NORD-HÅLOGALAND BISPEDØMME

NORD-HÅLOGALAND BISPEDØMME

HÅNDBOK om

helse- miljø - sikkerhet

Godkjent av RAMU 06.01.2010 Revidert 15.03.2016

1.1 LOVFESTEDE KRAV OM HELSE, MILJØ OG SIKKERHET ... 5

TIL HÅNDBOK OM HELSE, MILJØ OG SIKKERHET ... 6

1.2 SYSTEMREVISJON - OPPDATERING AV HMS-HÅNDBOKA ... 7

ORDFORKLARINGER ... 7

AKTUELLE FORKORTELSER ... 7

1.3 LOVER SOM ANGÅR NORD-HÅLOGALAND BISPEDØMMERÅD ... 8

VIKTIGE FORSKRIFTER ... 8

AVTALER, INTERNE REGLER OG FORSKRIFTER ... 8

2.1 MÅLSETTING FOR HELSE-, MILJØ- OG SIKKERHETSARBEID ... 9

2.2 HANDLINGSMÅL FOR HELSE, MILJØ- OG ... 10

3.1 ANSVARSLINJER I SPØRSMÅL OM HELSE, MILJØ OG ... 11

3.2 GENERELLE ANSVARSFORHOLD ... 12

3.3 IK-DOKUMENTASJON - HVOR FINNES HVA? ... 13

4.1 ORGANISERING AV VERNETJENESTEN I NORD-HÅLOGALAND ... 14

4.2 ARBEIDSMILJØUTVALG ... 15

4.3 VERNEOMBUD ... 16

4.4 HOVEDVERNOMBUD I NORD-HÅLOGALAND BISPEDØMME ... 16

4.6 BEDRIFTSHELSETJENESTE ... 17

4.6 OPPLÆRING I HMS-ARBEID ... 18

5.1 HANDLINGSPLAN HMS-ARBEIDET ... 19

5.2 PSYKOSOSIALE UTFORDRINGER OG BEHOV ... 21

5.3 ARBEIDSPLASSSPØRREUNDERSØKELSE ... 21

SPØRREUNDERSØKELSE OM TRIVSEL OG MILJØ ...22

5.6 KONFLIKTHÅNDTERING ... 24

5.7 VERNERUNDER ... 25

5.8 SKJEMA VERNERUNDER ... 26

5.9 OPPFØLGING ETTER VERNERUNDE ... 29

5.10 AVVIKSMELDING I DAGLIG HMS-ARBEID ... 32

5.11 AVVIKSMELDINGSSKJEMA ... 33

6.1 INTRODUKSJONSPLAN FOR NYTILSATTE ... 34

6.2 RUTINER VED ARBEIDSULYKKER OG YRKESSKADER ... 38

ORDFORKLARINGER MED UTGANGSPUNKT I §§ 13-3 OG 13-4 I FOLKETRYGDLOVEN ...38

REGISTRERINGSPLIKT ETTER ARBEIDSMILJØLOVEN VED YRKESSKADE ...39

MELDEPLIKT ETTER ARBEIDSMILJØLOVEN ...39

MELDEPLIKT ETTER FOLKETRYGDLOVEN ...39

YRKESSKADEFORSIKRINGEN I STATENS PENSJONSKASSE ...40

6.3 SKADEMELDING VED PERSONSKADE ... 41

6.4 OPPFØLGING AV SYKE ... 42

6.5 RETNINGSLINJER FOR TERMINALBRILLER ... 46

6.6 PROSEDYRE FOR HÅNDTERING AV KONFLIKTER, MOBBING ... 47

6.7 RUTINE FOR VARSLING OM KRITIKKVERDIGEFORHOLD ... 47

INNLEDNING ...47

MÅLGRUPPE ...47

INNHOLDET I VARSLINGSBESTEMMELSENE ...47

HVA ER VARSLING?...47

HVA ER KRITIKKVERDIGE FORHOLD? ...48

HVA ER FORSVARLIG FRAMGANGSMÅTE? ...48

FORTROLIGHET I VARSLINGSSAKER ...48

HVORDAN SKAL DET VARSLES? ...48

VARSLINGSKANALER ...48

FØLGENDE VARSLINGSKANALER FINNES I NORD-HÅLOGALAND BISPEDØMME: ...48

VARSLINGSMÅTE ...49

VARSLINGEN BØR INNHOLDE: ...49

HVORDAN SKAL VARSLER HÅNDTERES? ...49

LEDER SOM MOTTAR VARSEL ...49

TILLITSVALGTE OG VERNEOMBUD SOM MOTTAR VARSEL ...49

6.8 RETNINGSLINJER VED RUSMISBRUK... 50

RUSMISBRUK OG REAKSJONSGRUNNLAG. ...50

REAKSJONSMÅTER. ...50

RUSPROBLEMER I ARBEIDSMILJØET. ...51

SLETTING AV ADVARSLER. ...51

TAUSHETSPLIKT. ...51

ANSVAR: ...51

6.9 SEKSUELLE OVERGREP I KIRKEN ... 52

KONTAKTINFORMASJON OG HJELP VEDRØRENDE SEKSUELLE OVERGREP: ...52

HMS-HÅNDBOK

INNLEDNING

KAPITTEL

1

1.1 LOVFESTEDE KRAV OM HELSE, MILJØ OG SIKKERHET

Nord-Hålogaland bispedømmeråd og Nord-Hålogaland biskop skal tilfredsstille lovfestede og forskriftsmessige krav om helse, miljø og sikkerhet.

Det gjelder i første rekke arbeidsmiljøloven (Lov av 4.februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø) og internkontrollforskriften (Forskrift om systematisk helse-, miljø- og

sikkerhetsarbeid i virksomheter av 6.desember 1996). Men det gjelder også andre lover og forskrifter, og internkontrollforskriften pålegger de som har HMS-ansvar, å anskaffe og gjøre seg tjent med disse.

Internkontrollsystemet

Formålet med internkontrollforskriften er å sikre et systematisk og planmessig

forbedringsarbeid i HMS-sektoren. Den skal innebære en kvalitetssikring av de tilsattes helse, miljø og sikkerhet. Formålet er videre å gi et vern mot helse- og miljøskader, et vern av ytre miljø mot forurensning og bedre behandling av avfall.

Dette søkes oppnådd ved at den som er ansvarlig for virksomheten, organiserer systematiske tiltak for å påse at krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift overholdes.

Alle virksomheter er pålagt å utforme et eget internkontrollsystem som skal fastlegge samordnende administrative prosedyrer for internkontrollsystemet skal dekke alle deler av virksomhetens aktiviteter for å sikre at disse planlegges, utføres, vedlikeholdes og kontrolleres i samsvar med gjeldende krav.

Forskriften understreker ledelsens overordnede ansvar for utforming og gjennomføring av et internkontrollsystem, men forutsetter at dette skjer i samarbeid med arbeidstakerne. Enhver som driver eller deltar i aktivitet som omfattes av internkontrollforskriften, plikter å påse at den overholdes. Internkontrollsystemet skal bla inneholde beskrivelse av hvordan virksomheten er organisert, med særlig vekt på myndighets- og ansvarsområder for virksomhetens helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid.

Et viktig element i internkontrollsystemet er å ha rutiner for å dokumentere:

 at det skjer en løpende kartlegging og vurdering av arbeidsmiljøet;

 at forhold som avviker fra krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift blir registrert og rapportert;

 at virksomheten utarbeider handlingsplaner og gjennomfører nødvendige tiltak for å rette på de avvik som blir registrert.

 Slik dokumentasjon skal være skriftlig og holdes tilgjengelig for tilsynsmyndighetene.

Internkontrollsystemet skal også inneholde rutiner for hvordan det systematisk og regelmessig blir oppdatert og for hvordan endringer i systemet blir meddelt virksomhetens ansatte og øvrige berørte. Dette innebærer at Nord-Hålogaland biskop gjennom internkontrollsystemet, slik det er beskrevet i denne håndboken, setter arbeidet med helse-, miljø- og sikkerhetsspørsmål i system. Internkontroll skal være et redskap for å høyne innsatsen for et bedre arbeidsmiljø, og på lang sikt er det et mål at HMS-arbeidet inngår som en naturlig del av bispedømmets samlede

HMS-HÅNDBOK

INNLEDNING

KAPITTEL

1

TIL HÅNDBOK OM HELSE, MILJØ OG SIKKERHET

Det er tidligere utarbeidet en Internkontrollhåndbok for ansatte av Nord-Hålogaland bispedømmeråd (2004). Denne håndboken omfatter både personalspørsmål og HMS-feltet.

Internkontrollhåndboken blir byttet ut med en HMS-håndbok og en egen personalhåndbok. I tillegg vil det bli utarbeidet en informasjonsfolder til nyansatte.

HMS-HÅNDBOK

INNLEDNING

KAPITTEL

1

1.2 SYSTEMREVISJON - OPPDATERING AV HMS-HÅNDBOKA

Systemrevisjon er i følge internkontrollforskriften en systematisk granskning av virksomheten for å fastslå at internkontrollaktivitetene og resultatene av dem stemmer overens med

internkontrollsystemet, og at internkontrollaktivitetene er hensiktsmessige for å oppnå virksomhetens mål for miljø og sikkerhet.

Systemrevisjonen bør derfor pågå kontinuerlig, og enhver som blir oppmerksom på forhold, feil eller mangler ved bispedømmets rutiner i saker som angår helse, miljø eller sikkerhet, må melde fra om dette til vernetjenesten eller nærmeste overordnede.

På bakgrunn av årlige rapporter fra administrasjonen og forslag fra vernetjenesten skal avdelingsleder for drift og regionalt hovedvernombud en gang pr år gå gjennom rutinene slik de er beskrevet i HMS-håndboken, og foreslå overfor Regionalt arbeidsmiljøutvalg (RAMU) de endringer og tilføyelser som er påkrevd.

Avdelingsleder for drift har ansvaret for at HMS-håndboken alltid er oppdatert i samsvar med vedtak gjort i RAMU og andre styrende organer og de til enhver tid gjeldende lover og forskrifter. Avdelingsleder drift for har ansvaret for at håndboka alltid er tilgjengelig der den skal være.

Denne utgaven av HMS-håndboken ble godkjent av RAMU 08.10.2009 med de merknader som kom fram på møtet.

ORDFORKLARINGER Internkontroll

Å påse at krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift overholdes.

Internkontrollsystem

Systematiske tiltak som skal sikre og dokumentere at aktivitetene utøves i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. De systematiske tiltakene skal være beskrevet i administrative prosedyrer.

Dokumentasjon

Den som er ansvarlig for virksomheten, skal skriftlig dokumentere internkontrollsystemet og dets gjennomføring, og skal til enhver tid holde dokumentasjonen tilgjengelig for myndighetene.

Avvik

Registrerte forhold innenfor virksomheten som er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, eller som det av hensyn til arbeidsmiljøet i sin helhet er nødvendig å gjøre noe med.

Innemiljø

Definert av Verdens helseorganisasjon (WHO) som en kombinasjon av termisk -, aktinisk -, akustisk - atmosfærisk -, mekanisk -, psykososialt - og estetisk miljø. Se nærmere side 38.

AKTUELLE FORKORTELSER

aml - arbeidsmiljøloven, lov 4 febr nr 4 1977 AMU - arbeidsmiljøutvalget

RAMU - regionalt arbeidsmiljøutvalg BHT - bedriftshelsetjeneste

HMS - helse, miljø og sikkerhet

IK - internkontroll

AKAN - Arbeidslivets komité mot alkoholisme og narkomani

HMS-HÅNDBOK

INNLEDNING

KAPITTEL

1

1.3 LOVER SOM ANGÅR NORD-HÅLOGALAND BISPEDØMMERÅD

 Lov om Den norske kirke – lov 7. juni 1996 nr 31 kirkeloven

 Gravferdsloven

 Lov om kirkegårder, kremasjon og gravferd (gravferdsloven)

 Lov om Opplysningsvesenets Fond

 Lov om helligdager og helligdagsfred

 Lov om trudomssamfunn og ymist anna

 Tjenesteordning for biskop

 Tjenesteordning for proster

 Arbeidsmiljøloven - lov 4 febr 1977 nr 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø m.v.

 Tjenestemannsloven - lov 4. mars 1983 nr 3 om statens tjenestemenn m.m.

 Folketrygdloven - lov 17. juni nr 12 1966 om folketrygd

 Ferieloven - lov 29. april 1988 nr 21 om ferie

 Likestillingsloven - lov 9. juni 1978 nr 45 om likestilling mellom kjønnene

 Forurensningsloven - lov 13. mars 1981 nr 6 om vern mot forurensning og om avfall

 Brannvernloven - lov 5. juni 1987 nr 26 om brannvern m.v.

 Lov 24. mai nr 4 1929 om tilsyn med elektriske anlegg

 Tobakksloven - lov 9. mars 1973 nr 14 om vern mot tobakksskader VIKTIGE FORSKRIFTER

 Interkontrollforskriften (1991)

 Forskrift om verneombud og arbeidsmiljøutvalg (1977)

 Forskrift om arbeid ved dataskjerm (1994)

 Forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler (1995)

 Forskrift om verne- og helsepersonale (1990)

 Forskrift om personlig verneutstyr (1993)

 Forskrift om produktdatablad for kjemiske stoffer og produkter (1983)

 Forskrift om spesialavfall (1994)

AVTALER, INTERNE REGLER OG FORSKRIFTER

 Hovedavtalen i Staten 01.04.1992

HMS-HÅNDBOK

MÅL OG STRATEGIER I HMS-ARBEIDET

KAPITTEL

2

2.1 MÅLSETTING FOR HELSE-, MILJØ- OG SIKKERHETSARBEID

For å øke helse, miljø, sikkerhet og trivsel skal Nord-Hålogaland bispedømmes målsetting være et godt, trygt og fullt forsvarlig arbeidsmiljø jf. AML§1-1a)

ved:

 Å skape et attraktivt, stimulerende og utviklende arbeidssted

 Å gi faglige og tjenestelige utrustninger

 Å ivareta den enkelte ansattes integritet og verdighet.

Strategisk plan for Nord-Hålogaland bispedømmeråd har følgende målsetting for arbeidsmiljø:

Nord-Hålogaland bispedømmeråd legger forholdene til rette for et trivelig og sikkert arbeidsmiljø for alle ansatte i Nord-Hålogaland bispedømmeråd.

Internkontroll av helse, miljø og sikkerhet er et viktig redskap for å nå dette målet.

HMS-HÅNDBOK

MÅL OG STRATEGIER I HMS-ARBEIDET

KAPITTEL

2

2.2 HANDLINGSMÅL FOR HELSE, MILJØ- OG SIKKERHETSARBEID

Målsettinger:

1. Alle prester skal årlig ha medarbeidersamtale.

2. Det skal utarbeides gode arbeidsplaner som sikrer prestene en forutsigbar tjeneste.

3. Psykososialt arbeidsmiljø skal være i fokus.

4. Motivere prester til å ta ut alle fridager og feriedager i løpet av året.

5. Ansatte i Nord-Hålogaland bispedømmeråd skal ha et nærvær på 95%

6. Nord-Hålogaland bispedømmeråd skal systematisk jobbe for at personer nedsatt funksjonsevne kan jobbe i bispedømmet.

7. Nord-Hålogaland bispedømmeråd skal motivere og tilrettelegge for at ansatte utsetter avgang til frivillige pensjonsordninger med 6 måneder.

8. Ved kritikkverdige forhold skal arbeidstakere melde fra om dette. Arbeidsgiver ønsker å legge til rette for at arbeidstakere på alle nivåer skal kunne føle seg trygge på å varsle internt om slike forhold, uten at dette får negative konsekvenser for arbeidstaker.

9. Alle prester skal få tilbud om og gjennomføre arbeidsveileding

10. Mobbing og trakassering aksepteres ikke. Om mobbing likevel skjer, skal det tas tak i umiddelbart. Det skal sikres at alle skal få en mest mulig rettferdig behandling i en konflikt eller mobbesak.

HMS-HÅNDBOK

ORGANISASJON

KAPITTEL

3

3.1 ANSVARSLINJER I SPØRSMÅL OM HELSE, MILJØ OG SIKKERHET

Nord-Hålogaland bispedømmeråd og Nord-Hålogaland biskop er statlige institusjoner som er underlagt lov, og får bevilgninger til driften over statsbudsjettet ved Kultur og kirke

departementet. Biskopen har det overordnede ansvaret for gjennomføring, vedlikehold og oppdatering av HMS-systemet. .

ORGANISASJONSKART

Organisering av kirken

Bispedømmerådet

(Arbeidsgiver, tilsetter og sier opp)

Biskop

(Tilsyn og ledelse av prestetjenesten)

Bispedømmekontoret Stiftsdirektør

Prestene

Samiske kirketolker

Kirkevergen Kirkelig fellesråd

(Arbeidsgiver)

9 Proster

Kirketjenere Organister

Gravere Kontorpersonal

Kateket Diakon Med flere

HMS-HÅNDBOK

ORGANISASJON

KAPITTEL

3

3.2 GENERELLE ANSVARSFORHOLD

 Det overordnede ansvaret for helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet - HMS-arbeidet – for prestene i Nord-Hålogaland bispedømme ligger hos biskopen.

Biskopen har også et overordnet ansvar for etablering, utforming, tilsyn og dokumentasjon av bispedømmets internkontrollsystem - IK-systemet.

 Prostene har på biskopens vegne det daglige ansvaret for HMS-arbeidet og er IK-ansvarlig for prestene i sitt prosti.

Dette ansvaret innebærer bl a:

- løpende kartlegging og vurdering av arbeidsmiljøet,

- utarbeiding av tiltakslister/handlingsplaner i samråd med verneombud, - å tilstrebe løsninger på arbeidsmiljøproblem, fysiske og psykososiale

- rapportering av avvik, dvs forhold som er i strid med lover, forskrifter eller prosedyrer, - planlegging og gjennomføring av medarbeidersamtaler,

- legge forholdene til rette slik at arbeidet i størst mulig grad kan tilpasses den enkeltes alder, helse og egne forutsetninger,

- samarbeide med fellesrådene.

 For de fellesråd som har inngått avtale med bispedømmerådet, skal fellesrådet og bispedømmerådet i fellesskap og hver for seg bidra til å utvikle et godt arbeidsmiljø i virksomhetsområdet. Fellesrådet skal i sine planer for HMS-arbeidet ha en særskilt oppmerksomhet på arbeidsmiljøet mellom bispedømmerådets og fellesrådets ansatte

 Alle tilsatte har plikt til å sette seg inn i de lover, forskrifter og rutiner som gjelder for deres arbeidsområde, og har plikt til å påse at bestemmelser, instrukser og prosedyrer i HMS- håndboken overholdes.

 Arbeidstakerne skal:

- medvirke til å skape et godt arbeidsmiljø;

- melde fra til verneombud eller overordnet om forhold, feil eller mangler som kan medføre fare for liv eller helse.

 Verneombud velges av og blant arbeidstakerne innenfor verneområdet. Verneområdene skal være klart avgrenset. Verneombud velges for to år av gangen, og skal ivareta

arbeidstakernes interesser og være deres representant overfor arbeidsgiveren i saker som angår arbeidsmiljøet, jf arbeidsmiljøloven Kap 6.

HMS-HÅNDBOK

ORGANISASJON

KAPITTEL

3

3.3 IK-DOKUMENTASJON - HVOR FINNES HVA?

Dokumentasjon: Oppbevares: Ansvarlig for oppdatering:

IK-håndbok - elektronisk Bispedømmets hjemmeside Avdelingsleder drift v/ IT- ansvarlig

Lover - forskrifter data

www.gyldendal.no/rettsdata Dokumentasjon vernerunde

Rapporter Handlingsplan Avviksregistrering

Prostene, kopi sendes biskopen

Lagres på det nivå de løses på. Kopi sendes biskopen

Proster

Bedriftshelsetjeneste

Fraværsregistrering Registres i SAP. Sendes biskopen hver mnd.

Prostene Arbeidsmiljørapport Biskopen, reg.hovedverneombud

sender svarene til biskopen

Regionalt hovedverneombud Forurensning

Avfallsbehandling

Lokalt FR Lokalt FR

Brann - rutiner Lokalt FR Lokalt FR

Ulykke – førstehjelp Beredskapsplaner

Lokal FR Lokalt FR

Maskiner / utstyr / større innretninger

Lokalt FR Lokalt FR

Lokaler generelt Lokalt FR Lokalt FR

Personaldokumentasjon

Personalmapper Personalarkivet på bispedømmekontoret

Arkivleder Håndbok for tilsatte Bispedømmets hjemmeside Personalsjef

HMS-HÅNDBOK

ARBEIDSMILJØ

KAPITTEL

4

4.1 ORGANISERING AV VERNETJENESTEN I NORD-HÅLOGALAND BISPEDØMME

Nord-Hålogaland bispedømme har for tiden 94 prestestillinger fordelt på 9 prosti. Det er valgt 4 verneombud fordelt på 4 verneområder

Regionalt arbeidsmiljøutvalg RAMU

Hovedverneombud og biskopen har fast plass Arbeidstakersiden

3 stk Arbeidsgiversiden

3 stk

Hovedverneombud Gaute Norbye

Verneområde Domprostiet og

Nord Troms Verneombud Ann Christin

Elvemo

Verneområde Trondenes, Senja og

Indre Troms Verneombud Geir Arne Solum

Verneområde Alta og Hammerfest

Verneombud

Verneområde Indre Finnmark og

Varanger Verneombud

Janos Kona

HMS-HÅNDBOK

ARBEIDSMILJØ

KAPITTEL

4

4.2 ARBEIDSMILJØUTVALG

Arbeidsmiljøutvalget skal virke for gjennomføring av et fullt forsvarlig arbeidsmiljø i virksomheten. Utvalget skal delta i planleggingen av verne- og miljøarbeide, og nøye følge utviklingen i spørsmål som angår arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd. AML § 7-1 Det regionale arbeidsmiljøutvalget består av 6 medlemmer, 3 fra arbeidsgiversiden og 3 fra arbeidstakersiden. Biskop og hovedverneombud er faste medlemmer av utvalget.

Bispedømmerådet utpeker de to andre representanter fra arbeidsgiversiden.

Fagforeningene (Teologene og PF) kan avtale at valget skal skje som forholdstallsvalg eller at fagforeningene skal utpeke arbeidstakernes representanter i arbeidsmiljøutvalg. Blir slik avtale ikke inngått, skal valget skje som flertallsvalg.

Utvalget velges for 2 år og leder alternerer hvert år mellom arbeidsgiver- og arbeidstakersiden.

Når fellesrådet også skal ivareta arbeidsmiljøspørsmål for prestene, må fellesrådets AMU utvides med en arbeidsgiverrepresentant og en arbeidstakerrepresentant for presteskapet.

RAMU møtes 3 ganger i året. To ganger på våren og en gang på høsten.

På årets første møte vedtas årets handlingsplan innen for HMS.

RAMU skal behandle saker om:

 bedriftshelsetjenesten og den interne vernetjenesten, (§7-2).

 opplæring, instruksjon og opplysninger som har betydning for arbeidsmiljøet, (§7-2).

 planer som krever Arbeidstilsynets samtykke i henhold til § 18-9, (§7-2).

 andre planer som kan få vesentlig betydning for arbeidsmiljøet, så som planer for byggearbeider, innkjøp av maskiner, rasjonalisering, arbeidsprosesser og forebyggende vernetiltak, (§7-2).

 etablering og vedlikehold av internkontrollsystemer, (§7-2).

 helse- og velferdsmessige spørsmål knyttet til arbeidstidsordninger, (§7-2).

 arbeid for yrkeshemmede arbeidstakere, jfr. § 4-6, ((§7-2) RAMU skal gjennomgå alle rapporter om:

 yrkessykdommer, arbeidsulykker og tilløp til ulykker, søke å finne årsaken til ulykken eller sykdommen, og se til at arbeidsgiver treffer tiltak for å hindre gjentakelse, (§7-2 nr 4).

 yrkeshygieniske undersøkelser og måleresultat, (§24 nr.3). NB! før utvalget skal behandle rapporter som nevnt ovenfor, skal opplysninger av personlig karakter tas ut av rapporten, med mindre den opplysningene gjelder, samtykker i at de legges fram for utvalget.

RAMU skal ellers:

 delta i å utarbeide et handlingsprogram for verne- og miljøarbeidet i virksomheten, (F. § 9).

 gi råd om prioritering av virksomhetens planer i arbeidsmiljøspørsmål og selv ta opp spørsmål om nye tiltak, (F. § 9).

 fastsette retningslinjer for introduksjon av nytilsatte omkring verne og miljøarbeidet i virksomheten og se til at arbeidsgiver sørger for opplæring av nye tilsatte så snart som mulig etter tilsetting, (F. § 9).

 foreta befaringer i virksomheten, (F. § 9).

 arbeide for at de ansatte i virksomheten får innsikt i arbeidsmiljøproblemer og søke deres medvirkning i verne og miljøarbeidet, (F. § 9).

 hvert å avgi rapport om sin virksomhet til virksomhetens styrende organer, arbeidstakernes organisasjoner og Arbeidstilsynet, (§24 nr.5).

4.3 VERNEOMBUD

For oversikt over verneombudene og kontaktinformasjon se hjemmesiden for bispedømmet: www.kirken.no/nord-haalogaland

Det velges 4 lokale verneombud som på det regionale verneombudets vegne ivaretar visse oppgaver. Lokale verneombud dekker følgende områder:

1. Alta og Hammerfest prostier

2. Varanger og Indre Finnmark prostier 3. Nord-Troms og Domkirken prostier 4. Senja, Indre Troms og Trondenes prostier Verneombudets oppgaver:

 Se til at arbeidsplassen er innrettet på en slik måte at hensynet til arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd er ivaretatt i samsvar med bestemmelsene i AML § 6 Føre tilsyn med at lovens krav til arbeidsmiljøet oppfylles.

 Verneombudene skal tas med på råd under planlegging og gjennomføring av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet innenfor verneområdet.

 Engasjere seg når en sak ikke lar seg løse på arbeidsplassen.

4.4 HOVEDVERNOMBUD I NORD-HÅLOGALAND BISPEDØMME

Hovedverneombudets navn og kontaktinformasjon se hjemmesiden for bispedømmet:

www.kirken.no/nord-haalogaland

I henhold til avtale velges ett hovedverneombud for hele landet. I bispedømmet velges regionalt verneombud. Verneombud skal velges blant anerkjent dyktige medarbeidere ved virksomheten, med erfaring og innsikt i dens arbeidsforhold. Verneombudet bør velges blant arbeidstakere som har arbeidet i virksomheten de siste 2 år, jfr. AML § 6. Det skal være

oppslag i bispedømmets informasjonskanaler og interne publikasjoner om hvem som til enhver tid er hovedverneombud og regionalt verneombud.

Hovedverneombudet skal:

 forelegges spørsmål som gjelder flere verneområder.

 avgjøre spørsmål om hvilket verneombud en sak hører under.

 engasjere seg når en sak ikke lar seg løse på arbeidsplassen.

 samordne verneombudenes virksomhet.

 være medlem av det regionalt arbeidsmiljøutvalget.

Hovedverneombudet har rett til å bruke den tid som er nødvendig for å utføre oppgavene på en forsvarlig måte. Vikar for regionalt verneombud i dennes faste arbeid som prest tilordnes av prosten.

4.6 BEDRIFTSHELSETJENESTE

Nord-Hålogaland bispedømme har ingen overordnet avtale med en bedriftshelsetjeneste.

Forskriften innebærer at det ikke er stilt krav om bedriftshelsetjeneste for presteskapet. I Nord- Hålogaland bispedømme kan det etableres ordninger knyttet til lokal bedriftshelsetjeneste.

Tjenesten er tillagt forebyggende funksjoner og skal gi råd til arbeidsgiver, arbeidstaker og deres representanter i virksomheten om:

 Kravene til opprettholdelse og vedlikehold av et trygt og sikkert arbeidsmiljø.

 Tilpasning av arbeidet til arbeidstakernes forutsetninger.

 Bedriftshelsetjenesten skal med sin kompetanse bistå arbeidsgiver og arbeidstakerne med å skape et fullt forsvarlig arbeidsmiljø.

RETNINGSLINJER

Mange fellesråd har etablert en bedriftshelsetjeneste som det ofte er naturlig å knytte seg til.

Også andre bedriftshelsetjenester kan benyttes.

I de tilfeller hvor det ikke er praktisk mulig med medlemskap i en bedriftshelsetjeneste, skal arbeidstakerne oppfordres til å gjennomgå en årlig helseundersøkelse.

Utgiftene skal holdes innenfor en akseptabel ramme. Det er ikke fastsatt noen øvre grense for utgiftene, men beløpet skal avtales med arbeidsgiver før godkjenning evt. gis.

Utgiftene som følge av tilmelding til bedriftshelsetjeneste, evt. som følge av årlig

helseundersøkelse, dekkes av arbeidsgiver ved at regning/faktura på vanlig måte sendes Nord- Hålogaland bispedømmeråd. Arbeidstakere som ikke tilbys tilknytning til

bedriftshelsetjenesten kan få utgiftene til en kontrollundersøkelse hos allmennpraktikere refundert mot kvittering.

Evt. utgifter til skyss og annen vanlig legekonsultasjon dekkes av arbeidstakeren.

Prosten skal i sin årsrapport til biskopen gjøre greie for omfanget av bedriftshelsetjeneste/helseundersøkelser i prostiet.

HMS-HÅNDBOK

ARBEIDSMILJØ

KAPITTEL

4

4.6 OPPLÆRING I HMS-ARBEID

VERNEOMBUD

I henhold til aml § 29 skal verneombud få den opplæring som er nødvendig for at de kan utføre sine verv på en forsvarlig måte. Opplæringen kan om ønskelig tas ved kurs som

arbeidstakernes organisasjoner organiserer. Utgifter i forbindelse med slik opplæring bæres av arbeidsgiveren.

I tillegg til den lovbestemte opplæringen må verneombud gis anledning til å sette seg grundig inn i de lover og forskrifter som gjelder særlig innenfor den delen av virksomheten de har sitt virkeområde. De må holdes orientert om endringer i lover, forskrifter og prosedyrer, og bør i stor grad selv aktivt delta i HMS-arbeid.

LEDERE MED PERSONALANSVAR

Prostene skal påse at hensynet til sikkerhet og helse blir ivaretatt under planlegging og utførelse av de arbeidsoppgaver som hører inn under deres ansvarsområder.

Proster må gis nødvendig opplæring som setter dem i stand til å finne gode løsninger på aktuelle helse-, miljø- og sikkerhetsproblem.

Det må legges særlig vekt på at proster skoleres i gjennomføring av medarbeidersamtaler og håndtering av konfliktsituasjoner.

DOKUMENTASJON

All opplæring skal dokumenteres i vedkommendes personalmappe.

HMS-HÅNDBOK

HMS-ARBEID

KAPITTEL

5.1

5.1 HANDLINGSPLAN HMS-ARBEIDET

Handlingsplan RAMU 2010-201 Vedtatt 08.04.2011

OPPGAVER Tid Tiltak Ansvar

Personalhåndbok Høst

2010

Utarbeide personalhåndbok som behandles på høstens RAMU-møte

Avdelingsleder

Samarbeid mellom vernelinja og prostene

2010 - 2011

Gjennomføre vernerunder og arbeidsplassundersøkelser. Dette skal avtales med prosten og fellesråd.

Verneombud/prost

Medarbeidersamtaler med sokneprester, kapellaner og prostiprester

2010 - 2011

Alle ansatte skal i løpet av året gjennomføre medarbeidersamtale med prosten. Prostene skal ha

medarbeidersamtale med biskopen.

Biskopen sørge for opplæring av proster hvordan gjennomføre

medarbeidersamtale.

Prost/biskop

Opplæringsbehov HMS/kursing

29.4.10 Feb 10 2010

1. Verneombudssamling 2. Stiftsmøte, HMS i fokus 3. Ledere uten HMS-kurs

Hovedverneombud Biskop

Avdelingsleder Livsfasepolitikk 2010 Oppnevne arbeidsgruppe som skal lage

et forslag på tiltak for de forskjellige livsfaser.

Avdelingsleder

Sykefravær 2010 Motivere prester og proster til å ta ut all ferie og fridager i løpet av året

Alle prester skal få tilbud om å ta ut 5 uker ferie i sammenheng.

Proster Proster

Psykososialt 2010 -

2011

Implementere prosedyre for håndtering av mobbing, konflikter og trakassering i Senja og Indre Troms prosti.

Følge opp det arbeidet som er startet i de andre prostiene.

Det skal utarbeides gode arbeidsplaner slik at prestene har en størst mulig forutsigbar tjeneste

Ha psykososialt arbeidsmiljø i fokus, i tillegg til lokale tilpasninger.

Avdelingsleder

Avd.leder

Prostene

Fysisk arbeidsmiljø 1. Fortsette arbeidet med å få rekrutteringsbolig opp på et akseptabelt nivå.

2. Følge opp innmeldte mangler vedrørende kontorforhold,

Rådgiver bdk/boligombud

Prostene

HMS-samarbeid med fellesrådene

2010 1. Gjennomføre møte mellom prost og fellesråd ut fra det som er satt opp i samarbeidsavtalen. Møtene skal rapporteres inn i prostenes HMS - rapportering

2. Inngå samarbeidsavtale med de resterende fellesråd.

Prosten

Avdelingsleder og prostene

Introduksjonsprogram for nytilsatte

Høst 2010

Det skal utarbeides et

introduksjonsprogram for nyansatte der blant annet sokneprestkurs og

mentor/veileder legges inn.

Biskopen

Arbeidsplassundersøkelse Høst 2010

Arbeidsplassundersøkelsen skal være tema og gjerne gjennomføres på prostisamlingene høsten 2010.

Skjema og rutinebeskrivelse sendes prosten senest 1. nov som sender ut til prestene.

Prestene besvarer undersøkelsen og sender til verneombudet senest 20.november.

Verneombudet oppsummerer i eget skjema som sendes prosten og

bispedømmekontor innen 15. desember.

Prosten bruker resultatet som grunnlag for årsrapportering.

Prosten

Prosten

Verneombud

5.2 PSYKOSOSIALE UTFORDRINGER OG BEHOV

Det psykososiale miljøet virker inn på hverdagens arbeidssituasjon for alle tilsatte, og det er svært ofte en nær sammenheng mellom trivsel og miljø på den ene siden og psykisk og fysisk helse på den andre siden. For prester er det ofte de psykososiale utfordringene større enn de rent fysiske. For å sikre et godt arbeidsmiljø må i det minste arbeidsmiljølovens krav oppfylles, og intensjonen må realiseres ved systematiske tiltak.

Arbeidsmiljølovens § 4 handler om tilrettelegging av arbeidet:

§ 4,1 stiller en del generelle krav – bl.a.:

 at arbeidstakeren ikke utsettes for uheldige fysiske eller psykiske belastninger

 at det legges vekt på forebygging av skader og sykdommer.

§ 4,2 stiller krav til utforming av arbeidet – bl.a.:

 at det skal tas hensyn til den enkelte arbeidstakers mulighet for selvbestemmelse og faglig ansvar

 at en skal søke å unngå ensformig gjentakelsesarbeid

 at arbeidet skal gi mulighet for variasjon og kontakt med andre

 at arbeidstakeren kan holde seg orientert om produksjonskrav og resultater, og at den ansattes verdighet ikke krenkes.

 at arbeidstakeren gis rimelig mulighet for faglig og personlig utvikling

5.3 ARBEIDSPLASSSPØRREUNDERSØKELSE

Det er utarbeidet en spørreundersøkelse av SAMU (Sentralt arbeidsmiljøutvalg) som kan gi viktige signaler som utgangspunkt for årsrapporten til RAMU. Undersøkelsen kan besvares anonymt.

Rutiner arbeidsplassundersøkelse

1. Prost/prostesekretær har ansvar for koordinering av undersøkelsen.

2. Skjema og rutinebeskrivelse sendes fra arbeidsgiver til prostene senest 1. november som videresender skjema til prestene i prostiet.

3. Prestene fyller ut og sender skjema til prostiets verneombudet for oppsummering senest 20. november.

4. Verneombudet oppsummerer i eget skjema som sendes prost og bispedømmekontor innen 15. desember.

5. Prosten bruker resultatet som grunnlag for årsrapportering.

SPØRREUNDERSØKELSE OM TRIVSEL OG MILJØ

HMS-RAPPORT, PRESTESKAPET I NORD-HÅLOGALAND BISPEDØMME (For den enkelte prest som grunnlag for prostens årlige rapport)

(Sett kryss ved valgt svaralternativ – trivsel/tilfredshet øker med økt tallverdi) Tallverdiene 1-3 registreres som ikke tilfredsstillende og 4-6 som tilfredsstillende 01. TRIVSEL PÅ ARBEIDSPLASSEN

1.1 Psykososialt arbeidsmiljø

Presten bes angi sitt trivselsnivå på arbeidsplassen

 God informasjon og åpen kommunikasjon med arbeidsgiver 1 2 3 4 5 6

 Samarbeid med overordnede

1 2 3 4 5 6

 Samarbeid med kolleger

1 2 3 4 5 6

 Samarbeid med øvrige ansatte og frivillige

1 2 3 4 5 6

 Samarbeid med rådsorganene

1 2 3 4 5 6

 Opplæring og oppfølging

1 2 3 4 5 6

 Arbeidsplaner og arbeidsbeskrivelser

1 2 3 4 5 6

Opplever du mobbing/trakassering på arbeidsplassen? Ja Nei Har du siste året hatt arbeidsrelaterte helseplager? Ja Nei 1.2 Fysisk arbeidsmiljø

 Kontorforhold

1 2 3 4 5 6

 Kirke/kapell/seremonirom (samlet vurdering)

1 2 3 4 5 6

02. BOLIGFORHOLD

Hvordan betegner du den boligen du bor i?

 Kommunale boliger

1 2 3 4 5 6

 OVF-boliger

1 2 3 4 5 6 03. ARBEIDSOPPGAVER – ARBEIDSTID

 Har du vært på jobb i år når du burde vært sykmeldt? Ja Nei 04. FRITID

 I hvilken grad har du forutsigbar fritid?

1 2 3 4 5 6

 I hvilken grad får du tatt ut avtalefestet fritid?

1 2 3 4 5 6

HMS-HÅNDBOK

HMS-ARBEID

KAPITTEL

5

5.4 MEDARBEIDERSAMTALER

Alle medarbeidere skal ha en årlig medarbeidersamtale.

Alle proster har plikt til å gjennomføre dette. Det innebærer en forpliktelse til å informere de tilsatte om muligheten og opplegget og ansvar for å legge til rette for den praktiske

gjennomføringen.

Prostene må drøfte den praktiske gjennomføringen av medarbeidersamtaler med biskopen.

5.5 MILEPÆLSSAMTALE

Seniorpolitikken skal gjennom aktiv, målrettet og kontinuerlig innsats for seniormedarbeiderne (over 55 år) sikre at deres erfaring og kompetanse blir nyttiggjort, videreutviklet og tilpasset den situasjonen den enkelte er i. Arbeidsgiver skal gi nødvendig hjelp til avvikling av

yrkesaktivt liv, forberede pensjonistfasen og gi anledning og oppmuntring til videre innsats i samsvar med egne forutsetninger og arbeidsgivers behov.

Fra fylte 55 år skal prosten gjennomføre milepælsamtaler som del av den årlige

medarbeidersamtalen, hvor seniorens spisskompetanse og planlegging av videre tjeneste fokuseres som eget tema.

HMS-HÅNDBOK

HMS-ARBEID

KAPITTEL

5

5.6 KONFLIKTHÅNDTERING

Konflikter vil kunne oppstå på alle arbeidsplasser, og dette er av de vanskelige sakene for ledere.

En konflikt er mer enn uenighet – det er at to eller flere personer har uforenlige interesser og i tillegg gjensidig nærhet og gjensidig avhengighet. Det er altså tre elementer en kan gjøre noe med. Til forskjell fra uenighet involverer en konfliktsituasjon følelsene like mye som tankene.

Og ofte fokuseres dermed person mer enn sak.

I denne sammenheng er det viktig å klargjøre saksgang ved konflikter. Se under punkt rutiner prosedyren for mobbing, konflikter og trakassering.

Viktigste holdepunkter:

 Prøv å ta opp klager eller stridspunkter direkte med den det gjelder.

 Prøv å løse saken på et tidligst mulig tidspunkt

 Prøv å løse saken på et nærmest mulig nivå

 Unngå slarv, ikke gå med det til andre kolleger som ikke har noe med saken å gjøre Selv om vi anbefaler saksgangen under, er det svært viktig med fleksibilitet på dette området.

HMS-HÅNDBOK

HMS-ARBEID

KAPITTEL

5

5.7 VERNERUNDER

Den systematiske kartleggingen av arbeidsmiljøet skal heretter utføres etter et fastlagt opplegg slik det går fram av denne HMS-håndboka.

Plan for vernerunder vil bli vedtatt på RAMU møte i våren 2010

HMS-HÅNDBOK

FORUNDERSØKELSE TIL VERNERUNDE

SPØRRESKJEMA KOPIERINGS-

GRUNNLAG

5.8 SKJEMA VERNERUNDER

FORUNDERSØKELSER VERNERUNDER

Område Kort problembeskrivelse (stikkord) Evt. forslag til løsning/tiltak (stikkord) Temperatur

Trekk

Luftkvalitet Lukt Fuktighet Belysning Sollys

Lyd Støy

Ergonomi Tilpasning av arbeidsplass Renhold Ryddighet

Lokaler generelt Maskiner Større utstyr Verksteder Laboratorier Basseng

Avfallsbehandling

Farlige stoffer/

produkter

Brannberedskap

Førstehjelp

Annet

Dato og underskrift

HMS-HÅNDBOK

FYSISK MILJØ

SJEKKLISTE KOPIERINGS- GRUNNLAG

Avdeling...Verneområde...

HMS-ansvarlig...Verneombud...

Sjekkliste nr...ved vernerunde (dato)...

Forrige vernerunde...

(Anmerk hvis det er områder som skal prioriteres spesielt ved denne vernerunden)

Områder som skal

kontrolleres

1 2 3 4 5

Sjekkpunkter 1. Inneklima

a) Temperatur:

b) Trekk:

c) Luftfuktighet:

d) Luftkvalitet:

e) Ventilasjon:

f) Støv:

g) Soloppvarming:

2. Belysning

a) Allmennbelysning:

b) Plassbelysning:

c) Blending:

d) Utsyn/innsyn:

3. Lyd a) Støy:

b) Akustikk:

c) Vibrasjoner:

4. Ergonomi a) Belastning:

b) Ensformighet:

c) Fysisk tilpasning:

5. Arbeidsplassen generelt a) Rengjøring:

b) Ryddighet:

c) Plassbehov:

d) Farger, gardiner:

6. Andre sjekkpunkter a)

b)

HMS-HÅNDBOK

BRANN/ULYKKE

SJEKKLISTE KOPIERINGS- GRUNNLAG

Avdeling...Verneområde...

HMS-ansvarlig...Verneombud...

Sjekkliste nr...ved vernerunde (dato)...

Forrige vernerunde...

(Anmerk hvis det er områder som skal prioriteres spesielt ved denne vernerunden) Områder som skal

kontrolleres

1 2 3 4 5

Sjekkpunkter 1. Beredskap

a) Branninstruks:

b) Brannøvelser:

c) Varslingsanlegg:

d) Slukkeutstyr:

e) Utstyrskontroll:

f) Merking, advarsler:

g) Brannvern, branndører:

2. Rømningsveier a) Merking:

b) Tilgjengelighet:

c) Funksjon:

3. Brannfarlige stoffer a) Oppbevaring:

b) Produktdatablad:

c) Sikkerhetsrutiner v/bruk:

d) Merking, advarsler:

4. Eksplosjonsfarlige stoffer a) Oppbevaring:

b) Produktdatablad:

c) Sikkerhetsrutiner v/bruk:

d) Merking, advarsler:

5. Verneutstyr, førstehjelp a) Finnes nødvendig utstyr:

b) Plassering, merking:

c) Opplæring:

6. Andre sjekkpunkter a)

b)

HMS-HÅNDBOK

HMS-ARBEID

KAPITTEL

5

5.9 OPPFØLGING ETTER VERNERUNDE

AVVIKSREGISTRERING - RISIKOVURDERING

 Med avvik menes registrerte forhold innenfor virksomheten som er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, eller som det av hensyn til arbeidsmiljøet i sin helhet er nødvendig å gjøre noe med.

 Avviksregistreringen foretas på bakgrunn av dokumentasjon fra vernerunden.

Sammen med avviksregistreringen bør det foretas en risikoanalyse som danner grunnlag for prioriteringen av de forebyggende tiltak i handlingsplanen. Risikoanalysen skjer ut fra følgende faktorer:

 Risikoidentifisering: Hva slags skade kan skje? Hva/hvem kan skades?

 Risikovurdering: Hvor stor kan skaden bli? Hvor ofte kan skaden skje?

Risiko defineres som et produkt av frekvens og konsekvens. Konsekvens kan graderes fra 1 - 5, hvor 1 tilsvarer den minst omfattende skade som knapt merkes, mens 5 tilsvarer katastrofen.

Frekvens graderes på samme måte, hvor 1 tilsvarer det som forekommer uhyre sjeldent mens 5 tilsvarer det som skjer ofte.

HANDLINGSPLAN

 Handlingsplanen skal angi konkrete tiltak og hvem som skal ha ansvaret for gjennomføringen.

 Tiltakene skal prioriteres.

 Det er viktig å sette realistiske tidsfrister for gjennomføring av de tiltak man er enige om.

Alle tiltak som medfører økonomiske kostnader må godkjennes av budsjettansvarlig. Finnes det ikke disponible midler, skal budsjettansvarlig legge problemet fram for nærmeste

overordnet. Inntil nødvendige midler stilles til disposisjon har overordnet myndighet ansvar for gjennomføringen av tiltaket.

Dreier det seg om viktige skadeforbyggende tiltak som har med liv og helse å gjøre, kan man likevel ikke unnlate å gjennomføre disse fordi om det ikke foreligger budsjettmessig dekning.

De nødvendige midler må da skaffes til veie ved omprioritering innenfor budsjettrammen eller ved tilleggsbevilgninger.

OPPFØLGING

 All dokumentasjon fra vernerunden samles i én perm som oppbevares hos avdelingsdirektør/avdelingsleder drift. Verneombud(ene) skal ha kopi.

 Resultatet av vernerunden og andre tiltak for kartlegging lages til en rapport. På grunnlag av rapporten lages handlingsplan på hver avdeling med prioriterte tiltak for arbeidsmiljøet.

Tiltakene i handlingsplanen innarbeides i kontorets budsjettforslag.

 Når neste vernerunde planlegges, skal alltid dokumentasjonen fra foregående vernerunde gjennomgås og handlingsplanen evalueres.

 Dokumentasjonen skal til enhver tid være tilgjengelig for tilsynsmyndighetene.

HMS-HÅNDBOK

BESKRIVELSE

RISIKOVURDERING

AVVIKSREGISTRERING KOPIERINGS-

GRUNNLAG

AVVIKSREGISTRERING OG RISIKOVURDERING ETTER IK-RUNDE

Avdeling:...Verneområde:...

Sannsynlighet og konsekvens graderes fra 1 til 5, se side 4.3 om risikovurdering.

REFERANSE BESKRIVELSE RISIKO-

VURDERING

Sjekkliste nr/dato

Om- råde nr

Sjekk - punkt

nr

Registrert avvik, ev. henvisn.

til lov, forskrift, vedtak

Hvilke skader kan oppstå

(fysiske/psykiske/personer/materiell)

Sannsyn- lighet

Konse- kvens

HMS- HÅNDBOK

HANDLINGSPLAN TILTAKSLISTE

AVVIKSREGISTRERING KOPIERINGS-

GRUNNLAG

HANDLINGSPLAN - PRIORITERING AV TILTAK - JF RISIKOVURDERING Avdeling:...Verneområde:...

Prioriteringen går fram av tidsfristen for gjennomføring av tiltak.

REFERANSE TILTAK

Sjekkliste nr/dato

Om- råde nr

Sjekk - punkt

nr

Hvilke tiltak som må iverksettes Tidsfrist for

gjennomføring

Finansiering av tiltaket

Ansvarlig

HMS-HÅNDBOK

HMS-ARBEID

KAPITTEL

5

5.10 AVVIKSMELDING I DAGLIG HMS-ARBEID

HMS-problemer som registreres i det daglige, bør tas opp og søkes løst på det nivå hvor problemet er registrert. Dersom dette ikke fører fram, tas saken opp tjenestevei.

Tjenestevei i spørsmål om helse, miljø og sikkerhet vil være:

Problemet oppstår:

Saken prøves løst i samarbeid med nærmeste overordnet

Løses ikke

Arbeidstaker kontakter verneombudet. Saken prøves løst i samarbeid med nærmeste

overordnet.

Løses ikke

Verneombudet tar saken opp med Arbeidstilsynet.

Løses ikke

Saken sendes til Arbeidsdirektoratet.

S A K E N

L

Ø

S

E

S

5.11 AVVIKSMELDINGSSKJEMA Nord-Hålogaland bispedømme

Dato: Prosti:

Melding fra: navn og tittel

Den som gir meldingen fyller ut første hovedrubrikk nedenfor - soknepresten den neste o.s.v.

Om for liten plass kan utdyping skje på eget ark.

Dato

SAK – PROBLEM

SANNSYNLIG ÅRSAK

GJENNOMFØRTE TILTAK FRAMLEGG TIL TILTAK

Sokneprestens håndtering (blir sendt prosten):

Sokneprestens navn/sign

Prostens håndtering (blir sendt biskop m/kopi til lokalt verneombud)

Prostens navn/sign

Biskopens håndtering:

Biskopens navn/sign:

RAMUs håndtering

Dokumentet kan bli sendt tjenestevei som usignert, elektronisk melding.

Signert kopi skal oppbevares i eget arkiv.

Om saken blir sett på som løst når skjemaet blir sendt videre, skal dette gå fram klart og tydelig.

HMS-HÅNDBOK

RUTINER

KAPITTEL

6

6.1 INTRODUKSJONSPLAN FOR NYTILSATTE

Tidspunkt Nødvendige aktiviteter Ansvarlig Merknader Før tilsetting:

Informasjon til søkere

Ved forespørsel sendes utvidet søkerliste til søkerne.

Saksbehandler

Ved tilsetting

Orientering om tilsetting med informasjon om generelle vilkår og arbeidsavtale. I tillegg sendes flytteregulativer og evt. kontrakt for bindingstid.

saksbehandler Arbeidsavtale og avtaler om flytting og bindingstid fylles ut og returneres.

Lokal introduksjonsplan

Før oppstart Ansvarlig Utført/dato

Det avtales første oppmøte med den nytilsatte. Tidspunkt, sted,

kontaktperson osv.

Prost

Innflytting i tjenestebolig

- påse at det finnes nøkler til boligen

- kvalitetssjekk av bolig (rengjort, varme på, ryddet) før innflytting

senest en uke før

- sørge for at det er en til å ta imot ved innflytting

Prost

Orientere kollegaer og menighetsråd om at den nyansatte kommer

og peke ut en kontaktperson

Prost

Sørge for -telefon

- pc, e-post, tilgangsrettigheter på datasystem, nødvendig programvare og adresselister gjøres tilgjengelig

- selve arbeidsplassen er klar - posthylle

- navneskilt - nøkler

- nødvendige håndbøker/liturgiske bøker

Fellesrådet

Første arbeidsdag

Ta imot ny medarbeider til avtalt tid, informere om evnt kontaktpersonordningen og introdusere kontaktperson for

Lokalt

Første arbeidsuke

Ingen kirkelig handlinger, forberede innsettelsesgudstjeneste Prosten sørger for vikar på kirkelige handlinger

Prost Gjennomgå de viktigste arbeidsoppgavene. Lage/sette opp

en

arbeidsplan for de første en til to ukene. Informere om møter som

er planlagt

Prost/lokalt

Gjennomgang av lokale prosedyrer ved dåp, konfirmasjon, vigsel,

begravelse/bisettelse

Lokalt

Gjennomgang av menighetens lokale planer og rutiner Lokalt

Innføring i kontor og kontorrutiner Lokalt

IKT-innføring Fellesrådet

Avtale besøk/befaring for innføring i aktuelle kirke/kirkegårder/menighetshus

Lokalt Avtale møte med aktuelle samarbeidspartnere

- menighetsråd - frivillige

- aktuelle samarbeidspartner (kommune m.m.) - tillitsvalgte i fagforening

- verneombud/boligombud

Prost

Sørge for relevant skriftlig materiale for eksempel div skjemaer oghåndbøker

Prost Det utpekes navngitte oppgaveansvarlige for viktige

funksjoner -arkiv -økonomi -personal -brann

-geografi (kirke, kirkegård, sykehjem, skoler osv) -annet

Prost

Innføring i lokalsamfunnet Lokalt

Første måned

Presentasjon for menighetsråd Prost

Prostiets innføringsplan

Første arbeidsuke Ansvarlig Utført/

dato Innføring i arbeidsplaner og arbeidsbeskrivelser Prost

Orientering om tjenestevei og tilgjengelighet til prosten Prost Innføring i bestemmelser og ordninger for prestetjenesten

(Første

arbeidsuke), herunder:

- Ferie, fritid, fraværsregistrering - Beredskapsordningen

- Gudstjenester og kirkelige handlinger – lokale ordninger - Kirkebokføring og arkivering

- Lovverk - HMS-arbeid - IA-prosedyrer

- Medarbeidersamtale

Prost

Første måned Prost

Presentasjon for prostikollegiet og dets møteformer (Første prostisamling)

Prost

Innføring i prostiets landskap Prost

Prostiets planer og fellestiltak Prost

Presentasjon av andre samarbeidspartnere i prostiet Prost Oppfølgingssamtale med prost etter en måned (gjennomgå

praktiske

forhold, sikre at arbeidsoppgaver er forstått og ansvarsforhold er

avklart)

Prost

Etter 6 måneder

Medarbeidersamtale med prost Prost

Bispedømmeadministrasjonens innføringsansvar

Innen første halvår Ansvarlig Utført/dato

Samtale med biskop Driftsavdelingen

Nytilsattdag på bispedømmekontoret hvor følgende elementer gjennomgås:

- Presentasjon av ansatte og deres arbeidsoppgaver - Informasjon om bispedømmets strategi og

virksomhetsplaner

- Informasjon om sosiale tiltak i bispedømmet - Presentasjon av personaltiltak

- Informasjon om veiledning (ABV obligatorisk for alle nyutdannede)

- Innføring i arbeidslivets rettigheter og plikter, rolleavklaring, tjenestevei.

- Etikk

Driftsavdelingen

Evaluering og kvalitetssikring (Ansvar: Personalavdelingen v/ bispedømmekontorene) Etter ca. 6 måneder evaluerer og kvalitets sikrer prost og den nytilsatte

innføringsprogrammet. Evalueringen sendes til bispedømmekontorets personalavdeling.

Personalavdelingen etterlyser eventuelt manglende evalueringer:

Gjennomføring av introduksjonsplan:

Aktivitet Dato Signatur nytilsatt Signatur prost

Lokal introduksjonsplan er gjennomført

Prostiets introduksjonsplan er gjennomført

Bispedømmeadministrasjonens introduksjonsplan er

gjennomført

Evaluering og kvalitetssikring

HMS-HÅNDBOK

RUTINER

KAPITTEL

6

6.2 RUTINER VED ARBEIDSULYKKER OG YRKESSKADER

Se veiledningen for en mer utførlig forklaring til de enkelte punktene.

Husk: Lege må alltid tilkalles eller kontaktes ved alvorlig personskade!

Skjematisk oversikt over registrerings-, melde- og varslingsplikten ved personskader

Kontorets IK- system (særskilt skjema)

Folketrygden (særskilt skjema)

Statens Pensjonskasse (særskilt skjema)

Politi og/eller Arbeidstilsynet

Dødsulykke eller alvorlig personskade som kan gi varig men eller langt sykdomsfravær

Skaden registreres

Skaden meldes Skaden meldes.

Særskilt lege erklæring kreves

Begge etater skal varsles straks på hurtigste måte Forstuinger, kutt, mindre klem-

og støtskader eller andre skader som bør behandles av lege eller som antas å føre til kortere sykdomsfravær

Skaden registreres

Skaden meldes Skaden meldes hvis arb.giver eller arb.taker ønsker det, sær- skilt legeerklæ- ring legges ved

Varsling ikke nødvendig¹

Sykdom som kan skyldes påvirkning i arbeid eller forhold på arbeidsplassen

Sykdommen registreres

Sykdommen meldes

Skaden meldes ikke

Varsling ikke nødvendig²

Mindre skader, skrubbsår, rifter e.l hvor arbeidstakeren kan fortsette arbeidet etter førstehjelp på stedet

Registreres bare hvis skaden skjer i forbindelse med nestenulykke³ eller alvorlig uhell

Skaden meldes ikke

Skaden meldes ikke

Varsles ikke

Hvem som registrerer, melder eller varsler når den skadede er tilsatt ved Nord-Hålogaland

bispedømmekontor

Prosten i samarbeid med verneombud. Kopi av skjema sendes biskop.

Prosten evt. i samarbeid med den skadede,

meldingen går via bispedømme- kontoret.

Bispedømme - kontoret evt. i samarbeid med den skadede.

Nærmeste overordnet, varselet gis direkte

Veiledning for registrering og melding av arbeidsulykke, yrkesskade eller yrkessykdom

ORDFORKLARINGER MED UTGANGSPUNKT I §§ 13-3 OG 13-4 I FOLKETRYGDLOVEN

Med yrkesskade menes en personskade, en sykdom eller et dødsfall som skyldes en arbeidsulykke som skjer mens arbeidstakeren er i arbeid på arbeidsstedet i arbeidstiden.

Som arbeidsulykke regnes en plutselig eller uventet ytre hending som arbeidstakeren har vært utsatt for i arbeidet. Som arbeidsulykke regnes også en konkret tidsbegrenset ytre hending som medfører en påkjenning eller belastning som er usedvanlig i forhold til det som er normalt i vedkommende arbeid.

1 Arbeidstilsynet får kopi av skademeldingen til trygdekontoret og trenger derfor ikke særskilt melding, men bør varsles ved tilløp til alvorlige ulykker uten personskader.

2 En lege som gjennom sitt arbeid får kunnskap om en arbeidstaker som lider av yrkessykdom som er likestilt med

Belastningslidelser som over tid har utviklet seg i muskel-/skjelett-systemet, regnes ikke som yrkesskade. Det samme gjelder lidelser som har utviklet seg som følge av psykiske

påkjenninger eller belastninger over tid.

Med yrkessykdommer menes visse sykdommer som skyldes påvirkning i arbeid,

klimasykdommer og epidemiske sykdommer som ifølge forskrift og på særskilte vilkår kan likestilles med yrkesskade.

REGISTRERINGSPLIKT ETTER ARBEIDSMILJØLOVEN VED YRKESSKADE Arbeidsgiveren skal etter arbeidsmiljøloven § 20 sørge for at alle personskader som oppstår under utførelsen av arbeid registreres. Det samme gjelder sykdom som antas å ha sin grunn i arbeidet eller forholdene på arbeidsplassen. Denne registreringen skjer ved bruk av

skademeldingsskjemaet i internkontrollhåndboken, og det er prosten som har ansvar for at skaden blir registrert. Kopi av skademeldingen sendes biskopen.

Registeret må ikke inneholde medisinske opplysninger av personlig karakter uten samtykke fra den opplysningen gjelder. Registeret skal være tilgjengelig for Arbeidstilsynet, verneombud, arbeidsmiljøutvalget og verne- og helsepersonalet, men er ellers undergitt taushetsplikt.

Som personskade etter denne bestemmelsen regnes enhver skade som kan føres tilbake til farlige forhold i arbeidet eller arbeidsmiljøet. Bagatellmessige skrubbsår og smårifter e.l. som kan behandles på stedet, og hvor arbeidstakeren umiddelbart kan fortsette arbeidet, regnes likevel ikke som skade.

MELDEPLIKT ETTER ARBEIDSMILJØLOVEN

Arbeidsmiljøloven § 21 bestemmer at dersom arbeidstaker rammes av arbeidsulykke som har voldt døden eller alvorlig skade, skal arbeidsgiveren straks, og på hurtigste måte, varsle Arbeidstilsynet og nærmeste politimyndighet. Arbeidsgiveren skal bekrefte varselet skriftlig.

Verneombudet skal ha kopi av bekreftelsen. Meldeplikten bør gjelde tilsvarende dersom ulykken rammer en student.

Varsel etter denne bestemmelsen kan gis muntlig, over telefon, med bud eller på den måten som finnes mest hensiktsmessig ut fra situasjonen. Det viktigste er at rette myndighet kan komme raskest mulig til skadestedet. Slikt varsel er ikke å anse som en skademelding. Det er nærmeste overordnet som har ansvar for å varsle om ulykken.

Som alvorlig skade i lovens forstand regnes enhver skade som etter arbeidsgivers eller arbeidstakers skjønn vil kunne medføre varig eller lengre tids arbeidsudyktighet.

Loven tolkes slik at det også kan foreligge meldeplikt ved arbeidsuhell som lett kunne ført til alvorlig ulykke (nestenulykker), men hvor personskade tilfeldigvis ikke skjedde.

MELDEPLIKT ETTER FOLKETRYGDLOVEN

Arbeidsgiver har etter folketrygdloven § 13-14 plikt til å sende skademelding til trygdeetaten når en arbeidstaker eller student blir påført en skade eller sykdom som kan gi rett til

yrkesskadedekning.

Det er et vilkår for rett til yrkesskadedekning at yrkesskaden er meldt til trygdeetaten innen ett år etter at arbeidsulykken skjedde. En yrkessykdom må være meldt innen ett år etter at

vedkommende selv eller den meldepliktige ble klar over årsaken til sykdommen.

Meldingen gis på særskilt fastsatt skjema, og trygdekontoret sender kopi av meldingen til Arbeidstilsynet. Det er trygdeetaten som avgjør om skadelidte har rett til yrkesskadedekning etter folketrygdloven. Arbeidsgiver har først og fremst et ansvar for å klarlegge de faktiske omstendighetene rundt ulykken eller sykdomstilfellet.

Hvis skaden rammer en tilsatt, har prosten ansvaret for å skrive skademelding, helst i samråd med verneombud og den skadede, hvis det er mulig. Skjemaet sendes biskopen som

videresender meldingen til trygdekontoret og sørger for at kopi blir oppbevart i vedkommendes personalmappe.

YRKESSKADEFORSIKRINGEN I STATENS PENSJONSKASSE

Alle som utfører arbeid i arbeidsgivers tjeneste, er omfattet av lov om yrkesskadeforsikring, uavhengig av hvem som er arbeidsgiver. Arbeidstakere som omfattes av hovedtariffavtalen i staten, dekkes i tillegg av tariffavtalens bestemmelser om ytelser ved yrkesskade. Skadelidte har rett til erstatning fra den av ordningene som gir best kompensasjon.

Saker om yrkesskadeerstatning i staten behandles og avgjøres av Statens Pensjonskasse.

Dersom det oppstår en skade som arbeidsgiver eller den tilsatte mener kan gi rett til erstatning, bør pensjonskassens særskilte skademeldingsskjema for yrkesskader fylles ut og sendes inn. I utgangspunktet er det arbeidstakeren selv som skal fylle ut skjemaet, men arbeidsgiver må påse at pensjonskassen får melding og skal hvis ønskelig bistå ved utfyllingen av skjemaet. Noen av opplysningene skal bekreftes av arbeidsgiver. I skjemaet er det også plass for legeerklæring som selvsagt må fylles ut av lege.

Det er viktig å melde fra om skader så tidlig som mulig. Selv om skaden ikke blir vurdert som en yrkesskade der og da, kan skademeldingen gi viktige opplysninger hvis det senere oppstår komplikasjoner.