Como define Guerreiro (1999), planejamento é o ato de tomar decisões por antecipação à ocorrência de eventos reais, isto é, envolve a escolha de uma dentre várias alternativas de ações possíveis, que os gerentes podem formular diversos cenários prováveis de futuro. A técnica consiste em fazer pesquisas, análises, projeções e especulações a respeito de eventos futuros e o impacto das variáveis das áreas econômica, tecnológica, social e política sobre o resultado da empresa.
É preciso que a organização tenha seus objetivos e que se estabeleça a melhor maneira de alcançá-los. Além disso, os planos permitem que a organização consiga e aplique os recursos necessários para a consecução de seus objetivos, os membros da organização executem atividades compatíveis com os objetivos e os métodos escolhidos e o progresso feito rumo aos objetivos seja acompanhado e medido, para que se possam tomar medidas corretivas se o ritmo do progresso for insatisfatório.
Os primeiros passos do planejamento envolvem a seleção de objetivos para a organização. Depois, estabelecem-se objetivos para as subunidades da organização – suas divisões, seus departamentos, e assim por diante. Uma vez determinados os objetivos, estabelecem-se programas para sua consecução de maneira sistemática. É claro que, na seleção dos objetivos e no estabelecimento dos programas, o administrador leva em conta sua viabilidade e se eles poderão ser aceitos pelos administradores e pelos empregados da organização.
O planejamento subdivide-se em duas etapas principais, o planejamento estratégico e o operacional.
O Planejamento Estratégico define políticas, diretrizes e objetivos estratégicos e tem como resultado final o equilíbrio dinâmico das interações da empresa com suas variáveis ambientais internas e externas. Segundo Reddin (1989), estas variáveis externas são representadas por fatores econômicos, políticos, sociais e tecnológicos cujo comportamento pode afetar um ou mais fatores–chave de forma positiva ou negativa e gerar oportunidades ou ameaças.
Ameaça é definida como uma situação desfavorável, que poderá prejudicar de forma quantitativa e qualitativa o desempenho da entidade em relação a um ou mais fatores. A oportunidade é uma situação favorável que a entidade poderá aproveitar de forma eficaz para melhorar o desempenho.
As variáveis internas representam fatores ligados aos processos de operação, administração e decisão formal e informal, à sua estrutura organizacional, os seus recursos materiais, humanos e tecnológicos. O comportamento dessas variáveis pode definir os pontos fortes e fracos.
Segundo Ansof (2000), somente um número reduzido de empresas utiliza o verdadeiro Planejamento Estratégico. A grande maioria das organizações continua empregando as antiquadas técnicas do Planejamento a Longo Prazo, que se baseiam em extrapolação das situações passadas.
Conforme Costa (2002), a administração estratégica envolve um processo ou uma série de etapas. As etapas básicas são execução de uma análise do ambiente, estabelecimento de uma diretriz organizacional, formulação e implementação de uma estratégia organizacional e controle estratégico.
O processo de administração estratégica tem início com a análise do ambiente, isto é, com o processo de monitorar o ambiente organizacional para identificar os riscos e as oportunidades presentes e futuras. Nesse contexto, o ambiente organizacional encerra todos os
fatores, tanto internos como externos à organização, que podem influenciar o processo obtido através da realização de objetivos da organização.
A segunda etapa do processo de administração estratégica é o estabelecimento da diretriz organizacional ou determinação da meta da organização. Há dois indicadores principais de direção para os quais uma organização é levada: a missão e os objetivos organizacionais. A missão organizacional é a finalidade de uma organização ou a razão de sua existência. Os objetivos são as metas das organizações. Há outros dois indicadores de direção que atualmente as empresas estabelecem: a visão, que é o que as empresas aspiram a ser ou se tornar; e os valores, que expressam a filosofia que norteia a empresa e a que a diferencia das outras.
A formulação de estratégia é definida como um curso de ação com vistas a garantir que a organização alcance seus objetivos. Formular estratégias é projetar e selecionar estratégias que levem à realização dos objetivos organizacionais. O enfoque central está em como lidar satisfatoriamente com a concorrência. Assim que o ambiente tenha sido analisado e a diretriz organizacional estipulada, a administração é capaz de traçar cursos alternativos de ação em um esforço conhecido para assegurar o sucesso da organização.
Nesta quarta etapa coloca-se em ação as estratégias desenvolvidas logicamente que emergiram de etapas anteriores ao processo de administração estratégica. Sem a implementação efetiva da estratégia, as organizações são incapazes de obter os benefícios da realização de uma análise organizacional, do estabelecimento de uma diretriz organizacional e da formulação da estratégia organizacional.
Por último, o controle estratégico se concentra na monitoração e avaliação do processo de administração estratégica no sentido de melhorá-lo e assegurar um funcionamento adequado.
O Planejamento Operacional define planos, políticas e objetivos operacionais de empresa e tem como resultado final o orçamento operacional na busca de equilíbrio das interações dinâmicas que ocorrem nos subsistemas internos.
Como defende Guerreiro (1999), o planejamento operacional é realizado em etapas:
a) processo de elaboração de planos alternativos de ação, capazes de criar diretrizes e objetivos estratégicos da empresa.
b) processo de avaliação de planejamento, a avaliação e a aprovação de planos, que depende do suporte e apoio do sistema de informações do orçado.
No quadro 1 pode-se visualizar a diferenciação do Planejamento Estratégico e Planejamento Operacional. O planejamento estratégico não é a única atividade de planejamento de uma organização, todavia é a atividade na qual o papel da organização é mais crítico. O planejamento feito nos níveis mais baixos chama-se planejamento operacional. Seu enfoque são as atividades do momento e sua principal preocupação é a eficiência (fazer as coisas corretamente) em vez da eficácia (fazer as coisas certas).
CONCEITO PLANEJAMENTO OPERACIONAL PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO Enfoque Problemas operacionais Sobrevivência e desenv. a longo prazo Objetivos Lucros atuais Lucros futuros
Restrições Ambiente de recursos atuais Ambiente de recursos futuros Recompensas Eficiência, estabilidade Desenvolvimento do potencial futuro
Informações Ramo de atividade atual Oportunidades futuras Organização Burocrático/ estável Empresarial/ flexível Liderança Conservadora Inspira mudança racional Solução de
Problemas
Reage, confia na experiência passada Prevê, descobre novas orientações QUADRO 1 – Planejamento Operacional / Estratégico
Fonte: Ansof (2000, p. 32)