Lier kirkelige fellesråd

(1)

1

Protokoll

Lier kirkelige fellesråd

Styremøte i Lier kirkelige fellesråd Dato: 07.06.2016

Møtested: Tranby menighetshus kl. 19 – 21:50

Tilstede Forfall

Kommunens representant Søren Falch Zapffe, leder Prestetjenestens representant Ellen Martha Blaasvær

Frogner menighetsråd:

Stian Fossli Knut Olaf H. Kals Tranby menighetsråd Sigurd Lein

Knut Erik Øyri

Sjåstad menighetsråd Odd Treffen

Anne Kristine Hole Sylling menighetsråd Hanne Myhre Gravdal Anne Marie Hørthe Sekretær:

Kirkeverge Mette Sønsteby Kirkens service kontor:

Kari Totland Berntsen

Gjester: Anders Andersen (tilstede under sak 21 – 24/2016),

Tov Tovsen (tilstede under sak 19 – 26/2016) og Knut Riksen fra Kirkepartner (tilstede under sak 26/2016)

SAKSLISTE

19/2016 Protokoll 20/2016 Meldinger

21/2016 Årsregnskapet for 2015

22/2016 Revisjonsberetningen 2015 for Lier kirkelige fellesråd

23/2016 Videreføring av udisponerte midler i investeringsregnskapet pr 31.12.15 24/2016 1. tertialrapport

25/2016 Bevaringsplan for verneverdige gravminner

26/2016 Driftsavtale med Kirkepartner IKT AS

27/2016 Klage på vedtak Unntatt offentlighet

(2)

2 Lier kirkelige fellesråd

Saksutredning

Sak nr.19/2016 Godkjenning av protokoll

Behandlet av Lier kirkelige fellesråd Saksbehandler: Mette Sønsteby

Dato: 07.06.2016

KIRKEVERGENS FORSLAG TIL VEDTAK

Lier kirkelige fellesråd godkjenner protokollen av 27.04.2016

VEDTAK

Lier kirkelige fellesråd godkjenner protokollen av 27.04.2016

(3)

3 Sak nr. 20/2016 Meldinger

Dato: 07.06.2016

Lier kirkelige fellesråd tar kirkevergens meldinger til orientering.

LOKALT

 Protokoller fra menighetsrådene

 Kirkevergen oppsummerer fra møte med rådmann 31.05.2016→utsettes til medio Juni.

(Vedlegg brev til Rådmann sendt 23. mai)

 Ansettelsen av kirkemusikerstilling med tilhørighet i Sylling og Sjåstad menigheter utsettes til over sommeren, grunnet håpet om et bredere søker grunnlag.

 Den administrative ressursen til Prosten er videreført.

 Utvendig rehabilitering av Sjåstad kirke (se vedlegg)

 Kirkevergen orienterer om status for orgel i Sylling (se vedlagte regnskapsoversikt)

 Geir Larsen i Lier Eiendomsselskap KF bekreftet den 9. mai at han vil påta seg

prosjektlederoppgaven for utvidelsen av Frogner Gravlund. Oppstart vil medio august 2016.

 Branntilsynet har gjennomført tilsyn den 3. mai og ikke funnet noe avvik. Hyppigheten på tilsynene vil trappes ned. Nytt tilsyn kommer igjen om tre år. (se vedlagte tilsynsrapport).

 Årlig internkontroll er gjennomført av Caverion Norge AS. Svært bra tilbakemeldinger.

 Befaring med bygningskomiteen er berammet til 13. juni kl.09:00

 Lier kirkelige fellesråd utbetaler kjøregodtgjørelse for rådsmedlemmer etter innlevert skjema. Dersom annen godtgjørelse ønskes, må FR ta dette opp som egen sak.

 Tilskudd for vedlikehold av krigsgraver på Sylling kirkegård (10 stk.) er på kr 6000,-. Formålet med tilskuddet er beplantning og alminnelig vedlikehold jfr. gravferdsloven § 23. Ved mer omfattende vedlikehold skal departementet varsles.

 Innstallering av nytt ventilasjonsanlegg i Gullaug kirke er nå avsluttet. Vedlagt følger regnskapsoversikt, samt tegning av hva som er utført.

 Kirkevergen orienterer om status for Frogner minnelund

 Vår hjemmeside www.kirken.no/lier oppfordres folk til å lese, komme med stoff, samt gi tilbakemeldinger. Ros og ris tas imot med takk.

Sentralt:

 500 års markering av reformasjonen. Tunsberg bispedømme vil fra høsten 2016 gjennom sin nettside www.kirken.no/tunsberg presentere programposter knyttet til jubileet.

 Bibelselskapet har feiret sitt 200 års jubileum fire dager til ende med stor suksess.

 Nasjonal konferanse om Den norske kirkes arbeid med flyktningsituasjonen – hvordan bidra i menigheter og lokalsamfunn.

 KA gjennomfører stor undersøkelse om «sikring av gravminner». Frist var 31. mai for å svare.

 Alle prostene har fått tilgang til Kirkepartner plattform.

(4)

4 FELLESRÅDETS SAKSBEHANDLING:

Knut Erik Øyri orienterte om Tranby menighet vedtak 19/16 om å velge DNB’s løsning for å tilby elektronisk betaling ved offer i kirken. Fellesrådet mener hvert enkelt menighetsråd administrerer dette hver for seg og finner gode løsninger på diskresjon og anonymitet for brukerne.

Hvordan prostesekretærstillingen skulle utlyses ble tatt opp på prinsipielt grunnlag. Hovedregelen er at alle stillinger i LKF skal utlyses eksternt, som er i tråd med KA’s retningslinjer.

Kirkevergen orienterte om mulig merforbruk på orgel i Sylling.

Dersom kjøregodtgjørelse skal godtgjøres for rådsmedlemmer, må signert kjøreskjema utfylles etter standard skjema som fås ved henvendelse til kirkens service- kontor.

Tilskuddet fra kulturdepartementet til stell av krigsgraver på Sylling kirkegård pålydende kr 6000 kr/

år, oppfattes som meget lavt av Lier kirkelige Fellesråd, sett i forhold til de faktiske utgiftene LKF har til dette arbeidet. Kirkevergen bes sende en formell henvendelse til kulturdepartementet med forespørsel om økning av tilskuddet.

VEDTAK

Lier kirkelige fellesråd tar kirkevergens meldinger til orientering.

(5)

5

Sak nr. 21/2016 Årsregnskapet for 2015 for Lier kirkelige fellesråd

Dato: 07.06.2016

KIRKEVERGENS FORSLAG TIL VEDTAK Regnskapet for 2015 godkjennes.

Lier kirkelige fellesråd overfører det regnskapsmessige mindre forbruk (overskudd) i driftsregnskapet for 2015 kr 520 890 til disposisjonsfond.

VEDLEGG

- Regnskap for 2015

- Investeringsprosjekter kirkegårder - Investeringsprosjekter kirker.

SAKSUTREDNING

Viser til driftsregnskapet for 2015 som viser et mindre forbruk på kr 520 890.

FELLESRÅDETS SAKSBEHANDLING

Revisor Anders Andersen presenterte årsregnskapet for rådet. Note 11 er feil, mens regnskapet er riktig. LKF hadde i 2015 et merforbruk på kr 55 749. Vedlagt følger totalt årsregnskap med revidert note 11. Kirkevergen vil rette opp feilen i originaldokumentene (årsrapport, årsregnskap).

VEDTAK

Regnskapet for 2015 godkjennes.

Lier kirkelige fellesråd overfører det regnskapsmessige mindre forbruk (overskudd) i driftsregnskapet for 2015 kr 520 890 til disposisjonsfond.

(6)

Saksutredning

Sak nr. 22/2016 Revisjonsberetningen 2015 for Lier kirkelige fellesråd Behandlet av Lier kirkelige fellesråd Saksbehandler: Mette Sønsteby

Dato: 07.06.2016

KIRKEVERGENS FORSLAG TIL VEDTAK Revisjonsberetningen tas til orientering.

VEDLEGG

- Revisjonsberetning for 2015 (Ettersendes eller overleveres i møtet.) - Lier kirkelige fellesråds regnskap for 2015

SAKSUTREDNING

Viser til revisor Anders Andersens revisjonsberetning og til hans presentasjon av tallene under møtet.

Revisjonsberetningen for driftsregnskapet er uten anmerkninger.

Når det gjelder investeringsregnskapet har revisjonen tatt forbehold om bruk av avsetninger. Dette har liten praktisk betydning for fellesrådet, men er av mer regnskapsmessig art for å tilfredsstille lovkravet.

VEDTAK

Vedtaket er i samsvar med kirkevergens forslag: Revisjonsberetningen tas til orientering.

(7)

7

Sak nr. 23/2016 Videreføring av udisponerte midler pr. 31.12. 2015

Dato: 07.06.2016

KIRKEVERGENS FORSLAG TIL VEDTAK

Lier kirkelige fellesråd tar til orientering at følgende investering pr. 31.12.2015 videreføres i 2016:

1. Utvidelse av Frogner Gravplass Kr. 738 297,62

VEDLEGG

-

Investeringsoversikten pr 31.12.2015

SAKSUTREDNING

I henhold til våre regnskapsmessige retningslinjer skal investeringer som er vedtatt tidligere og som videreføres i det nye året, vedtas på nytt.

Nytt orgel i Sylling ferdigstilles sept. 2016.

I prosessen Utvidelse av Frogner Gravplass vedtok Lier kirkelige fellesråd å utsette denne prosessen ett år – fra 2015 til 2016 - for i stedet å fokusere på utvendig rehabilitering av Sjåstad kirke.

VEDTAK

Lier kirkelige fellesråd tar til orientering at følgende investering pr. 31.12.2015 videreføres i 2016:

1. Frogner Minne lund Kr. 738 297,62

(8)

Saksutredning

Sak nr. 24/2016 1. tertialrapport

Dato: 07.06.2016

KIRKEVERGENS FORSLAG TIL VEDTAK Lier kirkelige fellesråd tar 1. tertial-rapport til orientering

VEDLEGG

-

1. tertialrapport SAKSUTREDNING

Første tertialrapport (4 mnd.: januar – april) viser et tilfredsstillende resultat.

Lønnskostnader ligger ca. 500 000 under budsjett. Dette skyldes i hovedsak vakant stilling.

(Kantor stilling Frogner)

Når det gjelder driftsutgifter ligger vi omtrent der vi skal være i forhold til budsjett.

Inntektene er høyere enn budsjett, noe som skyldes en god innsats fra servicekontoret i innkreving av festeavgifter.

Det er foreløpig ikke utgiftsført noe på konsulenttjenester i 1. tertial, men det er budsjettert med 220 000 kr.

Likviditeten er meget god. LKF har fondsmidler (stort sett investeringsmidler)

Gullaug kirke: innsetting av ventilasjonsanlegg er gått fra driftsbudsjettet. Kostnadsrammen var på 125 000 eks. mva. Regnskapet viser totale kostnader pålydende 115 000 kr eks. mva.

Budsjettet er ikke periodisert i kommunen. Fellesrådet ser ut til å ha god kostnadskontroll og fokus på inntektene.

VEDTAK

Lier kirkelige fellesråd tar 1. tertial-rapport til orientering

(9)

9

Sak nr. 25/2016 Bevaringsplan for verneverdige gravminner

Dato: 07.06.2016

KIRKEVERGENS FORSLAG TIL VEDTAK Lier kirkelige fellesråd godkjenner at antall verneverdige gravminner kan bli i størrelses

orden 110 – 115 gravminner for alle våre kirkegårder. Kirkevergen får i oppdrag å tilskrive nåværende festere og be om godkjennelse, før saken kommer opp til høsten hvor

bevaringsplanen vedtas.

VEDLEGG

 Bevaringsplan for verneverdige gravminner (skrevet 12.mai 2016 av Alf Kristian Hol)

 Brev til festerne

SAKSUTREDNING:

Lier kirkelige fellesråd digitaliserte kirkegårdene i Lier for noen år siden. Dette var en stor og viktig jobb. Nå er vi i gang med utarbeidelse en bevaringsplan for verneverdige gravminner. Vi ser at kirkegårder er kultur, og kirkegården betyr noe for svært mange mennesker. Den favner alle.

Gravferdsloven §18 pålegger kirkegårdsforvaltningen å la gravminner av kunstnerisk eller kulturhistorisk verdi bli stående.

Kirkedepartementet sammen med miljødepartementet har utarbeidet rutiner for slik bevaring. JF.

Rundskriv T/3 2000 Forvaltning av kirke, kirkegård og kirkens omgivelser som kulturminne og kulturmiljø.

Gravferdslovens forskrift §27 åpner for å utarbeide en verneplan for kirkegården eller deler av den.

I Lier har vi noen fantastiske kirkegårdsarbeidere som forskjønner våre kirkegårder. Gravlundene fremstår som vakre oaser hvor folk kan finne ro og stillhet. Dette er noe Lier kirkelige fellesråd er stolte av.

Tidligere kirkesjef Alf Kristian Hol, i samarbeid med Helge Klingberg (kirkegårdskonsulent gjennom 40 år) har arbeidet for å registrere verneverdige gravminner i Lier. Arbeidet med registreringen nærmer seg slutten. De ser for seg et verneverdig antall på ca. 115 gravminner.

Volum av verneverdige gravminner:

 Frogner: Totalt 69 gravminner, hvorav 47 meget verneverdig (herav 7 stk. ved kirkeveggen.

Gjellebekk-marmor) + Gravkammer for familien Angel under sakristi.

 Tranby: Totalt 23 gravminner, hvorav 12 meget verneverdige

 Sjåstad: Totalt 7 gravminner + Hoffgaards gravsted. Hoffgaards gravsted er ansett som meget verneverdig og bør vernes i all fremtid. Anbefalt av Åse Skrøvseth 25. mai 16

 Sylling: Totalt 31 gravminner, hvorav 20 meget verneverdige. Felt 3 (Den gamle kirkegården) vernes i sin helhet.

Følgende bevaringskriterier er lagt til grunn:

(10)

10

 Høy alder

 Representerer stilhistoriske perioder

 Gravminner som er unike,

 Gravminner som har sjeldne innskrifter i forma av gravskrift eller yrkesbetegnelser eller hvor symbol bruk er fremtredende.

 Gravutstyr med stor kunstnerisk eller håndverksmessig verdig

 Gravminner av lokalt materiale eller som er tilvirket lokalt

 Gravminner som har personhistorisk verdi

Ansvar og forpliktelser knyttet til verneverdige gravminner:

 Kulturdepartementet er de som har ansvar for dette.

 Kommunen har egentlig ikke noen part i dette, ifølge Klingberg.

 Lier kirkelige fellesråd har ansvar for gravminnene.

 Lier kirkelige fellesråd har også ansvar for minnebautaer som er satt opp på kirkegården.

Med det ansvar og forpliktelser det innebærer.

 Lier kirkelige fellesråd bør ha et bevisst forhold til antall graver som skal vernes, fordi det hindrer gjenbruk av dem. En bør huske på at en grav som disponeres av kirkegården er en ressurs som kan gjenbrukes, men dersom den vernes, er den normalt ikke brukbar lenger.

 Graver for norske falne under krigen, er fellesrådets ansvar. (Dreier seg om 3-4 stk. på Frogner). I følge Klingberg er det en internasjonal overenskomst fra 1. verdenskrig. Blir ikke dette tatt inn i en verneplan, kan disse fort bli slettet og fjernet. Derfor bør det stå en stjerne ved disse gravminnene som gjør at de ikke slettes og fjernes.

 Endring av festeansvar: Når et gravsted er vernet og fester har akseptert det, gjelder

aksepten så lenge han fester graven. Når en skifter fester, må ny fester akseptere verningen på nytt. Vernings avtalen må fornyes. Det er tungvint, men slik er loven.

 En lokal bevaringsplan for verneverdige gravminner bør revideres hver 10. år.

Økonomiske forpliktelser ved å verne gravminner:

 De fleste gravminnene er i privat eie. Klingbergs erfaring er at folk er stolt over at gravminnet er verneverdig, og at de fortsetter å ta vare på de etter at de er vernet. Den dagen de ikke ønsker å feste graven mer, blir det Lier kirkelige fellesråd som får den oppgaven.

 For fester er det ikke noen begrensninger knyttet til verningen, bortsett fra at du ikke har anledning til å bytt ut gravminne. Blir det for liten plass til nye navn, kan en snu gravminne eller legge en navneplate i bakken.

 De gravminner som er i fellesrådets forvaring skal ha tilsyn, rengjøring og fundamentering.

Noen må ha et øye for dette.

 Det forventes ikke stell/ beplantning.

 Drift: økonomi for å ivareta dette er ikke noe stort tema, da de aller fleste gravminnene blir ettersett av graveierne. Allikevel bør fellesrådet ta med i regnestykket praktisk arbeid, tapt festeavgift, behov for mer areal, administrativ ressurs, kostnader for vask, ny skrift, oppretting og heving av gravminnene.

 Finansiering: Lier kirkelige fellesråd får et renteoverskudd på gravfond i størrelsesorden 100 000 – 150 000 kr. Disse midlene kan benyttes til forskjønning av verneverdige gravminner.

(11)

11

før LKF sender ut brev til festerne med forespørsel om å verne graven.

2. Registrering av alle verneverdige gravminner i fagsystemet for kirkegårder, Ecclesia. Navn på fester og plasseres i riktig felt.

3. Fester tilskrives, blir gjort kjent med at fellesrådet tenker å verne gravminne (se vedlegg) 4. Historielaget kan orienteres om planen

5. Fylkesmannen kan orienteres 6. Bispedømmekontoret kan orienteres.

7. Fellesrådsmøte 30. august 2016 presenteres ferdig plan ved Alf Kristian Hol med o Alle registreringer av gravminnene

o Oversiktskart over hvor disse gravminnene er.

o Kart for hvert gravfelt.

o Kostnadsoverslag

8. Revidere kirkegårdsvedtektene for Lier kirkelige fellesråd.

FELLESRÅDETS SAKSBEHANDLING Saken utsettes til neste fellesrådsmøte.

VEDTAK:

Saken utsettes til neste møte i fellesrådet 30. august 2016

(12)

Saksutredning

Sak nr.26/2016 Driftsavtale med Kirkepartner IKT AS

Behandlet av Lier kirkelige fellesråd Saksbehandler: Mette Sønsteby

Dato: 07.06.2016

Lier kirkelige fellesråd vedtar at det inngås avtale om kjøp av IKT driftstjenester fra Kirkepartner IKT AS. Anskaffelsen omfatter også kjøp og etablering av ny arkiv- og møteløsning. Kirkevergen får mandat til å inngå avtale med Kirkepartner IKT, i tråd med fremlagte saksdokument.

Vedlegg:

1. Produkter, fellesløsninger og -tjenester levert gjennom Kirkepartner 2. Pris

3. Den norske kirkes IKT-strategi og realiseringen gjennom Kirkepartner

VEDLEGG:

1. Produkter, fellesløsninger og -tjenester levert gjennom Kirkepartner

2. Pris

3. Den norske kirkes IKT-strategi og realiseringen gjennom Kirkepartner

4. Argumenter for leveranse fra Kirkepartner IKT

5. Komplett avtale med Kirkepartner IKT AS

SAKSUTREDNING:

Viser til vedlagte saksutredning, FELLESRÅDETS SAKSBEHANDLING

Knut Riksen (Kirkepartner) og Tov Tovsen presenterte saken i forhold til hva løsningen inneholder av funksjonelle ting. F. eks. kan nevnes datasikkerhet, saksbehandlerfunksjon, møtefunksjon, arkivering, håndtering av røde saker, telefoniløsninger, brukervennlighet m.m.

Konverteringen tenkes gjennomført i løpet av august. Implementeringen skjer i månedsskifte august/

september. Kirkevergen skal i samråd med KP sette opp tidsplan for implementering av plattformen, samt tempo for opplæring. Bilag 4.

VEDTAK

Lier kirkelige fellesråd vedtar at det inngås avtale om kjøp av IKT driftstjenester fra Kirkepartner IKT AS. Anskaffelsen omfatter også kjøp og etablering av ny arkiv- og møteløsning. Kirkevergen får mandat til å inngå avtale med Kirkepartner IKT, i tråd med fremlagte saksdokument.

Vedlegg:

1. Produkter, fellesløsninger og -tjenester levert gjennom Kirkepartner 2. Pris

3. Den norske kirkes IKT-strategi og realiseringen gjennom Kirkepartner

(13)

13 Sak nr.27/2016 Klage på vedtak

Behandlet av Lier kirkelige fellesråd Saksbehandler: Kari Totland Berntsen/Mette Sønsteby

Dato: 07.06.2016

Lier kirkelige fellesråd fastholder vedtaket administrasjonen i Lier kirkelige fellesråd har vedtatt i saken. Dette innebærer støtte til bobestyrers avgjørelse, som gir NN festeansvar for gravstedet.

SAKSUTREDNING

Sakspapirer utdelt i møtet – unntatt offentlighet.

Dette er klage på et enkelt vedtak. Klagen er rettmessig innkommet. Lier kirkelige fellesråd har bestemt å behandle klagen.

Saken ble presentert av saksbehandler Kari Totland Berntsen. Fellesrådet legger til grunn Gravferdsloven §16 for sitt vedtak.

VEDTAK

Lier kirkelige fellesråd vedtar å behandle sak 27/2016 med unntatt offentlighet i henhold til offentlighetsloven §13.

Klagen tas ikke tilfølge. Lier kirkelige fellesråd fastholder vedtak i administrasjonen om å støtte bobestyrers avgjørelse. Klagen sendes Bispedømmerådet i forhold til endelig avgjørelse.