Dentre as várias habilidades necessárias ao pessoal envolvido com o Gerenciamento de Facilidades a capacidade de gerenciar custos é primordial. Isto decorre não só por sua participação no processo de gerenciamento de valores, mais também pelo fato de que o planejamento financeiro representa o acesso do Gerenciamento de Facilidades aos níveis mais elevados da direção da organização. 5 Somente com a alta gerencia sensibilizada acerca das vantagens potenciais de um gerenciamento racional será possível obter os recursos necessários para executá-lo em elevado nível administrativo, onde decisões são tomadas não em função de custos mas sim de valores, com considerações vislumbrando horizontes de médio e longo prazo, afinadas com os objetivos estratégicos da organização usuária do edifício.
Não se pode ignorar a importância dos recursos financeiros para o desenvolvimento de qualquer processo. Gerenciar adequadamente estes recursos é em primeira instância questão de sobrevivência e em última a possibilidade de empreender tudo o que foi planejado em níveis estratégicos e operacionais, visando a plena satisfação das necessidades dos usuários em um cenário mutante e competitivo. De nada adiantará planejamentos estratégicos e operacionais “perfeitos” se o gerenciamento não for capaz de traduzir em parâmetros financeiros as necessidades encontradas, avaliar, comprometer e apresentar as vantagens resultantes e os recursos necessários em linguagem que possa ser compreendida pelas pessoas que lidam com estes recursos o tempo todo e decidem onde e como estes serão aplicados.
Planejamento financeiro consiste basicamente na definição dos recursos necessários, racionalmente determinados, alocados no tempo (budget). Muitas vezes os custos deverão ser obtidos através de estimativas, como por exemplo, a submissão de um novo projeto à aprovação executiva. O gerenciamento lidará freqüentemente com estimativas de custos e estas podem ser:
• Intuitivas – de precisão questionável e sucesso dependente da capacidade e habilidade da pessoa que faz a estimativa. Na verdade muitos gerentes de Facilidades são avaliados por sua capacidade de estimar intuitivamente;
• Comparativas – baseadas em consultas de dados de situações semelhantes;
• Abrangentes – obtida através da simulação de todos os custos que podem
ocorrer no processo de produção de um produto ou serviço. É o mais e trabalhoso e também confiável processo de estimativa.
Os custos obtidos através de orçamento criterioso ou intuitivo, precisarão sempre ser justificados, uma vez que o custo operacional e de manutenção do edifício e de seus sistemas é o segundo maior de uma organização e por isso estará sempre sujeito a pressões por diminuição ou supressão dos recursos previamente alocados. A função da justificativa econômica é subsidiar a tomada de decisões, seja para escolher entre ações concorrentes ou alternativas, para aceitar ou rejeitar um procedimento, ou para organizar diversos projetos, em ordem de prioridade a ser seguida na distribuição dos recursos disponíveis. Esta justificativa é efetuada com a utilização das ferramentas disponíveis na matemática financeira, como por exemplo: 34
• Prazo para recuperação de capital: tempo necessário para recuperação do capital investido em um projeto, obtido pela divisão dos recursos empregados pelo ganho líquido por unidade de tempo, sendo empregado para selecionar alternativas em cenário de recursos limitados. A principal desvantagem deste método está na não consideração de valores, penalizando alternativas que representam vantagens consideráveis ao longo tempo, demandando contudo maior período de retorno de investimentos.
• Análise de Custo Benefício – divisão dos custos de um projeto pelos benefícios obtidos por sua adoção, considerados ao longo de toda a vida útil de um sistema ou equipamento. De difícil aplicação quando utilizado em um serviço interno que não gera retorno financeiro diretamente mensurável. No
entanto, para estes casos, pode-se sempre avaliar o custo da interrupção de fornecimento de determinado serviço para a organização. Se, por exemplo, não for possível quantificar diretamente os benefícios de um processo otimizado de manutenção do edifício e dos sistemas prediais para a organização, é factível avaliar a perda de produtividade e os custos de contingência para interrupções e panes no fornecimento dos serviços considerados.
• Taxa de retorno interna – indicada pelo rendimento líquido dividido pelo investimento. Utilizada para priorizar investimentos através do retorno financeiro à organização, permitindo a comparação entre diversos investimentos de capital. Envolve conceitos de recursos no tempo e fluxo de caixa. Seu emprego é variável entre organizações por permitir a aplicação de variáveis próprias, gerando versões únicas, e que podem por vezes apresentar resultados distorcidos e pouco confiáveis.
• Retorno de Ativo Líquido – (Return on Net Asset) – representa a mudança de valor dos ativos da organização, em tempo passado, sendo determinado pela divisão da variação do valor dos ativos pelo valor total dos ativos. Se este índice resultar positivo indica que a organização está usando melhor seus ativos, do que anteriormente. Se negativo indica um decréscimo na capacidade estratégica dos ativos alavancarem os negócios da organização. Para os propósitos do Gerenciamento de Facilidades pode representar um indicador confiável do estado físico dos ativos da organização. 34
As decisões relacionadas com o investimento de recursos financeiros não devem se pautar exclusivamente em análise de custos, devendo também ser considerados outros fatores, tais como riscos associados ou possibilidades de vantagens competitivas, entre outras. Os recursos financeiros devem ainda ser considerados no tempo, utilizando-se para tanto uma taxa de desconto que representa os custos para obtenção dos recursos. Assim, o valor presente (VP) de um determinado valor em uma data futura (VF) é dado pela eq.(1):
VP = VF x [(1 + i) t ] - 1 (1)
onde: i é a taxa de desconto por períodos de tempo t é o período considerado
A consideração dos recursos financeiros no tempo permite a obtenção de análises mais precisas, ainda que a inflação seja sempre representada por avaliações intuitivas. As ferramentas financeiras acima descritas constituem-se em valioso suporte para o Gerenciamento de Facilidades. No entanto, a mais completa, dada as características e objetivos deste gerenciamento, é a metodologia denominada Custo do Ciclo de Vida Útil, que deve ser empregada sempre que possível.