Fallgruver, og gode råd og tips
v/ Marte Bergesen Tennfjord
Rådgiver/ revisjonsleder - tilsyn, enhet for samfunnssikkerhet og beredskap
2
Foto: © Fylkesmannen i Innlandet
• Alle disse fem trinnene i analysen må være med for at det skal kalles for en
«analyse»
• I tillegg bør formalia være med på forsiden:
• Navn på kommunen
• Planperioden
• Dato for revisjon
• Ansvarlig for revisjon/oppfølging
• Dato og vedtaksnummer for behandling i kommunestyret.
Formkrav - analyse
Marte Bergesen Tennfjord/Fylkesmannen i Innlandet
Beskrive analyseobjektet
Identifisere mulige uønskede hendelser og velge ut hendelser for analyse
Vurdere risiko og sårbarhet ved hendelsene
Identifisere
risikoreduserende tiltak
Dokumentere analysen
Planlegging og
forarbeid Gjennomføring Oppfølging i kommunen
ROS-prosessen – Trinn for trinn
4
© Fylkesmannen i Innlandet
Arbeidsprosessen – trinn for trinn
• DSB beskriver et forslag til arbeidsprosess i sin veileder.
• Tips!
• Veileder til FylkesROS beskriver også forslag til fremgangsmåte og prosess, og kan være et godt supplement å lese.
• Arbeidsprosessen beskrives også i detalj i
boken «Sivilbeskyttelsesloven – en praktisk og juridisk veileder» av Erik Furevik (s. 88 – 91).
Topp fem avvik/merknader gitt etter FKB § 2
Hovedutfordring Jf. krav i lov og forskrift
Manglende vurdering/dokumentering av
behov for befolkningsvarsling og evakuering § 2 bokstav f og § 9 i FKB Manglende involvering av private og eksterne
aktører § 2 tredje ledd og § 9 i FKB
Manglende vurdering av risiko utenfor
kommunens grenser § 2 bokstav b i FKB
Analysen er for generell § 14 første ledd i SBL og § 2 første ledd i FKB Manglende vurdering av hvordan ulike
sårbarhetsfaktorer kan påvirke hverandre § 2 bokstav c i FKB
6
© Fylkesmannen i Innlandet
Fremgangsmåte – to veivalg
• DSB’s veileder til helhetlig ROS-analyse skisserer to ulike alternative fremgangsmåter i ROS-prosessen.
• Begge alternativene har sine fordeler og ulemper, og
utfordringene vil være ulike og gjøre seg gjeldende i ulike faser i prosessen.
• Kommunene i Innlandet er delt i hvilket veivalg man har valgt.
• Alternativ 2 er bla. det som beskrives i H-ROS trinn for trinn på side 50 i veilederen, og det som er pålagt brukt i FylkesROS.
8
© Fylkesmannen i Innlandet
Fordeler og ulemper med veivalg 1
FORDELER
• Man utvikler et godt eierskap i
kommunen og kommunen lærer mye.
• Er enkel å organisere og å gjennomføre.
• Er mindre ressurskrevende enn veivalg 2.
• Mindre tidkrevende prosess.
ULEMPER
• Krever at kommunen sitter på høy fagkompetanse og ROS-kompetanse
• Ansvaret for kartlegging, analyse og rapportskriving legges ofte på
beredskapskoordinator.
• Evt. evalueringsmøter, dialog og høring skjer etter at rapporten er ferdig.
• Eierskapet til eksterne aktører er liten, som kan gjør det vanskeligere å få
dem med på gjennomføring av tiltak
Fordeler og ulemper med veivalg 2
FORDELER
• Man får en bred forankring og
eierskap blant alle involverte aktører
• Man kan utnytte hverandres
kunnskap og få faglige nyttige innspill.
• Størsteparten av arbeidet skjer i plenum og byrden er mindre for beredskapskoordinator
• Plan for oppfølging av analysen
(tiltak/handlingsplan) kan utarbeides parallelt med analysearbeidet.
ULEMPER
• Kan være utfordrende å få med eksterne aktører inn i arbeidet
• Ressurskrevende og langvarig prosess
Foto:Marte B. Tennfjord/Fylkesmannen i Innlandet © Fylkesmannen i Innlandet 10
Involvering av eksterne aktører
• Bruk kommunalt beredskapsråd!
• Det kan være enklere å få med eksterne aktører dersom dere er flere kommuner som gjennomfører analysen sammen.
• Vei fordeler og ulemper med veivalg 1 og 2 i DSB’s veileder.
• Inviter bredt og evt. i forhold til de hendelser som man har plukket ut for analyse.
• Dersom man ikke får med alle man ønsker å ha med, og derfor ikke får et tilfredsstillende kunnskapsgrunnlag:
• Redegjør hvorfor dette vil påvirke analysens validitet i metodedelen, eller
12
© Fylkesmannen i Innlandet
Identifisering og utvelgelse av uønskede hendelser
• Fylkesmannen anbefaler at antall analyserte uønskede hendelser ligger mellom 15 og 25 hendelser.
• Årsaken er at dersom det er flere hendelser enn 25, blir det
vanskeligere å holde hendelsene ajour ift. endringer i risikobildet,
samtidig som man da ofte har analysert hendelser som havner i «grønn sone» i risikomatrisen som dermed utgjør liten risiko.
• Analysen skal også være på overordnet nivå, og ved for mange hendelser er det stor fare for unødvendig overlapping mellom områder.
• Hendelsene skal også utgjøre grunnlag for flere tiltak i bla. en plan for oppfølging (handlingsplan). Ved flere tiltak knyttet til de ulike
hendelsene kan det bli for mye å gjennomføre og ajourholde.
Risikoområde/Uønsket hendelse/Scenario
• Når man skal gjennomføre selve analysen må man ta stilling til om man skal ta
utgangspunkt i risikoområder, uønskede hendelser eller scenario.
• Valget vil også har fordeler og ulemper.
• Dersom dere velger risikoområde vil dere favne mer, men det vil være vanskeligere å risikovurdere. Informasjonsverdien vil være begrenset.
• Dersom dere velger et konkret scenario mister man overførbarhet, men
informasjonsverdien vil være større og det
14
© Fylkesmannen i Innlandet
Kartlegge kritiske samfunnsfunksjoner
• For å kunne si noe om sårbarhet må kommunen
beskrive hvordan de kritiske samfunnsfunksjonene er sårbare for risikoområdet/uønsket hendelse/scenario.
• Hvilke samfunnskritiske funksjoner har vi innenfor våre geografiske grenser?
• Veileder til helhetlig ROS-analyse i kommunen (2014) lister en rekke funksjoner som er basert på Sikkerhet i kritisk infrastruktur og kritiske samfunnsfunksjoner (2012).
• I 2016 gav DSB ut Samfunnets kritiske funksjoner (2016) som er bedre enn sin forgjenger. Vi anbefaler at dere tar utgangspunkt i denne i kartleggingen.
DSB’s veileder for helhetlig ROS i kommunen
• Bruk veilederen – den gir gode tips og triks.
• Veilederen er ikke perfekt – dobbeltsjekk at alle forskriftens krav er dekket.
• Inneholder bla. ferdig laget analyseskjema og en trinn for trinn-sjekkliste.
• https://www.dsb.no/globalassets/dokume nter/risiko-sarbarhet-og-beredskap/pdf- er/analyseskjema_helhetlig_ros.pdf
• DSB’s veileder til forskrift om kommunal beredskapsplikt gir også en del gode råd og tips om innhold i en analyse.
16
© Fylkesmannen i Innlandet
Samfunnsverdier
• Det er nødvendig å definere hvilke samfunnsverdier som skal beskyttes for å komme fram til hva slags konsekvenser som skal vurderes i ROS-analysen.
• Det er opp til kommunen å bestemme hvilke samfunnsverdier som skal legges til grunn i analysen.
ROS-modulen i CIM
FORDELER
• Alt samlet på ett sted
• Lett å gå inn og oppdatere/revidere
ULEMPER
• ROS-modulen er ikke utformet spesielt til helhetlig ROS-analyse i kommunen, men til ulik bruk blant flere beredskapsaktører.
• Analyseskjemaene stemmer ikke alltid overens med DSB’s skjema.
• Man må være ekstra påpasselige slik at man får med alt i analysen som kreves av KBP.
• Analysen etterlever ikke alle form- og
18
© Fylkesmannen i Innlandet
Prosesskrav, minimumskrav og innholdskrav
• I KBP stilles det en rekke krav til kommunens ROS-analyse.
• Prosesskrav:
• «Helhetlig ROS-analyse skal forankres i kommunestyret»
• «Kommunen skal påse at relevante offentlige og private aktører inviteres med i arbeidet med utarbeidelse av ROS-analysen»
• Minimumskrav:
• A til F
• Innholdskrav:
• Formkrav, formalia, kvalitetskrav, etterrettelighet.
• Det er vanskeligere å rette opp prosesskrav, enn minimumskrav, og det er lettere å rette opp innholdskrav enn minimumskrav.
Rapportskriving
• Formålet med analysen bør gå klart fram, og forutsetningene og avgrensinger må være tydelige.
• Ha med en prosess/metodedel.
• Mandat/forankring
• Hvordan var arbeidet organisert og gjennomført?
• Hvem deltok (eksterne/interne aktører)
• Hvilke kunnskapskilder ble brukt?
• Når dere presenterer og evaluerer risiko og sårbarhet kan dette gjøres i prosatekst eller gjennom tall/matriser.
• Fremstillingen av konsekvenser må gjøres hver konsekvenstype for seg.
20
© Fylkesmannen i Innlandet
Andre tips og triks
• Skriv rapporten på en slik måte at dere unngår å måtte unnta den offentlighet eller gradering av rapporten.
• Ved å la et konsulentselskap eller andre utenfor kommunen utarbeide ROS-analysen er det vanskelig å få god nok lokal forankring av analysen, eierskap og involvering av aktører som kreves av forskrift.
Plan for oppfølging (handlingsplan)
• Skriv plan for oppfølging parallelt med analysen. Forslag til tiltak kommer ofte frem i diskusjonene i arbeidsgruppene.
• Krav til plan for oppfølging:
• Hvilke risikoreduserende tiltak er identifisert for hendelsen?
• Hvilke tiltak har prioritert?
• Hvem har ansvar for tiltakene?
• Når skal tiltaket gjennomføres?
• Annet:
• Økonomi/kostnadsoverslag.
SKRED
Nr. Pri. Tiltak Ansvar Deltakere Tidspunkt
2018 2019 2020 2021
4.4.1
Sikre at utbyggingsplaner, og
bruksendring/fradeling bruker rett nivå og best tilgjengelige versjon av skredfarekart og annen kunnskap om skredfare (f.eks. hendelser, løsmassekart og marin grense).
Kommunen NVE og FMIN
⚫ ⚫ ⚫ ⚫
4.4.2 Vurdere behovet for nye område for skredkartlegging.
Kommunen FMIN ⚫ ⚫
4.4.3 Arbeide for kartlegging av kvikkleireområder i kommunen.
Kommunen FMIN og
NVE ⚫
FacebookFylkesmannen i Innlandet Nettsidewww.fylkesmannen.no/in Marte Bergesen Tennfjord [email protected] 62 55 11 12/408 66 706
Rådgiver, enhet for samfunnssikkerhet og beredskap
