INNKALLING TIL MØTE I FORSKNINGSNEMNDA UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP
DATO 03.04.2008
FORSKNINGSNEMNDA STED CIRKUS STYREROMMET
MØTESTART 12:00
INNKALLING TIL MØTE I FORSKNINGSNEMNDA 03.04.2008
Saksliste VEDTAKSSAKER
9/2008 Godkjenning av dagens saksliste og møtebok fra 24.01.2008.
10/2008
Høringssvar om Stjernøutvalgets innstilling
11/2008System for lagring av primærdata
DRØFTINGSSAKER
12/2008 Rapport om publisering i 2007 og særlige utfordringer for å øke publisering hos fast vitenskapelig ansatte
13/2008
Årsrapport EUs 7. rammeprogram for 2007 – UMB
14/2008Nasjonale forskerskoler – søkeprosess
INFORMASJONSSAKER
16/2008 Informasjon
Forskningsdirektøren informerer
• NFR – nye utlysninger
• Utlysning - gjesteforskermidler ved UMB
• Forum for forskerutdanning Forskningslederne informerer
• Planlagte søknader om nærings-ph.d. (NFR) 17/2008 Eventuelt
Forfall meldes til Åshild Ergon på e-post [email protected] UMB, 27.03.2008
Odd Jarle Skjelhaugen Forskningsdirektør
UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP
FORSKNINGSNEMNDA
FON-
SAK NR: 9/2008
SAKSANSVARLIG:ODD JARLE SKJELHAUGEN
SAKSBEHANDLER: ÅSHILD ERGON
1302 1901
Godkjenning av møtebok fra 24.01.2008 og saksliste for dagens møte Dokumenter:
a) Vedlegg 1: Utkast til møtebok fra 24.01.2008
Forslag til vedtak
1. Møtebok fra 24.01.2008 godkjennes 2. Dagens saksliste godkjennes
Ås, 27.03.2008
Odd Jarle Skjelhaugen
forskningsdirektør
VEDLEGG 1–FON-SAK 9/2008 MØTEBOK 24.01.2008 UTKAST 12.02.2008
TILGODKJENNING 03.04.2008
UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP 1 FORSKNINGSNEMNDA
UTKAST til MØTEBOK
Møte i Forskningsnemnda 24.01.2008 Til stede: Dag Austbø – forskningsleder ved IHA
Nils Bjugstad – forskningsleder ved IMT Gary Fry – forskningsleder ved ILP
Atle Guttormsen – forskningsleder ved IØR Knut Hove – leder av forskningsnemnda
Vegard Martinsen – vararepresentant for stipendiatene Anders Myhr – studentrepresentant
Knut Nustad – representant for Noragric Erik Næsset – forskningsleder ved INA Morten Sørlie – forskningsleder ved IKBM Anne Marte Tronsmo – forskningsleder ved IPM
Sigrun Groth Tytlandsvik - studentrepresentant
Forfall: Nina Pedersen Asper – representant for teknisk/administrativt personale vara kunne ikke komme
Mariel Aguilar Støen – representant for stipendiatene, erstattet av vara Fra forskningsavdelingen: Odd Jarle Skjelhaugen - forskningsdirektør
Åshild Ergon – rådgiver
Fra etikkrådet: Deborah Oughton, leder (sak 5/2008)
Fra publiseringsutvalget, UHR: Ole Gjølberg, leder (informasjonssak om publiseringsnivå)
Fra studieavdelingen: Ole Jørgen Torp (informasjonssak om riksrevisjonen – doktorgrader)
Møteleder: Knut Hove
Møtebok/referent: Åshild Ergon
Sak 1/2008 Godkjenning av møtebok fra 14.12.2007. Godkjenning av dagens saksliste.
UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP FORSKNINGSNEMNDA MØTEDATO 03.04.2008
VEDLEGG 1 -UTKAST TIL MØTEBOK FRA 24.01.2007 FON-SAK 9/2008
Vedtak:
Sakslista godkjennes.
I lista over hvem som var til stede må ”ikke til stede…”, ”gikk etter…” og ”kom etter...” fjernes etter Hove, Støen og Tronsmo. Under sak 50/2007 endres siste setning til : ”Forslaget om å endre tidspunkt for prøveforelesning ble avvist”. Møteboka fra 14.12.2007 godkjennes med disse endringene.
Oppfølging av saker fra møtet 14.12.2007:
48/2007 Administrasjon i forskerutdanningen – oppfølging av nye skjemaer og rutiner beskrevet i ph.d.-håndbok:
Sentraladministrasjonen må kalle inn til møte i Forum for forskerutdanning.
51/2007 Bruk av prøvetid for doktorgradsstudenter som ikke er ansatt ved UMB:
Forskningsavdelingen arbeider videre med saken.
52/2007 FONs rolle i arbeidet med by strategisk plan:
UMBs strategiske planarbeid er parkert foreløpig pga kommende sammenslåing med Veterinærhøgskolen.
Sak 2/2008 Retningslinjer for fordeling av statsfinansierte ph.d.-stipend ved UMB.
De fleste av forskningsnemndas medlemmer var uenige i administrasjonens forslag om å videreføre prinsippet om at en tredjedel av stipendene tildeles av instituttene. Det ble foreslått at de fleste stipendene skulle tildeles av instituttene og at resten skulle tildeles av rektor.
Vedtak:
Følgende “Retningslinjer for bruk av statsfinansierte ph.d.-stipend ved UMB” gjelder fra 01.01.2008:
1. Statsfinansierte ph.d.-stipend har tre års varighet. UMB skal ha rutiner som sikrer at stipendene er i kontinuerlig bruk.
2. UMB har tre ulike kategorier av statsfinansierte ph.d.-stipend:
o
Kategori 1: Midlene ligger i instituttenes budsjettrammer, som årlig vedtas av Universitetsstyret. Dette er i hovedsak tidligere vit.ass.-stillinger.
o
Kategori 2 og 3: Midlene refunderes til instituttene for den tid stipendiatstillingene er besatt, og i maksimalt tre år. Disse stipendene deles ut på to forskjellige måter:
Kategori 2: Deles ut av instituttene.
Kategori 3: Deles ut av rektor.
VEDLEGG 1 -UTKAST TIL MØTEBOK FRA 24.01.2007 FON-SAK 9/2008
3. Forskningsnemnda behandler årlig fordeling av stipend mellom kategori 2 og 3. Fordeling av stipend i kategori 2 mellom instituttene baseres på antall årsverk i stillingstypene
førsteamanuensis, førsteamanuensis II, professor og professor II, registrert i DBH. Ved fordeling av stipend i kategori 2 brukes det totale antallet stipender i kategori 2 som grunnlag for beregning for å unngå akkumulering av opp- eller nedrundinger i etterfølgende fordelinger.
4. Tre år etter at en stipendiat har blitt tilsatt skal stipendet tas i bruk til en ny stipendiat.
Dette gjelder uavhengig av om stipendiaten har avsluttet graden eller ikke. Instituttene må holde av midler eller kompensere økonomisk ved permisjoner, forlengelser etc. Er stipendet av kategori 1 har instituttet ansvar for ny tilsetting i stillingen. Er stipendet av kategori 2 eller 3 skal stipendet først inngå i forskningsnemndas årlige behandling av fordeling, jf. punkt 3.
5. Dersom en stipendiat slutter før de tre årene er brukt er det instituttet som har ansvar for ny tilsetting i stillingen. Ny treårsperiode løper da fra tilsettingsdato.
6. Stipend som forskningsnemnda delte ut til veiledere i perioden 2005-2007 regnes som kategori 2-stipend.
Sak 3/2008 Statsfinansierte ph.d.-stipend i 2008 – opplegg for tildeling.
Forslaget til vedtak ble modifisert bl.a. i henhold til vedtaket i sak 2/2008.
Vedtak:
1. Tolv av de 15 stipendene som er til disposisjon i år plasseres i kategori 2, dvs de tildeles av instituttene. De 12 stipendene legges sammen med de 18 som allerede ligger i kategori 2, før det totale antallet (30) fordeles mellom instituttene etter antall førstestillinger (årsverk). Fordelingen blir da som i tabellen under. Tre av de 15 stipendene legges i kategori 3, dvs de tildeles av rektor. Ni av de stipendene som instituttene tildeler, øremerkes matematikk, naturvitenskap eller teknologiske fag i henhold til tabellen under.
UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP FORSKNINGSNEMNDA MØTEDATO 03.04.2008
VEDLEGG 1 -UTKAST TIL MØTEBOK FRA 24.01.2007 FON-SAK 9/2008
Institutt Antall første- stillinger (årsverk) i 20071)
Forholdsmessig fordeling av 30 (18+12) stipend2)
Antall stipend til egen tildeling fra før
Fordeling av
12 nye stipend Derav øremerket til MNT-fag
IHA 33,1 4,06 ~ 4 2 2 2
IKBM 28,8 3,53 ~ 3
3)2 1 1
ILP 21 2,58 ~ 3 2 1
IMT 43,5 5,34 ~ 5 3 2 2
INA 31,6 3,88 ~ 4 2 2 1
IPM 46,5 5,70 ~ 6 3 3 3
IØR 20,7 2,54 ~ 3 2 1
Noragric 19,4 2,38 ~ 2 2 0
SUM 244,6 30 18 12 9
1)
Førsteamanuensis, professor og professor II. Kilde: DBH.
2)(Antall førstestillinger ved
instituttet/totalt antall førstestillinger) x antall stipend i kategori 2.
3)For fem av åtte institutter ville avrundingen normalt gå opp, og dette ville gitt et totalt antall på 31 istedet for 30. Stipendantallet for det instituttet som avviker minst fra x,50 må derfor avrundes nedover.
2. FON anbefaler følgende kriterier for prioritering mellom søknader ved tildelinger av ph.d.- stipend:
•
Er forskningen forankret i strategier ved UMB?
•
Er planen for finansiering av prosjektet tilfredsstillende?
•
Innebærer prosjektet lokalt, nasjonalt eller internasjonalt samarbeid?
•
Er det lagt opp til deltakelse i en forskerskole eller tilsvarende forskerutdanningsnettverk?
•
Er ph.d.-forskriftens krav til veiledere oppfylt?
Ved ellers likt rangerte søknader skal et prosjekt med kvinnelige hovedveileder prioriteres foran et prosjekt med mannlig hovedveileder.
Sak 4/2008 Ph.d.-forskriften - Krav til den som skal bli hovedveileder for ph.d.-studenter.
Følgende alternative forslag til vedtak ble fremmet:
”Veiledere skal ha doktorgrad eller tilsvarende kompetanse.
Fra veiledergruppen skal det oppnevnes en hovedveileder med primært ansvar for den faglige oppfølgingen av doktorgradsstudenten. Hovedveileder skal være vitenskapelig ansatt ved UMB og ha et ansettelsesforhold til UMB i minst 4 år fram i tid fra søknad om opptak leveres.
Hovedveileder skal tidligere ha vært hoved- eller medveileder for minst en fullført
doktorgradsstudent.”
VEDLEGG 1 -UTKAST TIL MØTEBOK FRA 24.01.2007 FON-SAK 9/2008
Det alternative forslaget ble satt opp mot forslaget fremmet av administrasjonen i én avstemning. Det var to stemmer for det alternative forslaget (Tronsmo og Næsset) og 10 stemmer for forslaget fremmet av administrasjonen. Administrasjonens forslag ble dermed vedtatt.
Vedtak:
FON tilrår at ph.d.-forskriften endres til:
”Veiledere skal ha doktorgrad eller tilsvarende kompetanse.
Fra veiledergruppen skal det oppnevnes en hovedveileder med primært ansvar for den faglige oppfølgingen av doktorgradsstudenten. Hovedveileder skal være vitenskapelig ansatt ved UMB.”
Sak 5/2008 Forskningsetiske retningslinjer ved UMB.
Vedtak:
Forskningsnemnda anbefaler at UMB legger NENT og NESH sine forskningsetiske retningslinjer til grunn i sin forskning.
Sak 6/2008 Drøftingssak: Forskningsnemndas årsplan 2008.
Forskningsnemndas medlemmer tar planen til orientering.
Sak 7/2008 Informasjonssaker
Forskningsdirektøren informerer
• NFR – nye utlysninger med frist 13. februar Oversikt ble delt ut.
• NFR-finansiering til forskerskoler
NFR kommer med en utlysning av midler til nasjonale forskerskoler i februar.
• NFR Småforsk
UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP FORSKNINGSNEMNDA MØTEDATO 03.04.2008
VEDLEGG 1 -UTKAST TIL MØTEBOK FRA 24.01.2007 FON-SAK 9/2008
Ordningen fortsetter i 2008. Forskningsavdelingen følger samme opplegg som tidligere år.
Informasjon vil ble sendt instituttene.
• Nordforsk-utlysninger Oversikt delt ut.
• Regionale forskningsfond
Under utvikling. Vil være operative fra 2010. 300-400 mill NOK fordelt på 6-7 regioner.
Midler til forskning for og i regionene.
• Møte med Landbrukssamvirket 29. januar – endret til 5. februar!
Landbrukssamvirket har ønsker i forhold til forskningstema, men UMB kan også foreslå tema.
• Veterinærhøgskolen
Utgikk, dekket av allmøtet 16. januar.
• Stjernø-utvalget
Høringsfrist 1. mai.
• Publiseringsutvalgets arbeid med nivå-justering
Leder av publiseringsutvalget, Ole Gjølberg informerte.
• UMBs forskningsrapport 2007 Utgikk.
• Kvotestipendiater – søknadsfrist 1. mars
Fristen 1. mars gjelder prioriterte søknader fra instituttene. Behandles i FON 29. april.
• Rapport fra NIFU STEP om doktorgradsutdanning og karrieremuligheter
Studieavdelingen vil se på spesifikk informasjon om UMB. Vil bli sendt ut til FONs medlemmer.
Forskningslederne informerer Ingen saker.
Sak 8/2008 Eventuelt.
•
Forfatter-erklæringer ved innlevering av doktorgradsavhandlinger som består av arbeider med flere forfattere.
Kort runde på hvordan det er vanlig å gjøre dette.
VEDLEGG 1 -UTKAST TIL MØTEBOK FRA 24.01.2007 FON-SAK 9/2008
UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP FORSKNINGSNEMNDA MØTEDATO 03.04.2008
•
Eksterne institusjoner som er arbeidsgivere for stipendiater er av og til lite flinke til å gjøre sitt for at stipendiaten skal gjennomføre doktorgraden. Hvordan kan vi få dem til å gjøre en bedre innsats?
Noen institutter og institusjoner tar et administrasjonsgebyr for papirarbeidet.
Forskningsavdelingen undersøker om det er noen nasjonal policy på dette.
UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP
FORSKNINGSNEMNDA
FON-
SAK NR: 10/2008
SAKSANSVARLIG:ODD JARLE SKJELHAUGEN
SAKSBEHANDLER: ÅSHILD ERGON
1302 1901
Sak 10/2008
Høringssvar om Stjernøutvalgets innstilling Dokumenter:
a) Vedlegg
1. Utkast til UMBs høringssvar om Stjernøutvalgets innstilling lagt fram i forkant av allmøte 26. mars. NB! Høringssvaret er under revisjon, ny versjon vil etter hvert legges ut på intranettet: http://intern.umb.no/?viewID=25222
Forslag til vedtak
1. Forskningsnemnda anbefaler utkastet til høringssvar.
Ås, 27.03.2008
Odd Jarle Skjelhaugen
forskningsdirektør
—
NOTAT
TIL UNIVERSITETSSTYRET KOPI
UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP FRA PAUL STRAY
VÅR REF 08/176 DATO 07.03.08
1302 1901
Utkast til UMBs høringssvar om Stjernøutvalgets innstilling
Universitetsstyret behandlet på møtet 28.02.08 NOU 2008:3 ”Sett under ett – Ny struktur i høyere
utdanning” som ble levert av et utvalg ledet av professor Steinar Stjernø ved Høgskolen i Oslo. Styret vedtok å legge frem et forslag til høringsuttalelse som enhetene og studentorganene kunne ta stilling til og
kommentere før styret utformer den endelige høringsuttalelsen på sitt møte 17. april. Utkastet skal også drøftes på et allmøte 26. mars.
Del 1: Om Stjernøutvalgets forslag
Kunnskapsdepartementets høringsbrev
Kunnskapsdepartementet har i brev datert 28.01.08 anmodet universiteter, høyskoler og en rekke andre institusjoner om å vurdere Stjernøutvalgets forslag til forbedringer av norsk høyere utdanning og forskning.
Departementet skriver blant annet:
”Departementet ønsker at høringsinstansene spesielt gir kommentar til utvalgets situasjonsbeskrivelse og forståelse av utviklingstrekk og hovedutfordringer i norsk høyere utdanning, jf. kapittel 5. Spredning av forskerutdanning i Norge, kvalitet i profesjonsutdanningene ved høgskolene og hensynet til konsentrert satsing innen forskning er særlig trukket fram.”
Departementet ønsker høringsinstansenes syn på de svar og løsninger utvalget drøfter. I brevet blir det også presisert:
”Spørsmålet om nasjonal styring i forhold til institusjonenes autonomi er et viktig punkt som berører flere av innstillingens kapitler, og som bør kommenteres særskilt.”
Stjernø-utvalgets vurdering av utfordringene i årene fremover
Departementet har lagt spesiell vekt på at høringsinstansene tar stilling til Stjernøutvalgets beskrivelse av utviklingstrekk og hovedutfordringer for norsk høyere utdanning. De utfordringene som har spesiell relevans for UMB kan i kortform oppsummeres slik:
Fragmentert struktur: ”Det er 38 statlige høyere utdanningsinstitusjoner. Av disse har 29 færre enn 5000 studenter.
Det finnes til sammen 57 studiesteder med permanent lokalisert fagpersonale. Innenfor disse er det 41 studiesteder med mindre enn 2000 registrerte studenter, hvorav 19 har mindre enn 1000 studenter. Dette er en fragmentert struktur med mange små institusjoner og fagmiljøer.”
Vedlegg 1 - FON sak 10/2008
Begynnende konvergens: ” Institusjonene har ikke greid å samarbeide om en nasjonal arbeidsdeling når det gjelder fagområder der det er liten rekruttering. Et finansieringssystem som belønner produksjon av studiepoeng har bidratt ved at det er vanskelig for institusjonene å legge ned tilbud for at de skal videreføres andre steder.”
Spredning i forskerutdanningen: ”I Norge har vi i dag 18 universiteter og høgskoler med rett til å tildele doktorgrad, og ytterligere minst 6-7 høyskoler planlegger eller i ferd med å søke. (…)Hvis utviklingen med stadig nye doktorgradsstudier i høyskolesektoren fortsetter, er det grunn til å spørre om studentene får den kvaliteten de har krav på, og hvordan gjennomstrømningen vil bli. (…) Utvalget foreslår derfor at all forskerutdanning i Norge i framtiden bør gis i forskerskoler eller tilsvarende strukturerte opplegg som oppfyller visse minstekrav til omfang og organisering.”
Stjernøutvalget går inn for å skape større og mer robuste enheter. Utvalget foreslår at dette skjer gjennom sammenslåinger. Som en del av arbeidet med sammenslåinger, går utvalget inn for ”en prosesstilnærming der universitetene og høyskolene selv fremmer forslag om hvilke andre institusjoner de naturlig hører sammen med.”
Et viktig mål for restruktureringen av norsk høyere utdanning og forskning er at de ”nye institusjonene skal utvikle ulike profiler i dialog med departementet etter råd fra et nytt organ bestående av internasjonale eksperter.”
Del 2 Utkast til UMBs høringssvar
Innledning
UMB vil i dette høringssvaret legge vekt på hvordan universiteter og høyskoler kan møte de utfordringer som Stjernøutvalget beskriver. Høringssvaret tar ikke opp kvalitet i profesjonsutdanningene, selv om dette er et viktig spørsmål også for UMB. NLH og UMB har gitt profesjonsutdanning siden 1859 og tilbyr 5-årige profesjonsutdanninger på sentrale utdannings- og forskningsområder. UMB har imidlertid valgt å
konsentrere seg om de prinsipielle sidene ved forslagene.
Fusjon mellom NVH og UMB som premiss for høringssvaret
Stjernøutvalget har lagt til grunn for vurderingen at NVH enten blir en del av Universitetet i Oslo (UiO) eller UMB, og utvalget har derfor ikke vurdert NVH nærmere i modellvalgene.
I St.prp. nr 30 (2007-2008) Framtidig lokalisering og organisering av Noregs veterinærhøgskole foreslår Regjeringen at UMB og NVH blir et nytt universitet. Regjeringen legger vekt på blant annet:
”Regjeringa meiner det er viktig at samanslåing av UMB og NVH gir ei reell integrering i universitetet og at NVH ikkje førast vidare som ei uavhengig eining. Dette vil krevje grundige faglege og administrative prosessar både ved NVH og UMB. Denne løysinga legg vidare til grunn at NVH og UMB har eit tett samarbeid med UiO innan mellom anna det biomedisinske feltet for å sørgje for utviklingsbehovet i veterinærfaget.”
Parallelt med denne fusjonsprosessen deltar UMB i utformingen av nye samarbeidsformer i
Oslofjordregionen. Målet med denne prosessen er å styrke utdanning og forskning på områdene teknologi, økonomi og samfunnsvitenskap, som i tillegg til biovitenskapene er bærebjelker for UMB. UMB har inngått samarbeidsavtale med høgskolen i Oslo, og har inngått intensjonsavtale med høgskolene i Buskerud, Vestfold, Østfold og Akershus.
Dette er viktige forutsetninger for UMBs vurdering av Stjernøutvalgets forslag. UMB vil derfor konsentrere sin uttalelse om modellvalgene, både slik utvalget har beskrevet dem, og modellvalgene som UMB ser som aktuelle i en videre kontekst.
Stjernøutvalgets analyse av situasjonen for norsk høyere udanning og forskning
UMB er enig i faren for fragmentering av forskningsmiljøene. Utvalgets analyse viser klart at det er behov for å bygge robuste fagmiljøer med stor omstillingsevne. UMB har startet arbeidet med å finne frem til fremtidsrettete løsninger.
UMB har hatt som et strategisk mål å redusere sårbarheten og fragmenteringen av utdanning og forskning i
”Life Sciences”. Dette har vært grunnen til at UMB har arbeidet for å fusjonere med NVH for å bygge nasjonale spisskompetansemiljøer innen eksisterende fagområder knyttet til bioproduksjon og på det veterinærmedisinske området. Samarbeidet med Universitetet i Oslo vil være en kritisk suksessfaktor i det videre utviklingsarbeidet innenfor naturvitenskapelig forskning, biovitenskapene og veterinærmedisin.
Regjeringen har gått inn for at det nye universitetet bestående av nåværende NVH og UMB skal være et av de nasjonale tyngdepunktene for utdanning og forskning innen Life Sciences.
Også på UMBs andre utdannings- og forskningsområder er det behov for samarbeid og faglig konsolidering med andre sterke fagmiljøer. Dette er grunnen til at UMB søker allianser og samarbeid med statlige
høyskoler i regionen med tanke på å videreutvikle forskningsmiljøene i teknologi og økonomi blant annet gjennom den såkalte ”Oslofjordalliansen” og annet nettverkssamarbeid med høyskolene i regionen. UMB undersøker nå mulighetene for å både styrke utdanningstilbudet i økonomi, teknologi, helsefag og
samfunnsfag, og å bygge opp forpliktende nettverk mellom kompetente forskningsmiljøer i regionen.
UMB savner i Stjernøutvalgets innstilling en grundigere gjennomgang av utfordringen norsk høyere
utdanning og forskning står overfor i et internasjonalt perspektiv. UMB har satset på en internasjonal profil i utdanning og i forskning. På området Life Sciences er de norske forsknings- og utdanningsmiljøene helt avhengig av tett internasjonalt samarbeid for å lykkes i kunnskapsutvikling og innovasjon. UMB har lagt vekt på sitt samarbeid med nordiske forskningsinstitusjoner gjennom NOVA-samarbeidet, bilateralt samarbeid med Nord-amerikanske universiteter og et utstrakt samarbeid med land i Sør. UMBs Institutt for internasjonale miljø- og utviklingsstudier (Noragric) har en sentral plass i denne sammenheng.
Robuste miljøer som forutsetning
UMB er enig i at det må settes minstekrav til faglig størrelse, både antall studenter, antall dr.grader og antall ansatte i vitenskapelige stillinger. Selv om kritisk minstemasse er vanskelig å fastsette, er UMB enig i Stjernøutvalgets vurdering om at norske universiteter og høgskoler er gjennomgående for små.
Det nye universitetet som vil ha nåværende UMB og NVH som bærebjelker, vil kunne utvikle robuste miljøer for å komme over kritisk minstestørrelse. Det vil være mulig innen en 5-7 års periode å øke antallet studenter til 5000, som Stjernøutvalget setter som tentativ minstestørrelse.
UMB innledet i 2005 et internt analysearbeid for å finne frem til mulige modeller for fremtidig utvikling og organisering. Dette ble gjort gjennom å utarbeide forskjellige scenarier frem til 2020. Arbeidet ble gjort med bred involvering og stimulerte til debatt om fremtidige veivalg. I likhet med Stjernøutvalget viste også UMBs analyse at universitetet kunne forvitre dersom nåværende organisering og faglig profil ble videreført bevisste valg og klare mål for samarbeid og faglig utvikling.
I vurderingen av modeller for organisering av høyere utdanning og forskning peker Stjernøutvalget på muligheten for at Norge kan ha et eliteuniversitet, og utvalget mener at UiO er den eneste kandidaten. UMB
3
vil understreke at det nye universitetet med UMB og NVH som bærebjelker også kan utvikles til et
eliteuniversitet, men på et mer avgrenset utdannings- og forskningsområde enn UiO. Det nye universitetet på Ås kan bli et ledende universitet innenfor Life Sciences. Dette var en av scenariemodellene som UMB utarbeidet i 2005. Fusjonen med NVH og tettere samspill med randsoneinstituttene på Campus Ås er et skritt i denne retning.
For å styrke de andre delene av UMBs forskning og utdanning, har universitetet, som nevnt tidligere i dette høringssvaret, inngått intensjonsavtale om ”nettverkssamarbeidet Oslofjorduniversitetet” og
samarbeidsavtaler med høgskolene i Oslo, Akershus og Østfold. Dette er så å si identisk med Stjernøutvalgets forslag om UMB som nav i et universitet for Østfold, Akershus og Vestfold med
flercampusmodellen som grunnlag. En kritisk suksessfaktor for dette samarbeidet er høgskolenes mulighet til å tilby forskningsbasert utdanning og en aktiv fagutvikling på områder der kompetansen er spredt
Modellvalg
UMB er enig med utvalget at det må arbeides etter en prosess- og differensieringsmodell hvor UMB i samarbeid med høyskoler, først og fremst i regionen og med UiO, kan finne frem til en ny modell som reduserer sårbarhet og styrker forskningsmiljøene.
Målet må være å styrke universitetenes og høyskolenes faglige virksomhet. Dette gjelder både kvalitet på utdanning og forskning, så vel som effektiv ressursutnyttelse og inspirerende personalpolitikk. En vei for å nå dette målet er å kombinere forpliktende nettverksbasert samarbeid med høyskoler i regionen og fusjon med NVH for å skape et nytt universitet med spisskompetanse basert på robuste utdannings- og
forskningsmiljøer.
Stjernøutvalget har lagt stor vekt på samarbeid i regionene, og det geografiske aspektet dominerer over det faglige. UMB mener det må legges avgjørende vekt på de faglige prinsippene for organisering. Det
geografiske må komme som et praktisk tilleggskriterium for etablering av samarbeidskonstellasjoner. I dette perspektivet er forpliktende faglige nettverk en fremtidsrettet måte å organisere forskning og utdanning på enn sammenslåinger basert på geografiske kriterier.
.
Randsoneinstituttene
I modellvalgene som Stjernøutvalget gjennomgår, er det etter UMBs oppfatning ikke gitt tilstrekkelig oppmerksomhet til universitetenes og høyskolenes randsoneinstitusjoner. Det nye universitetet vil ha
Veterinærinstituttet, Bioforsk,, Skog og Landskap og NOFIMA-døtrene Matforsk og Akvaforsk som sentrale samarbeidspartnere på Campus Ås. Dette representerer det største Life Sciences-miljøet i Norge, et miljø hvor utdanning, forskning, formidling, innovasjon og næringsutvikling vil ha store utviklingsmuligheter.
Ved å lage en ny modell hvor universitet og forskningsinstitutt bygges opp som en samlet enhet, kan det hentes store faglige synergier, høyere kvalitet på utdanningstilbudene og et inspirerende arbeidsmiljø for norske og internasjonale forskere.
Dette er en modell for samarbeid som ikke er vurdert av Stjernøutvalget. UMB vil derfor anbefale at de samarbeidende randsoneinstitusjonene må inngå i utformingen av nye organisatoriske modeller for høyere utdanning og forskning. Dette bør utredes og vurderes av et nytt offentlig utvalg i løpet av de nærmeste årene.
Senter for fremragende undervisning
Stjernøutvalget ønsker å bruke Senter for fremragende forskning som virkemiddel for å stimulere til blant annet utvikling og innovasjon i læringsmåter og pedagogisk tilrettelegging. UMB er enig at det må arbeides for å forbedre kvaliteten i alle deler av institusjonenes undervisningsvirksomhet. Dette bør skje på andre måter enn å kopiere ordningen med Senter for fremragende forskning. Det er en rekke virkemidler som kan videreutvikles og målrettes for å forbedre kvalitet og relevans på undervisningen. Bruk av nasjonale konkurranser, økt vektlegging av undervisning som strategisk mål i forbindelse med 3-4 årige avtaler med departementet om finansiering og innføring av prestisjetunge priser for fremragende undervisningsmiljøer er bare noen av virkemidlene som kan brukes.
Styring og ledelse
UMB er enig i behovet for å styrke og tydeliggjøre institusjonenes fagprofil. UMB sto overfor denne utfordringen da regjerningen vedtok å gjøre daværende Norges landbrukshøgskole om fra å være en vitenskapelig høyskole til å få utviklingsmuligheter som universitet.
UMB har et samfunnsoppdrag som er knyttet til miljø- og biovitenskap og sentrale områder innenfor Life Sciences. Denne profilen vil bli styrket ved fusjonen med NVH og videreutviklet i blant annet med UiO.
Videre vil denne profilen bli styrket ved at teknologi- og økonomiutdanning og forskning blir sammenkoplet med de andre forsknings- og utdanningsmiljøene i regionen.
Profilen blir ytterligere styrket ved å ha nært samarbeid med industri og næringsliv innenfor kjerneområdene i naturvitenskap, teknologi, økonomi og samfunnsvitenskap.
Dersom det også vil være mulig å finne frem til nye organiseringsformer for det nye universitetet og randsoneinstitusjonene på Campus Ås, vil dette kunne representere et skifte for arbeidet med å nå nasjonale og internasjonale mål for utdanning og forskning på UMBs kjerneområder.
Autonomi og statlig styring
UMB er enig i at institusjonene må ha autonomi når det gjelder å fastsette styrings- og ledelsesmodell. Det vil være viktig for institusjonene å kunne velge selv hvilken styringsform som er hensiktsmessig, enten ved å opprettholde dagens hovedmodell eller erstatte denne med å ha eksternt flertall. I fusjonsprosesser er det en klart fordel å ha et eksternt flertall for å sikre at fusjonsarbeidet ikke blir preget av særinteresser.
Tilsvarende gjelder det i spørsmålet om valgt eller tilsatt rektor. Institusjonene må fortsatt selv avgjøre hva som er best for at institusjonen skal nå målene som er satt for forskning og utdanning. Stjernøutvalget går inn for at rektor skal ha plass i styret, uavhengig av om rektor velges eller tilsettes. UMB vil advare mot at en ansatt rektor også skal være styremedlem. Det kan gi en uklar rolleoppfatning og ledelses- og styringslinjer.
UMB vil understreke at bedre nasjonal og regional arbeidsdeling er en krevende målsetting, men svært viktig. Skal dette målet nås, må det utvikles retningsgivende modeller i nære prosessbaserte dialoger mellom Kunnskapsdepartementet og fagmiljøene. Dialogen må bygge på innspill og initiativ fra samarbeidende fagmiljøer som vurderes i forhold til sentrale rammer og styringssignaler. Det er behov for nye og mer utviklingsorienterte dialoger og samarbeidsformer mellom styringsnivåene i tillegg til de mer
kontrollorienterte som er etablert i dag.
Finansieringsmodellen
UMB støtter utvalgets forslag om mer langsiktighet i den statlige styringen av sektoren. Forslaget om langsiktige 3-4 års avtaler mellom KD og institusjonene bør utredes nærmere. Styring med
undervisningsdelen av sektoren bør kanskje heller utøves gjennom de langsiktige avtalene mellom KD og institusjonene framfor gjennom den foreslåtte strategiske undervisningskomponenten.
5
UMB støtter også utvalgets forslag om å legge sterkere vekt på framtidige mål og måloppnåelse i styringen av sektoren. En balansert vekt på oppnådde produksjonsresultater og resultater i forhold til oppsatte mål vil fortsatt gi størst effektivitet. Dette kan innpasses i forslaget om 3-4 års avtaler mellom KD og institusjonene og kan gi staten en mulighet for sterkere styring av institusjonene og sektoren.
UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP FORSKNINGSNEMNDA MØTEDATO 03.04.2008
UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP
FORSKNINGSNEMNDA
FON-
SAK NR: 11/2008
SAKSANSVARLIG:ODD JARLE SKJELHAUGEN
SAKSBEHANDLER: ÅSHILD ERGON
1302 1901
Sak 11/2008
System for lagring av primærdata Dokumenter:
a) Saksframlegg b) Vedlegg
1. Notat om gradvis innføring av kobling mellom krav til lagring og budsjettmodellen 2. Høringssvar fra prøveinstituttene
3. Revidert systembeskrivelse 4. Revidert egenerklæringsskjema
Forslag til vedtak
1. Krav om lagring av primærdata gjelder alle publikasjoner som gir publikasjonspoeng til UMB samt doktorgradsavhandlinger innlevert ved UMB.
2. Krav om lagring av primærdata innføres i budsjettmodellen fra publiseringsåret 2008 ved at primærdata og egenerklæring må være lagret for at en vitenskapelig publikasjon skal telle i budsjettildelingen. Innføringen skjer gradvis ved at en rekke publikasjoner fra 2008 vil være unntatt kravet om lagring som spesifisert i vedlegg 1.
3. Stipendiater som er ansatt ved en annen forskningsinstitusjon må også lagre sine primærdata, men kan lagre disse ved egen institusjon, forutsatt at denne institusjonen i avtale har forpliktet seg til å lagre dataene i 10 år. Egenerklæringer skal fylles ut i henhold til retningslinjene og lagres ved UMB.
4. Det gjeldende systemet rapporteres til universitetsstyret.
Ås, 27.03.2008
Odd Jarle Skjelhaugen
forskningsdirektør
SAKSFRAMLEGG FON-SAK NR:11/2008
Saksframlegg
Innføring av system for lagring av primærdata
Universitetsstyret vedtok den 14.06.07 i sak 84/2007 at et system for lagring av primærdata skulle innføres ved IHA, IKBM og INA i en prøveperiode fram til april 2008. Instituttene mottok brev om dette i slutten av september 2007 og prøveperioden startet opp 01.10.2007. De tre aktuelle instituttene mottok detaljert informasjon om systemet. Informasjonen ble også lagt ut på en nyopprettet
intranettside (Tjenester A-Å – Lagring av primærdata, http://intern.umb.no/23569). Det går litt tregt med å få igang bruken av systemet. Til nå er det IHA som har hatt størst aktivitet med 16 aktive brukere og 27 publikasjonsområder.
Høring og tilbakemeldinger
De tre prøveinstituttene har uttalt seg om sine erfaringer med systemet (vedlegg 2). Hovedpunktene i tilbakemeldingene er:
•
Vanskelig å definere “primærdata”
•
Problematisk at egenerklæring og pdf av publikasjonen skal lagres på R: - foreligger ikke før etter låsing..
•
Problematisk å lagre gamle data
•
Fokus på nytteverdien av systemet for enkeltforskeren motiverer bedre enn fokus på fusk
•
Lagring vil ikke redusere fusk
•
Alle UMB-ansatte medforfattere bør ha tilgang på publikasjonskatalog til de publiksajonene de er med på
Forskningsavdelingen har også fått spørsmål fra IPM om det kan la seg gjøre at primærdataene til eksterne stipendiater lagres hos den forskningsinstitusjonen de er ansatt på, og hvordan dette i såfall skal avtalefestes.
Prosjektgruppe ”Lagring av primærdata”
Universitetsstyret vedtok den 14.06.07 i sak 84/2007 at det skulle nedsettes en prosjektgruppe som skulle fortsette arbeidet med lagring av primærdata. Gruppa skulle blant annet se på hvordan systemet kunne kobles til budsjettmodellen og utvikle retningslinjer for føring og lagring av standard
forsøksprotokoller ved UMB. Denne gruppa ble nedsatt av forskningsnemnda den 4. september 2007 i sak 29/2007. Sammensetningen ble endret noe ved at Hans Christian Sundby fra økonomiavdelingen ble erstattet med Ingeborg Pedersen, stipendiat ved IHA og medlem av Etikkrådet. Gruppa har deltatt i utviklingen av systembeskrivelsen og egenerklæringen og har vurdert mulighetene for innføring av standard forsøksprotokoller ved UMB.
Innføring i budsjettmodellen
Systembeskrivelsen som har vært gjeldende i prøveperioden har skissert et opplegg for hvordan kravet
om lagring av primærdata skal innføres i budsjettmodellen. Forskningsavdelingen utarbeidet et forslag
for en gradvis innføring som ble presentert i instituttledertemaet den 10. mars 2008, og som her legges
fram for Forskningsnemnda (vedlegg 1). Forslaget går i korthet ut på at en rekke publikasjoner unntas
fra dette kravet om lagring i publiseringsåret 2008, nemlig publikasjoner som har vært innsendt første
gang før 1. mai 2008 og publikasjoner som ikke har “vanlig tilstedeværende” UMB-forfattere (se
notatet for nærmere spesifisering).
SAKSFRAMLEGG FON-SAK NR:11/2008
UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP FORSKNINGSNEMNDA MØTEDATO 03.04.2008
Endringer og tillegg i revidert systembeskrivelse
Innføring av krav om lagring av primærdata som ligger til grunn for doktorgradsavhandlinger Krav om lagring av primærdata har hittil kun omfattet den type publikasjoner som gir
publiseringspoeng. Det foreslås her at kravet også skal gjelde doktorgradsavhandlinger som innleveres ved UMB. Dette er innarbeidet i den vedlagte versjonen av revidert systembeskrivelse (vedlegg 2).
Lagring av eksterne stipendiaters primærdata
I tilfeller der doktorgradsstudenten er ansatt på en annen forskningsinstitusjon, vil ofte denne
institusjonen være forpliktet til å lagre primærdataene. Det er lite hensiktsmessig at dataene skal lagres to steder. Det foreslås derfor her at det aksepteres at slike primærdata kun lagres ved den eksterne institusjonen, men at egenerklæringer likevel skal fylles ut og lagres ved UMB. Den eksterne
institusjonen må i slike tilfeller forplikte seg til å lagre dataene og til enhver tid i løpet av en tiårsperiode gjøre dataene tilgjengelige for UMB ved behov. Dette kan den eksterne institusjonen forplikte seg til i den generelle avtalen som underskrives av student, veiledere, institutt ved UMB og ekstern institusjon.
Dette er innarbeidet i den vedlagte versjonen av revidert systembeskrivelse (vedlegg 2).
Forsøksprotokoller
Prosjektgruppa har stilt spørsmålet “Hva er en forsøksprotokoll?”. Innen visse typer eksperimentell laboratorieforskning, for eksempel molekylærbiologisk forskning der “veien blir til mens man går”, er det vanlig å føre såkalte forsøksprotokoller. Disse er en slags loggbøker der det daglig noteres hva som gjøres og hvilke resultater man får. Innen andre typer eksperimentell forskning som involverer mer langvarige forsøk, for eksempel feltforsøk eller vekstforsøk med større biologiske organismer, er det mer vanlig å utarbeide forsøksplaner i forkant av forsøket. I andre typer forskning er det atter annerledes. Det er ikke mer relevant å lagre planer og logger innen et fagfelt enn innen et annet.
Eventuelle retningslinjer for hvordan planene og loggene skal føres vil variere mellom fagfelt og gruppa har derfor ikke funnet det hensiktsmessig å utarbeide slike retningslinjer. Gruppa kom istedet fram til følgende forslag:
“Innen eksperimentell forskning ved UMB skal det utarbeides forsøksplaner og /eller føres forsøksprotokoller på en slik måte at en annen fagperson innen samme fagfelt vil være i stand til å repetere forsøket. Slike planer og protokoller skal lagres sikkert i minst 10 år.”
Dette er tatt med i den vedlagte versjonen av revidert systembeskrivelse (vedlegg 2).
Oversikt over andre vesentlige endringer i systembeskrivelse og egenerklæringsskjema
•
Krav om lagring av egenerklæringen og pdf av publikasjonen i publikasjonskatalogen fjernet (hindret pga at katalogen låses, egenerklæringen lagres uansett i ePhorte)
•
Retningslinjer for opplysninger som skal gis i tilfeller der data ikke lagres ved UMB utvidet
•
Noe tekst omkring definisjon av primærdata
•
Ikke krav om lagring av primærdata som ikke foreligger i digitalisert form, retningslinjer for hva som alternativt kan lagres.
•
Instituttleder undertegner egenerklæringsskjema til slutt Situasjonen ved Universitetet i Oslo
Ved Universitetet i Oslo arbeides det også med en løsning for lagring av primærdata. De utvikler der en mulighet for å levere en datapakke (en katalog som inneholder alle data – tilsvarende vår
publikasjonskatalog) via publikasjonsposten i forskningsdokumentasjonssystemet Frida. Etter planen
skal dette prøves ut i pilotgrupper fra mars/april 2008. Dersom UMB skulle velge å gå over til å bruke
Frida som forskningsdokumentasjonssystem, vil det være enkelt gå over til å også lagre primærdata via
Frida. Vår “publikasjonskatalog” ville da være datapakken som leveres.
Vedlegg 1 – FON sak 11/2008 Åshild Ergon 7. mars 2008
Krav om lagring av primærdata – innføring i budsjettmodellen
Per i dag omfatter kravet
•
den type publikasjoner som gir publiseringspoeng
•
data i disse publikasjonene som er produsert av UMB-ansatte og UMB-studenter
1og av andre som har utført forskning ved UMB
•
visse typer data er unntatt krav om lagring (data vi ikke har lov til å lagre, med mer, nevnt i systembeskrivelse)
Det er lagt opp til innføring i budsjettmodellen for alle institutter f.o.m. publiseringsåret 2008.
Problemer i innføringsfasen
Problemer med ”tilbakevirkende kraft”:
1. Dataene til det som publiseres i 2008 er allerede ”gamle” – kan føre til problemer og mye jobb med lagring.
2. Systemet innføres ved 5 av instituttene først i april/mai.
Tilfeller hvor det kan bli problematisk å oppfylle kravene om lagring:
•
Publikasjoner hvor ingen av forfatterne er ”vanlig tilstedeværende” på UMB, men i stedet er f. eks.
o
Tidligere ansatt som har sluttet
oTidligere student som har sluttet
o
Ansatt som har sin hovedarbeidsplass hos en annen arbeidsgiver (for eksempel ansatte i toer-stillinger)
o
Gjesteforskere
o
Studenter som er ansatt hos annen arbeidsgiver
Det kan også være tilfeller hvor det er problematisk å lagre data fordi vi ikke har lov til det (personlige opplysninger, militære opplysninger med mer) – i slike tilfeller bør det redegjøres for dette i egenerklæringen. Krav om lagring av egenerklæring, og lagring av de dataene i publikasjonen som vi har lov til å lagre, gjelder fortsatt.
Forslag på en gradvis innføring – gjelder kun publiseringsåret 2008:
I utgangspunktet gjelder kravet om lagring for alle 2008-publikasjoner i henhold til retningslinjene.
Unntak hvor lagring av primærdata ikke er nødvendig for at publikasjonen skal telle i budsjettmodellen:
1. Publikasjoner som er innsendt før 1. mai 2008
2. Publikasjoner der alle UMB-forfattere tilhører en eller flere av følgende grupper:
a) Tidligere ansatt som ikke var ansatt per oktober 2008
b) Tidligere student som ikke lenger var student per oktober 2008
c) Ansatt som har sin hovedarbeidsplass hos en annen arbeidsgiver (for eksempel ansatte i toer-stillinger) og som kun arbeider 20% eller mindre ved UMB
1 Med studenter menes studenter på alle nivåer, inkl. doktorgradsstudenter
Vedlegg 1 – FON sak 11/2008 Åshild Ergon 7. mars 2008
d) Gjesteforskere
e) Studenter som er ansatt hos annen arbeidsgiver
(Merk at kravet om lagring gjelder for disse gruppene i tilfeller der publikasjonen har minst en UMB-forfatter som ikke tilhører en av disse gruppene)
Instituttene må redegjøre for unntakene og kunne dokumentere det.
Dokumentasjon kan f. eks. være:
•
Innsendingsdato: er oppført på artikkelens forside, for publikasjoner hvor dette ikke er gjort, kan en e-post sendt ved innsending være dokumentasjon.
•
Ansatte: data fra POA
•
Studenter: data fra FS
Skisse til ”prosess”
1. 2008-publikasjoner registreres som vanlig i ForskDok med frist 31. januar 2009.
2. Instituttene og forskningsavdelingen kvalitetssikrer som vanlig og rapporterer til DBH innen 1. mars 2009.
3. Primærdata og egenerklæringer bør arkiveres fortløpende, egenerklæringene fra 2008- publikasjoner lagres i en saksmappe i ePhorte (en mappe for hvert institutt).
Instituttene bør ha en frist for arkivering av egenerklæringer, f. eks 1. mars 2009.
4. Forskningsavdelingen sender ut publikasjonslister til instituttene innen 7. mars 2009.
Instituttene krysser av for de publikasjonene der en tilhørende egenerklæring er arkivert, instituttleder signerer, og lista sendes tilbake til forskningsavdelingen innen en viss frist, f. eks 20. mars 2009). For publiseringsåret 2008 vil det være en mulighet til å krysse av for om egenerklæring ikke er arkivert pga et av unntakene nevnt over.
5. Forskningsavdelingen kvalitetssikrer listene og regner ut hvor mange
publikasjonspoeng hvert institutt eventuelt må trekkes pga manglende arkivering. Det vil for publiseringsåret 2008 ikke trekkes publiseringspoeng for de publikasjonene som oppfyller et av unntakene nevnt over.
6. Publiseringspoengene fra de publikasjonene som oppfyller krav om lagring av
primærdata, eller oppfyller unntak, inngår i budsjettmodellen. Siden dette er et såkalt
null-sum-spill, vil trekk i publiseringspoeng føre til at de gjenværende poengene får
høyere verdi. Det blir altså ikke noen penger ”til overs”.
>‐‐‐‐‐Original Message‐‐‐‐‐
>From: Knut Egil Bøe
>Sent: Tuesday, March 04, 2008 9:47 AM
>To: Dag Austbø
>Subject: Bruk av R‐området for lagring av primærdata, testgruppe ved
>IHA
>
>Medlemmene av "testgruppen" for lagring av primærdata ved IHA har
>anvendt R‐området i noe varierende grad, blant annet fordi at enkelte
>ikke har hatt data å legge inn i testperioden. Uansett oppfatter
>testgruppen at det er greit å legge data til R‐området og at det er et
>brukervennlig system (egentlig bare en kopi av eget H‐område).
>
>På vegne av "testgruppen" ved IHA
>
>Knut E. Bøe
Vedlegg 2a - FON-sak 11/2008
—
NOTAT
TIL FORSKNINGSAVDELINGEN KOPI
UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP INSTITUTT FOR KJEMI, BIOTEKNOLOGI OG MATVITENSKAP
FRA MORTEN SØRLIE VÅR REF
DATO 13 MARS 2008
1302 1901
Høringsuttalelse vedrørende lagring av primærdata
Følgende er IKBMs synspunkter vedrørende lagring av primærdata.
1. Vi tror ikke en slik lagring vil redusere mengde med juksing 2. Lagringssystemet er relativt greit
3. Dersom det skal være noen gevinst i å gjøre dette for vitenskaplig personell så burde alle UMB ansatte som er medforfattere på en artikkel få tilgang til den mappen hvor data til den spesifikke artikkelen er lagret
For IKBM
Morten Sørlie Forskningsleder
Vedlegg 2b - FON-sak 11/2008
—
NOTAT TIL
ÅSHILD ERGON FORSKNINGSAVDELINGEN
UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP INSTITUTT FOR NATURFORVALTNING FRA HANS FREDRIK HOEN VÅR REF 2006/933 DATO 13.03.2008
1204 1862
Lagring av primærdata - høring mot slutten av prøveperioden – erfaringer fra INA
1. Systembeskrivelsen.
Systembeskrivelsen og brukerveiledningen som ligger ute på intranett er ganske generelle. Spesielt er det vanskelig å definere ”primærdata”. Begrepet har ganske forskjellige betydninger i ulike fagfelt. For en del av økologene ved INA er primære data ofte håndskrevne data i feltdagbøker. For andre er det ofte data samlet inn over en lang tidsperiode (flere tiår), og samlet i permer. For skogtaksatorene kan primærdatasett være snakk om data fra laserkartlegging av store skogområder som representerer datasett på mange gigabyte. I noen sammenhenger oppfattes primærdataene store internasjonale databaser, hvor dataene er samlet inn av mange personer rundt om i verden, og de samme dataene brukes over tid til en mengde prosjekter og publikasjoner. For systematikere og genetikere er det selve planten eller dyret som er primærdata. Kravet om lagring av primærdata møter motstand hos forskere i en del av disse tilfellene.
Et annet problem for mange er ”medforfatterskap”. Det viser seg i praksis at de uskrevne reglene for medforfatterskap rundt om i verden er ganske ulike ved forskjellig fagfelt. En publikasjon inneholder ofte
”mange” datasett, og de enkelte medforfatterne har ofte ”ansvaret” for sitt spesialfelt, og har ingen mulighet eller kompetanse til å vurdere hele datasettet. Argumentet om at dette er jo det viktigste med ”flerfaglig samarbeid” høres ofte.
2. Teknisk løsning.
Alle som skal ha, har fått tilgang til R:-området sitt. Det var i begynnelsen problemer med å nå det via terminalserver (fra hjemme-kontor, fra Mac-folket), men det er nå løst. Katalogstrukturen er logisk. Det er imidlertid litt uklart om egenerklæringsskjemaet skal lagres på R:-området. Det skal jo underskrives, både av forfatter, og av ansvarlig ved instituttet. Skjemaet må derfor scannes etter signering og avkryssing for at R:- området er låst, og deretter evt lagres på R:. Det er jo umulig å lagre etter låsing! Videre skal skjemaet lagres i ePhorte. Det burde vel være tilstrekkelig med lagring ett sted, og det bør være i ePhorte. Da må det en liten endring til i katalogstrukturen.
Et lite annet problem er lagring av pdf-fila av selve artikkelen. Den kommer ofte fra utgiveren lenge etter at publikasjonen er akseptert og evt. trykket. Mange tidsskrifter er svært forsinket, i enkelte eksempler tar det mer enn ett år fra artikkelen er akseptert til pdf-filen foreligger. Da skal R:-området for lengst være låst i henhold til sytembeskrivelsen.
3. Erfaringer ved introduksjon, motivasjon av forskerne.
Vedlegg 2c - FON-sak 11/2008
Det er vesentlig å motivere forskerne for bruk av systemet. Her anbefaler vi å unngå å bruke argumentet om forhindring av ”fusk”, men heller bruke ”dokumentasjons”-argumentet. Enten forskeren selv, eller andre vil kanskje ønske å reanalysere data. Det kan ha kommet til nye analyse-metoder eller ny kompetanse, dataene kan bli brukt i alternative fagfelt, det kan ha blitt oppdaget feil eller unøyaktigheter i databehandlingen. Da kan det være interessant og nyttig og analysere data på nytt, med nye metoder eller ut fra nye hypoteser.
4. Tilbakevirkende kraft.
Flere forskere har uttrykt vanskeligheter med å framskaffe primærdata for ”nylig” publiserte arbeider.
Dataene er ofte mange år gamle, og det er uforholdsmessig mye arbeid å rekonstruere datasettene som er benyttet. Når nye prosjekter påbegynnes, er det en mye større forståelse for å lagre data på en måte slik at de passer inn i R-systemet. Vi bør vel ha en viss forståelse for dette, og ha en noe ”myk” introduksjon, slik det nå er foreslått fra forskningsavdelingen.
Med hilsen
Hans Fredrik Hoen instituttleder
KOPI
VEDLEGG 3–FON SAK 11/2008
VERSJON 27.03.2008 UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP
FORSKNINGSAVDELINGEN
Systembeskrivelse for lagring av primærdata ved UMB
Denne systembeskrivelsen er gjeldende fra 1. mai 2008 for alle institutter ved UMB.
1. Oversikt over systemet
UMB har en egen server for lagring av primærdata. Vitenskapelige ansatte med lagringsansvar får et område på denne serveren. Dette området (R-området) kommer opp i katalogstrukturen på PC-en til den enkelte. Alle faste vitenskapelige ansatte skal få tildelt et eget R-område. Det er opp til instituttet å bestemme hvilke andre vitenskapelig ansatte som eventuelt også skal ha et eget område på R:\-serveren. Området er personlig og vil i utgangspunktet ikke kunne sees av andre.
Primærdata, godkjenninger og konsesjoner knyttet til vitenskapelige publikasjoner, inkludert doktorgradsavhandlinger, skal lagres på R-området til en ansatt. Primærdata, godkjenninger og konsesjoner som tilhører en publikasjon skal lagres samlet på ett R-område.
Når det er flere forfattere på en publikasjon må disse bli enige seg imellom hvem som skal ha ansvaret for å lagre på sitt område. Den personen som har primærdataene lagret på sitt område er ansvarlig for at alle relevante primærdata og godkjenninger ligger lagret. Denne personen tar på seg dette ansvaret ved å fylle ut og skrive under på en egenerklæring, som leveres til instituttet, underskrives av instituttet, og lagres i ePhorte. Samtidig låses katalogen for gjeldende publikasjon, slik at innholdet kun kan leses og ikke lenger endres. Systemet for lagring av primærdata er knyttet opp til instituttenes budsjettildeling på en slik måte at en publikasjon kun gir uttelling i budsjettmodellen dersom dataene er lagret og egenerklæringen er fylt ut og arkivert. For
publikasjoner som har kommet ut i 2008 eller tidligere er det imidlertid en rekke unntak, se eget notat om dette (link).
2. Hva skal lagres og hva skal ikke lagres?
Det er krav om lagring av primærdata som ligger til grunn for den typen publikasjoner som gir publikasjonspoeng
1til UMB og primærdata som ligger til grunn for doktorgradsavhandlinger innlevert ved UMB. Kravet omfatter de primærdataene i disse publikasjonene som er generert ved UMB eller som en ansatt eller student ved UMB har vært med på å frambringe ved andre institusjoner. Analyseresultater av prøver som er sendt inn til kommersielle laboratorier skal også lagres. Det er en fordel, men ikke et krav, at data fra samarbeidspartnere som forskeren eller
1 De typene publikasjoner som gir publikasjonspoeng er: fagfellevurderte artikler i tidskrifter og serier, kapitler i vitenskapelige antologier, samt vitenskapelige monografier
studenten ved UMB ikke har vært med på å frambringe, også lagres. Dersom slike data ikke lagres, må det framgå av egenerklæringen hvilke data dette er, hvem som har produsert dem, og hvor de er lagret.
For hver publikasjon skal følgende lagres samlet på R:\-området til en av forfatterne:
•
Endelig og fullstendig litteratur-referanse.
•
Primærdata som ligger til grunn for de analyser, framstillinger og konklusjoner som presenteres i publikasjonen.
•
Godkjennelser og konsesjoner knyttet til forskningen, dersom det er påkrevd at slike innhentes.
•
Eventuelt utfyllende metodebeskrivelser (frivillig).
I utgangspunktet skal alle typer primærdata knyttet til en publikasjon lagres. Unntakene er:
•
Data som er lagret tilfredsstillende hos andre institusjoner. Dette kan være
oNorsk Samfunnsvitenskapelig Datatjeneste (NSD)
o
en ekstern stipendiats arbeidsgiver i tilfeller der arbeidsgiveren i avtalen om doktorgradsutdanning har forpliktet seg til å lagre alle primærdata og la UMB få innsyn i disse ved behov.
•
Data som av en eller annen grunn er underlagt restriksjoner som gjør at de ikke kan lagres ved UMB. Dette kan f. eks. være
o
som følge av konsesjonen som er gitt på bruk av persondata fra konsesjonsmyndighet (NSD)
o
fordi Norsk Sikkerhetsmyndighet ikke gir tillatelse til oppebevaring av data ved UMB ut fra sikkerhetsmessige forhold.
o
fordi andre enn UMB har eiendomsrett til dataene.
Dersom data ikke lagres på grunn av slike restriksjoner, skal dette dokumenteres ved brev, avtale eller lignende som lagres i katalogen ”Godkjennelser og konsesjoner”.
•
Datamengder generert fra offentlig registre.
I egenerklæringen skal det fremkomme hvilke data som ikke er lagret ved UMB. Det skal her opplyses om hvilken institusjon som lagrer disse dataene. Henvisninger til hvordan en kan finne fram til dataene hos denne institusjonen skal oppgis i egenerklæringen eller i en fil som lagres i primærdatakatalogen (fullstendig nettadresse, program eller algoritme for datauttrekk,
prosjektnavn, prosjektnummer og lignende).
3. Hva er egentlig primærdata?
Primærdata er ubearbeidede data som brukes i videre analyser. Det vil si primærobservasjoner, data fra instrumentelle analyser, notater fra felt- og laboratorieprotokoller, intervjuer,
spørreskjemaer, etc. Det kan ofte være vanskelig å avgjøre hvor grensene går mellom ”materiale”,
”primærdata” og ”bearbeidede data”. I mange tilfeller vil det materialet som studeres også bli ansett som primærdata. I utgangspunktet bør dataene som lagres være så primære som mulig. Det vil si at det er de helt ubearbeidede observasjonene som skal lagres. På den måten kommer man nærmest ”kilden” og unngår feil og skjevheter som kan oppstå i bearbeidelsen av data. Det kan imidlertid være hensiktsmessig også å lagre mer sekundære datasett slik at det blir lettere å rekonstruere prosessen fra de helt primære observasjonene fram til resultatene som presenteres i publikasjonen.
I noen tilfeller foreligger ikke primærdataene i digitalisert form. De kan for eksempel i stedet foreligge i form av håndskrevne notater i feltbøker eller forsøksprotokoller, utfylte
spørreskjemaer, autoradiogrammer med mer. Det kreves ikke at slike data skannes, men det
2
anbefales at de skannes dersom dette ikke medfører uforholdsmessig mye arbeid. Dersom det foreligger filer som er en oppsummering eller lignende av ikke-digitaliserte primærdata, så må disse lagres. Primærdata som ikke foreligger i digitalisert form må merkes tydelig og lagres sikkert på en slik måte at instituttet har tilgang til det i minimum 10 år.
Innen eksperimentell forskning ved UMB skal det utarbeides forsøksplaner og/eller føres forsøksprotokoller på en slik måte at en annen fagperson innen samme fagfelt vil være i stand til å repetere forsøket. Slike planer og protokoller skal lagres sikkert i minst 10 år.
3. Hvem skal ha et R-område og hvem skal lagre?
Instituttet kan utarbeide retningslinjer for hvem som skal ha R-område og hvem som skal lagre på sitt område, eller de kan delegere dette til faggruppene/forskergruppene. Instituttet må definere tydelig hvilke personer som har myndighet til å bestille R-områder fra IT-ansvarlig.
4. Strukturen på den enkeltes R:\-område
R:\-området til den enkelte er organisert på en bestemt måte (se figur 1).
Endelig og fullstendig litteraturreferanse
Figur 1. R-områdets katalogstruktur.
Øverst i filtreet ligger den en katalog for hvert årstall. Primærdataene skal lagres under det året
publikasjonen er utgitt. Under hvert årstall ligger det én katalog for hver publikasjon. Navnet på
publikasjonsmappen bør endres til tittelen på publikasjonen. Under hver publikasjon ligger det en
katalog for primærdata, en katalog for konsesjoner/godkjennelser, en katalog for utfyllende
metodebeskrivelser og en katalog som heter ”Endelig og fullstendig litteraturreferanse”. I den
sistnevnte katalogen skal en fil med den endelige og fullstendige litteraturreferansen til den
gjeldende publikasjonen legges inn. Dette er for at det skal være enkelt å vite sikkert hvilken
publikasjon dataene tilhører. I primærdatakatalogen kan brukeren organisere på en egnet måte
ved å opprette nye underkataloger. Forfatterne av publikasjonen avgjør selv hvilke data som
inngår i primærdatasettet, og om det er behov for å legge inn utfyllende metodebeskrivelser
utover det som er beskrevet i publikasjonen. Primærdataene må være organisert på en slik måte at
det er mulig for andre i fagfeltet å rekonstruere beregninger, analyser og framstillinger. F. eks. kan
dataene organiseres på samme måte som resultatene i publikasjonen er organisert, en katalog som
inneholder dataene bak figur 1, en annen katalog for dataene bak figur 2, eller lignende. Den som
eier området kan fritt redigere, slette og legge til nye filer. Men i forbindelse med arkivering av egenerklæringen vil katalogen til en publikasjon låses slik at innholdet kun kan leses (se avsnitt 6).
På R-området ligger det i utgangspunktet fem publikasjonskataloger. Dersom det oppstår et behov for flere publikasjonskataloger opprettes disse av IT-ansvarlig ved instituttet. I tillegg til årskatalogene inneholder R-området en katalog som heter ”arbeidsområde”. Denne katalogen kan eieren av området fritt disponere.
5. Egenerklæringen
Den personen som har primærdataene til en publikasjon lagret på sitt område, skal i forbindelse med publisering fylle ut et egenerklæringsskjema. I skjemaet skal primærdatafilene, ev. katalogene, navngis og beskrives. Det skal også gis en oversikt over primærdata som ikke er generert ved UMB eller av ansatte eller studenter ved UMB, og hvor disse er lagret. Til slutt underskrives det på at opplysningene er korrekte. Egenerklæringen leveres til instituttet, den aktuelle
publikasjonskatalogen låses, og egenerklæringen arkiveres i ePhorte. Hvert institutt oppretter en ny saksmappe for egenerklæringer fra hvert publikasjonsår.
6. Tidsforløp og kontroll
De vitenskapelig ansatte bør ferdigstille sine publikasjonskataloger og levere inn
egenerklæringsskjema fortløpende etter hvert som publikasjonene kommer ut. I forbindelse med innlevering av egenerklæringsskjema skal instituttet låse den aktuelle publikasjonsmappen slik at innholdet ikke kan endres. Instituttleder er fra og med publiseringsåret 2008 er ansvarlig for at en egenerklæring er utfylt, undertegnet og arkivert for alle innleverte doktorgradsavhandlinger samt publikasjoner som rapporteres i forbindelse med intern budsjettfordeling. Dersom primærdataene eller egenerklæring til en publikasjon ikke er lagret, vil ikke denne publikasjonen telle i
utregningen av forskningskomponenten i budsjettildelingen. Instituttene vil i forbindelse med den årlige rapporteringen få tilsendt et skjema der de skal krysse av for om utfylt
egenerklæringsskjema foreligger for hver enkelt publikasjon. I tilfeller der forfatteren som har lagret dataene er ansatt på et annet institutt ved UMB, oppgis dette instituttet i skjemaet.
Instituttleder skriver under på skjemaet før den lagres i ePhorte under saksmappen for gjeldende publikasjonsår. Årlig frist for denne rapporteringen er 15. mars. Forskningsavdelingen tar stikkprøver i forbindelse med budsjettfordelingen.
7. Hvem har ansvar for hva?
Vitenskaplig ansatte har ansvar for at godkjennelser og konsesjoner innhentes der det er påkrevet, for at primærdata knyttet til vitenskapelige publikasjoner lagres i henhold til retningslinjene beskrevet her, og for at egenerklæring fylles ut og leveres inn.
Instituttet ved instituttleder har ansvar for at primærdata knyttet til publikasjoner av instituttets ansatte er lagret. I oppstarten vil R-områdene opprettes av IT-seksjonen sentralt, men på sikt skal instituttene selv administrere R-områdene. Instituttene har ansvar for å låse katalogene til de enkelte publikasjonene slik at innholdet ikke kan endres. Instituttet ved instituttleder er også ansvarlig for at en egenerklæring er utfylt, undertegnet og arkivert for alle publikasjoner som rapporteres fra instituttet.
4
