Styringsdokument
Styringsdokument
PRODUKSJON OG DELING AV DIGITALE LÆRINGSRESSURSER
Denne fylles ut ved behandling.
Prosjektnummer: Saksnummer:
5180
Behandlet dato: Behandlet av / Prosjekteier: Utarbeidet av:
Geir Magne Vangen / Terje Mørland Vegard Moen og Liss Johansen Sandø Beslutning:
Bemanning av neste fase Neste fase ferdig:
Prosjektleder: Liss Johansen Sandø Signatur ved godkjenning (prosjekteier)
Styringsdokument
Innhold
1. Bakgrunn og begrunnelse for prosjektet ... 4
2. Prosjektets mål... 5
3. Beskrivelse av prosjektproduktet ... 9
4. Interessenter... 9
5. Rammebetingelser... 12
5.1. Føringer for prosjektet ... 12
5.2. Prosjektets avgrensninger ... 12
6. Organisering, roller og ansvar ... 13
7. Strategi for gjennomføring ... 17
8. Prosjektets avhengigheter... 18
9. Prosjektplan ... 20
9.1. Total gjennomføringsplan for prosjektet ... 20
9.2. Budsjett ... 20
9.3. Prosjektstyring og rapporteringsmekanismer... 21
9.4. Vurdering av prosjektets usikkerheter ... 22
10. Toleranser... 23
11. Vedlegg... 23
12. Sjekkliste BP3 ... 24
Styringsdokument
ENDRINGSLOGG
Versjon Dato Endring Produsent Godkjent
0.1 29.04.2020 Første versjon påbegynt Liss Johansen Sandø 0.2 12.05.2020 Hensyntatt innspill fra
ledergruppen i Unit
Liss Johansen Sandø
DISTRIBUSJONSLOGG
Versjon distribuert Dato Navn
0.1 08.05.2020 Sendt til ledergruppen i Unit for innspill
0.2 18.05.2020 Sendt til digitaliseringsstyret til orientering
Styringsdokument
1. BAKGRUNN OG BEGRUNNELSE FOR PROSJEKTET
Prosjektet er opprettet basert på tildelingsbrev fra Kunnskapsdepartementet (sak 19/4493-55) hvor Unit er tildelt midler til blant annet digitale løsninger for læringsressurser, undervisning og opptak. Midlene skal brukes til å dekke merkostnader for utvidelse av kapasitet og sikkerhet i IKT-tjenester og digitale løsninger.
Tiltaket skal iverksettes raskt, være målrettet og midlertidig, men vil også ha effekt på lengre sikt bl.a. for fleksible utdanningstilbud, herunder etter- og videreutdanningstilbud.
Norsk UH-sektor har lenge ønsket å samarbeide om deling av digitale læringsressurser. Mange av ressursene som produseres og brukes lokalt, kan være nyttige for andre faglærere og institusjoner. Etableringen av DLR konsortiet, og LOR-utredingen har bidratt til å legge til rette for økt deling, men dette har ikke ført til at mange institusjoner har begynt å dele digitale læringsressurser i stort omfang.
Den hurtige digitaliseringen som har funnet sted ved lock down av campuser har tydeliggjort behovet for deling av innhold. Korona-epidemien har ført til en stor økning i digital innholdsproduksjon hos institusjonene, men knapt merkbar økning i omfanget av deling av innhold. Manglende delingsmekanismer er trolig en viktig årsak. Andre årsaker kan være at DLR konsortiet har for få medlemmer og mangler volum for å kunne oppfattes som en god delingsmekanisme og at innholdet er ikke egnet for deling (forholdet til personvern og opphavsrettigheter kan begrense muligheter for deling).
Det har også blitt tydelig at plattformene for videoopptak og distribusjon er av de eldste og mest mangelfulle fellestjenestene i sektoren. Dette har trolig bidratt til at mye av den videobaserte undervisningen har blitt synkron og ikke asynkron.
Sektoren har tydelig signalisert behovet for nye løsninger i tjenestesamarbeidet og et ønske om å igangsette et mer omfattende samarbeid om produksjon og deling av læringsinnhold.
Arbeidet som foreslås gjennomført i prosjektet er godt forankret i handlingsplan og tidligere utredninger:
Handlingsplan for digitalisering i høyere utdanning og forskning (Unit 2019):
Initiativ U1 i handlingsplanen er “Forbedre og fornye læringsformer ved å utnytte digital teknologi.
Tilrettelegge infrastruktur for læringsfremmende undervisning. Styrket digital innholdsproduksjon og deling.”
Et prioritert områdene i handlingsplanen er “Prosesser og felles løsninger for økt produksjon og deling av digitale læringsressurser”.
Utredning av felles nasjonale løsninger for tilgang til læringsressurser på tvers av utdanningsinstitusjoner (LOR Utredningen Unit 2019):
Styringsdokument
I kapittel 8 i utredningen anbefales DLR som løsning for nasjonalt LOR.
Kapittel 9.4 beskriver “Et godt innføringsprosjekt med opplæring og endringsledelse som sentrale elementer.”
Anbefalinger fra arbeidsgruppe video (2020):
Sektoren bør ha tilgang til en skybasert videoplattform. En skybasert plattform gir tilgang til de nyeste funksjoner fra leverandørene og skalerer bedre enn on-prem løsninger som tilbys i dag. Det finnes også skybaserte løsninger som skalerer like bra økonomisk som on-prem løsninger.
Dagens videoplattformer må ha sikker drift i minst to år til. Plattformene inneholder sektorens videoinnhold som er i bruk i undervisningen i dag. Noen institusjoner har investert betydelig i infrastruktur og kontrakter knyttet til løsningene, og det vil ta tid å innføre ny løsning. Dagens driftskonsept kan ikke videreføres i UNINETT og driften må sikres hos annen driftsleverandør.
Prosjektet bygger videre på disse anbefalingene i handlingsplanen og utredningene.
2. PROSJEKTETS MÅL
Nivå Beskrivelse Suksesskriterier
Virksomhetsmål
- Prosjektet skal bidra til høyere kvalitet i utdanningen og mer effektiv produksjon og bruk av digitalt læringsinnhold gjennom deling mellom institusjoner i norsk høyere utdanning.
- Prosjektet skal legge et av grunnlagene for fleksible
undervisningsopplegg og digitale læringsformer.
- Prosjektet skal også bidra til å gjøre innhold åpent tilgjengelig for arbeidslivet og andre aktører utenfor UH-sektoren.
- At DLR er videreutviklet og spredt til alle institusjoner som er klare til å ta det i bruk.
- At institusjonene har
motivasjon og evne til å ta imot og innføre DLR.
- At det legges et godt grunnlag for å bygge en delingskultur som gjør at deling finner sted.
- At de eksisterende DLR- institusjonene involveres i prosjektet på en god måte.
- At forutsetningen for videre deltakelse i DLR—tjenesten etter prosjektperioden, er klare for nye institusjoner.
- Prosjektet skal legge til rette for at institusjonene kan produsere og lagre mer og bedre video.
- At infrastruktur og funksjonalitet i felles videoplattformer er styrket gjennom anskaffelse av ny videoplattform.
Effektmål
- Universiteter og høyskoler skal oppnå høyere kvalitet i
utdanningen ved at digitalt læringsinnhold deles via DLR.
- At DLR er videreutviklet og spredt til alle institusjoner som er klare til å ta det i bruk.
Styringsdokument
- Aktører i arbeidslivet skal få tilgang til aktuelt læringsinnhold.
- At det legges til rette for god delingskultur.
- At næringslivet involveres i prosjektet.
- Studenter skal få tilgang til en større andel video i asynkron nettundervisning.
- At lærere klarer å bruke videoløsningene uten teknisk støtte.
- At nye løsninger inneholder vesentlig bedre funksjonalitet med tanke på produksjon av avansert video, som interaktiv video, autoteksting osv.
- At ny løsning støtter kravene til Universell utforming.)
- Lærere og andre
innholdsprodusenter skal kunne lage og distribuere video på en enkel måte.
- At nye videoplattformer er svært brukervennlige og godt integrert med tilgrensende systemer.
Resultatmål
- Prosjektet skal sikre at
majoriteten av universiteter og høyskoler tar i bruk DLR.
- Aktivt innsalg av DLR på riktig nivå hos institusjonene.
- Godt informasjonsmateriell til institusjonene som forklarer fordeler og konsekvenser av å ta løsningen i bruk.
- At institusjonene hurtig klarer å etablere en
mottaksorganisasjon / prosjekt for DLR.
- Prosjektet skal sikre at konseptet og løsningen DLR videreutvikles på best mulig måte for brukerne.
- Gode, brukerorienterte prosesser for prioritering av utviklingsønsker, gode utviklere og god oppfølging av utvikling.
- Brukerorientering av prosjektet gjennom bruk av
tjenestedesign, og se brukerreisen på tvers av tjenester som videoplattform, DLR, NVA og
bibliotekstjenester.
- Tilgang på utviklingsressurser i Unit (eller eksternt).
- Prosjektet skal sikre at
institusjonene kan ta i bruk DLR enkelt.
- At prosjektet gir støtte til innføring på institusjonene.
- At prosjektet har dyktige ressurser på metodeutvikling, god involvering med
Styringsdokument
fagkunnskap og praktiske erfaringer fra institusjoner som har tatt løsningen i bruk.
- At prosjektet har proaktive og serviceinnstilte ressurser som følger opp institusjonene.
- At prosjektet lager og tilbyr opplærings- og
informasjonsmateriell som kan gjenbrukes på alle institusjoner.
- Brukerorientering av prosjektet gjennom bruk av
tjenestedesign, og se brukerreisen på tvers av tjenester som videoplattform, DLR, NVA og
bibliotekstjenester.
- Prosjektet skal gjennomføre et anskaffelsesprosjekt og inngå kontrakt på videoplattform for sektoren
(Videoplattform med utvidet funksjonalitet ift dagens:
Interaktiv video, redigering, autoteksting)
- God forankring i
anskaffelsesprosjektet som sørger for nok deltakere.
- Strukturert prosess- og prosjektledelse.
- At institusjonene klarer å beslutte deltakelse i
anskaffelsesprosjekt på meget kort varsel.
- God innkjøpsfaglig kompetanse, metodikker og maler.
- God videofaglig kompetanse representert fra sektoren.
- Behovsrettet kravspesifikasjon.
- Sikre kontroll på data for gjenbruk.
- Brukerorientering av prosjektet gjennom bruk av
tjenestedesign, og se brukerreisen på tvers av videoplattform, tjenester som DLR, NVA og
bibliotekstjenester.
- God forankring hos
institusjonenes satsinger på universell utforming.
- Prosjektet skal sikre at DLR gir tilgang til data gjennom åpne APIer (metadata og selve ressursene).
- At metadata (og data - i den grad det er åpent publisert) er fritt tilgjengelig - for 3. part.
Styringsdokument
- Prosjektet skal etablere en profesjonell forvaltning av tjenestene.
- At forvaltningsorganisasjonen har etablert de riktige rollene og tatt i bruk de riktige
prosesser og rutiner for å sikre en god forvaltning av
tjenestene videre.
- Prosjektet skal sikre at dagens tjenestetilbud innen
videoopptak opprettholdes inntil ny løsning er på plass ved å flytte Mediasite til NORDUnet.
- Tilgang til de tekniske ressursene som kan gjøre jobben.
- At prosjektet kommer i gang tidlig nok til å gjennomføres i løpet av sommeren.
- At NORDUnet klarer å drive en drifts og supportorganisasjon med riktig kvalitetsnivå, med det økte omfanget på Mediasite.
Styringsdokument
3. BESKRIVELSE AV PROSJEKTPRODUKTET
Hovedprodukter Beskrivelse
DLR innført i store deler av sektoren.
Utviklede integrasjoner, API og funksjonalitet i DLR.
Overgang til ny backend-plattform gjennomført.
Utviklet rammeverk og hjelpemidler for innføring.
Juridiske avklaringer av felles utfordringer vedrørende opphavsrett og personvern gjennomført.
Ny og brukerorientert arbeidsprosess for deling og gjenbruk av læringsressurser innført.
Tilgang til data gjennom åpne APIer (metadata og selve ressursene).
Anskaffet skybasert videoplattform (-er) som samvirker med DLR.
Kontrakt med valgt leverandør(er) er inngått.
Plan for migrering fra dagens løsning(er) til ny løsning ferdigstilt.
Ny og brukervennlig arbeidsprosess for produksjon av læringsressurser beskrevet.
Tilgang til data gjennom åpne APIer (metadata og selve ressursene).
Migrert Mediasite innhold, samt etablert kontrakt for forvaltning av Mediasite i NORDUnet.
En god migreringsprosess er gjennomført.
En tydelig kontrakt er inngått.
Etablert en profesjonell forvaltning av tjenestene.
At forvaltningsorganisasjonen har etablert de riktige rollene og tatt i bruk de riktige prosesser og rutiner for å sikre en god forvaltning av tjenestene videre. Dette inkluderer blant annet bruk av metoder for brukerorientering og tjenestedesign.
4. INTERESSENTER
Styringsdokument
Organisasjo n/ Enhet/
Gruppe
Tilknytning/
relasjon til prosjektet
Forventning og holdning til prosjektet
Undervisere Sluttbruker Ønsker tilgang på læringsressurser, enklere egenproduksjon, muligheter til å dele eget innhold
Studenter Sluttbruker Ønsker å få bedre og mer fleksibel undervisning.
Tilgang til digitale læringsressurser fra studiet også når man er ferdig med å studere og er ute i arbeidslivet og når man tar etter- og videreutdanning.
Mediesenter og bibliotek på
institusjonen e
Viktig støtterolle til sluttbrukere.
Kan være aktuelle som superbrukere og gi opplæring for å komme i gang og støtte underveis.
Ønsker enklere produksjonsprosess / enklere støtte av produksjon og deling
Ledelse på institusjonen e
Har ansvaret for å etablere mottaksprosjekter og for økonomi videre i tjenestene etter prosjektet er ferdig.
Ønsker god og tidsriktig informasjon fra prosjektet om forventninger til institusjonene (ressurstilgang, økonomi m.m).
IT-avdelinger på
institusjonen e
Viktig støtterolle til sluttbrukere.
Kan være aktuelle som superbrukere og gi opplæring for å komme i gang og støtte underveis.
Ønsker god og tidsriktig informasjon fra prosjektet om forventninger til institusjonene (ressurstilgang, økonomi, IT- messige konsekvenser m.m).
Kunnskaps- departement et
Har bevilget midler til finansiering av prosjektet og skal motta rapportering om bruk av midlene i Units årsrapport for 2020 (innen 15. mars 2021).
Forventer at de bevilgede midlene benyttes på en måte som gir størst mulig verdi for ansatte og studenter og i tråd med forutsetningene, jf. bevilgningsreglementet og lov om Riksrevisjonen § 12.
Digitalisering sstyret
Prosjektet inngår den nasjonale
digitaliseringsporteføljen for høyere utdanning og
forskning og
digitaliseringsstyret mottar rapporter og tar overordnede beslutninger ang. prosjektet.
Ønsker raske og konkrete forbedringer for ansatte og studenter.
Fagutvalg for utdanning
Forbereder saker fra prosjektet som skal
behandles i
digitaliseringsstyret.
Ønsker raske og konkrete forbedringer for ansatte og studenter.
Tjenesteråd for
Skal ha overordnet ansvar for forvaltning av tjenestene
Ønsker raske og konkrete forbedringer for ansatte og studenter.
Styringsdokument
undervisning stjenester
etter prosjektet er avsluttet.
Representant deltar i styringsgruppe.
UHR Utdanning
Ønsker at Unit skal levere gode tjenester som understøtter undervisning
Ønsker å være informert. Ønsker at Units prosjekter skal være godt forankret i sektoren.
Diku Jobber for å styrke kvaliteten i norsk utdanning, fremmer blant annet digitale læringsformer, som er et mål i prosjektet. Er støttespiller for prosjektet. Representant deltar i referansegruppe.
Ønsker at prosjektet i størst mulig grad skal utarbeide løsninger og prosesser som bidrar til å fremme digitale læringsformer og styrke kvaliteten i utdanningen.
Canvas samarbeidet
Rolle som nav i det digitale læringsmiljøet med behov for god innholdsproduksjon og delingsmekanismer.
Ønsker å kunne dele og ha tilgang til innhold i Canvas.
Ønsker å ha exit-strategi for LMS. Ønsker integrerte produksjonsverktøy med avansert funksjonalitet.
UHR
Innkjøpssam arbeidet
Koordinerer / kvalitetsikrer innkjøp i sektoren
Har en rolle i å bidra til innkjøpssamarbeid.
DLR- konsortiet
Har ansvaret for forvaltning av DLR-tjenesten (som skal videreutvikles i prosjektet.)
Ønsker at tjenesten utvikles slik at brukervennlighet og funksjonalitet blir best mulig for ansatte og studenter.
Videosamarb eidet
Samarbeider om
videoløsninger i sektoren i dag. Er viktige støttespillere i DP2 om anskaffelse av videoplattform.
Representant deltar i referansegruppe.
Ønsker at videoplattformen som anskaffes gir best mulig brukervennlighet og funksjonalitet for ansatte og studenter.
NORDUnet Har en sentral rolle i DP3 om flytting av Mediasite til NORDUnet. Leverer drift av flere av videoplattformene som benyttes i sektoren i dag.
Ønsker å beholde flest mulig kunder på videoplattformene de leverer. Vil ha drift av Mediasite.
Uninett Har en sentral rolle i DP3 om flytting av Mediasite til NORDUnet. Eller rolle i å drifte Mediasite i Trondheim.
Sonic Foundry
Har en sentral rolle i DP3 om flytting av Mediasite til NORDUnet.
Ønsker å beholde flest mulig kunder på Mediasite.
AWS Leverer skyinfrastrukturen som DLR kjører på
Ønsker volum i bruk – større inntekter.
Leverandøre r av
videoplattfor mer
Er potensielle tilbydere i DP2. Forventer en åpen og rettferdig anskaffelsesprosess.
Næringslivet Har ansatte som ønsker Ønsker at gode læringsressurser skal være tilgjengelig slik at
Styringsdokument
5. RAMMEBETINGELSER
5.1. Føringer for prosjektet
Tildelingsbrevet fra Kunnskapsdepartementet (sak 19/4493-55):
Prosjektet skal sikre at den delen av midlene som tilhører dette prosjektets budsjett (det som handler om digitale løsninger for læringsressurser, undervisning og opptak), brukes til å dekke merkostnader
for utvidelse av kapasitet og sikkerhet i IKT-tjenester og digitale løsninger. Tiltaket skal iverksettes
raskt, være målrettet og midlertidig, men vil også ha effekt på lengre sikt bl.a. for fleksible utdanningstilbud, herunder etter- og videreutdanningstilbud.
Handlingsplanen for digitalisering i høyere utdanning og forskning:
Spesielt kapittel 2 om strategiske valg og prioriteringer som sier at for å gi en ramme for hva som skal
etableres som fellestjenester, er det tatt et utgangspunkt i at jo nærmere kjerneoppgavene til institusjonene tjenestene ligger, jo større skal tilretteleggingen for innovasjon, lokal styring og valgfrihet være. Dess nærmere lærings- og forskningsprosesser, skal arkitekturen og løsningene være fleksible, muliggjørende plattformer og valgfrie fellestjenester, med sterk grad av institusjonelt selvstyre.
Kapittel 2 beskriver også at det foreligger en rekke IT-politiske føringer for offentlig sektor formulert i ulike styringsdokumenter. Dette gjelder blant annet stortingsmelding om digitalisering Digital agenda, Nasjonal strategi for tilgjengeliggjøring og deling av forskningsdata og de årlige digitaliseringsrundskrivene.
Handlingsplanen skal realiseres i samsvar med disse styringsdokumentene, men vil særlig legge vekt på følgende prinsipper:
• Sett brukeren i sentrum.
• Tenk stort, start smått gjennom smidig utvikling. Prototyping og utprøving foran utredning. Bruk tverrfaglige team i størst mulig grad.
• Data lagres kun én gang og skal gjøres tilgjengelige for gjenbruk.
• Bygg inn sikkerhet og personvern i løsningene.
• Sikre kontroll på tilgang til data og ressurser.
• Sky først: Når det ikke foreligger spesielle hindringer for å ta i bruk skytjenester, og slike tjenester gir den mest hensiktsmessige og kostnadseffektive løsningen, bør offentlig sektor velge slike tjenester.
• Offentlig sektor skal i utgangspunktet ikke gjøre selv det som markedet kan gjøre bedre og mer effektivt.
Lov og forskrift om offentlige anskaffelser:
Anskaffelsen i DP2 skal gjennomføres i tråd med lov og forskrift om offentlige anskaffelser.
5.2. Prosjektets avgrensninger
Prosjektet (DP1) skal støtte institusjoner i innføring av DLR men institusjonene må selv allokere ressurser til å lede innføringen på sin institusjon.
Prosjektet (DP1) er avhengig av at delingskulturen endres for å øke graden av deling av læringsressurser. Dette er beskrevet i LOR-utredningens kapittel 9.2 Tilrettelegging for god delingskultur. Som det fremkommer i utredningen, er det en rekke fellestiltak utenfor dette prosjektet som kan og bør settes i verk i sektoren for å legge til rette for bedre delingskultur. Prosjektet kan bidra til at viktige avklaringer gjøres (bl.a. om
opphavsrett), og at arbeidet med å utvikle delingskultur kommer i gang, både sentralt i Units tjeneste.
Styringsdokument
Prosjektet kan imidlertid ikke alene sørge for at en god delingskultur kommer på plass, det vil utvikles gradvis over flere år og vil kreve andre tiltak i tillegg.
Prosjektet (DP2) skal anskaffe videoplattform. Innføring gjøre s i etterkant på den enkelte institusjon og evt.
med koordinering av fellesaktiviteter som en del av tjenesten fra Unit.
6. ORGANISERING, ROLLER OG ANSVAR
Prosjektstyre:
Følgende deltakere er forespurt:
Rolle Navn Tittel
Prosjekteier Geir Magne Vangen/ Terje Mørland, Unit
Avdelingsdirektør Utdanningstjenester Prosjektstyredeltager Dagmar Langeggen, BI Direktør - Bibliotek og
læringssenter
Prosjektstyredeltager Sølvi Karlsen, NTNU Seksjonssjef bibliotekseksjon for samlinger og digitale tjenester
Prosjektstyredeltager Lars Egeland, OsloMET Direktør For
Universitetsbiblioteket Prosjektstyredeltager Turid Bogetvedt Hitland, HVL Avdelingsleder, bibliotek
Prosjektstyredeltager Nils Johan Lysnes, UiT Seksjonsleder, Seksjon for virksomhetsnære tjenester
Prosjektstyredeltager Frank Børø, NTNU Gruppeleder for
Multimediesenteret og AV- utvikling-
/prosjekteringsgruppe
Prosjekteieren er prosjektets endelige beslutningstaker og støttes av prosjektstyrets representanter fra sektoren.
Prosjektstyret er et rådgivende organ som prosjekteieren omgir seg med i utøvelse av sin rolle. Et prosjektstyres ansvar kan beskrives som følger:
· Overordnet ansvarlig for prosjektets suksess eller fiasko
· Gi enhetlig rettledning til prosjektet
· Gi synlig og vedvarende støtte til prosjektleder
Styringsdokument
· Sammen og hver for seg bidra til integrering mellom prosjektet og funksjonelle enheter i de berørte virksomhetene
· Fremskaffe ressurser og andre virkemidler og sørge for at dette forblir disponibelt for prosjektet i samsvar med de planene som vedtas
· Sikre effektiv beslutningstaking, herunder også etablere forståelse for prosjektmodellen og ansvar som tilligger hvert beslutningspunkt
· Sikre effektiv kommunikasjon både innenfor gruppen, mot prosjektet og ut mot eksterne interessenter Prosjektstyret blir ofte omtalt som Styringsgruppen.
Prosjektleder:
Navn Relevant erfaring, kompetanse og eventuell sertifisering Liss Johansen Sandø (Unit) PMP-sertifisert prosjektleder, omfattende erfaring fra
digitaliseringsprosjekter innen utdanning.
Sentral ressurs i utredningen av DLR/LOR i 2019.
Prosjektleder skal:
• Planlegge og gjennomføre prosjektet innenfor de rammene som er gitt fra prosjekteier
• Be prosjekteier om godkjenning i saker som går ut over sin egen myndighet gitt av prosjekteier
• Ta initiativ til å utrede og foreslå eventuelle endringer i prosjektet, som vil bidra til å styrke prosjektets verdi sett i virksomhetens perspektiv
• Utarbeide og vedlikeholde prosjektets planer, og sørge for prosjekteiers tilslutning og godkje nning av disse
• Styre prosjekts gjennomføring i henhold til plan, evt rapportere avvik og komme med forslag til tiltak
• Bygge opp og lede en prosjektgruppe med riktig kompetanse
• Sørge for god kommunikasjon eksternt og internt i prosjektet
Øvrige prosjektroller og bemanning, delprosjekt 1, Innføring av DLR i sektoren Følgende deltakere er forespurt:
Rolle Navn
Delprosjektleder Liss Johansen Sandø, Unit (20% stilling)
Prosjektdeltager Christine Johnsen, Unit (50% stilling)
Prosjektdeltager Jan Erik Garshol, Unit (20% stilling)
Prosjektdeltager Representant fra sektoren (under avklaring)
Prosjektdeltaker Vegard Moen, Unit (10% stilling)
Prosjektdeltager Ressurs innen jus/opphavsrett, Unit/ekstern
(10% stilling)
Prosjektdeltager Ressurs innen tjenestedesign, brukerreise og mottaksmetodikk (30% stilling)
Prosjektdeltager Utviklere (estimert 200-250% stilling til sammen)
Styringsdokument
Referansegruppemedlem Karin Brennholm, Diku
Referansegruppemedlem Kristin Vigdal, BI
Referansegruppemedlem Gabi Høium Hurlen, OsloMet
Referansegruppemedlem Xavier Bonete, HVL
Referansegruppemedlem Linda Østbye, NTNU
Referansegruppemedlem Gry Ane Vikanes Lavik, UIB
Øvrige prosjektroller og bemanning, delprosjekt 2, anskaffelse av videoplattform Følgende deltakere er forespurt:
Rolle Navn
Delprosjektleder Johan Asphjell Bjørnaas, Unit (50% stilling)
Prosjektdeltaker Representant(er) fra sektoren (under avklaring)
Prosjektdeltager, videofaglig rådgiver Simen Sørvig, Unit (20% stilling)
Prosjektdeltager, innkjøpsfaglig rådgiver Lars Skogan og andre innen innkjøp, Unit (10%
stilling)
Prosjektdeltager Vegard Moen, Unit (10% stilling)
Prosjektdeltager Liss Johansen Sandø, Unit (5% stilling)
Referansegruppemedlem Magnus Strøm Reibo, UiT
Referansegruppemedlem Vegard Wallin, UiT
Referansegruppemedlem Magnus Sæternes Lian, NTNU
Referansegruppemedlem Vahid Anari Tafti, USN
Referansegruppemedlem Martin Gaustad, UiA
Referansegruppemedlem Øystein Nordenberg Tank-Nielsen, BI
Referansegruppemedlem Magnus Hovland, UiO
Øvrige prosjektroller og bemanning, delprosjekt 3, endre driftskonsept for Mediasite:
Følgende deltakere er forespurt:
Rolle Navn
Delprosjektledelse og tekniske ressurser fra leverandører (NORDUnet, Uninett og Sonic Foundry)
Under avklaring
Koordinator og bindeledd til forvaltning av tjenesten
Simen Sørvig, Unit
Styringsdokument
Referansegruppemedlem Sven Kjetil Haaø, USN
Referansegruppemedlem Bjørnar Johansen, NORD
Referansegruppemedlem Trond Inge Sørli, Kristiania
Referansegruppemedlem Arne T Nilsen, UiS
Delprosjektledere skal:
• Planlegge og gjennomføre delprosjektet innenfor de rammene som er gitt fra prosjekteier
• Be prosjektleder om godkjenning i saker som går ut over sin egen myndighet gitt av prosjektleder
• Ta initiativ til å utrede og foreslå eventuelle endringer i delprosjektet, som vil bidra til å styrke prosjektets verdi sett i virksomhetens perspektiv
• Utarbeide og vedlikeholde delprosjektets planer, og sørge for prosjektleders tilslutning og godkjenning av disse
• Styre delprosjekts gjennomføring i henhold til plan, evt rapportere avvik og komme med forslag til tiltak
• Bygge opp og lede en delprosjektgruppe med riktig kompetanse
• Sørge for god kommunikasjon eksternt og internt i delprosjektet Referansegruppene skal:
• Være rådgivende overfor prosjektorganisasjonen og delta i drøftinger og gi innspill slik at det arbeidet som gjøres i prosjektet er relevant, faglig forankret og riktig prioritert i forhold til prosjektets mål.
Behov for annen støtte og kompetanse utenfor prosjektgruppen:
Behov / kompetanse Navn
Kommunikasjonsavdelinga i Unit for publisering (f.eks egen nettside med brukerveiledninger ol for DLR)
Styringsdokument
7. STRATEGI FOR GJENNOMFØRING
• Konkurransestrategi (gjelder DP2)
Det skal anskaffes en skybasert videoplattform. Videoplattformen skal gi institusjonene tilgang til et moderne videoproduksjonsmiljø med funksjonalitet og brukervennlighet som gjør det mulig å produsere store mengder video av riktig kvalitet. Videoplattformen også ha funksjonalitet som auto-teksting, interaktiv video, avansert redigeringsløsning m.m.
Anskaffelsen skal gjennomføres som konkurranse med forhandling. Kontraktstype skal være SSA -L.
Viktige elementer i konkurransen vil være:
• Å sikre god involvering og forankring i sektoren gjennom deltakelse i referansegruppe og styringsgruppe.
• Å sikre gode, funksjonelle behovsbeskrivelser (og ikke detaljerte kravspesifikasjoner).
• For å sikre nødvendig fremdrift, må representanter i referansegrupper som skal komme med faglige innspill, få veldig tydelig informasjon om frister for innspill til behovsbeskrivelser, kravspesifikasjon, evaluering m.m.
• For å sikre god deltakelse i konkurransen med mange relevante leverandører, bør alle statlige universiteter og høyskoler minst være opsjonshavere i konkurransen.
• Utviklings- og teststrategi/valg av metode (gjelder DP1)
DLR skal videreutvikles etter en smidig utviklingsmetodikk, med svært korte iterasjoner og nær dialog med brukerrepresentanter for akseptanse. Normal iterasjonen vil involvere produkteier, 1-2 utviklere i 1-5 dager og en kunde som kravstiller og akseptansetester. Testmiljø vil kun være operativt i korte perioder med høy aktivitet pga den økte kostnaden. Både teknisk dokumentasjon og brukerdokumentasjon skal utarbeides parallelt med utviklingen av løsningen.
• Kvalitetsstrategi
Kvaliteten i DLR skal måles gjennom å spørre sluttbrukere om hva som fungerer godt i løsningen og hva som er forbedringsforslag.
Kvaliteten i videoplattformen vil vurderes gjennom evaluering, forhandling og demo’er og ved at referanssegruppen er evalueringsgruppe, og evnt annen ekstern deltagelse av brukere.
• Strategi for implementering og overføring til linjen DP1:
Innføring av DLR er en viktig del av DP1 og en viktig del av innholdet i dette delprosjektet er derfor å utarbeide metodikk og hjelpemidler for innføring og gi støtte til innføring. God forankring og ansvarsfordeling mellom den enkelte institusjon og DP1 blir avgjørende. Videre må informasjonsmateriell, brukerveiledninger m.m være lett tilgjengelig og brukervennlig.
Siden DLR er en eksisterende tjeneste som i en periode skal videreutvikles i prosjektet for så å overføres til linja for videre forvaltning, er god representasjon fra linja helt avgjørende i prosjektet. Både styringsgruppen for prosjektet og referansegruppe og prosjektgruppe for DP1 har stor deltakelse av de som skal ha overordnet ansvar (tjenesteråd for undervisningstjenester) og operativt ansvar (arbeidsgruppe DLR) for forvaltning og videreutvikling av tjenesten etter prosjektet er avsluttet.
Styringsdokument
DP2:
Anskaffelse av videoplattform gjøres i DP2 mens innføring gjennomføres i linja (hos UNITS tjeneste for Forelesningsopptak og i linja hos institusjonene) etter prosjektet er avsluttet. Det er derfor spesielt viktig å sikre god representasjon fra linja i prosjektet. Både styringsgruppen for prosjektet og referansegruppe og prosjektgruppe for DP2 har stor deltakelse av de som skal ha overordnet ansvar (tjenesteråd for
undervisningstjenester) og operativt ansvar (arbeidsgruppe video) for forvaltning og videreutvikling av tjenesten etter prosjektet er avsluttet.
• Usikkerhetsstrategi
Prosjektet gjennomfører jevnlige risikovurderinger.
• Gjennomføringsstrategi
Prosjektet gjennomføres iht. prosess og metode for prosjekt- og porteføljestyring av digitalisering i høyere utdanning og forskning.
Prosjektet vil ha en brukerorientert tjenestedesigntilnærming og benytte metoder som f.eks brukerreiser for å sikre brukerperspektivet.
8. PROSJEKTETS AVHENGIGHETER
[Oppsummer kort prosjektets viktigste interne og eksterne avhengigheter (for eksempel til andre IT-systemer, prosesser, prosjekter, strategier, felleskomponenter etc.). Hvis prosjektet for eksempel er en del av et
program, er dette en avhengighet. Sett inn eventuell figur eller tegning som viser avhengighetene. Angi også viktige forutsetninger som er lagt til grunn for prosjektets planlegging. Dette kan være spesielle forhold eller veivalg som prosjektet oppfatter som en del av sine eksisterende omgivelser det må forholde seg til.]
Avhengigheter Kort beskrivelse av avhengighet
Prosjekteier/
systemeier
Håndtering av avhengighet Nasjonalt Vitenarkiv DLR er et sett med ulike
GUI med integrasjoner som understøttter ulike brukstilfeller i/med ulike 3.part løsninger - som har en felles back-end med Bird og NVA (lagrer metadata og data(ressurs), tildeler DOI m.m.)
Unit Tett dialog mellom
prosjektene for å koordinere arbeid med felles backend og for å se den helhetlige brukerreisen.
Datadelingsprosjektet og Datainfrastruktur KD
Skal etablere en helhetlig arkitektur for deling av data. Hvilke krav stilles til dette posjektet for å inngå i denne helheten?
Ønsker at prosjektet treffer løsningsvalg som sikrer åpen tilgang til metadata og til de
Unit Behov for
samarbeide og koordinering.
uavhengig av plattform/løsning.
Styringsdokument
digitale ressirsene efor gjenbruk.
Ny kompetanseplattform Skal etablere en nasjonal plattform for etter- og videreutdanning på oppdrag fra KD. Ønsker et best mulig etter- og videreutdanningstilbud.
Hvordan kan DLR være en ressurs for dette formålet.
Kompetanse Norge Behov for samarbeide og koordinering mellom prosjektene.
Styringsdokument
9. PROSJEKTPLAN
9.1. Total gjennomføringsplan for prosjektet
Figuren under viser en overordnet gjennomføringsplan. Det utarbeides en egen detaljert gjennomføringsplan som vedlegg til sty ringsdokumentet.
Styringsdokument
9.2. Budsjett
Totalbudsjett
Sum NOK inkl.
MVA Felles for hele prosjektet
Personalkostnader (prosjektledelse) 650 000
Risikoavsetning 1 000 000
SUM 1 650 000
Delprosjekt 1 - Innføring av DLR i hele sektoren, utvikling av integrasjoner og funksjonalitet
Personalkostnader (delprosjektledelse, fagressurser, utviklere, tjenestedesign, juridisk kompetanse) 4 600 000
Driftskostnader 400 000
SUM 5 000 000
Delprosjekt 2- Anskaffelse av skybasert videoplattform (-er) som skal samvirke med LOR
Personalkostnader (delprosjektledelse, fagressurser, anskaffelsesfaglig kompetanse ) 1 450 000
SUM 1 450 000
Delprosjekt 3 - Endring av driftskonsept Units gamle videoinfrastruktur - Mediasite
Kostnader til teknisk ressurser 1 000 000
Annet 200 000
SUM 1 200 000
Inndekking av akutt-tiltak etter Koronakrisen 700 000
SUM TOTALBUDSJETT FOR PROSJEKTET 10 000 000
Styringsdokument
Prosjektstyring og rapporteringsmekanismer
Prosjektleder rapporterer månedlig til prosjekteier iht. Units statusrapporteringsmal, inkludert leveranseplan, økonomistatus og risikovurdering.
9.3. Vurdering av prosjektets usikkerheter
Trusler
Mulig hendelse Virkning hvis ingen tiltak iverksettes
Tiltak som vil redusere hendelsens sannsynlighet og/eller konsekvens Manglende forankring og
korte frister gjør at sektoren ikke vil eller kan involvere seg i tilstrekkelig grad i mottak av DLR.
Mottak av DLR på institusjonsnivå vil bli vanskelig eller umulig.
Innsalg og tilrettelegging for mottaksprosjekt / metodikk.
Sikre juridiske avklaringer og arbeid med å legge til rette for god delingskultur.
Sikre ressurser i det sentrale prosjektet og på hver enkelt institusjon.
Få påmeldte til anskaffelse i DP2.
For få deltakere til å få et godt anbud og bygge en god fellestjeneste i etterkant.
Godt innsalg og involering.
Vurdere en opt – in løsning i anbudet som gjør at alle institusjoner i sektoren frivillig kan benytte seg av kontrakt på
videoplattform.
Migrering av Mediasite tar for lang tid eller feiler.
Video blir ikke tilgjengelig ved semesterstart og dette forstyrrer undervisningen.
Fortsette med Mediasite drift med manglende ressurser og høy driftsrisiko i UNINETT.
Ansvarliggjøre NORDUnet med kontrakt for prosjektet og for forvaltning.
Inkrementell institusjonsvis migreringsstrategi med fallback til gammel løsning.
Muligheter
Mulig hendelse Virkning hvis hendelsen inntreffer Stimulerende tiltak Stor interesse for DLR
innenfor enkelte fagområder (eks helse).
Synlig nytte av DLR til hele sektoren / øker motivasjon.
Omprioritere til å støtte innføring mot spesielle fagmiljøer / institusjoner.
Spesifikasjon av
videoanskaffelse avdekker behov / relaterte
funksjonsområder som bør inkluderes i DP2.
Får anskaffet funksjonalitet som måtte vente lenge på egne anbud.
Fleksibilitet for å gjøre flere del- anskaffelser i DP2.
Styringsdokument
DLR prosjektet får betydelig større betydning / interesse for aktører utenfor UH.
Mer deling til nærings og K12. Mulighet til å stimulere mer til bruk av åpne lisenser og format som egner seg til bruk i andre sektorer.
10. TOLERANSER
Toleranse Tillatt avvik i positiv og negativ retning
Tid 2 uker
Kostnad 100 000 NOK inkl mva pr delprosjekt
Styringsdokument
11. SJEKKLISTE BP3
Sjekkpunkt Kommentar
1 Er prosjektet fortsatt ønskelig og i tråd med virksomhetens strategiske mål?
Ja
2
Er prosjektets resultatmål, med tilhørende produkter/leveranser, egnet til å skape de ønskede endingene og gevinstene som ble lagt til grunn for vurderingene i konseptfasen?
Ja
3
Er det utarbeidet en helhetlig og konsistent plan som bryter prosjektet ned i håndterbare faser?
Ja
4
Er det utarbeidet nødvendige strategier for gjennomføring, for eksempel
implementeringsstrategi, kvalitetsstrategi og anskaffelsesstrategi?
Pågår
5 Er det gjennomført interessentanalyse og iverksatt relevante tiltak basert på denne?
Pågår
6
Er prosjektorganisasjonen tydelig definert med roller og ansvar, og er det ressurser til å
gjennomføre prosjektet?
Pågår
7 Er usikkerhetsanalyse blitt utført og er usikkerheten akseptabel?
Pågår 8 Er kritiske suksessfaktorer identifisert? Ja 9 Har gevinstansvarlig vært aktivt involvert i
utarbeidelsen av gevinstrealiseringsplanen?
Ikke påbegynt 10 Er linjeorganisasjonens kapasitet til å realisere
gevinstene blitt vurdert?
Ikke påbegynt 11 Er det utarbeidet en plan for endringsledelse? Pågår
12 Er det gjennomført nødvendige vurderinger av personvernkonsekvenser?
Ikke påbegynt 13 Er det gjennomført risikovurderinger på
informasjonssikkerhetsområdet?
Ikke påbegynt
