Embora a Arquivística não utilize essa mesma denominação para a função de criação dos documentos, optamos por relacionar a aquisição à produção pelo simples fato de que esta função explicita como esses registros nascem na primeira fase de gestão. Enquanto nos arquivos permanentes temos a possibilidade de discutir a aquisição na maneira como se apresenta o termo, na fase corrente temos o raciocínio de
101 que o surgimento dos registros orgânicos parte do exercício das atividades da organização, o que ressalta a naturalidade de produção desses ativos.
Dessa maneira, a escolha por essa relação se justifica pela menção do seguinte questionamento: como são adquiridos os documentos na primeira fase documental? Como não há aquisição, no sentido restrito do termo, e sim há produção, parece mais oportuno discutir a função de produção neste ponto do texto.
O papel do profissional de arquivo nessa etapa seria o de realizar um planejamento ativo no sentido de agir em prol do controle da produção desenfreada das informações, o que poderia ser denominado como “controle de natalidade”, ao diminuir o aumento vertiginoso do volume documental. Além disso, ao arquivista cabe a função de criar normas e procedimentos por meio da elaboração de manuais de auxilio às rotinas documentais. Nessa etapa, esse profissional deve agir como um consultor no que diz respeito à inserção de regras para a criação das tipologias documentais. Deve-se observar o nível de difusão das tecnologias da informação e o planejamento de medidas que possam alterar o quadro da produção desnecessária de registros.
Mesmo citando esse intuito, percebe-se que a tentativa de controle da produção dos documentos passa a perder intensidade dentro da discussão da literatura da área. Isso porque o ritmo da habilidade humana de controlar e organizar os documentos ditos contemporâneos é muito menor do que a sua capacidade de reprodução. As tecnologias acabam por aumentar vertiginosamente as informações arquivísticas, trazendo a necessidade iminente de se discutir maneiras de garantir a relação com o contexto produtor.
A produção desenfreada de documentos traz impactos consideráveis às organizações. As consequências da duplicação das informações arquivísticas vão desde a morosidade para a tomada de determinada decisão à falta de controle e descentralização de registros no âmbito institucional. Isso requer do arquivo intermediário um gasto desnecessário de energia ao observar a incapacidade em tratar de maneira confiável as cópias de documentos, por não saber se os originais foram preservados em outros departamentos.
A preocupação dos recentes estudos arquivísticos está em repensar as plataformas de produção dos documentos, uma intervenção que começa antes mesmo da própria gênese documental. Aos sistemas de gestão de documentos arquivísticos tocam esta nova demanda marcadamente representada pela alta facilidade de reprodução, o que torna vulnerável a capacidade de evidência.
102 O caminho desse debate vai em direção ao levantamento das características essenciais que possam garantir a autenticidade e fidedignidade do documento dentro de seu contexto produtor. Passa-se a advertir o arquivista para a observação do registro antes mesmo do ato de sua produção, em decorrência da atividade administrativa específica. Essa característica parece destacar a capacidade limitada do profissional de arquivo em controlar a produção documental, conforme destacado anteriormente.
A criação dos documentos eletrônicos traz consigo a necessidade de revisão de vários conceitos utilizados pela Diplomática. A decomposição do documento de arquivo em partes que reproduzam os seus elementos internos e externos, além da avaliação do trâmite desses registros, refaz a trajetória de reavivar conceitos utilizados por essa antiga ciência, tornando-a uma ferramenta essencial para esses estudos.
À medida que a informação se torna um elemento autônomo na composição do documento, devido aos novos imperativos tecnológicos, as maneiras de garantir a efetiva contextualização destes registros perpassam pela avaliação de variáveis que possam vincular o registro ao momento de sua gênese. Daí a importância do conceito difundido por Bellotto (2004) de tipologia documental, que se refere à junção da espécie documental com a sua função no interior da organização. Tal concepção se situa na submissão dos objetivos de guarda do documento à administração geral, o que talvez possa ser abordado sob o prisma de sua função no interior do próprio conjunto de documentos.
Além disso, o uso de um ferramental metodológico capaz de realizar o levantamento das tipologias documentais geradas pelas instituições passa a ser um valioso arsenal para a elaboração dos instrumentos de gestão dos documentos de arquivo. Daí a importância do plano de classificação e a tabela de temporalidade documental.
Essa função também envolve as ações inseridas na questão de como os documentos passam de uma fase à outra, dentro do ciclo de vida, termos técnicos denominados como transferência e recolhimento. Onde a primeira indica a passagem do documento da fase corrente para a intermediária; e a segunda o seu movimento ao arquivo permanente. Nessa última fase do ciclo vital o processo de aquisição dos fundos documentais ocorre por doação, dação (em trocas por dívidas), depósito e empréstimo sob custódia temporária; além da complementação do acervo com registros de outros fundos por intermédio da técnica de microfilmagem.
103 Existem duas maneiras de aquisição dos conjuntos documentais nos arquivos ditos permanentes ou definitivos: as ordinárias, que são realizadas respeitando-se determinada periodicidade; e as extraordinárias, guiadas sob medidas ocasionais. As ordinárias se subdividem em a) transferências diretas em massa, quando aparecem fundos documentais desconhecidos que mereçam um tratamento imediato, e; b) as transferências diretas contínuas, onde são enviados os conjuntos documentais na medida em que são produzidos, respeitando-se o encerramento de seu trâmite.
As aquisições extraordinárias apresentam várias nuances nas maneiras de ingresso dos conjuntos documentais:
a) doação: não requer uma formalidade jurídica. É apenas a manifestação de interesse de entrega da documentação por uma pessoa ou organismo;
b) legado: é uma espécie de doação. Contudo, necessita de um documento jurídico para os herdeiros;
c) compra: apesar de rara nos arquivos, pode ser realizada quando um bem haja sido declarado de interesse cultural;
d) reintegração: quando se devolve ao arquivo a documentação que estava sob poder de outras pessoas físicas ou jurídicas, como nos casos de guerra; e, e) depósito: guarda da documentação por um período de tempo definido. Uma
maneira de garantir uma custódia segura de informações que possam estar sendo negligenciadas por seus órgãos de origem.
Por mais que esta função pareça simples de ser aplicada, o questionamento que deve orientar a escolha de uma boa estratégia de planejamento deve ser: que parâmetros devem nortear o envio dos documentos? Sob esse aspecto, Cruz Mundet (2001) apresenta três pontos a serem observados. Primeiro, o término de sua tramitação. Segundo a frequência com que se usam os documentos. E por último, a atuação ou extensão do sistema de arquivo; isso porque essa característica deve guiar as passagens dos documentos na medida em que o acesso físico deva ser respeitado. Não adianta permitir o acesso a uma distância que prejudique a rapidez de uso das informações, comprometendo a tomada de decisão.
Nesse sentido, cabe ao arquivista estabelecer parâmetros regulares para a conduta dessas ações, bem como providenciar a efetiva criação de regras e procedimentos que não comprometam a autenticidade dessas informações, levando-se
104 sempre em conta o seu contexto de produção e a sua possibilidade concreta de uso como fonte informativa.
Finalizando a discussão em torno desta função, Cruz Mundet (2001) apresenta os princípios que devem reger os planejamentos das passagens de um arquivo para outra fase:
a) os procedimentos devem ser simples, exigindo um mínimo de esforço para entendimento por parte dos usuários ou pessoas responsáveis pela ação; b) assegurar o acondicionamento e a recuperação dos documentos;
c) permitir a elaboração dos instrumentos de descrição; e,
d) respeitar e evidenciar a procedência dos documentos, contextualizando-os.