnlaget for de sakkyndiges vurdering.
1.9 Redigere sakkyndigrapporten
Sakkyndigrapporten kan åpnes i to ulike versjoner av Word. Her beskriver vi begge måter å åpne Word-filer på. NOKUT anbefaler at du redigerer rapporten i Word Online.
Du kan enten huke av foran filen du vil åpne (se bildet under) eller klikke på dokument- tittelen for å åpne rapporten.
Word Online
Word Online åpnes i nettleseren din. Den kan åpnes i forskjellige nettlesere (inkl. Pages) og du trenger ikke laste ned programvare. Word Online har færre funksjoner enn den fulle versjonen, men den har tilstrekkelig med funksjoner til at du skal kunne jobbe med sakkyndigrapporten.
Når du begynner å skrive inn i rapporten, lagres endringene automatisk. I de tilfellene der flere personer er inne i dokumentet samtidig, kan alle skrive på samme tid og teksten vil oppdateres fortløpende.
For å komme tilbake til samarbeidsrommet, kan du klikke på lenken øverst i Word Online (se den grønne boksen i bilde nedenfor).
Pass på at statusen er «lagret» før du lukker fanen i nettleseren (markert i gult i bilde nedenfor).
NB! Redigering: NOKUT anbefaler at sakkyndige redigerer rapporten i Word Online.
Word
Det er også mulig å åpne rapporten i vanlig Word. Det forutsetter at du har programvaren installert på datamaskinen din. Rapporten åpner seg i Word, ikke i nettleseren. Det er flere ting du må passe på hvis du redigerer rapporten i vanlig Word.
Det kan hende at du får et varsel om å logge deg på igjen hvis du åpner rapporten i vanlig Word:
For å kunne skrive i rapportmalen må du trykke «aktiver redigering» (markert i rødt i bilde).
Du kan nå skrive inn din vurdering i dokumentet.
Pass på at dokumentet er synkronisert med samarbeidsrommet. Dette gjør du ved å kontrollere at «lagre-knappen» i øverste hjørne har en sirkel over seg (som illustrert nedenfor). Trykk på lagre-knappen for å lagre arbeidet ditt. Husk å lagre jevnlig.
Du vil bli varslet dersom du redigerer et dokument samtidig som en annen sakkyndig:
Flere personer kan jobbe i dokumentet samtidig. Endringer andre personer har gjort vil dukke opp i dokumentet når personen trykker på lagreknappen. Det vil komme opp et varsel, som tilsvarer det du ser på bildet nedenfor. Trykk OK og dokumentet er oppdatert med endringer fra den andre sakkyndige.
Det er viktig at du skriver din vurdering inn i rapporten og er pålogget i samarbeidsrommet når du skriver. Det du skriver vil da oppdateres fortløpende i dokumentet i
samarbeidsrommet. De to andre sakkyndige kan da til enhver tid se den siste utvikling i dokumentet.
NB! Vær pålogget når du jobber i dokumentet – ikke last ned filen for å jobbe i den.
1.10 Innlevering av vurdering
NOKUT skal varsles når du og de to andre sakkyndige er ferdige med vurderingen. Varsling sendes til e-post [email protected]. Sett de andre sakkyndige, som har jobbet sammen med deg om vurderingen, i kopi. På den måten kan NOKUT være forsikret om at alle er enige om at saken er ferdigstilt.
2 Arbeidstid og timeregistrering
2.1 Estimert arbeidstid
NOKUT estimerer at en erfaren sakkyndig vil bruke mellom en og to timer for å vurdere det faglige innholdet i en utenlandsk kvalifikasjon. Imidlertid har vi forståelse for at
vurderingsarbeidet vil ta noe lengre tid for nye sakkyndige. Likevel forventes det at tidsbruken i hovedsak ikke overstiger tre arbeidstimer per sak.
NOKUT forstår at spesielle enkeltsaker kan fravike disse rammene.
2.2 Tidsregistrering
Timene du jobber som sakkyndig for NOKUT registreres i DFØ Selvbetjeningsportalen.
NOKUT utbetaler honorar basert på dette annen hver måned.
Du kan også laste ned DFØ-appen fra din app store på mobiltelefonen.
I merknadsfeltet i selvbetjeningsportalen skriver du inn tittelen på saken du har vurdert og/eller datoer for opplæringskurs du har deltatt på.
Her er to videoinnledninger fra Direktoratet for økonomistyring om Selvbetjeningsportalen.
• Registrer timer i Selvbetjeningsportalen:
https://www.youtube.com/watch?v=FvHrghqIBZs
• Reiseregning i DFØ-app: https://www.youtube.com/watch?v=b1kqsKwejvQ Dersom du har noen spørsmål, ta kontakt med [email protected] eller [email protected]
2.3 Stegvis i DFØ
Hvis du bruker nettleseren, logg deg på Selvbetjeningsportalen:
https://dfo.no/kundesider/lonn/selvbetjeningsportalen. I DFØ-appen velger du «registrer oppdrag».
- Dato (er) for utført oppdrag.
- NOKUTs saksnummer må alltid fremkomme i beskrivelsen (det kan være tittelen på kvalifikasjonen eller læreplannummer)
- Bruk alltid Lønnart 5511.
- Satsen for godtgjørelse er 486,- NOK i 2021.
- Antall timer
- Klikk «Lagre og send til godkjenning» til slutt.
2.4 Korrigering av honorarskjema
Ved uklarheter, feil eller mangler på honorarskjema kan godkjenner hos NOKUT sende kravet ditt i retur. Du får da epost fra DFØ om at honorarskjema er sendt tilbake til deg.
- Logg deg på «Betalmeg» eller DFØ-app som vanlig.
- Du må da endre honorarskjemaet, og sende inn på nytt.
2.5 Utbetalingsdato
I 2021 er det følgende utbetalingsdatoer:
- 25.Februar, frist for innsending av skjema er 17.februar - 26.April, frist for innsending av skjema er 16.april - 28.Juni, frist for innsending av skjema er 18.juni - 30.August, frist for innsending av skjema er 20.august - 29.Oktober, frist for innsending av skjema er 21.oktober - 16.Desember, frist for innsending av skjema er 8.desember
DRAMMENSVEIEN 288 | POSTBOKS 578,1327 LYSAKER | T: 21 02 18 00 | NOKUT.NO
