The Supply Side

Compras é uma função ampla e, se realizada com eficiência, envolve todos os departamentos da empresa. Obter o material certo, nas quantidades certas, com a entrega correta (tempo e lugar), da fonte correta e no preço certo são todas funções de compras (ARNOLD, 2006).

As quantidades e a entrega de produtos acabados são estabelecidas pelas necessidades do mercado. No entanto, o planejamento e controle de produção deve decidir quando pedir as matérias-primas, de modo que a demanda do mercado possa ser atendida. O departamento de compras fica então responsável por colocar os pedidos e garantir que as mercadorias cheguem pontualmente através da localização de fontes adequadas de suprimentos e negociação de preços.

Para Martins (2006), a função compras é vista como parte integrante do gerenciamento da cadeia de suprimentos. Esta função compras diz respeito a todo complexo que envolve o processo de planejamento da aquisição, licitação, julgamento das propostas e fornecimento de materiais e serviços, bem como a contratação de fornecedores que abastecerão a empresa com os materiais e serviços utilizados. Todo esse complexo de atividades, mesclando diversos objetivos muitas vezes conflitantes, é dirigido a uma única finalidade: garantir que materiais e serviços exigidos sejam fornecidos nas quantidades corretas, com qualidade, no tempo desejado (GONÇALVES, 2004).

Arnold (2006), define a função compras como sendo responsável pelo estabelecimento do fluxo dos materiais, pelo follow up junto ao fornecedor, e pela agilização da entrega. Prazos de entrega não cumpridos podem criar sérias perturbações para os departamentos de produção e vendas, mas a função de compras pode reduzir o número de problemas para ambas as áreas e adicionar lucros.

Dias (2006) define os principais objetivos da função compras como sendo o de obter um fluxo contínuo de suprimentos a fim de atender aos programas de produção, coordenar esse fluxo de maneira que seja aplicado um mínimo de investimento que afete a operacionalidade da empresa, comprar materiais e insumos aos menores preços, obedecendo a padrões de quantidade e qualidade definidos e procurar sempre dentro de uma negociação justa e honrada as melhores condições para a empresa, principalmente em condições de pagamento.

Para satisfazer a esses objetivos, devem ser determinadas as especificações de compra: qualidade certa, quantidade certa e entrega certa (tempo e lugar), selecionado o

fornecedor (fonte certa), negociados os termos e condições de compra e emitido e administrado os pedidos de compra.

Arnold (2006) diz que o ciclo de compras consiste em a) receber e analisar as requisições de compra, b) selecionar fornecedores. Encontrar fornecedores potenciais, emitir solicitações para cotações, receber e analisar cotações, selecionar o fornecedor certo, c) determinar o preço correto, d) emitir pedidos de compra, e) fazer um acompanhamento para garantir que os prazos de entrega sejam cumpridos, f) receber e aceitar as mercadorias e g) aprovar a fatura para pagamento do fornecedor.

Em algumas organizações, a função compras abrange um leque maior de atividades como gerência de materiais, acompanhamento de contratos e controle das faturas de fornecimento de materiais para autorização de pagamentos (GONÇALVES, 2004).

Para Dias (2006), além das atividades típicas dentro da organização de compras, outras responsabilidades poderão ser partilhadas com outros setores, como a determinação do que fabricar ou comprar, padronização e simplificação, as especificações e substituições de materiais, os testes comparativos, o controle de estoques, seleção de equipamentos de produção e o controle dos programas de produção dependentes da disponibilidade de materiais.

As grandes empresas que possuem várias fábricas, o volume de operações de compra atinge quantidades consideravelmente altas. Nelas é preciso saber se todas as operações de compra da organização serão feitas em um ponto centralizado, ou em seções de compras separadas para cada fábrica.

A importância da função de compras já se tornou evidente e por isso se pode diferenciar a função do comprador atual e do primitivo “colocador de pedido”.

Atualmente, o comprador é um elemento experiente e sua função caracteriza-se com um das mais importantes da empresa. O padrão atual do comprador exige que ele tenha ótimas qualificações e esteja preparado para usá-las em todas as ocasiões, demonstre amplos conhecimentos sobre produtos, processos e fases de fabricação, esteja preparado para discutir em igual nível de conhecimento com os fornecedores, saiba ouvir atentamente os argumentos dos vendedores, analisá-los e agir sensatamente, identifique-se com a política e os padrões de ética definidos pela empresa e objetive negócios honestos e compensadores, sem que pairem dúvidas quanto à dignidade daqueles que o conduziram.

Compradores de alto desempenho compram bem e eficientemente, atendem aos objetivos de lucros, uma vez que o departamento de compras é um centro de lucro (DIAS, 2006).

Um sistema de compras pode variar de acordo com a estrutura da empresa e das políticas por ela adotadas. A cada ano novas reformulações são implementadas nos sistemas de compras para poder comprar melhor e encorajar novos e eficientes fornecedores.

O sistema de compras a três cotações parte de um número mínimo de cotações para encorajar novos competidores.

Outra forma é o sistema de preço objetivo que utiliza o conhecimento prévio do preço e proporciona uma verificação dupla no sistema de cotações. Ajudar aos fornecedores a serem competitivos e garante ao comprador uma base para argumentações nas negociações.

Duas ou mais aprovações é o sistema em que no mínimo duas pessoas estão envolvidas em cada decisão da escolha do fornecedor. Estabelece uma defesa dos interessas da organização pela garantia do melhor julgamento.

A Documentação escrita possibilita o exame de cada fase da negociação, permite a revisão e estará sempre disponível junto ao processo de compra para esclarecer qualquer dúvida posterior.

Dias (2006) divide o sistema de compras em 4 partes.

A primeira, solicitação de compras, consiste em uma comunicação interna da empresa, caso não esteja sendo utilizado métodos como EDI (Eletronic Data Interchange).

A segunda parte é a coleta de preços. É atividade de identificar os fornecedores e coletar os preços de seus produtos/serviços;

A terceira é o pedido de compra, ou seja, o resultado da seleção da melhor opção entre as oferecidas pelos fornecedores;

A última parte é o acompanhamento de compras que consiste na atividade de averiguar o “status” do pedido até o momento em que o material/serviço seja efetivamente entregue e dada por concluída a operação.