Faglig prosjektnettverksamling for kommuner i Øst Finnmark.
Hvordan kan kommuner utvikle tjenester ved hjelp av statlige prosjektmidler?
Del 4: Prosjektstyring, prosjektgjennomføring og prosjektavslutning
12.-13.februar 2019
Prosjektveileder: Elvira Røst
Prosjektmodell
Roller \ Faser Forprosjekt/Konsept Initiering/ planlegging Gjennomføring Avslutning Gevinstrealisering
Virksomhetsledelse/Prosjekteier
Gir mandat til styringsgruppe/
prosjektansvarlig. (BP1)
Får godkjent sluttrapport til orientering
Styringsgruppe/
prosjektansvarlig/ (DIFI:
Prosjekteier) referansegruppe
Velger prosjektleder * ber om prosjektskisse/
prosjektbeskrivelse
1. Godkjenner prosjektskisse-gir startsignal for planlegging.
2. Godkjenner prosjektplan og gir startsignal for gjennomføring
Tar prinsippielle avgjørelser.
Gir styringssignaler dersom det er behov for det underveis.
Godkjenner overgang til nye delfaser i store prosjekter.
Faglig rådgivning
Godkjenner overgang til av slutningsfasen.
Vurderer sluttrapport og godkjenner avslutning.
Prosjektansvarlig er også ansvarlig for at gevinstene realiseres.
Samarbeid med linjeorg.
Prosjektleder Utarbeider målsetting, prosjektskisse/
prosjektbeskrivelse, forankring, søknad
1. Lager prosjektplan 2. Setter i gang prosjektet etter godkjent plan.
3.Forankring i og samling av prosjektteamet
Daglig oppfølging, ansvarlig for fremdrift. Kontrollerer leveranser/delfaser og skriver rapporter til styringsgruppe/
prosjektansvarlig, fornkringsarbeid
Skriver sluttrapport og ber om godkjenning på at prosjektet kan avsluttes.
Innføring av prosjekt-
resultater i ordinær drift.
Opplæring av nøkkelpersoner
Prosjektteam Prosjektteamet leverer ulike
arbeidspakker underveis i prosjektet og gjerne i påfølgende delfaser i store prosjekter, forankringsarbeid.
Innføring av prosjektresultater i ordinær drift. Opplæring av nøkkelpersoner
Implementering av gevinster i ordinær drift
2. Planlegging
• Hovedoppgaven ved planlegging er å samordne aktiviteter og resurser over tid slik at oppsatte målene kan oppnås med minst mulig
ressursforbruk.
• Fastlegge og beskrive:
Hva som skal gjøres
Når det skal gjøres
Hvilke ressurser som kreves
Hva resultatet skal være
Hovedtråden i
planleggingsprosessen
Knytting til mål
Nedbryting/ strukturering
Estimering
Fremdriftsplan
Ressursplan
Budsjett
Dokumentasjon
Typer dokumentasjon:
A. Administrative
• Oppdragsbeskrivelse/ mandat (dersom aktuelt)
• Søknad om prosjektmidler med prosjektbeskrivelse.
• Forprosjektrapport (dersom aktuelt)
• Prosjektplan
• Statusrapport
• Sluttrapport
• Etteranalyserapport B. Faglige
• Analysedokumentasjon, som oppstår underveis i prosjektet
• Produktdokumentasjon, som skal være brukerorientert beskrivelse av prosjektresultatet (dersom aktuelt)
• Erfaringshefte
Styringssløyfen
• A styre er:
å beslutte hvor man ønsker å komme,
å se at man kommer dit.
Målformulering
Planlegging
Utførelse (styringsobjekt) Oppfølging
Innsatsfaktorer Resultat
Styring
• Målformulering – å beslutte og beskrive hva prosjektet skal resultere i.
• Planlegging – å bryte målene ned i delmål og oppgaver, og samordne aktiviteter og ressurser over tid, slik at de oppsatte målene kan nås med minst mulig ressursbruk.
• Oppfølging – periodevis å registrere (måle) hva som
har skjedd i prosjektet og i omgivelsene, sammenholde med plan og forutsetninger, og om nødvendig velge
korrigerende tiltak:
Justere utførelsen,
Korrigere plan, eller
Korrigere mål
Oppfølgingen fører til
Tiltak:
• Selve utførelsen blir påvirket, mens mål og planer blir beholdt.¹
• Planene må endres².
• Målet må endres som følge av endringer i omgivelsene, eller
uforutsette hendelser.
Innsatsfaktorer
Resultat
«Oppfølging skal ikke være forfølging»
Oppfølging består av:
• Registrere og rapportere om status i prosjektet, dvs.
informasjon om resultater, fremdrift, kostnader, prosjektets situasjon generelt.
• Identifisere avvik fra mål og planer, og forklare årsakene.
• Definere og iverksette korrigerende tiltak.
Oppfølging/ gjennomføring
Oppfølging er det tredje element i styringsprosessen, det er planleggings tvillingbror.
Formell oppfølging i praksis:
Oppgaver Hvor ofte Hvem Kommentar
Notering v timeforbruk
Hver dag Hver prosjektdeltaker Bruk timelisten!
Anslå gjenstående arbeid per aktivitet
Hver uke Gjøres av den som har ansvar for aktiviteten
Vær realistisk og ærlig!
Oppfølgingsmøter Hver måned Hele prosjektgruppen delta
Se forslag til dagsorden Skriving av
statusrapport
Hver 3.
måned
Prosjektleder
Oppfølging av kvalitet - statusrapport
Prosjekt: Dato:
Prosjektleder:
A. Prosjektets forventede gevinster¹ B. Resultatoppnåelse
1. Milepæler som er nådd.
2. Resultatmessige avvik.
C. Nøkkeltall
1. Planlagt ferdigtidspunkt 2. Estimert ferdigtidspunkt 3. Totalbudsjett
4. Forbruk hittil
5. Estimert gjenstående (kr.) D. Risikovurdering³
Potensielle problemer/ muligheter i videreføringen og forslag til måter å møte disse på.
Oppfølging av fremdrift, ressurs/
kostnader
• Kontrollere at man har oppnådd de
resultatene man planla innenfor spesifiserte tidsrammer.
• Grunnlaget for å følge opp kostnadene er ofte timeforbruket –registrering.
• Andre direkte kostnader registreres løpende og holdes opp mot budsjettet.
• Eksempel:
https://intranett.konet.no/rom/velferdsteknologi/mved/_layo
uts/15/start.aspx#/
Tids- og ressursplaner - eksempel
Gantt-diagram
Avslutning
Avslutningen av et prosjekt
omfatter to viktige saker som det ofte blir tatt litt for lett på:
1. Sørge for en skikkelig overlevering av
prosjektresultatet (at denne får den har
«bestilt», og er i stand til å bruke resultatet).
2. Evaluering av prosjektprosessen med sikte på
individuell og organisasjonsmessig læring.
Evaluering. Formål:
• Beskrive og dokumentere resultater – hva som er oppnådd i prosjektet
• Fortelle – gi oss en liste over positive og negative erfaringer med prosjekt
• Øke kvaliteten på fremtidige beslutninger
• Gi anbefalinger til videre oppfølging av
resultatene
Evaluering
• Evaluering av prosjektprosessen
Siste ledd i kjeden av egenvurderinger.
Bør alltid gi deltakerne (prosjektgruppe, styrings-
refleksjonsgruppe) spørsmål til refleksjon på forhånd.
Hva som fungerte bra og mindre bra med hensyn til:
o målformuleringsprosessen
o planleggings- og oppfølgingsmetoder o Kommunikasjonen utad og innad,
o Samarbeid og konfliktløsning etc.
Evaluering. Utnytte resultatene
• Hva fungerte bra i prosjektarbeidet?
• Kan dette standardiseres for utnyttelse i andre prosjekter?
• Kunne prosjektet blitt gjennomført på en bedre måte?
• Hva har vi lært?
Prosjektavslutning
• Overlevering av prosjektresultatet
Medvirkning
Ansvarsplassering
Dokumentasjon
Presentasjonsmøter
Opplæring
Støttepersoner
Orakeltjeneste
Brukerevaluering
Prosjektmodell
Roller \ Faser Forprosjekt/Konsept Initiering/ planlegging Gjennomføring Avslutning Gevinstrealisering
Virksomhetsledelse/Prosjekteier
Gir mandat til styringsgruppe/
prosjektansvarlig. (BP1)
Får godkjent sluttrapport til orientering
Styringsgruppe/
prosjektansvarlig/ (DIFI:
Prosjekteier) referansegruppe
Velger prosjektleder * ber om prosjektskisse/
prosjektbeskrivelse
1. Godkjenner prosjektskisse-gir startsignal for planlegging.
2. Godkjenner prosjektplan og gir startsignal for gjennomføring
Tar prinsippielle avgjørelser.
Gir styringssignaler dersom det er behov for det underveis.
Godkjenner overgang til nye delfaser i store prosjekter.
Faglig rådgivning
Godkjenner overgang til av slutningsfasen.
Vurderer sluttrapport og godkjenner avslutning.
Prosjektansvarlig er også ansvarlig for at gevinstene realiseres.
Samarbeid med linjeorg.
Prosjektleder Utarbeider målsetting, prosjektskisse/
prosjektbeskrivelse, forankring, søknad
1. Lager prosjektplan 2. Setter i gang prosjektet etter godkjent plan.
3.Forankring i og samling av prosjektteamet
Daglig oppfølging, ansvarlig for fremdrift. Kontrollerer leveranser/delfaser og skriver rapporter til styringsgruppe/
prosjektansvarlig, fornkringsarbeid
Skriver sluttrapport og ber om godkjenning på at prosjektet kan avsluttes.
Innføring av prosjekt-
resultater i ordinær drift.
Opplæring av nøkkelpersoner
Prosjektteam Prosjektteamet leverer ulike
arbeidspakker underveis i prosjektet og gjerne i påfølgende delfaser i store prosjekter, forankringsarbeid.
Innføring av prosjektresultater i ordinær drift. Opplæring av nøkkelpersoner
Implementering av gevinster i ordinær drift
