Hvordan kan kommuner utvikle tjenester ved

(1)

Faglig prosjektnettverksamling for kommuner i Øst Finnmark.

Hvordan kan kommuner utvikle tjenester ved hjelp av statlige prosjektmidler?

Del 1: prosjekttenkning, prosjektfaser og prosjektegenskaper, prosjektorganisering og forankring

12.-13.februar 2019

Prosjektveileder: Elvira Røst

(2)

Hvorfor prosjekt?

• Kommunene er

linjeorganisasjoner – skreddersydd for de oppgavene som

virksomheten daglig står over.

• I dagens virkelighet er det stadig behov for endringer.

• Dagens «verktøykassa» - dere kan etablere

prosjekter!

(3)

(4)

https://brage.bibsys.no/xmlui/handle/11250/2463099

(5)

(6)

• Prosjektarbeid er et viktig redskap i de endringer som en virksomhet må

gjennomføre.

• «De gode lederne forstår at de bevisst kan bruke prosjekter til å håndtere mange av de utfordringer som virksomheten står overfor»

Erling S. Andersen, professor Emeritus, Institutt for ledelse og

organisasjon

(7)

• «Skal du vurdere en leder og virksomheten, be om å få vite hvilke prosjekter virksomheten

har». Erling S. Andersen, professor Emeritus, Institutt for ledelse og organisasjon.

• Gjennom å se hvilke prosjekter en leder har etablert, kan man danne seg et bilde av hvor godt forberedt virksomheten er på å møte morgendagens

utfordringer.

(8)

Hvorfor er prosjektarbeidsformen så populær?

• Stor fleksibilitet

• Krav fra oppdragsgiver

• Fokus på oppgave fremfor funksjon

• Bedre utnytelse av kompetanse og ressurser

• Samarbeidsmuligheter

• Lederutvikling

• Funksjon av egen suksess

(9)

Fordeler med et prosjekt

• Tverrfaglig kompetanse rettet mot samme mål.

• Eksterne ressurser/ rekruttering.

• Samarbeid og fellesskap, læring av andre

«arbeidskulturer».

• Utvikling av nye tjenester, metoder og rutiner.

• Effektivisering av eksisterende kommunale tjenester.

• Mestringsfølelse og personlig utvikling.

• Trivsel.

(10)

Innovasjon?

(11)

• Hvilke utfordringer har

dere i kommunene med

prosjektarbeid?

(12)

Utfordringer (?) med et prosjekt

• Mer arbeid på toppen av det vi allerede har?

• Skrive gode søknader…

• Lyse ut stilinger…

• Følge opp prosjektarbeid….

• Fylkesmannen i Troms og Finnmark tilrettelegger!

FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI

(13)

Prosjektmodell

Roller \ Faser Forprosjekt/Konsept Initiering/ planlegging Gjennomføring Avslutning Gevinstrealisering

Virksomhetsledelse/

Prosjekteier

Gir mandat til styringsgruppe/

prosjektansvarlig. (BP1)

Får godkjent sluttrapport til orientering

Styringsgruppe/

prosjektansvarlig/ (DIFI:

Prosjekteier) referansegruppe

Velger prosjektleder * ber om prosjektskisse/

prosjektbeskrivelse

1. Godkjenner prosjektskisse-gir startsignal for planlegging.

2. Godkjenner prosjektplan og gir startsignal for gjennomføring

Tar prinsippielle avgjørelser.

Gir styringssignaler dersom det er behov for det underveis.

Godkjenner overgang til nye delfaser i store prosjekter.

Faglig rådgivning

Godkjenner overgang til av slutningsfasen.

Vurderer sluttrapport og godkjenner avslutning.

Prosjektansvarlig er også ansvarlig for at gevinstene realiseres.

Samarbeid med linjeorg.

Prosjektleder Utarbeider målsetting, prosjektskisse/

prosjektbeskrivelse, forankring, søknad

1. Lager prosjektplan 2. Setter i gang prosjektet etter godkjent plan.

3.Forankring i og samling av prosjektteamet

Daglig oppfølging, ansvarlig for fremdrift. Kontrollerer leveranser/delfaser og skriver rapporter til styringsgruppe/

prosjektansvarlig, fornkringsarbeid

Skriver sluttrapport og ber om godkjenning på at prosjektet kan avsluttes.

Innføring av prosjekt-

resultater i ordinær drift.

Opplæring av nøkkelpersoner

Prosjektteam Prosjektteamet leverer ulike

arbeidspakker underveis i prosjektet og gjerne i påfølgende delfaser i store prosjekter, forankringsarbeid.

Innføring av prosjektresultater i ordinær drift. Opplæring av nøkkelpersoner

Implementering av gevinster i ordinær drift

(14)

Prosjektfaser - start

Behov Prosjektidé Problemstilling

1.Konsept

Avklare behov og velge konsept Identifisere gevinster

• Målsetting

• Prosjektbeskrivelse

• Forankring

• Søknad

Hvor vi er? Hvor vi skal? Hvordan

kommer vi dit?

(15)

Vanlige feil ved prosjektoppstart

• Planlegge prosjektlederstilling som liten delstilling.

• Leder tar på seg prosjektleders ansvar

• Tvinge en ansatt å være prosjektleder

• Dårlig forankring på alle nivå

• Delegering av oppgaver

• Tid til å skrive prosjektsøknad

• Forfølging istedenfor oppfølging

• Ansvarsfraskrivelse

• Planlegging av gevinstrealisering på

slutten av prosjektet

(16)

Definisjon

• Prosjekt – kommer av latinske projicere og

betyr (pro = frem, jicere =å kaste) noe som er kastet frem.

• Et tiltak som har karakter av et

engangsforetagende med et gitt mål og avgrenset omfang, og som gjennomføres innenfor tids- og kostnadsramme.

• (Elvenes 1987, Rolstadås 2011)

(17)

Egenskaper

• Et prosjekt er en arbeidsoppgave eller et oppdrag med følgende egenskaper:

1. Engangsoppgave 2. Definert mål

3 . Egen midlertidig organisasjon 4. Tidsavgrenset

5. Kompleksitet og tverrfaglighet

(18)

Prosjekttyper

1. Produktutviklings – og markedsføringsprosjekter 2. Tekniske byggeprosjekter 3. Systemutviklings-

prosjekter

4. Organisasjons-

utviklingsprosjekter

5. Kunnskapsoppbyggende

prosjekter

(19)

Hva er prosjektarbeid?

• Prosjektarbeid er:

 Praktisk arbeid

 Praktisk problemløsning

 Praktisk ressursforvaltning

 Praktisk beslutningstaking

Det svinger mye i prosjektarbeid – mer trøkk!

(20)

Når bør prosjektet ikke brukes som arbeidsform?

• Bør ikke brukes overfor:

 Det som har lett for å bli evigvarende

 Det som kan løses med rutine

(21)

Prosjektorganisering

Styringsgruppe

Prosjektansvarlig

Prosjektleder

samarbeidspartner

Referansegruppe arbeidsgruppe

(22)

Ansvarsområder

• Prosjektleder:

 Utarbeide overordne planer: - mandat, milepælplan, prosjektplan osv.

 Planlegge, styre, og administrere prosjekt

 Dokumentere, rapportere og informere

 Er sekretær i styringsgruppen/ referansegruppen

(23)

Styringsgruppe:

Størrelse er avhengig av størrelsen av prosjektet, men bør holdes på en minimum.

 Overordnet ansvarlig for prosjektet og prosjektresultater

 Ansvarlig for å etablere prosjektet, sørge for at forutsetninger er tilstede, overordnet overvåke fremgangen, iverksette tiltak som er nødvendig

 Overordnet ansvarlig for at prosjektet har midler til gjennomføring

 Ansvarlig for å sikre prosjektets strategi i organisasjonens strategi er ikke motstridende

 Ansvarlig for å sikre at prosjektets mål er i henholdt til

organisasjonens behov

(24)

Referansegruppe:

 En gruppe sammensatt autoriteter/ fagpersoner innen de ulike fagfelt som prosjektet har fokus på.

 Hovedoppgaven er å delta i drøftinger og gi innspill slik at det arbeidet som gjøres er relevant, faglig forankret og riktig

prioritert i forhold til prosjektets mål

(25)

Råd ved organisering og opprettelse av styringsgruppe og referansegruppe (KS)

Prosjektets forhold til basis-

organisasjoner

Lite/ ukomplisert prosjekt

Middels komplisert prosjekt

Stort og komplisert prosjekt

Referansegruppe? Styringsgruppe bør opprettes

Styringsgruppe bør opprettes

Både

styringsgruppe og referansegruppe bør opprettes Styringsgruppe bør

opprettes

Både

styringsgruppe og referansegruppe bør opprettes

Både

styringsgruppe og referansegruppe bør opprettes P

P

(26)

Forankring

• Forskning viser at hele 9 av 10

endringsprosesser feiler fordi forankring og opplæring har sviktet. (KS -

tjenesteinnovasjon)

• Forankringsarbeid starter med å

identifisere hvem som blir berørt av endringen.

• Definere konkrete forankringsaktiviteter

som skal sørge for at de som blir berørt,

blir godt informert, engasjert og motivert.

(27)

Hva er forankring?

Forankring av en plan betyr at de aktørene som skal/

må/ kan ha ansvar og som er avhengig av å gjennomføre planen, tiltak m.m. «eier planen», de har vært med på:

 Utvikle innholdet

 De er enig med innholdet

 De erkjenner sin rolle som iverksettere, og

 Er i stand til å gjøre noe med feltet/ tiltaket

Basert på Jørgen Amdam

(28)

Hvordan forankre?

Det finns ingen enkle oppskrifter, men noen hovedgrep:

 Finn ut hvem det er som må være med i arbeidet fordi de har makt til å gjennomføre eller hindre tiltak – interesseanalyse.

 Finn ut hvordan disse nøkkelorganisasjonene/ personene kan aktiviseres i arbeidet i ulike faser for at de skal utvikle eierskap.

 Lag til prosesser der de blir involvert og aktivert slik at de utvikler eierskap til planen – de er med på utvikle planen.

 Arbeid fram til enighet om tiltak, finansiering, ansvar m.m.

 Snakk ført – skriv etterpå! Det verste du kan gjøre er å skrive et

plandokument selv uten medvirkning, da er det bare du selv som er eier av planen.

Basert på Jørgen Amdam

(29)

Prosjektets interessenter

“…individuals and organizations who are actively involved in the project, or whose interests may be positively or negatively affected as a result og project execution or successful project completion.”